CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ
3.2. Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm nâng cao công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa
3.2.1. Một số giải pháp
Giải pháp về con người
Mở rộng đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các đối tượng là công chức, viên chức làm các công tác chuyên môn, cán bộ lưu trữ cần được đào tạo, bồi dưỡng nắm chắc chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ. BHXH các cấp cần quan tâm thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách đối với cán bộ lưu trữ theo quy định, nhằm kịp thời động viên, khích lệ cán bộ lưu trữ.
Ngược lại, cán bộ làm công tác lưu trữ cũng cần tích cực tự học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; rèn luyện đạo đức nghề nghiệp để có trách nhiệm cao trong thực hiện nhiệm vụ, có tinh thần phục vụ tốt, tâm huyết với công việc được giao.
Trang bị thêm những kiến thức về quản lý hành chính nhà nước, kiến thức về tin học ứng dụng … cho công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ.Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ viên chức trong hoạt của công tác lưu trữ; Đổi mới nhận thức cho cán bộ, viên chức về công tác lưu trữ bằng nhiều hình thức, xuống cơ sở phổ biến trao đổi, mở lấp tập huấn nghiệp vụ, đưa tin lên trang web của ngành, phô tô tài liệu. Qua đó giúp cán bộ, viên chức hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác lưu trữ;
Tăng cường trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu
Đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị, kho, phòng hiện đại đúng tiêu chuẩn phục vụ cho công tác lưu trữ như: phương tiện báo cháy, chữa cháy;
phương tiện bảo vệ, máy điều hoà, máy hút bụi, giá, hộp, cặp đựng tài liệu; bìa hồ sơ. Giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tích đống, bó gói chưa được chỉnh lý. Khắc phục tình trạng không lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan của cán bộ, công chức, viên chức. Xây dựng danh mục hồ sơ hàng năm; ban hành quy chế công tác lưu trữ tài liệu; quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan...
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ tài liệu
Tài liệu lưu trữ hành chính trong quá trình hoạt động quản lý của UBND huyện ngày càng có số lượng lớn, vì vậy cần tăng cường các biện pháp lưu trữ bằng các phương tiện hiện đại, dần từng bước hạn chế việc lưu trữ bằng chất liệu giấy, nhằm giảm bớt sự cồng kềnh trong các kho lưu trữ. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tài liệu tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ đối với tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả nhất nhằm nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần xây dựng một nền hành chính khoa học và hiện đại.
Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác lưu trữ tài liệu
Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tài liệu trong UBND huyện, tổng hợp các vướng mắc trong quá trình thực hiện và đề xuất các biện pháp kịp thời trình cấp có thẩm quyền giải quyết. Triển khai, sao gửi kịp thời các văn bản của cấp trên, đồng thời tham mưu ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, công văn đôn đốc giao nộp hồ sơ đến hạn.
Thường xuyên phân công cán bộ kiểm tra việc thực hiện các văn bản hướng dẫn, các quy định về công tác lưu trữ tài liệu. Tăng cường công tác hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra, giám sát công tác phòng chống cháy, nổ, đặc biệt là việc đảm bảo an toàn hệ thống điện. Thực hiện các đề án nâng cấp tài liệu lưu trữ giúp nâng cao chất lượng tài liệu, hiệu quả sử dụng tài liệu.
Qua công tác kiểm tra rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục trên cơ sở thực hiện đúng các quy định của nhà nước về chế độ nộp lưu và bảo quản tài liệu.
Các cá nhân, các phòng ban nghiệp vụ phải coi trọng công tác lưu trữ tài liệu hơn, góp phần trợ giúp cho bộ phận lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đảm bảo thông tin được giữ bí mật, an toàn.
Khen thưởng kịp thời các phòng ban và cá nhân thực hiện tốt công tác lưu trữ tài liệu; xử lý nghiêm các phòng ban, cá nhân vi phạm các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ tài liệu.
Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ tài liệu
Hàng năm căn cứ công văn hướng dẫn của cơ quan cấp trên về việc hướng dẫn nhiệm vụ công tác lưu trữ tài liệu UBND huyện Tĩnh Gia xây dựng kế hoạch, để thống nhất việc thực hiện công tác lưu trữ tại UBND huyện đảm bảo công tác quản lý, thu thập, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng pháp luật giúp cho cán bộ, viên chức nhận thức rõ ý nghĩa, tầm quan trọng, trách nhiệm trong công tác lưu trữ tài liệu. Kế hoạch được xây dựng trên cơ sở các văn bản quy định đối với công tác văn lưu trữ tài liệu: Luật lưu trữ;
Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 3/1/2013 của chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của luật lưu trữ.
