CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU Ở UBND
2.2. Quản lý tài liệu lưu trữ tại huyện
Tổ chức lãnh đạo, chỉ đạo công tác lưu trữ hiện hành tại UBND huyện.
Hoạt động quản lý trong công tác lưu trữ cơ quan có sự quan tâm, tuy nhiên nó vẫn còn mờ nhạt chưa được sát sao, bởi thế mà cơ quan mới thực hiện hoạt động chỉnh lý từ năm 1990 đến năm 2008 trong đó chỉ có tài liệu từ năm 2000 trở đi là được thực hiện đầy đủ còn trước năm 2000 thì năm được chỉnh lý năm thì không, và tài liệu trong từng năm không phải là tài liệu của từng phòng, ban mà là tài liệu tổng hợp ban hành ra hàng năm của UBND và HĐND huyện.
Nhiều tài liệu của các phòng ban vẫn chưa được chỉnh lý hay làm bất cứ khâu nghiệp vụ nào, tài liệu đang ở trạng thái bó gói, rời lẻ, hay đựng trong các cặp 3 dây. Chính vì thế mà cơ quan hiện tại chưa thành lập một phông lưu trữ nào, nên việc thực hiện hoạt động quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức là chưa có.
Cơ quan bước đầu có ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động khai thác sử dụng phục vụ tra tìm thông tin của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan cũng như yêu cầu chính đáng của nhân dân. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ, tuy nhiên vẫn còn hạn chế so với thực trạng và quy mô của kho lưu trữ cơ quan. Từ trước năm 2011 cơ quan đã có 01 cán bộ phụ trách và đã được bồi dưỡng nghiệp vụ tại tỉnh Thanh Hóa, nhưng sau năm 2011 cán bộ lưu trữ đã chuyển công tác và hoạt động lưu trữ đã không còn sát sao, cho tới đầu năm 2015 UBND huyện mới hợp đồng có quỹ lương 01 cán bộ chuyên ngành lưu trữ để thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan. Công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan vẫn còn rất hạn chế, bởi việc ban hành Quy chế về công tác văn thư lưu trữ mới được thực hiện vào cuối tháng 10 năm 2013 nên hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ mới bước đầu thực hiện vẫn còn hạn chế. Theo kế hoạch 21/KH-CCVTLT ngày 02/02/2015 của Chi cục Văn thư Lưu trữ về việc khiểm tra công tác văn thư lưu trữ năm 2015 thì trong năm 2015 sẽ thực hiện hoạt động thanh tra, kiểm tra, về công tác văn thư lưu trữ tại 04 huyện trong
đó có UBND huyện Tĩnh Gia.
UBND huyện đã tiến hành thực hiện những khâu nghiệp vụ như: thu thập bổ sung, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu về cơ bản đáp ứng kịp thời cho việc tra cứu và sử dụng tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý của UBND huyện cũng như nhu cầu sử dụng tài liệu của cán bộ và nhân dân trong huyện;
Tài liệu lưu trữ tại UBND huyện
Hiện nay kho Lưu trữ UBND huyện đã thu thập được khoảng 6000 hồ sơ trong có khoảng hơn 2000 đã chỉnh lý lập thành hồ sơ hoàn chỉnh còn lại là đang hồ sơ chuyển trực tiếp từ các phòng ban xuống ở tình trạng bó gói, rời lẻ tương đương với khoảng hơn 120 mét giá tài liệu tài liệu chủ yếu của giai đoạn năm 1990 trở lại đây. (Số liệu lấy từ Văn phòng HĐND và UBND).
Về tài liệu lưu trữ thì có các loại hình tài liệu như tài liệu hành chính (chiếm số lượng nhiều nhất), tài liệu khoa học kỹ thuật công nghệ, tài liệu nghe nhìn, tài liệu văn học nghệ thuật.
Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu thì cơ quan có một kho lưu trữ 120m2 bố trí tại tầng 1 nhà 4 tầng. Trang thiết bị thì có giá kê tài liệu loại 5m (1m x 5 tầng) = 23 cái; tủ sắt 1.2 x 2.2m = 08 cái; tủ gỗ 1.2 x 2.2m =04 cái;
rương sắt 1.0 x 0,6m x 0,5m= 06 cái; máy vi tính để bàn 01 bộ. Cũng trong kế hoạch cơ quan đang tiếp tu mua thêm các trang thiết bị cần thiết trên để phục vụ lưu trữ.
2.2.2. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ
Công tác thu thập bổ sung
“Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan đến việc xác định nguồn vốn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.” [ 1 ; Tr.77]
Công tác thu thập bổ sung của kho lưu trữ có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ sẽ bổ sung các nguồn tài liệu, làm phong phú thành phần phông lưu trữ cơ quan và khả năng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ, bảo tồn di sản văn hóa Quốc gia, dân tộc. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ UBND huyện là công việc thường xuyên tất yếu.
Sau khi công việc kết thúc cán bộ chuyên trách sẽ tiến hành thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo nguồn và thành phần đã được xác định.
Nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan: Là toàn bộ những tài liệu có giá trị (Quyết định, Công văn, Công điện, Báo cáo, Thông báo, Tờ Trình,…) hình thành trong quá trình hoạt động của các phòng, ban, đơn vị trong UBND huyện (phòng Nội vụ, phòng Tài nguyên môitrường…); từ cấp trên ban hành xuống để chỉ đạo hoạt động (UBND tỉnh Thanh Hóa, Chi cục Văn thư lưu trữ,…) và từ cơ quan cấp dưới (cấp xã) từ các cơ quan khác liên quan đến hoạt động của UBND huyện gửi lên xin ý kiến chỉ đạo (34 xã, các trường học, Ban Quản lý dự án…).
Bên cạnh đó còn những tài liệu từ các lãnh đạo cơ quan đã nghỉ hưu hoặc những cán bộ cơ quan đã được thuyên chuyển điều động sang cơ quan khác. Thành phần tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan:
• Tài liệu hành chính hình thành chủ yếu trong hoạt động của cơ quan bao gồm các Quyết định, Công văn, Công điện, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình…
• Tài liệu Xây dựng cơ bản hình thành cũng khá nhiều trong hoạt động của cơ quan từ các dự án các công trình quan trọng trên địa bàn huyện Tĩnh Gia do UBND huyện Quản lý như các bản vẽ thiết kế, bản thuyến minh,…
• Tài liệu khoa học kỹ thuật công nghệ thì cũng được hình thành tuy nhiên là rất hạn chế.
• Tài liệu nghe nhìn được hình thành cũng không nhiều chủ yếu là các thước phim video, tranh, ảnh từ các hội nghị, các cuộc họp quan trọng của cơ quan.
Công tác chỉnh lý
“Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hóa hồ sơ; tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý”[1; Tr.92]
Thấy được tầm quan trọng đó thì UBND huyện Tĩnh Gia đã thực hiện chỉnh lý tài liệu để chỉnh sửa, hoàn thiện và lập mới hồ sơ, hệ thống hóa hồ sơ và xây dựng công cụ tra tìm cho tài liệu. Tuy nhiên công tác này được thực hiện
vẫn còn khá ít do điều kiện kinh phí chưa cho phép; do thiếu nguồn nhân lực để chỉnh lý, một cán bộ lưu trữ không thể chỉnh lý hết khối tài liệu từ khi thành lập tới nay được, mà hàng năm lại hình thành thêm rất nhiều tài liệu không chỉ của một phòng ban mà rất nhiều phòng, ban chuyển tới sau một năm giải quyết công việc. Thêm vào đó là các tài liệu khi nộp lưu vào lưu trữ chưa được lập hồ sơ để rất rời lẻ, chưa theo một hệ thống nào khiến cho cán bộ làm lưu trữ không biết xoay sở như thế nào cho kịp được. Bởi thế mà chỉ có một khối tài liệu của UBND được thực hiện hoạt động chỉnh lý là khối tài liệu tổng hợp của UBND và HĐND ban hành ra từ 1990 đến 2008, còn khối tài liệu của các phòng ban khác vẫn đang được chứa trong các cặp ba dây tạm bợ rồi để lên giá đang chờ để chỉnh lý. Tính tới thời điểm hiện tại thì cơ quan đã chỉnh lý và lập được khoảng 2000 hồ sơ (tổng). Cơ quan lựa chọn phương án thời gian – cơ cấu tổ chức, trong hồ sơ của từng phòng tài liệu được sắp xếp theo từng cách khác nhau: tài liệu chung của UBND thì chia thành các tập văn bản (tập Quyết đinh; Công văn;
Báo cáo, Thông báo….); phòng thanh tra thì tài liệu sắp xếp theo các vụ việc. Vì tùy từng phòng ban có đặc thù riêng về hoạt động.
