Bất kỳ hoạt động kinh doanh nào cũng phải tiến hành công việc dự báo và dự báo nhu cầu trong tương lai. Do yêu cầu phát hành sách giáo khoa đòi hỏi bảo đảm số lượng, đồng bộ chủng loại tên sách cho các cấp học, kịp ngày khai giảng, trong khi đó chu kỳ sản xuất sách giáo khoa có thời gian dài, phải tiến hành làm trước hàng năm, nếu không có dự báo hoặc dự báo nhu cầu không sát thực tế sẽ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu sách phục vụ theo yêu cầu học tập. Từ việc biên soạn đến khi hoàn thiện xong bản thảo chuẩn thường từ 5 đến 6 tháng. Bản thảo này qua các khâu sản xuất và chuyển đến người sử dụng thường từ 2 đến 3 tháng mới đảm bảo được yêu cầu nêu trên.
Dự báo nhu cầu sách giáo khoa khâu đầu tiên, quan trọng có tính chất quyết định, chi phối kế hoạch hoạt động của các khâu khác, không những cần thiết với khâu phát hành, mà còn là công việc không thể xem nhẹ trong việc tổ chức bản thảo, biên tập, đặt in, hoặc đối với hoạt động tổ chức quản lý về vốn, giấy, ký hợp đồng in… Do đó, dự báo nhu cầu sách giáo khoa không chỉ là của hệ thống phát hành của các chi nhánh ở Hà Nội, Tp. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ và của Tổng công ty mẹ, mà còn là công việc của công tác biên soạn, biên tập, các nhà in. Dự báo càng chính
xác bao nhiêu thì hiệu quả sử dụng đồng vốn càng lớn bấy nhiêu, góp phần phục vụ tốt sự nghiệp giáo dục của Đảng và Nhà nước
Trước đây, các chi nhánh, công ty của Nhà xuất bản Giáo dục do đơn giản dự báo nhu cầu, ước lượng số sách trong năm học tới cho nên việc đăng ký hợp đồng với Nhà xuất bản thường không sát, điều chỉnh kế hoạch nhiều lần dẫn tới bị động, nơi thừa nơi thiếu trong cả hệ thống.
Để nâng cáo hiệu quả kinh doanh và phục vụ tốt hơn nhu cầu sách giáo khoa cho năm học mới, cần cải tiến nâng cao chất lượng dự báo nhu cầu sát với nhu cầu thực tế. Đây là một yêu cầu phức tạp, cần có một đội ngũ nhân lực có khả năng làm kế hoạch hàng năm. Đối với các Công ty Sách và Thiết bị trường học ở các tỉnh thành trong cả nước sẽ tiến hành dự báo ngắn hạn, trong phạm vi tỉnh thành thì kết quả dự báo sẽ sát thực hơn, đặc biệt là sách giáo khoa có biến động lớn về nhu cầu. Nhu cầu về sách giáo khoa hàng năm sẽ có sự thay đổi rất lớn đối với số lượng học sinh phổ thông.
4.1.1. Căn cứ để xác định nhu cầu sách giáo khoa
Nhu cầu về sách giáo khoa phụ thuộc vào các yếu tố đã trình bày (trong mục 2.3). Do nhu cầu về sách giáo khoa có đặc thù cho nên ngoài những căn cứ để xác định nhu cầu còn phải tính đến yêu cầu đồng bộ, tức là xác định số lượng theo cơ cấu sách từng lớp, từng cấp và từng địa phương cụ thể. Sách không đồng bộ cũng gây ra hiện tượng thiếu thừa.
Hiện tại, để dự báo nhu cầu, Nhà xuất bản Giáo dục sử dụng phương pháp thống kê bằng kinh nghiệm qua các năm có phân tích và sử dụng phần mềm Sách giáo khoa để quản lý kế hoạch đặt hàng của các đơn vị và lên kế hoạch nhu cầu phát hành sách để lập kế hoạch in sách trong năm học mới.
• Căn cứ theo số lượng học sinh
Từ (bảng 4.1) ta thấy số lượng học sinh biến động qua các năm. Mà theo dự báo thì số lượng học sinh cấp phổ thông tính từ 2006 đến năm 2020
sẽ giảm hơn 3 triệu và sau đó vẫn còn giảm nhẹ Số lượng này thay đổi . theo từng cấp học là yếu tố quan trọng không thể thiếu được để dự tính nhu cầu. Nó phản ánh số lượng tuyệt đối về tình hình cầu trong năm .
