CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH ĐẦU TƯ VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY THÔNG TIN DI ĐỘNG
3.2. Các giải pháp liên quan đến công tác quản lý dự án đầu tư
3.2.1. Các giải pháp về quản lý thời gian thực hiện dự án
Thứ nhất: S ớm ban hành và nâng cao hơn nữachất ượ l ng k ếhoạch đầu t hư àng năm, kế hoạch đ ều i chỉnh đầu ư t 6 tháng cuối ă n m. Mộttrong những nguyên nhân chủ ếu ẫn đến ự y d s chậm trễ trong việctriểnkhai thực ệnhi c ác d áự n đầu ư ại t t công ty Th ng tin di ô động trong những ă n m gần đây l do kà ế hoạchđầu ư t hàng năm ban hànhchậm, chất ượng ế l k hoạch đầu ư t chưa tốt, c êác chỉ ti u trong kế hoạch ôkh ng sát v ới khả ă n ng thực hiện. Tất ả c những
--- Nguyễn HoàngLong - L ớpQTKD kho 2007 ÷ 2009 - á ĐHBK Hà Nội 100 thứđóđã gây ra s á tựqu ải, dàn trải trong c ng tác quô ản lý d ựán; có khi trong m ộtthời đ ể i m một c b án ộphải phụ trách nhiều ự d án khác nhau; không phát huy được tốtnhất c ácnguồn l ực ệnhi có của công ty trong công tác đầu t xâư y dựng. Khi kếhoạch đầu ư t hàng năm đượcban hành s s ớm ẽgiúp cho cácđơn v có c s ị ơ ở để tiến hành ác th c t ủ ụctriển khai dự án nhưkhảo s iát địa đ ểm, l ựa chọn đơn vị ư ấn ập ự t v l d án…ngay từnhữngngày đầu, quý đầu ủa ă c n m k ếhoạch. Các giảipháp li n quan ê đến công tác k ếhoạch đầu ư t hàng năm như đãtrình ày b ởphía tr ê n.
Thứ hai: Yêu cầu các đơn vị được giao chủ ì tr thực hiện d áự n ph lải ập k ho ế ạchtiến độ ự d án chính ác x và chi tiếtcho tất ả c c d ác ự án. Đây là c s ơ ở quan trọngđể kiểm soát tiến độ c d nêác ựán n bắt buộc c ác đơn vị phải thực hiện ngay vì hiện t ại ệcvi n v cày ẫn òn mang tính h ìnhthức, có đơn vị làm, có đơn vị kh ngô và l àm chưa thật t . Ngay sau khi kốt ế hoạch đầu ư t hàng năm đượcgiám đốc công ty ban hành, các n vđơ ị ch ì ủ tr được giao phụ trách ác c d áự n phải nhanh chóng l ậptiến độ cho từng ự d án, tức là thiết ập ạng l m công việc, xác định thời gian thực ệnhi từng công việc cũng nh ư toàn b d và ộ ự án quản lý tiếntrình thực ệnhi c côác ng việcđó êtr n cơ ở s các nguồn l c ực ủa đơn v mị ình, của c à ác nh thầu và những yêu cầu ề v chất ượng đã định l . Phòng Quản lý Đầu ư t - Xây dựng s cẽ ăn cứ v k ào ế hoạchtiến độ mà c ácđơn vị đã cam kết cho từng ự d á à n v đã được giám đốc công ty ph duyê ệt để theo dõi, đô đốcn chỉ đạo, định k b c ỳ áo áo giám đốc công ty vềtiến c d áđộ ác ự n có để ph ng ươ án x lý k ử ịp thời. Tr n cê ơ ở s tiến độcam kết và t h ình ình triển khai thực t t c ế ại ácđơn vị, giám đốc công ty sẽ có hướng chỉ đạo, giúp c cá đơn vị gi quyải ết c ác ó kh khăn, vướng m ắc đểđẩynhanh tiến độ c d áác ự n bị chậm tiếnđộ. Mặtkhác, giám đốc công ty cũng ă c n cứ v àođó đểra quyết địnhbiểu dương, khen thưởng những đơn vị hoàn thành hoặc ượ v t trước ế k hoạch tiến độ d và ự án phê bình, kỷ luật c ác n vđơ ị không hoàn ành th k ế hoạch tiến độ c d á ác ự n.
