CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ
3.1. Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tài liệu tại UBND
huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa
Qua thời gian thực hiện nghiên cứu về đề tài “Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa” tôi có điều kiện tìm hiểu và biết được những quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ tài liệu nói chung và công tác lưu trữ tài liệu tại cơ quan UBND cấp huyện nói riêng. Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa về cơ bản đã thực hiện đầy đủ các khâu nghiệp vụ cần thiết, đã bắt đầu được quan tâm sát sao và đầu tư về kinh phí hơn giai đoạn trước đây. Nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại những khuyết điểm cần phải dược khắc phục sớm để công tác lưu trữ tài liệu được hoàn thiện hơn.
3.1.1. Ưu điểm
• Nhận thực được vai trò, vị trí và tầm quan trọng trong công tác lưu trữ tài liệu, cấp Ủy, Lãnh đạo đã có sự quan tâm, chỉ đạo trực tiếp nên việc củng cố kiện toàn tổ chức làm công tác lưu trữ ở UNBD huyện; Đã ban hành ra các quy chế, nội quy, quy định cũng như cập nhật các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của Nhà nước và cơ quan chỉ đạo cấp trên về công tác lưu trữ.
• Tiến hành thực hiện những khâu nghiệp vụ như: thu thập bổ sung, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu về cơ bản đáp ứng được việc tra cứu và sử dụng tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý của UBND huyện cũng như nhu cầu sử dụng tài liệu của cán bộ và nhân dân trong huyện, có sự đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, đầu tư kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu.
[Phụ lục ảnh5; Tr.39 ]
• Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ khi tuyển dụng về cơ bản đã được đào tạo nghiệp vụ lưu trữ, khắc phục tình trạng cán bộ trái chuyên môn thực hiện kiêm nhiệm thêm công tác lưu trữ. Tạo điều kiện cho đội ngũ làm công tác lưu trữ được tham gia các lớp tập huấn về nghiệp vụ tin học văn phòng, lớp nghiệp vụ lưu trữ khi có các văn bản hướng dẫn mới của cơ quan cấp trên nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong công việc, từng bước đưa công tác lưu trữ đi vào hoạt động có nề nếp, chính quy hiện đại.
• Tài liệu được nhập vào kho về cơ bản đã được chỉnh lý theo đúng quy trình được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn chỉnh lý của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, đảm bảo tính khoa học, chính xác, tạo điều kiện tốt cho công tác khai thác và sử dụng tài liệu.
• Nhận thức được tầm quan trọng, giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ nên quá trình chỉnh lý tài liệu diễn ra nghiêm túc, bảo đảm đúng quy trình, đúng thời gian quy định, chính xác.
• Tài liệu sau khi được chỉnh lý được cho vào cặp, hộp cho lên giá và bảo quản an toàn theo Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
[Phụ lục ảnh 6; Tr.40 ]
• Tài liệu đã được chỉnh lý tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, công nhân viên, có thể tra cứu dễ dàng, thuận tiện, chính xác hơn trong công tác hàng ngày.
• Tài liệu được chỉnh lý góp phần nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ, nâng cao hiệu quả sử dụng của tài liệu. Khắc phục tình trạng tài liệu bị lẫn lộn, chồng chéo, khó tìm kiếm khi cần thiết để phục vụ công việc…
• Điều kiện làm việc của cán bộ làm công tác lưu trữ đã được quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất hơn.
3.1.2. Nhược điểm
• Cán bộ làm công tác lưu trữ tuy đã được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ chưa chuyên sâu mới chỉ đáp ứng được yêu cầu công việc ở mức độ cơ bản, chưa đủ để có thể xử lý công việc một cách nhanh chóng chính xác. Số lượng cán bộ làm lưu trữ còn thiếu, chưa đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra. Cần phải nâng cao chuyên sâu hơn nữa về nghiệp vụ chuyên môn, rèn luyện tính cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc của người cán bộ.
• Việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ chưa được thực hiện một cách triệt để, giao nộp tài liệu giữa cán bộ lưu trữ và các bộ phận khác chưa chặt chẽ, chưa được lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ sơ sài gây khó khăn cho công tác lưu trữ.
• Việc xây dựng các hệ thống công cụ tra cứu cũng như công cụ để thống kê tài liệu lưu trữ chưa đầy đủ và khoa học gây khó khăn trong việc tra cứu sử dụng tài liệu hoặc thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu hiện có ở trong kho lưu trữ.
• Trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ còn thiếu, chưa đáp ứng với nhu cầu hiện nay, nhất là các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ như: hộp đựng tài liệu, máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi, máy hút ẩm, dụng cụ phòng cháy chữa cháy chưa được trang bị; Nguồn kinh phí cho công tác lưu
trữ còn ít, chưa đáp ứng đủ nhu cầu hiện nay.
• Còn nhiều tập hồ sơ, tài liệu chưa được phân loại, chưa lập hồ sơ và chưa chỉnh lý sơ bộ gây khó khăn cho việc bảo quản và khai thác sử dụng.
[Phụ lục ảnh 7; Tr. 41]; [Phụ lục ảnh 8; Tr.42]
• Tài liệu lưu trữ do chịu sự tác động của yếu tố thời gian cùng với chế độ bảo quản và chất lượng giấy còn hạn chế, thêm vào đấy là có một số tài liệu bị mối mọt phá hủy, dẫn đến có nhiều tài liệu bị tách lẻ không theo trật tự.
• Nhiều tài liệu cũ theo thời gian lâu năm có nhiều bụi, độc hại gây ảnh hưởng tới sức khỏe cho cán bộ làm công tác chỉnh lý tài liệu và cán bộ lưu trữ khi hàng ngày phải tiếp xúc làm việc với tài liệu đó. Tài liệu giao nộp chưa đầy đủ đúng thời gian quy định.