Bảng 4.1. Số lượng học sinh phổ thông qua các năm
Số học sinh phổ thụng (Nghỡn học sinh)
1999 - 2000
2000 - 2001
2001 - 2002
2002 - 2003
2003 - 2004
2004 - 2005
2005- 2006
2006- 2007 17685,3 17776,1 17875,6 17699,6 17505,4 17122,6 16650,6 16256,6 Tiểu học 10033,5 9741,1 9315,3 8815,7 8346,0 7744,8 7304,0 7029,4 Trung học cơ sở 5694,8 5863,6 6259,1 6429,7 6569,8 6616,7 6371,3 6152,0 Trung học phổ thụng 1957,0 2171,4 2301,2 2454,2 2589,6 2761,1 2975,3 3075,2
Nguồn: Tổng Cục Thống kê 31/12/2007
Hiện nay, lập dự báo phải đi trước một năm, việc xác định số lượng học sinh hàng năm được căn cứ vào việc thống kê số lượng học sinh từ các Sở Giáo dục ở các tỉnh thành và được gửi lên Bộ Giáo dục và Đào tạo. Vì vậy, số lượng học sinh của từng cấp học thường lấy số học sinh năm thực tế nhân với tỉ lệ trúng tuyển trừ lưu ban, thôi học để tính số lượng thực tế.
• Căn cứ theo số lượng phát hành sách giáo khoa thực tế trong những năm trước
Phòng phát hành sách của Nhà xuất bản Giáo dục thường sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm theo hàng năm để dự báo nhu cầu, ước lượng xu hướng tăng, giảm có tính quy luật về số lượng sách giáo khoa cho những năm tới. Số lượng sách giáo khoa được in ra tăng cao hơn tốc độ tăng học sinh hàng năm. Dưới đây chúng ta sẽ phân tích sự khác biệt này:
- Nội dung của sách giáo khoa
Đối với những cuốn sách có nội dung không thay đổi so với năm trước khi đó số lượng sách giáo khoa được xác định bằng số học sinh hiện tại và trừ đi số lượng sách còn tồn lại trong kho còn tồn lại.
Còn với sách được chỉnh lý, thì số lượng sách chỉ dựa vào số học sinh thống kê hàng năm làm cơ sở, toàn bộ lượng sách cũ là không còn dùng được. Với những loại sách này cùng với việc dự báo từ cơ sở, các chi nhánh và phòng Phát hành sách Nhà xuất bản Giáo dục phải dự báo trước một năm theo từng vùng trên cả nước. Đối chiếu và kết hợp với dự báo của đơn vị với các Công ty Sách và Thiết bị trường học ở tỉnh, thành để bổ sung và chỉnh lý cho sát với nhu cầu trước khi ra quyết định về số lượng in.
- Số lượng sách dùng chung
Học sinh phổ thông ở các trường học trên cả nước sử dụng sách giáo khoa theo nhiều hình thức khác nhau, tùy theo điều kiện của gia đình, trường học, địa phương như mua, mượn, thuê hoặc được hỗ trợ.
Hình thức xây dựng thư viện dùng chung theo tiêu chuẩn của Bộ Giáo dục và Đào tạo để thầy giáo, học sinh đều có thể sử dụng sách. Hình thức này áp dụng cho tất cả học sinh đặc biệt là các học sinh có khó khăn về kinh tế.
Bảng 4.2. Số trường có thư viện, tủ sách giáo khoa [5]
TT Năm Xây dựng các thư viện đạt tiêu chuẩn của Bộ Giáo dục và Đào tạo của Nhà xuất bản Giáo dục
Số trường phổ thông Số trường có thư viện, tủ sách giáo khoa dùng chung
1 2006 - 2007 27.018 21.496
2 2005 - 2006 26.820 21.590
3 2004 - 2005 26.437 20.735
4 2003 - 2004 26.137 19.661
5 2002 - 2003 25.028 16.216
Nguồn: Phòng Phát hành Nhà xuất bản Giáo dục
- Khối lượng sách tồn kho của năm trước
Theo kế hoạch hàng năm của Nhà xuất bản Giáo dục thì số lượng sách giáo khoa tồn kho chỉ cho phép từ 2,5 đến 3% trên tổng số bản in sách giáo khoa. Nói chung, sách tồn lại nhiều sẽ gây ứ đọng vốn, ảnh hưởng tới đời sống của nhà xuất bản, thậm chí phải hủy bỏ đối với loại sách thay đổi nội dung vào năm sau.
Việc tính toán tỉ lệ cung cầu với các nhân tố ảnh hưởng, cùng với - những tác động đẩy mạnh sự nghiệp giáo dục toàn diện, các chương trình về văn hóa xã hội, phấn đấu đảm bảo cho mỗi học sinh phổ thông có đủ - bộ sách cần thiết. Vì vậy, việc dự báo theo từng tỉnh thành, theo cấp học và môn học, các loại sách phục vụ theo yêu cầu khác nhau trong giảng dạy và học tập là rất cần thiết.
• Căn cứ theo tình hình chính trị, kinh tế, xã hội của từng vùng Để dự báo khả năng mua sách của phụ huynh, học sinh ở các tỉnh thành, có tính đến sự biến động của giá cả. Điều này bảo đảm cho kế hoạch xuất bản phù hợp với yêu cầu của thị trường.
• Căn cứ theo nhu cầu hiện tại và dự báo tương lai
Kết thúc năm kế hoạch xuất bản sách của năm nay với các căn cứ thực tế của năm trước thì các bộ phận của nhà xuất bản tiếp tục lập dự báo sách trong tương lai. Dự báo này luôn phải đi trước một năm để có thể cung cấp đầy đủ sách cho các tỉnh và đưa ra được các biện pháp khi mất cân bằng giữa cung – cầu trên thị trường sách giáo khoa.
Kế hoạch in năm mới = (Nhu cầu Phát hành năm mới Lượng sách – tồn kho năm cũ chuyển sang) + 5% dự trữ.
• Căn cứ theo nhu cầu về quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
Khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO thì chất lượng sách ổn định hơn, các quá trình được tiến hành nhanh, sát với kế hoạch do kiểm soát được thời gian trong từng công đoạn. Giảm chi phí nhờ các quá
trình được hoạch định tốt và thực hiện có hiệu quả. Vì thế, dự báo sách giáo khoa hàng năm sẽ sát với thực tế hơn tránh được hiện tượng đặt in nhiều lần, tồn kho lớn.
4.1.2. Hệ thống tổ chức dự báo sách giáo khoa của Nhà xuất bản Giáo dục
Hệ thống phát hành sách giáo khoa hiện nay tại Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm 64 Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị trường học ở các tỉnh thành. Mỗi công ty này sẽ dự báo về nhu cầu sách giáo khoa của từng tỉnh thông qua Sở Giáo dục của tỉnh đó về số lượng từng loại sách, tên sách theo cấp học, học sinh mua, cho thư viện trường học, học sinh diện chính sách được tiêu thụ trực tiếp tới trường hoặc qua các đại lý, cửa hàng của tỉnh, thành phố đó.
Với nhu cầu trên được xác định sẽ là căn cứ để Công ty đăng ký và ký kết hợp đồng với Nhà xuất bản Giáo dục ở bốn chi nhánh ở Hà Nội, Đà Nẵng, Tp. Hồ Chí Minh, Cần Thơ trong năm học mới từ đầu tháng 9 hàng năm đến hết tháng 12 nếu vẫn còn điều chỉnh. Từ đó Phòng phát hành thống kê, dự báo nhu cầu theo khu vực trên toàn quốc trước khi ra quyết định in. Trong khi thực tế luôn luôn biến động không thể dự kiến hết được thì việc điều chỉnh kế hoạch là việc làm cần thiết. Việc điều chỉnh được tiến hành thường xuyên như đặt bổ sung hoặc điều chỉnh giữa các công ty với Nhà xuất bản, điều hòa giữa các công ty với nhau tránh nơi thừa nơi thiếu. Khi các Công ty Sách và Thiết bị trường học đặt bổ sung nhiều mà khả năng điều hòa không còn, Nhà xuất bản sẽ in bổ sung.