Thứ ba: Thống nhất quy trình quản lý d áự n đầu t xâư y dựng t t c ại ất ả c ác đơn vị trong c ng ty. Hiô ệnnay, c ng tác quô ản lý d ự án đầu ư t xây dựng được th hiực ện qua rất nhi bều ước ới v nhiều ấp c kiểm tra, xét duy , quy ệt ết định. Các căn cứ để thực hiện d áự n do các c ơ quan qu lý nhà nản ước ban hành cũng ất r nhiều. Tuy nhi n, do cê ơ chế quản lý c òn chưa r àng, thiõ r ếu minh bạch, thông tin không đầyđủ nên vẫn còn có s khôự ng thốngnhất quan đ ểi m của cá á âc c nh n cũngnh ư đơn v tị ại công ty trong qu trình thá ực hi n d ệ ự án. Để ạn h chế ối đ t a tình trạng này, phòngQuản lý Đầu ư t - Xây dựng công ty sẽ là đơn v ch trìị ủ , giúp giám đốc công ty trong các v ấn đề pháp lý êli n
--- Nguyễn HoàngLong - L ớpQTKD kho 2007 ÷ 2009 - á ĐHBK Hà Nội 101 quan đến công tác đầu t xâư y dựng. Phòng s ẽnghiên cứu k c vỹ ác ăn bản áp ph luật c cáủa c cơ quan quản lý à nnh ước ề v quản lý d áự n đầu ư t xây dựng để hướng ẫn d c ácđơn vịthựchiện ột m c ách thốngnhấtchung cho toàn ng ty. cô
Trong một v nài ăm gần đây, do khối lượng đầu t xâư y dựng của xã hội tăng nhanh, giá c ảnguy n vê ật liệuthay đổi nhiều nên các chính ách s c à ủanh nước êli n quan đến công tác đầu ư t xây dựng ũng c có nhiều thay đổi. Các định mức, n giá c c b đơ ủa ác ộngành, tỉnh thành và bảng giá ca máy, giá nhân công li n tê ụcthay đổi khiếncho c ng tácô d ự toán trong đầu ư t xây dựng ặp g rất nhiều ó kh khăn. Để ịp k thờihoàn thành tiến độ c d áác ự n như ế k hoạch đã đềra, khi c ác thay ó c đổi trong chính ách s của nhà nước, các n vđơ ịđược giao chủ ì tr thực hiện d á cự n ần yêu cầu c ác đơn vị ư ấn t v lập d áự n, thiết k d ế ự toán cập nhật ngay nhữngthay đổi đó v àotrong dự án, tránh phải iđ ềuchỉnh, l l ập ạinhiều ần l gây chậmtrễ, mấtthờigian.
Thứ tư: Đẩy mạnh việc phân cấp và uỷ quyền cho các đơn vị trong c ng ô t ácđầu ư t xây dựng đi kèm v ới việctheo dõi và hướng ẫn d thực hiện. Trong thời gian qua, c ng ty cô ũng đã thực hiện việc tăng cường phân cấp cho các đơn vịtrong đầu tư xây dựng. C th , n m 2006, giám ụ ể ă đốc công ty phân cấp cho giám đốc các trung tâm được quyết định đầu ư t c d áác ự n đến d ưới 1 tỷ đồng, đến n m ă 2007 tăng l n l 3 tê à ỷ đồng và năm 2008 l 5 tà ỷ đồng. Song song với việcphân cấp, việc u ỷ quy trong ền đầu t xâư y dựng cũng đãđược công ty đẩy ạnh m , th ng thô ường c d ác ự án do các trung t m làmâ đơn vị chủ trì và được công ty giao cho làm chủ đầu ư t thì giám đốc công ty chỉ ê ph duyệt d áự n và k ếhoạchđấuthầu, các bước thực ệnhi tiếptheo đều u ỷ quyền cho giám đốc c áctrung tâm thực hiện. Việc âph n cấp và u ỷ quy trong ền đầu t xâư y dựng đã giúp ng ty th cô ực hiện được m ột khối ượng l đầu t rư ất l ớn trong vài năm trở ại đâ l y. Tuy nhiên, bên cạnh đó l ại xu hiất ện một s ố khó khăn vướng mắc. Do các đơn vị ch a có ư nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai các d áự n lớn, ph tức ạp; đội ng nhũ ân lực còn có h nêạn n đôi khi lại x ảy ra tình trạng chậm ctrễ ở ác d áự n được âph n cấp và u ỷ quyền. Trước t ình h ìnhđó, phòng Quản lý Đầu ư t - Xây dựng cùng v m s ới ột ố phòng ban khác có êli n quan ở công ty cần ă t ng cường công tác theo dõi, kịpthời phát hiện những vướng m cắc ủa các đơn v rong quị t á trình thực ệnhi d ự án để hướng dẫn, giúp c đỡ ác đơn vị giải quyết. Định ỳ ửi k g c c b có ác án ộ nhiều kinh nghiệm xuống c ác đơn vị để cùng phối h ợp trong việc triển khai các d áự n phức t mà ạp đơn vị ch a có ư nhiều kinh nghiệmthực hiện. Công ty tổ ch c c ứ ác l h b dớp ọc ồi ưỡng ề v nghiệp ụ v quản lý d ự án đầu ư t xây dựng công trình,
--- Nguyễn HoàngLong - L ớpQTKD kho 2007 ÷ 2009 - á ĐHBK Hà Nội 102 nghiệp v ụ đấuthầucho tất c c ả ácchuyên vi n cê ủa c ácđơn vị có êli n quan đến công tácđầu ư t xây dựng.
Thứ năm: Nâng cao hơn nữa chất ượng ồ ơ ự l h s d án đầu ư t , báo o cá kinh tế ỹ k thuật, thiết k k ế ỹ thuật thi c ng - d ô ự toán đầu ư t xây dựng công trình. Giải pháp ày n c ần được ưu tiên giải quyết ngày vì nó ôkh ng chỉ giúp đẩy nhanh ti ếnđộ d ựán mà c nâòn ng cao ch lất ượng d áự n đầu tư. Trong tổng thời gian thựchiện ột ự m d án thì thời gian tr , thình ẩm định và ê ph duyệt c ác bước ừ ự t d án đầu ư đến ế t k hoạch thầu, thiết ế ỹ k k thuật thi c ng ô - d ự toán đầu t xâư y dựng công trình, hồ ơ s mời thầu chiếm một t trỷ ọng á lkh ớn. Do vậy, chất lượng ồ ơ ốt ẽ h s t s giúp cho việcthẩm định, ph duyê ệt được nhanh chóng do kh ng phô ải l àm đi làm lại nhiều ần l . Chất lượng ồ ơ ốt ũ h s t c ng sẽ giúp công tácđấu thầu được thuận ợi l , khả thi trong việc chọn ựa được l à nh thầu ù h ph ợp nhất để ực th hiện ự d án. Tránh tìnhtrạng phải đấu ầuth lại, làm m r ất ấtnhiềuthời gian. Mặt khác, chất ượng ồ ơ ốt ũ l h s t c ng sẽ giúp ác c đơn v ị thi c ng ô đấynhanh đượctiến độ ự d án do đềra đượcph ng ươ án ng ngh cô ệ khả thi và các biện áp ph thi c ng hô ợp lý…Các n ội dung li n quan ê đến việc nâng cao chất ượng ồ ơ ự l h s d án sẽ đượctrình ày trong ph b ần êchỉti u về chất lượng ự d ánởphần ưới d .
Thứ sáu: Chú trọng công tác báo cáo, công tác quản lý, ki ểmtra và đôn đốc thực hiện. Theo quy định hiện hành àng, h quý các đơn vị chủ ì d átr ự n phải b c v áo áo ềtiến độthực ệnhi c d áác ự n cho phòng Qu lý ản Đầu ư t - Xây dựng công ty để ổng ợp t h , báo o giám cá đốc công ty. Tuy nhi n, vê ới các dự an quan trọng ì th thời gian báo c áo như vậy là ch a phù hư ợp. Do vậy, kiến ngh giị ám đốc công ty y u cê ầu c ácđơn vị b c váo áo tiề ếnđộ c d áác ự n trọng đ ểi m theo t ng tuừ ần, từngtháng để kịp thời ch ỉ đạo đô đốc, n c ácđơn v thị ực hi theo ện đúng tiến độ đã cam kết. Việc rút ngắn chu kỳ b cááo o theo từng tuần, từng ángth c òn giúp cácđơn vị có được ự s giúp t đỡ ừgiám đốc đến c ác phòng ban chức năng công ty trong việc x lý c ử ác ó kh khăn vướng m ắcphát sinh trong quá trình thực hiện. Không chỉ vậy, vi r ệc út ngắn chu k b cáỳ áo o c òn giúp cho phòng K ế toán Th - ống kê - T ài chính ng ty ch cô ủ động ơ h n trong việc thu xếp nguồn vốn đểthanh to cho cán ác nhà thầuph khần ối lượng ho àn thành, góp phần khuyến khích và t i ạo đ ều kiện thuận ợi l cho các nh à thầuhoàn ành th đúng ếnti độthi công.
Tăng cường c ng tác quô ản lý, kiểm tra và đô đốcn thực hiện ủa c phòng Quản lý Đầu ư t - Xây dựng công ty đối ới v c ácđơn vị chủ ì tr thựchiện ự d án. Bên cạnhviệc l t côàm ốt ng tác thẩm định, trình ph duy ê ệt c h s d áác ồ ơ ự n, hồ s m ơ ời thầu, kết quả đấu thầu, kết quả thương thảo ợp đồng h do giám đốc
--- Nguyễn HoàngLong - L ớpQTKD kho 2007 ÷ 2009 - á ĐHBK Hà Nội 103 công ty giao cho, phòng Quản lý Đầu ư t - Xây dựng công ty còn m ộtnhiệm v ụ quan trọng ữa n là quản lý, kiểmtra và đô đốcn công tác đầu ư t xây dựng trên toàn công ty. Để ựcth hiện ốt t nhiệm ụ được v giao, phòng c ần ếnti hành vi kiệc ểmtra thườngxuyên cũng nhưđộtxuất công tác đầu ư t xây dựng c ở ác đơn vị. Trên c s s hơ ở đó ẽ ướng dẫn, chỉ đạo, n đô đốc để c ác đơn vị hoàn thành theo đúng cam kết v ề ếnti c d á độ ác ự n.
Đối ới v các đơn vịđượcgiao chủ ì d tr ựán, cần sát sao trong vi qu lý ệc ản tiến độ thi c ng vô à năng lực ủa c c à ác nh thầu. Các đơn vị â ôph n c ng cán b ộ phụtrách theo từng d áự n đểthuận ợi l cho việc ôđ n đốcthườngxuyên tiến độ d á ự n.
3.2.2. Các giải pháp v ềqu lý ản chi phí dự án
Trong quản lý d ựán, đ ềui chỉnhtiến độthờigian thực ệnhi c côác ng việc có l tthể àm ăng hoặcgiảmnguồn ực l êli n quan khác. Nhiềutrường ợp h muốn r út ngắnthờigian thực n m côhiệ ột ng việc ì c tth ần ăng th m chi phê í và ngược l ại muốn giảm ớt b chi ph cho c ng vií ô ệc phải k d êéo ài th m thời gian thực hiện.
M d ột ựán hoàn thànhđúngtiến độ ế k hoạch ẽ s càng có ý nghĩa ếu ổng n t chi phí thực hiện d áự n bằng hoặc tiết ệmki đáng k v ế so ới chi phí d ự toán, khi các i đ ềuki kh kh ng ện ác ô đổi. Đối v c d áới ác ự n đầu t t côư ại ng ty Thông tin di động, do sử dụngnguồn ốn v nhà nước nên nhà nướcquản lý chi phí d ự án th ng qua viô ệc ban hành, hướng ẫ d n v kià ểm tra việc thực hiện c ác quy định v ềquản lý chi phí đầu t xâư y dựng công trình. C ng ty l ngô à ườiđại diện v à nốn nh ước, cũng chính ch là ủ đầu ư t nên phải chịu trách nhiệmtoàn diện v ề việcquản lý chi phí đầu ư t xây dựng công trình t ừ giai đ ạno chuẩn ị đầu b t ư đếnkhi kếtthúc d áự n đưa vào khai thác, sử ụng d .
Quản lý chi phí của dự án là nội dung quản lý rất quan trọng trong công việc quản lý của công tyvì trong quản lý chi phí d ựánphải vừa đảm bảo thực hiện đúng qui định của Nhà nước với một mức giá hợp lý, chống lãng phí, thực hành tiết kiệm lại vừa phải đảm bảo lợi ích cho chủ đầu t cư ũng như các nhà thầuthi công xây lắp công trình để đạt được mục tiêu hài hòa các lợi ích kinh tế. Sau y xin xuđâ đề ất m s ột ố giải nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý chi phí d áự n đầu t t côư ại ng ty Thông tin di động nhưsau:
Thứ nhất: Đầu tư có trọng iđ ểm bằng cách nâng cao ch lất ượng k ế hoạchđầu ư t hàng năm, tránh ình tr t ạng đầu ư t phân tán àn, d trải ông hikh ệu quả. Do khối lượng đầu ư t hàng năm rất ớn l nên việckiểmsoát và thực ệnhi được tất c cáả c d áự n ghi v k ào ếho ạch đầu t hư àng năm là một vi ó ệckh khăn.