Ví dụ: Tập Quyết định của UBND huyện Tĩnh Gia tháng 1 năm 2009 từ số 01- 160.
Cơ quan đã từng được chỉnh lý tài liệu khối tài liệu chung của UBND huyện từ năm 2008 trở về trước, còn từ năm 2009 trở về sau và tài liệu của các phòng ban khác là chưa được chỉnh lý đang ở tình trạng bó gói rời lẻ đang chờ được chỉnh lý. Đầu năm 2015 cơ quan đã thực hiện hoạt động chỉnh lý cho toàn bộ khối tài liệu của cả cơ quan. Căn cứ vào các lý luận thực tiễn sau mà cơ quan lựa chọn phương án chỉnh lý “thời gian - cơ cấu tổ chức”. Tính từ năm 2009 đến nay và toàn bộ khối tài liệu của các phòng ban từ trước tới nay.
[Phụ lục ảnh2; Tr.38 ]; [Phụ lục ảnh 3; Tr.38 ]; [Phụ lục ảnh 4; Tr.39 ]
Công tác thống kê tài liệu.
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phương
tiện thống kê.
Công tác thống kê cũng được cơ quan thực hiện, cơ quan có ban hành ra kế hoạch 29/KH-UBND ngày 17/3/2015 của UBND huyện Tĩnh Gia về việc chỉnh lý, sắp xếp tài liệu phòng, ban, đội thuộc UBND huyện đưa vào kho lưu trữ đã thống kê khá đầy đủ các vẫn đề cần được thống kê trong công tác lưu trữ:
Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ; tổ chức lưu trữ; nhân sự; tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu;… Công cụ tra tìmtài liệu hiện tại cơ quan mới chỉ có mục lục văn bản và mục lục hồ sơ của khối tài liệu đã được chỉnh lý, còn các loại công cụ tra tìm khác vẫn chưa có.
Nhưng cơ quan đang có dự kiến sẽ thực hiện công cụ tra tìm tài liệu trên trang web cơ quan để phục vụ khai thác của cán bộ công chức cũng như của nhân dân đối với những tài liệu không thuộc đối tượng mật.
Công tác bảo quản tài liệu.
Công tác bảo quản tài liệu cơ bản được thực hiện với nhiều biện pháp để tránh bị hư hỏng tài liệu do chuột, bọ, côn trùng phá hoại như: tiến hành chỉnh lý tài liệu đưa vào bảo quản trong các hộp đựng có chứa chất bảo quản, kê lên các giá, trang bị điều hòa không khí, thiết bị phòng cháy chữa cháy, sử dụng các hóa chất tiêu diệt chuột và các loại côn trùng khi chúng phá hoại tài liệu,... cơ quan đã tiến hành xây dựng quy định ra vào và khai thác sử dụng tài liệu để tránh tình trạng thất thoát tài liệu.
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu.
Có rất nhiều hình thức tổ chức sử dụng tài liệu, nhưng do yêu cầu của độc giả đối với việc sử dụng tài liệu của kho lưu trữ huyện không đáng kể nên chưa áp dụng các hình thức tổ chức như trong lý thuyết đã học. Hình thức tổ chức sử dụng chủ yếu là: Tài liệu thường được cung cấp dưới dạng photocopy hoặc sao y bản chính, không cho mượn bản chính, trường hợp cần bản chính để làm việc hoặc đem đi công chứng thì phải làm phiếu mượn tài liệu trong đó nêu mục đích mượn tài liệu, các tài liệu cần mượn và thời gian sử dụng, có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo Văn phòng thì cán bộ lưu trữ mới cung cấp.