Trong hệ thống phát hành sách giáo khoa không có thông tin nhanh chóng, kịp thời thì sẽ hạn chế được tình trạng nơi thừa, nơi thiếu. Do đó việc theo dõi, cập nhật và kịp thời cung cấp những thông tin về cung - cầu là rất cần thiết. Do đó hiện nay Nhà xuất bản đã xây dựng hệ thống mạng
máy tính ở Hà Nội, Đà Nẵng, Tp. Hồ Chí Minh, chi nhánh Cần Thơ. Thay đổi công tác hợp đồng về sách, tăng cường hoạt động tiếp thị điều tra thị trường. Các số liệu về tên sách, số lượng đặt, thừa, thiếu, bổ sung của các tỉnh thành được gửi về các chi nhánh này rồi được gửi về Nhà xuất bản Giáo dục để kịp thời có biện pháp điều chỉnh linh hoạt.
Bảng 4.3. Chi tiết xuất sách cho Công ty sách và Thiết bị trường học của 29 tỉnh phía Bắc từ 01/9/2006 đến 31/12/2007
TT Công ty Sách và Thiết bị trường học
Kế hoạch đặt hàng Số lần điều chỉnh
Tổng số sách đã nhận Đặt đầu Điều chỉnh Tổng đặt
1 2 3 4 5 6
1 Bắc Kạn 361.857 3.918 365.775 241 372.585
2 Bắc Giang 789.946 239.477 1.029.423 234 1.039.488 3 Bắc Ninh 526.660 806.011 1.332.671 559 1.365.794 4 Cao Bằng 442.757 233.537 676.294 334 697.434
5 Điện Biên 94.078 527.696 621.774 574 631.523
6 Hải Dương 991.891 229.900 1.214.791 450 1.217.422 7 Hà Giang 538.418 245.905 784.323 246 802.475
8 Hà Nam 498.222 346.510 844.732 434 871.770
9 Hà Nội 2.853.852 1.110.790 3.964.642 518 3.963.209 10 Hải Phòng 1.130.213 286.971 1.417.184 340 1.419.296 11 Hà Tĩnh 1.150.402 414.219 1.564.693 445 1.604.193 12 Hà Tây 1.989.759 943.078 2.932.837 400 2.968.710 13 Hòa Bình 1.179.770 626.846 1.806.616 393 1.813.396 14 Hưng Yên 669.815 544.632 1.214.447 866 1.241.483
15 Lào Cai 372.764 237.023 609.787 446 617.608
16 Lạng Sơn 260.883 175.060 435.943 414 442.728 17 Lai Châu 989.672 783.050 1.772.722 737 1.807.722 18 Nam Định 989.672 783.050 1.772.722 737 1.807.722 19 Nghệ An 2.439.297 282.733 2.722.030 178 2.718.033 20 Ninh Bình 580.288 185.625 765.913 281 769.130 21 Phú Thọ 580.288 185.625 765.913 281 769.130 22 Quảng Ninh 1.161.191 517.155 1.678.346 511 1.685.644 23 Sơn La 647.966 576.996 1.224.992 565 1.233.165 TT Công ty Sách
và Thiết bị trường học
Kế hoạch đặt hàng
Số lần điều chỉnh
Tổng số sách đã
nhận
TT Công ty Sách và Thiết bị trường học 24 Thái Bình 944.902 170.222 1.115.124 294 1.114.428 25 Thanh Hóa 1.694.068 504.298 2.198.366 680 2.236.903 26 Thái Nguyên 668.491 141.304 809.795 299 814.035 27 Tuyên Quang 442.830 422.607 865.437 368 871.807 28 Vĩnh Phúc 456.211 235.292 691.503 326 702.346
29 Yên Bái 483.369 260.124 743.493 421 763.456
Nguồn: Phòng Phát hành Nhà xuất bản Giáo dục tại Hà Nội
Nhà xuất bản Giáo dục xây dựng phần mềm “Sách giáo khoa” để lên kế hoạch in đợt một khi một tỉnh thành có nhu cầu đặt lấy sách đạt 70 - 80% tổng số lượng sách đã nhận của tỉnh thành so với năm trước. Các mục chính của phần mềm này gồm có (Xem phụ lục):
A. Cập nhật
B. Xem số liệu nhanh C. Báo cáo
D. Phân tích - Thống kê E. Danh mục về sách F. Hệ thống
G. Kết thúc
Hệ thống phần mềm này đã giúp cán bộ Nhà xuất bản linh hoạt trong việc thống kê, dự báo về số lượng sách giáo khoa hàng năm. Sau khi kết thúc kế hoạch in sách từ 01/9 đến 31/12 hàng năm. Với tổng số sách của các tỉnh, thành đã đặt trong năm. Nhà xuất bản Giáo dục xây dựng hàng năm một quyển “sổ đỏ” - Sổ kế hoạch phát hành sách giáo khoa năm.
Trong sổ này chia làm hai loại bảng (Xem phụ lục):
- Bảng tổng hợp kế hoạch phát hành sách giáo khoa năm - Bảng chi tiết kế hoạch phát hành sách giáo khoa năm
Vì vậy, với quyển “sổ đỏ” này sẽ giúp Lãnh đạo Nhà xuất bản nắm bắt được tình hình thị trường sách giáo khoa để có những quyết định dự báo chính xác về nhu cầu sử dụng sách ở các vùng, góp phần ổn định thị trường sách giáo khoa, bảo đảm kịp thời, đầy đủ, đồng bộ với giá cả hợp lý cho các nhu cầu học tập, giảng dạy đào tạo trước ngày khai giảng, mang lại hiệu quả kinh tế phù hợp cho Nhà xuất bản và các Công ty Sách và Thiết bị trường học.
4.2. Lập kế hoạch phát hành và phương án phân phối vận chuyển sách giáo khoa về các tỉnh đảm bảo kinh tế nhất
4.2.1. Đặt vấn đề
Sách giáo khoa của Nhà xuất bản Giáo dục hằng năm được đấu thầu và in tại các nhà in trên toàn quốc. Năm 2007 ngoài 4 nhà in trực thuộc thì trên cả nước có gần 90 nhà in tham gia in sách giáo khoa chiếm 85% sản luợng. Sách giáo khoa được in ra sẽ được vận chuyển về các kho của Nhà xuất bản Giáo dục ở miền Bắc, miền Nam, miền Trung và từ đó sẽ được vận chuyển về các tỉnh qua các Công ty Sách và Thiết bị trường học theo các đơn đặt hàng trước đó.
Sách giáo khoa từ các nhà in được vận chuyển về kho nhà xuất bản sẽ làm tăng thêm chi phí vận chuyển, bốc vác, lưu kho, bảo quản, quản lý từ đó làm tăng giá sách giáo khoa. Thực tế cho thấy, trong năm 2007 Nhà xuất bản
Giáo dục đã vận chuyển sách giáo khoa về các tỉnh là 21.000 tấn và chi phí phát hành sách về các tỉnh là không giống nhau, có mức chênh lệch về phát hành phí thực tế rất lớn từ 20% - 24% trên giá sách bán thống nhất trên toàn quốc. Chẳng hạn sách giáo khoa đưa lên các tỉnh Lào Cai, Thanh Hóa... có phát hành phí cao hơn phát hành phí bán ở Hà Nội. Với mức phát hành phí khác biệt giữa các vùng khá cao, tạo ra những kẽ hở để sách vùng này chuyển sang vùng khác, tạo ra những lộn xộn không cần thiết trong ngành.
Trong điều kiện giá nhiêu liệu xăng, dầu lên cao, cước phí vận chuyển tăng nên việc tối ưu hóa trong khâu vận chuyển lưu thông, phân phối là rất quan trọng. Xuất phát từ yêu cầu đó, đề tài đặt ra mục tiêu tìm phương án phân phối sách giáo khoa trực tiếp từ các nhà in đến các tỉnh, không như trước phải vận chuyển trung gian từ các nhà in về kho của Nhà xuất bản giáo dục nữa nhằm đạt được chi phí vận chuyển thấp nhất.
• Ưu điểm:
- Giá sách giảm.
- Phí vận chuyển, bốc vác, lưu kho, bảo quản giảm.
- Thống nhất một phí phát hành trên toàn quốc.
- Khuyến khích tổ chức phát hành và tiêu thụ sách.
- Tránh được hiện tượng luân chuyển sách giữa các tỉnh.
Tuy nhiên, phải tiến hành thêm một số công việc sau:
- Kế hoạch phân phối sách về các tỉnh của nhà in phải cụ thể.
- Quá trình kiểm soát chất lượng sách tại các nhà in trước khi phân phối phải chặt chẽ.
4.2.2. Mô hình bài toán phân phối sách trực tiếp từ các nhà in đến các tỉnh
Nhiệm vụ của bài toán phân phối sách này như sau: