CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ VẤN ĐỀ TUYỂN DỤNG TRONG
2.3 Quy trình tuyển dụng tại Công ty
2.3.1. Sơ đồ quy trình tuyển dụng.
Xác định nhu cầu tuyển dụng Lập kế hoạch tuyển dụng
Phê duyệt
Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận hồ sơ,kiểm tra hồ sơ
Hồ sơ đạt tiêu chuẩn Phỏng vấn Đạt tiêu chuẩn
Kí hợp đồng
Không đạt tiêu chuẩn Không đạt tiêu chuẩn Không đạt tiêu chuẩn
Thử việc Đạt tiêu chuẩn
Loại Loại Loại
sơ đồ tuyển dụng của công ty TNHH TM DV XNK Thuận Phát.
2.3.2. Giải thích sơ đồ.
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng và đề nghị tuyển dụng.
Do Trưởng các phòng ban phối hợp cùng Phòng nhân sự phối hợp thực hiện. Căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng bao gồm:
- Quy mô hiện có và chiến lược phát triển của công ty trong tương lai.
- Căn cứ vào kế hoặc tuyển dụng hàng năm của công ty và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong năm tới.
- Trường hợp có hoạt động đột xuất, báo cáo trực tiếp với phòng Tổ chức lao động
- Sự thay đổi cơ cấu tổ chức, sự biến động về số lượng và chất lượng lao động đòi hỏi các phòng ban cần có sự thay đổi về nhân sự, cũng như phải tuyển mới.
Phòng tổ chức nhân sự có nhiệm vụ xem xét các văn bản yêu cầu tuyển dụng của các phòng ban và sau đó lập kế hoạch tuyển dụng lên trình cho Giám đốc. Nếu
thấy hợp lý thì Giám đốc sẽ ký duyệt kế hoạch tuyển dụng và phòng tổ chức nhân sự sẽ là phòng thực hiện tuyển dụng.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng.
Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng hàng năm và đột xuất của các đơn vị, phòng tổ chức nhân sự lập kế hoạch tuyển dụng trình Giám đốc phê duyệt và tiến hành các thủ tục cần thiết cho việc tuyển dụng.
Bước 3: Phê duyệt.
Giám đốc công ty sẽ xem xét bản kế hoạch tuyển dụng để phòng tổ chức nhân sự tiến hành triển khai hoạt động tuyển dụng. Tuỳ thuộc theo tình hình thực tế Giám đốc công ty có thể phê duyệt điều chỉnh nội bộ hoặc thuyên chuyển sao cho phù hợp.
Bước 4: Thông báo tuyển dụng.
Phòng tổ chức nhân sự sẽ đưa các thông báo về việc tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng về những vị trí cần tuyển dụng và những yêu cầu khác như: số lượng, trình độ học vấn, chuyên môn, các văn bằng,chứng chỉ đạt được, mức lương, kinh nghiệm, thời hạn tuyển dụng…
Tùy theo tính chất công việc và mục đích tuyển dụng, công ty có thể hạn chế và sàng lọc ứng viên ngay từ bước này bằng cách thu hẹp độ đa dạng của các phương tiện tuyển dụng, nhằm hướng vào những nguồn ưu tiên tuyển dụng như sinh viên các trường Đại học Bách khoa, Đại học Kinh tế...hoặc những đối tượng là con em trong ngành. Nhưng để làm được điều đó cần phải có kinh nghiệm tuyển dụng và sự đánh giá khách quan sao cho vừa đạt được hiệu quả mà không giảm đi tính công bằng và minh bạch trong công tác tuyển dụng lao động.
Ngoài ra hội đồng tuyển dụng còn phải thông báo công khai kế hoạch tuyển dụng; thời gian bắt đầu nhận hồ sơ, địa điểm nhận hồ sơ,thể lệ thi,quy chế, hiệu chuẩn, điều kiện dự tuyển và các thủ tục hành chính khác phục vụ cho quá trình tuyển dụng.
Bước 5: Tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ.
Các ứng viên bước đầu được công ty tiếp nhận hồ sơ sẽ được sàng lọc kỹ hơn qua quá trình này. Đó là bước đầu tiên trong giai đoạn chính thức của tuyển dụng, mục đích loại ra những hồ sơ còn thiếu về nội dung và sai về quy chuẩn hình thức. Các vị trí công việc khác nhau thì cũng có các tiêu chuẩn đánh giá về nội dung cũng như hình thức khác nhau. Một hồ sơ thông thường bao gồm: sơ yếu lý
lịch, bản sao giấy khai sinh, giấy khám sức khỏe, đơn xin việc, các văn bằng, chứng chỉ liên quan…tất các loại giấy tờ trên cần phải có dấu xác nhận của các cơ quan và tổ chức liên quan có thẩm quyền.
Nếu số hồ sơ đạt yêu cầu vượt quá cao so với quy mô tổ chức tuyển dụng thì ban tuyển dụng sẽ chịu trách nhiệm chọn ra những hồ sơ có ưu điểm và vượt trội hơn những hồ sơ khác để đưa vào vòng phỏng vấn. Công tác này cần thực hiện một cách nghiêm túc và công bằng thì mới có thể phát huy được tính tích cực trong phương pháp tuyển dụng của công ty.
Bước 6: Phỏng vấn.
Trong công tác chuẩn bị tuyển dụng, một Hội đồng tuyển dụng được lập ra bao gồm: Giám đốc và các đại diện thuộc các phòng tổ chức, phòng kỹ thuật, phòng hành chính. Giám đốc đảm nhiệm vai trò chủ tịch Hội đồng phỏng vấn và trực tiếp tham gia phỏng vấn.
Những ứng viên có hồ sơ lọt qua vòng sơ loại sẽ được liên hệ đến phỏng vấn trực tiếp trước từ 2 đến 3 ngày để chuẩn bị, nhằm giúp ứng viên đạt được kết quả cao nhất trong cuộc phỏng vấn. Các câu hỏi được Hội đồng đưa ra thường mang tính trắc nghiệm và tính mở, có nội dung nhằm giúp cho ứng viên có thể bộc lộ ra được tất cả những khả năng của mình. Có rất nhiều các hình thức phỏng vấn bao gồm: phỏng vấn cá nhân, phỏng vấn nhóm và phỏng vấn hội đồng… nhưng hiện tại Công ty đang chọn phương pháp phỏng vấn cá nhân và phỏng vấn hội đồng.
Tùy vào từng vị trí công việc mà Hội đồng tuyển dụng sẽ áp dụng linh hoạt hai phương pháp này. Ví dụ đối với những công việc đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật, không yêu cầu nhiều về khả năng giao tiếp thì có thể áp dụng hình thức phỏng vấn cá nhân, mỗi cán bộ phỏng vấn sẽ phỏng vấn một ứng viên, điều này sẽ mang lại sự thoải mái hơn cho ứng viên và họ có thể bộc lộ được khả năng của mình tốt hơn.
Sau khi hoàn thành khâu phỏng vấn, Hội đồng phỏng vấn sẽ tổ chức một cuộc họp, hội thảo lấy ý kiến và biểu quyết chọn ra những ứng viên phù hợp với công việc nhất để hoàn thiện bước cuối cùng là thử việc và đi đến ký kết hợp đồng.
Bước 7: thử việc, đánh giá kết quả và ra quyết định tuyển dụng.
Sau khi trải qua vòng phỏng vấn, các ứng viên đạt yêu cầu sẽ được liên hệ và yêu cầu thời gian thử việc. Đối với bộ phận lao động có chuyên môn, kỹ thuật cao, thời gian thử việc sẽ là 60 ngày. Đối với các bộ phận lao động chuyên môn
khác thì thời gian thử việc quy định là 30 ngày. Riêng đối với một số lao động có tính chất tạm thời hoặc lao động thời Vụ thì không cần trải qua giai đoạn này. Theo quy định và quy chế chung thì trong quá trình thử việc người lao động được hưởng 80% lương cấp bậc công việc đang làm.