1. Thời gian tự học
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động đào tạo đại học từ xa của Học viện công nghệ Bưu chính viễn thông
Qua phân tích thực trạng hoạt động đào tạo đại học từ xa của Học viện công nghệ Bưu chính Viễn thông, Với hơn 3 năm hoạt động đào tạo đại học từ của Học viện đã đạt được những kết quả nhất định, song vẫn còn tồn tại các vấn đề sau:
+ Chương trình đào tạo mới xây dựng được chương trình khung, còn chương trình chi tiết thì chưa được xây dựng đầy đủ (chương trình chi tiết vẫn đang sử dụng của hệ chính quy), chương trình chưa xây dựng phù hợp với đối tượng học, phương thức học từ xa. Chuyên ngành đào tạo còn quá ít nên không có nhiều cơ hội lựa chọn cho sinh viên, giảm tính hấp dẫn đối với người học
+ Chất lượng xây dựng học liệu, Ngân hàng đề thi chưa cao: Học liệu còn thiếu, chậm so với chương trình đào tạo. Học liệu chưa thật sự phù hợp với công nghệ đào tạo từ xa : kiến thức còn nặng về phần lý luận, ít có sự liên hệ, vận dụng thực tế vào bài giảng, cấu trúc chưa tuân thủ chặt chẽ theo yêu cầu biên soạn học liệu từ xa, tính hướng dẫn học và gợi ý trả lời các câu hỏi còn ít và chưa thật sự phù hợp với việ tự học của sinh viên. Còn quá ít loại học liệu điện tử để hỗ trợ cho sinh viên trong quá trình tự học.
+ Việc hỗ trợ sinh viên trong quá trình tự học còn chưa được chú trọng và đạt hiệu quả: Hệ thống học tập LMS chưa có đầy đủ bài giảng, giáo trình tất cả các môn học, tài nguyên học còn nghèo nàn. Đội ngũ trợ giảng và cố vấn học tập còn thiếu và hoạt động hầu như không có hiệu quả, các diễn đàn môn học buồn tẻ, ít sinh viên tham gia. Vai trò của giảng viên trong việc hỗ trợ sinh viên trong quá trình tự học còn ít, một số môn hầu như không có.
+ Công tác tổ chức đào tạo chưa hiệu quả: chưa có quy trình tác nghiệp cũng như kinh nghiệm trong quản lý đào tạo.
+ Đội ngũ giảng viên hầu như chưa có nhiều nghiệp vụ và phương pháp sư phạm về đào tạo từ xa và E-learning khi tham gia giảng dạy và biên soạn tài liệu, nên ảnh hưởng rất lớn thiết kế, biên soạn chương trình học liệu cũng như giảng dạy với thời lượng rút gọn và hương dẫn học tập qua phương tiện kỹ thuật cho sinh viên.
+ Công tác tuyển sinh còn chưa được đào tạo chuyên nghiệp và công tác quảng bá thông tin vẫn chưa được chú trọng và thực hiện đồng bộ.
Là một loại hình đào tạo mới của Học viện với phương thức đào tạo hoàn toàn mới, và chưa có kinh nghiệm trong đào tạo từ xa, với những mặt còn tồn tại kể trên, công tác đào tạo đại học từ xa cần được hoàn thiện để phát huy được vai trò cũng như nâng cao vị thế uy tín của Học viện. Trong khuôn khổ luận văn, tác giả không đưa ra các giải pháp để giải quyết tất cả các mặt
tồn tại ở trên mà chỉ tập trung vào 4 khía cạnh là: Chương trình đào tạo, công tác quản lý đào tạo, hỗ trợ quá trình tự học của sinh viên, và nâng cao chất lượng học liệu. Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng, phân tích và đánh giá các khía cạnh ở trên trong chương 2, cùng với định hướng chiến lược về đào tạo từ xa của nhà nước cũng như của Học viện tác giả xin đề xuất 4 giải pháp sau:
3.2.1. Giải pháp 1: Hoàn thiện đề cương chương trình, mở thêm các chuyên ngành đào tạo mới.
a) Cơ sở đề xuất giải pháp:
Chương trình đào tạo là một trong những thành phần quan trọng để đảm bảo sự thành công của khóa học. Với đặc thù đào tạo từ xa chương trình đào tạo cần phải được thiết kế riêng phù hợp với đối tượng và phương thức học. Với những phân tích đánh giá về chương trình đào tạo từ xa của Học viện, những mặt còn tồn tại của chương trình như: thiếu chương trình chi tiết, chưa phù hợp với đối tượng học, loại hình đào tạo cũng như đào tạo tín chỉ.