Bổ sung, nghiên cứu, tìm hiểu, ban hành văn bản để hướng dẫn chỉnh lý tài liệu về khoa học – kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu về các cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu (nếu có). Vì Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành mới chỉ hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính.Áp dụng, phổ biến rộng rãi, có hiệu quả Quyết định số 128/QĐ- VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN 9001:2000 để công tác chỉnh lý tài liệu đạt hiệu quả tốt nhất, tài liệu sau khi được chỉnh sửa thì sắp xếp khoa học hơn, thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng.
Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ để nâng cao hơn nữa nhận thức về công
tác lưu trữ tài liệu trong cán bộ, công chức, viên chức. Hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ tài liệu. Trước mắt, tập trung vào các văn bản như: Quy định về công tác lưu trữ của cơ quan; văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ hiện hành; văn bản quy định thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan. tăng cường sự chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện và sự phối hợp của các phòng ban để hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND huyện được quản lý tập trung tại một đầu mối là bộ phận lưu trữ cơ quan, nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc bảo vệ, bảo quản nguồn tài liệu quan trọng, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, sử dụng lâu dài của cán bộ, công chức.
Quá trình nghiên cứu đề tài “Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa” cho tôi nhận thấy giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ, ý nghĩa của công tác lưu trữ tài liệu đến các mặt hoạt động khác nhau trong xã hội.
Tôi mong rằng những giải pháp trên sẽ góp phần nâng cao công tác lưu trữ tài liệu nói chung và công tác lưu trữ tài liệu ở UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa nói riêng.
3.2.2. Khuyến nghị
Để công tác lưu trữ tài liệu ở UBND huyện Tĩnh Gia được nâng cao ngày một hoàn thiện hơn, tôi xin có một số khuyến nghị như sau:
• Quan tâm tới việc chỉnh lý và lưu trữ loại hình tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học – kỹ thuật sao cho thống nhất và thuận tiện trong việc quản lý.
• Lãnh đạo UBND huyện cần ý thức rõ tác dụng của các văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ tài liệu.
• UBND huyện cần bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, bồi dưỡng thêm kiến thức về ngoại ngữ, tin học để đáp ứng nhu cầu công việc trong thời đại mới ngày nay. Có chính sách khen thưởng, xử phạt nghiêm minh để cho cán bộ, nhân viên phát huy tối đa năng lực sáng tạo, lòng yêu nghề của cán bộ làm công tác lưu trữ, phát huy tối đa nhân tố con người trong việc phát triển công tác lưu trữ tài liệu.
• Hiện đại hóa và tin học hóa trong công tác văn thư lưu trữ tài liệu để nâng cao năng suất hiệu quả công việc. Lãnh đạo UBND cần quan tâm, đầu tư, mở rộng
mạng thông tin tạo điều kiện cho công tác tin học hóa tài liệu lưu trữ kết quả tốt nhất.
• Nhiều tài liệu còn lưu ở văn thư, gây bất cập trong việc khai thác sử dụng tài liệu, cần bố trí kho lư trữ riêng biệt, diện tích phù hợp, đầy đủ trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ tài liệu.
• Bổ sung thêm giá, tủ, cặp, hộp đựng tài liệu và một số vật tư khác đáp ứng nhu cầu công việc và thực tiễn.
• Lãnh đạo UBND huyện cần dành nhiều quan tâm tới chế độ bảo vệ sức khỏe cho các cán bộ tham gia việc chỉnh lý tài liệu khi họ thường xuyên tiếp xúc với tài liệu cũ nhiều bụi bẩn.
Với sự quan tâm của Đảng và Nhà nước và các cơ quan cấp trên, cùng với lòng yêu nghề, tinh thần trách nhiệm của người cán bộ trong UBND huyện trong những năm tới đây UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa sẽ đạt được nhiều thành tích hơn trong công tác lưu trữ tài liệu, hoàn thành xuất sắc các mục tiêu, kế hoạch đề ra, góp phần phát huy giá trị của ngành lưu trữ tài liệu nói chung và phá triển công tác lưu trữ tại UBND huyện nói riêng.
*Tiểu kết
Quá trình nghiên cứu công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa đã thấy rõ được những ưu điểm để UBND huyện tiếp tục phát huy và nhược điểm cần sớm được khắc phục trong công tác lưu trữ tài liệu. Qua đây, tôi cũng đã nêu ra một số giải pháp và khuyến nghị để UBND huyện xem xét và áp dụng nhằm nâng cao và phát triển hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu.