PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG U
III. Tổ chức thực hiện
4. Các giải pháp nhằm nâng cao ưu điểm và khắc phục điểm tồn tại
Cải cách hành chính bộ máy , phong cách làm việc của văn phòng. Phong cách lãnh đạo theo kiểu riêng.
Một là , tích cực trong việc thu thập, cung cấp thông tin một các chính xác và nhanh nhất. Chất lượng thông tin phải luôn đảm bảo và kịp thời để lãnh đạo cơ quan đưa ra các phương án giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định xử lý .
Tổ chức điều hành văn phòng trong xu thế hội nhập và phát triển ,yêu cầu đặt ra cấp thiết về vấn đề tổ chức chứ không phải là một văn phòng làm việc đơn thuần với trang thiết bị hiện đại, thực hiện theo chức năng tham mưu.
Trang thiết bị văn phòng bao gồm tất cả các thiết bị máy móc phục vụ cho mục đích làm việc của văn phòng như bàn ghế máy tính ,máy photo, máy in, các hệ thống phần mềm quản lý.Vì vậy đổi mơí trang thiết bị và nâng cấp đồng thời phải đổi con người làm việc trong văn phòng, hiện đại hóa con người làm công tác văn phòng,đổi mới các nghiệp vụ cho cán bộ bằng cách thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ và sử dụng các phần mềm ứng dụng trong văn phòng.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nằm trong chủ trương tin học hóa công tác hành chính văn phòng hay rộng hơn là tin học hóa quản lý hành chính nhà nước đã được chính phủ xây dựng thành đề án. Sẽ góp phần vào công cuộc cải cách hành chính nhà nước và sự thành công xây dựng của việc xây dựng chính phủ điện tử mà nhà nước đã và đang từng bước tiến hành. Công việc tin học hóa công tác hành chính văn phòng , trong đó có công tác văn thư là một vấn đề có tính xã hội, không chỉ giới hạn trong cơ quan nhà nước mà cần thực hiện rộng trong cơ quan tổ chức chính trị, các doanh nghiệp tư nhân và nhà nước.
Hai là, về mặt nhận thức cần làm cho lãnh đạo, cán bộ văn phòng nhận thức được hiệu quả to lớn của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hành chính văn phòng và hoạt động quản lý nói chung, đồng thời sẽ thay thế cho lề lối phong cách làm việc thủ công hiệu quả thấp.
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý của văn phòng là hệ t hống sử dụng nguồn lực con người và công nghệ thông tin để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin có liên quan khác. Và cung cấp thông tin trợ giúp lãnh đạo văn phòng trong việc ra quyết
định, là phương tiện quan trọng để văn phòng thực hiện tốt nhiệm vụ bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý và chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng .
Ba là , hướng tới xây dựng mô hình văn phòng hiện đại thì nhiệm vụ cấp bách đặt ra rất lớn, muố làm được cần phải chủ động cải tiến mô hình văn phòng mới, nghiên cứu,ứng dụng các quy trình làm việc nghiệp vụ chuyên môn cao,với sự hỗ trợ cần thiết của các trang thiết bị văn phòng tiên tiến.Hoạch định chiến lược ngắn hạn ,dài hạn để xây dựng nền phát triển cho văn phòng phát triển toàn diện và vững mạnh.
Bốn là , rút ra bài học kinh nghiệm trước tiên phải bám sát chương trình công tác , nêu cao vai trò trách nhiệm của người đứng đầu , rèn luyện đội ngũ cán bộ có lập trường chính trị tốt, thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết qủa công việc hàng ngày và thường xuyên quan tâm đến chế đọ chính sách,chăm lo đời sống cán bộ sẽ góp phần phát huy vai trò làm chủ tập thể,tạo khí thế thi đua sôi nổi trong đơn vị.
Tăng cường xây dựng đầu tư cơ sở vật chất cảu văn phòng nâng cao hiệu quả công việc,bắt nhịp theo xu thế thời đại.
Đầu tư ,đào tạo nguồn lực đáp ứng yêu cầu công việc, sử dụng phần mềm thành thạo,bài bản,phù hợp yêu cầu công việc law rất quan trọng.
Không ngừng nâng cao , nâng cấp các ứng dụng khoa học kĩ thuật , công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng. Sự phát triển khoa học kỹ thuật có ảnh hưởng sự hội nhập kinh tế, giao lưu văn hóa vì vậy sựu bắt nhịp thay dổi la cần thiết yếu tố con người tư duy thay đổi từ cách lãnh đạo đến cách làm việc của nhân viên sẽ tạo nên sự mới mẻ.
Tóm lại , tất cả các lĩnh vực hoạt động của một tổ chức , một văn phòng, có nhiều vấn đề xẩy ra sự thuận lợi và sự bất cập .Vì thế , đòi hỏi phải có sự thống nhất trong điều hành theo phương án khả thi phù hợp vơí tổ chức nhằm hướng tới hiệu quả quản lý khoa học thành công nhất.