Việc phục vụ độc giả tới khai thác sử dụng vẫn đang là vấn đề cần quan tâm bởi trước năm 2015 thì cơ quan mới chỉnh lý được khối tài liệu tổng hợp
của UBND từ năm 1990 – 2008 còn các khối tài liệu của các phòng ban khác thì vẫn để trong tình trạng bó gói rời lẻ nên việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu là rất khó khăn, độc giả muốn khai thác tài liệu thì phải tự vào kho tìm tài liệu mình cần. Đầu năm 2015 thì cơ quan đã tiến hành chỉnh lý được khối tài liệu của một số phòng ban: Tài liệu tổng hợp của UBND từ 2008 - 2014, phòng Thanh tra 1990 - 2008 và dự kiến hoàn thành đợt chỉnh lý cho toàn khối tài liệu cơ quan là tháng 9/2015. Nên cũng đã đáp ứng được phần nào nhu cầu khai thác tài liệu của độc giả. Hiện nay vẫn chưa có số liệu thống kê về số lượt độc giả đến khai thác, số lượng độc giả được và không được đáp ứng nhu cầu. Từ đầu năm 2015 đến hiện tại đã đã thống có khoảng 50 lượt độc giả tới khai thác tài liệu 35 người là được đáp ứng nhu cầu còn 15 người là không được đáp ứng trong đó có cán bộ trong cơ quan là chủ yếu ngoài ra cũng có nhân dân tới khai thác phục vụ giải quyết công việc chính đáng.
2.2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tài liệu
Hệ thống công cụ tra cứu tài liệu tại Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia chủ yếu vẫn là sổ, sách, các công cụ thống kê như mục lục, hồ sơ, bộ phiếu… hầu hết được xây dựng bằng phương pháp thủ công. Việc quản lý tài liệu theo phương pháp này gây khó khăn cho công tác tra cứu thông tin nhất là những tài liệu quan trọng liên quan đến công tác đầu tư, an ninh, quốc phòng, đồng thời không đáp ứng được đòi hỏi của cải cách nền hành chính nhà nước. Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý lưu trữ hiện nay là giải pháp hữu hiệu để khắc phục những tồn tại, phát huy hiệu quả của tài liệu lưu trữ. Sau một thời gian khảo sát, thống kê, sắp xếp hệ thống các tài liệu, văn bản tại Ủy ban nhân dân Huyện Tĩnh Gia, Tổ nghiên cứu (thuộc Văn phòng UBND huyện) đã lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin để phục vụ cho công tác lưu trữ tại Kế hoạch số 35/KH-UBND ngày 26/3/2015 của UBND huyệnTĩnh Gia về việc mua sắm trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.Tuy nó mới chỉ là manh nha nhưng cho thấy sự quan tâm của Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia đối với công tác lưu trữ.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ đã tạo được một cơ
sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả nhất nhằm nâng cao năng suất lao động và trình độ kỹ thuật của con người. Phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ trước nhu cầu thông tin ngày càng tăng của xã hội, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại, thúc đẩy công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa của Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia.
* Tiểu kết
Trong phần chương 2 này tôi đã giới thiệu một cách khái quát nhất về thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh gia. Qua đó thấy được cách thức tổ chức cũng như lãnh đạo của Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh gia, sự quan tâm đến tài liệu lưu trữ huyện, trách nhiệm của Ủy ban và từng cá nhân cụ thể tại đây. Khái quát phần nào về việc thực hiện các khâu nghiệp vụ như thu thập bổ sung, chỉnh lý tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác tài liệu một cách có hiệu quả nhất... Đây là một trong nhưng nội dung quan trọng làm cơ sở thực tiễn để tôi thực hiện nghiên cứu ở chương 3.