Hoàn thiện chương trình đào tạo cũng như mở thêm các chuyên ngành đào tạo sẽ giúp sinh viên nhận được một lượng kiến thức toàn diện, đáp ứng nhu cầu xã hội.
b) Nội dung giải pháp
- Xây dựng chương trình phù hợp với đối tượng học: Do đặc thù của sinh viên hệ đào tạo từ xa về đối tượng học, trình độ đầu vào, phương pháp học nên chương trình đào tạo từ xa cần phải được thiết kế riêng. Mặt khác, đối với sinh viên từ xa, tự học có hướng dẫn là chủ yếu chiếm từ 75 90% thời - gian chương trình. Do vậy việc xây dựng chương trình phải phù hợp với đối tượng vừa học vừa làm, và phù hợp với tự học là chính cụ thể:
+ Xây dựng chương trình phù hợp với trình độ đầu vào của sinh viên:
Vì trình độ đầu vào trung bình của sinh viên từ xa là thấp cho nên thiết kế một chương trình học phải đảm bảo nội dung thích hợp và đáp ứng được các
nhu cầu nhận thức của học viên, yêu cầu về kiến thức của chương trình phải thấp hơn so với hệ đào tạo khác, bài giảng phải được thiết kế, giải thích tỉ mỉ, cặn kẽ, cụ thể hơn với nhiều ví dụ minh họa... Chương trình được thiết kế theo trình tự: Từ đơn giản đến phức tạp, từ cái cụ thể đến trừu tượng, từ cái nguyên tắc chung đến ứng dụng cụ thể, từ quan sát đến lập luận, từ tổng thể đến bộ phận, từ bộ phận đến tổng thể đảm bảo cho sinh viên dễ học, dễ nhớ, dễ tiếp thu.
+ Phù hợp với đối tượng sinh viên là những người đang đi làm:
Chương trình đào tạo cần tăng cường những nội dung thực tiễn, kỹ năng nhiều hơn để họ có thể vận dụng kiến thức vào công việc. Vì đối tượng là những người đang đi làm là chủ yếu nên chương trình đưa ra không đặt mục đích đi sâu về lý luận như không đi sâu về chứng minh các định lý phức tạp, mà chỉ mô tả bản chất của định lý, những ứng dụng của nó vào giải quyết các vấn đề thực tiễn. Điều này giúp khai thác được điểm mạnh của sinh viên từ xa là có kinh nghiệm có hiểu biết về thực tế. Như vậy chương trình đào tạo đại học từ xa phải theo hướng mang tính thực tế nhiều hơn là lý luận để sinh viên theo học có thể tiếp cận và vận dụng kiến thức vào công việc của mình.
Trong xây dựng chương trình, cần quan tâm đến những phương pháp giúp học viên: Liên hệ những tình huống mới, tài liệu mới, phương pháp giảng dạy mới và kinh nghiệm của học viên, minh hoạ những khái niệm mới hoặc khái quát chúng từ kinh nghiệm cuộc sống của bản thân học viên, tăng cường áp dụng các phương pháp đào tạo có sử dụng những tình huống thực tế và khai thác khả năng vận dụng kinh nghiệm công tác của học viên vào bài học.
- Thường xuyên hoàn thiện và đổi mới đề cương, chương trình đào tạo từ xa của Học viện, cập nhật kiến thức mới vào chương trình theo kịp với sự
phát triển kinh tế xã hội và kỹ thuật và đảm bảo khả năng thích ứng nhanh với xã hội.
- Khẩn trương xây dựng và ban hành đầy đủ 6 chương trình đào tạo đại học từ xa cả chương trình khung và chương trình chi tiết phù hợp với đối tượng học. Hiện nay Học viện mới chỉ ban hanh đủ 6 chương trình khung riêng cho hệ đào tạo từ xa còn chương trình chi tiết thì chưa được ban hành.
- Điều chỉnh chương trình đào tạo phù hợp với loại hình đào tạo như:
giảm khối lượng kiến thức (số học phần, tín chỉ) số môn học, giảm yêu cầu về thực hành thực tập. Hoàn thiện bổ sung hệ thống tài liệu tham khảo, bài - giảng, giáo trình khác để sinh viên có thể nghiên cứu thêm.
- Thiết kế, biên soạn chương trình có thể chuyển tải bằng nhiều phương tiện khác nhau theo công nghệ từ xa, tạo khả năng liên thông, liên kết với các loại phương tiện.
- Xây dựng chương trình theo hướng đào tạo tín chỉ. Thiết kế chương trình mềm dẻo theo hệ thống tín chỉ : tổ hợp các nhóm môn học trên cơ sở chương trình khung, mở rộng các môn tự chọn theo các hướng chuyên ngành khác nhau để người học có nhiều cơ hội lựa chọn.
- Xây dựng mở thêm các chuyên ngành mới trong các ngành mà Học viện đang đào tạo và thị trường đang có nhu cầu. Hiện nay Học viện mới đào tạo các ngành chung, chưa đi sâu vào các chuyên ngành, đây là kiểu đào tạo đại trà với mọi người sử dụng với chất lượng trung bình. Nhưng thị trường đào tạo ngày nay có thêm các nhà cung cấp mới, thì việc đào tạo chuyên sâu là cần thiết. Các chuyên ngành có thể mở là:
+ Đại học ngành Quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán.
+ Đại học ngành Quản trị kinh doanh, chuyên ngành quản trị nhân sự + Đại học ngành Quản trị kinh doanh, chuyên ngành quản trị chất lượng.
+ Đại học ngành Quản trị kinh doanh, chuyên ngành Marketing.
+ Đại học ngành Công nghệ thông tin, chuyên ngành CNTT cho Bưu chính.
+ Đại học ngành Điện tử Viễn thông chuyên ngành thông tin di động.- + Đại học ngành Điện tử - Viễn thông chuyên ngành phát thanh truyền hình.
Các chuyên ngành này có thể mở mà không cần xin phép Bộ Giáo dục và Đào tạo, vì khi đã được phép mở ngành đào tạo thì có thể tự động mở các chuyên ngành trong ngành đó theo nhu cầu của xã hội.
c) Kết quả kỳ vọng
Xây dựng được chương trình đào tạo:
+ Phù hợp với loại hình đào tạo từ xa là tự học là chính, chương trình có khả năng liên kết truyền tải với nhiều phương tiện khác nhau theo phương thức đào tạo từ xa.
+ Phù hợp với đối tượng học là những người đang đi làm + Là cơ sở ban đầu để tiến tới đào tạo theo tín chỉ.
+ Mở ra nhiều chuyên ngành tạo cho sinh viên nhiều cơ hội lựa chọn chương trình học phù hợp với ngành nghề của mình.
d) Tính khả thi
Học viện hoàn toàn có thể thực hiện ngay được giải pháp này : Việc xây dựng và hoàn thiện chương trình chủ yếu do đội ngũ giảng viên đảm nhiệm. Giảng viên đều là những người có kinh nghiệm trong giảng dạy lâu năm và hiểu biết thực tế trong ngành nên việc xây dựng và hoàn thiện chương trình sát với thực tế và phù hợp với đối tượng học (chủ yếu là các đối tượng đang công tác trong ngành BCVT) là hoàn toàn có thể. Việc giảm bớt khối lượng chương trình phù hợp với quy định quy chế 40/2003 BGD-ĐT. Tuy nhiên trước khi xây dựng chương trình Học viện cần phải tổ chức các buổi
thảo luận cũng như mở các lớp bồi dưỡng cho giảng viên về nghiệp vụ và phương pháp sư phạm cho giảng dạy, biên soạn tài liệu, thiết kế nội dung chương trình cho từ xa.
3.2.2 Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác quản lý đào tạo hệ từ xa.
a) Cơ sở đề xuất giải pháp.
Tổ chức quản lý có vai trò rất quan trọng trong hoạt động đào tạo đại học từ xa. Qua kết quả phân tích trong chương 2 ta thấy hoạt động đào tạo từ xa là một hoạt động hoàn toàn mới trong Học viện, chưa có tiền lệ để học tập rút kinh nghiệm, thiếu quy trình tác nghiệp, cơ chế chính sách còn nghiều vướng mắc cùng với trình độ, năng lực quản lý đào tạo của các cán bộ trong trung tâm còn hạn chế nhất định và chưa được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ. Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý đào tạo sẽ giúp cho công tác quản lý đào tạo chặt chẽ, khoa học từ đó nâng cao được chất lượng đào tạo, tăng cường uy tín cho Học viện.
b) Nội dung giải pháp
Để hoàn thiện công tác quản lý đào tạo từ xa của Học viện cần phải thực hiện các biện pháp sau:
- Xây dựng các quy định, quy trình quản lý tổ chức phối hợp thực – – hiện từng công việc giữa các cá nhân, các đơn vị liên quan trong Học viện một cách khoa học, chi tiết, quy định rõ nhiệm vụ của từng cá nhân, đơn vị, kết quả mong muốn và thời hạn hoàn thành. Xây dựng các quy trình tác nghiệp có tác dụng:
+ Giúp mỗi cá nhân hiểu rõ toàn bộ vận hành của hệ thống: mặc dù không trực tiếp làm các công việc đấy nhưng nhờ vào hệ thống quy trình tác nghiệp của các công việc có thể giúp mỗi cá nhân hiểu, hình dung được toàn bộ công việc trong tổ chức mình đang làm việc từ đó giúp họ làm tốt công việc của mình hơn.
+ Giúp cho những người tuyển mới, người cũ chuyển sang công việc mới dễ tiếp cận của công việc mới hơn, tiếp kiệm thời gian tìm hiểu công việc được giao mới.
Khi xây dựng quy trình tác nghiệp thì cần phải lưu ý các vấn đề sau:
+ Nêu trình tự các bước thao tác trong quy trình tác nghiệp.
+ Nội dung của từng bước công việc đó.
+ Các mẫu biểu sử dụng trong khi tác nghiệp.
+ Các cá nhân tham gia vào công việc là ai, mối quan hệ như thế nào?
+ Thời gian cụ thể hoàn thành công việc đó.
+ Phải tuân thủ các quy định, quy chế đào tạo.
Sau khi xây dựng quy trình tác nghiệp xong phải tiến hành hội thảo để sửa chữa lấy ý kiến để hoàn thiện. Sau đó tiến hành phổ biến, tập huấn cho từng cá nhân trong đơn vị biết.
Các quy trình tác nghiệp các công việc cần xây dựng là:
+ Quy trình tác nghiệp xây dựng học liệu, ngân hàng đề thi.
+ Quy trình tác nghiệp cung cấp bảng điểm thi, kiểm tra.
+ Quy trình tác nghiệp học vượt học chậm.
+ Quy trình tác nghiệp tổ chức thi, kiểm tra, chấm thi…..
+ Quy trình tác nghiệp xét miễn giảm học phí, miễn giảm môn học.
+ Quy trình tác nghiệp lưu giữ hồ sơ sinh viên.
+ Quy trình tác nghiệp chấm và công bố kết quả bài tập điều kiện.
+ Quy trình tác nghiệp quản lý học liệu học tập.
+ Quy trình tuyển sinh.
+ Quy trình nhận và xử lý thông tin phản hồi, cung cấp thông tin.
+ Quy trình, thủ tục thanh quyết toán giảng viên….
+ Quy trình thủ tục làm tốt nghiệp. Cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp, bằng tốt nghiệp.
- Ứng dụng công nghệ thông tin một cách tối đa trong quản lý đào tạo, quản lý sinh viên và dạy học. Thực hiện biện pháp này giúp trung tâm tiết kiệm chi phí quản lý, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, đồng thời nhanh chóng giải quyết các nhu cầu của sinh viên. Các phần mềm bao gồm:
+ Phần mềm tuyển sinh
+ Phần mềm quản lý điểm và thi.
+ Phần mềm quản lý sinh viên.
Tuy nhiên để sử dụng phần mềm có hiệu quả thì phải:
+ Phải thường xuyên nâng cấp, chỉnh sửa phần mềm cho phù hợp với quy trình đào tạo và tác nghiệp.
+ Phần mềm phải dễ dàng với người sử dụng và khai thác.
+ Tất cả các cá nhân liên quan phải bắt buộc sử dụng tối đa phần mềm để tạo ra kho cơ sở dữ liệu, giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần thiết.
- Đổi mới cơ bản nội dung và phương pháp thi, kiểm tra để phù hợp với sinh viên đào tạo từ xa cụ thể:
+ Tăng cường hình thức thi trắc nghiệm: Mặc dù trung tâm đã thực hiện hình thức thi này cho 50% số môn học tuy nhiên cần phải tăng cường hơn nữa vì sử dụng hình thức thi này giúp cho việc đánh giá kết quả học tập của sinh viên chính xác hơn, tiết kiệm được chi phí chấm thi, tiết kiệm được thời gian, công sức khi lên điểm thi.
+ Với các hình thức thi tự luận nên xây dựng ngân hàng đề thi theo hướng mở (được sử dụng tài liệu) để sinh viên có thể vận dụng kiến thức vào thực tiễn nghề nghiệp. Hình thức này vừa phù hợp với đối tượng sinh viên từ xa (hầu hết đã đi làm) lại có thể đánh giá được chính xác kết quả của sinh viên.
+ Thực hiện nghiêm túc các quy đinh, quy chế đào tạo trong thi cử đẩy lùi các hiện tượng tiêu cực ở các khâu đặc biệt là khâu thi cử, chú trọng khâu
kiểm tra, đánh giá kết quả học tập một cách khách quan, chính xác là yêu cầu hàng đầu của từ xa. Tách riêng công việc giảng dạy, ra đề và chấm thi hết môn để làm tiền đề khách quan cho việc thu thập ý kiến nhận xét đánh giá của sinh viên đồng thời hạn chế tiêu cực.
- Tạo điều kiện, khuyến khích các cán bộ nhân viên Trung tâm đào tạo đại học từ xa đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý đào tạo, khuyến khích nhân viên tự tìm hiểu tự học tập kinh nghiệm quản lý đào tạo ở các cơ sở đã thực hiện loại hình đào tạo này. Thực hiện tác phong làm việc nghiêm túc, tận tình khoa học. Phong cách giao tiếp và sinh hoạt có văn hóa của môi trường sư phạm. Biện pháp này vừa tạo một môi trường văn hóa để cán bộ, nhân viên của Trung tâm hăng say làm việc, vừa tạo dựng hình ảnh tốt đẹp của Trung tâm trong con mắt của sinh viên.
+ Có chế độ trả lương hợp lý cho cán bộ nhân viên trong Trung tâm để khuyến khích nhân viên hăng say làm việc.
c) Kết quả kỳ vọng.
Nâng cao năng lực và trình độ nghiệp vụ trong quản lý đào tạo đại học từ xa của với tất cả các nhân viên trong Trung tâm đào tạo đại học từ xa. Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, nghiêm túc. Tổ chức công việc có hệ thống khoa học nhờ vào ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống quy trình tác nghiệp từ đó nâng cao hiệu quả làm việc trong quản lý đào tạo.
d) Tính khả quan: Biện pháp này hoàn toàn có thể thực hiện được vì:
+ Toàn bộ cán bộ nhân viên trong trung tâm đào tạo từ xa mỗi người đều được cung cấp bàn làm việc và máy tính riêng nên việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý đào tạo dễ dàng thực hiện được. Với đội ngũ nhân viên trẻ nên có nhiều khả năng học tập bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao trình độ. Kinh phí xây dựng các phần mềm cũng không cao Học viện hoàn toàn có khả năng chi trả.