--- Nguyễn HoàngLong - L ớpQTKD kho 2007 ÷ 2009 - á ĐHBK Hà Nội 104 Vì vậy, dễ gây ra thấtthoát, l ng ph nguã í ồn ốn đầu ư ở v t c d áác ự n kém khả thi, chậm triển khai thực hiện (do giá c ả thiết bị, vật ư ă t t ng, nguồn ốn ứ v đọng ôkh ng sinh lờitrong qu trình th hiá ực ện d áự n). Y u c các ê ầu đơn vị ng đă ký êchỉti u vốn ký h ợp đồng và v ốnthanh toán chính ác cho t x ừng ự d án. Đơn v n ị ào đăng k nhiý ều mà t l ỷ ệ hoàn thành thấp ẽ ị s b ê bph ình, kỷ luật hoặc phạt hành chính n c ếu ầnthiết.
Thứ hai: Đảm bảo s ự đồng b ộ giữa các dự án liên quan với nhau. Với c d êác ựán li n quan vớinhau, sựchậm c m d átrể ủa chỉ ột ự n sẽ l àm giảmhiệu quả đầu t cư ủa c d áác ự n khác, gâ ãy l ng phí v ốn đầu ư t . Đây là mộtviệc r ất khó, đòi hỏi người quản lý phải có nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai thực hiện. Phải ập ế l k hoạch ếnti độchính ác cho t x ất ả c các dự á à n v đảm b s ảo ự ăn khớp ới v nhau giữa c d áác ự n. Vấn đề n côày ng ty thường ặp g phải trong qúa trình y d xâ ựng c ác trung tâm đ ềui hành và trung tâm kỹ thuật khai thác vì m ở ỗitrung t m câ ó r t ấ nhiều c d áác ự n liên quan với nhau như c d ác ự án về nguồn đ ện i xoay chiều, nguồn đ ện i m ộtchiều, đ ềui àho , chống sét, hệ thống ông tin, hth ệ thống an ninh cảnh báo, h ệ thống chữa cháy t ự động, hệ thốngquản lý à à ôto nh th ng minh…
Thứ ba: Thực hiện tốtviệc dáp ụng c ác chế độchính ách s của à nnh ước, c ácđịnh ức m , đơn gi trong viá ệc ập ự l d toánđầu ư t xây dựng công trình. Đây chính là c s ơ ở quan trọng nhất trong việc quản l chi phý í đầu t xâư y dựng. Hiệnnay, các chế độ chính ách s c à nủanh ước, các định ứ đơ m c, n giá của c ác b ộ ngành và c tác ỉnh, thành phố êli n tụcthay đổi để theo kịp ới v những biến động ủa c thịtrường. Do vậy, công ty cần êli n t cục ập nhật phđể ổ biến cho t ất c c ả ácđơn vị dáp ụngchính ác x và thống nhất những thay đổi đó. Mặt khác, phải tổ chức thẩm định kỹ các hồ sơ thiết kế, dự toán công trình trước khi trình phê duyệt. Đơn vị được giao thẩm định hồ sơ phải kiểm tra kỹ các phương án thiết kế, phương án tổ chức thi công, cách thức áp dụng các định mức đơn giá trong việc lập dự toán có phù hợp với quy định của nhà nước không. Đối với các khối lượng, đơn giá khác thường, yêu cầu đơn vị tư vấn lập hồ sơ phải giải trình rõ ràng. Nếu đơn vị tư vấn không giải trình được hoặc giải trình không hợp lý phải yêu cầu lập lại hoặc loại bỏ các phần không hợp lý ra khỏi dự toán.
Đối ới v c g ác ói thầu th hiực ện theo hình th ức chỉ định thầu, các đơn vị phải t t ự ổchức(hoặc ê t vthu ư ấn) lập, thẩmđịnh và ê ph duyệt d ựtoán cho g ói th trầu ướckhi chỉ định ầuth .