Chương 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC ĐẤU THẦU TẠI BAN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THỊ XÃ HƯƠNG THỦY TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
3.2.3. Nâng cao công tác chuẩn bị đấu thầu
Lập kế hoạch đấu thầu một cách chi tiết và hợp lí:
Lập kế hoạch đấu thầu là hoạt động có ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình đấu thầu. Kế hoạch đấu thầu càng chi tiết và hợp lí sẽ giúp cho tổ chuyên gia đấu thầu và các cán bộ tham gia vào công tác đấu thầu có thể hoàn thiện các công việc một cách nhanh chóng và hợp lí, đảm bảo các nguyên tắc yêu cầu về thời gian cũng như chất lượng công việc. Để lập được một kế hoạch đấu thầu đạt chất lượng tốt thì cần phải đảm bảo những yêu cầu sau:
Kế hoạch đấu thầu phải lập cho toàn bộ DA; trường hợp chưa đủ điều kiện lập cho toàn bộ DA và cấp bách thì được phép lập kế hoạch đấu thầu cho một số gói thầu để thực hiện trước.
Trong kế hoạch đấu thầu phải nêu rõ số lượng gói thầu và nội dung của từng gói thầu. Nội dung của từng gói thầu bao gồm: tên gói thầu, giá gói thầu, nguồn vốn, hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu, thời gian lựa chọn nhà thầu, hình thức hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng.
Việc phân chia DA thành các gói thầu phải căn cứ theo tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện, bảo đảm tính đồng bộ của DA và có quy mô gói thầu hợp lý (quy mô gói thầu phải phù hợp với điều kiện hoàn cảnh của DA, năng lực của nhà thầu hiện tại và phù hợp với sự phát triển của thị trường địa phương). Mỗi gói thầu chỉ có một HSMT và được tiến hành đấu thầu một lần. Một gói thầu được thực hiện theo một hợp đồng; trường hợp gói thầu gồm nhiều phần độc lập thì được thực hiện theo một hoặc nhiều hợp đồng.
Kế hoạch đấu thầu phải được người có thẩm quyền phê duyệt bằng văn bản sau khi phê duyệt quyết định đầu tư hoặc phê duyệt đồng thời với quyết định đầu tư trong trường hợp đủ điều kiện để làm cơ sở pháp lý cho chủ đầu tư tổ chức lựa chọn nhà thầu.
Cần phải xác định rõ những hạng mục hàng hóa cần được bổ sung, mua mới và nâng cấp, dựa trên những nhu cầu thực tế, tránh hiện tượng thiếu sót cũng như vượt quá nhu cầu thực tế của công ty, hàng hóa mua sắm không phù hợp với trang thiết bị đang được vận hành, lãng phí nguồn vốn kinh doanh.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Phân chia DA thành các gói thầu nhỏ một cách đồng bộ và hợp lí dựa trên đặc điểm cũng như quy mô nhu cầu mua sắm. Việc phân chia này phải đảm bảo nguyên tắc quá trình thực hiện, triển khai của gói thầu này không phụ thuộc vào quá trình thực hiện, triển khai của gói thầu khác. Điều này yêu cầu những cán bộ tham gia lập kế hoạch phải có am hiểu về lĩnh vực mua sắm của gói thầu cũng như nắm vững các quy định, quy trình thực hiện của gói thầu.
Cần phải nghiên cứu kĩ biến động thị trường, dựa vào cơ sở giá của những gói thầu có nội dung tương tự đã được thực hiện trong thời gian trước đây. Ngoài ra cũng cần phải tính đến các chi phí dự phòng phát sinh của gói thầu nhằm xây dựng được một giá trị dự toán của gói thầu hợp lí nhất là cơ sở để xác định giá trúng thầu sau này.
Để nâng cao chất lượng kế hoạch đấu thầu thì các công việc được tiến hành trước đó như khảo sát, lập thiết kế kĩ thuật, tổng dự toán và dự toán cần được thực hiện kĩ càng thì việc phân chia các gói thầu, việc xác định giá gói thầu, hình thức hợp đồng và thời gian thực hiện mới đảm bảo tính chính xác. Đặc biệt cần quán triệt chỉ thị của chính phủ là không chia nhỏ các gói thầu để tiến hành chỉ định thầu.
Nâng cao chất lượng công tác chuẩn bị HSMT:
Công tác chuẩn bị HSMT đóng vai trò hết sức quan trọng trong quy trình đấu thầu. Muốn nhận được một HSDT tốt, đạt chất lượng cao thì HSMT cần phải được lập một cách đầy đủ, chính xác, tránh việc phải sửa đổi HSMT, gây tốn kém thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện DA. Một HSMT tốt cần phải được xây dựng theo những nội dung và hình thức đã được chuẩn hóa, cụ thể như:
Về nội dung:
+ Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho nhà thầu, thông tin phải nhất quán.
+ Các yêu cầu để thực hiện gói thầu (bao gồm yêu cầu đối với nhà thầu và đối với sản phẩm do nhà thầu cung cấp) phải rõ ràng, cụ thể và có tính khả thi.
+ Phát huy tính sáng tạo của nhà thầu.
Về hình thức:
+ Trình bày cẩn thận, rõ ràng, văn phong trong sáng.
+ Các phần nội dung cần được đánh số thứ tự để thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
HSMT cần được xây dựng một cách chi tiết, rõ ràng và chính xác, tránh tình trạng các yêu cầu đưa ra một cách chung chung, không chi tiết, gây khó khăn cho các nhà thầu, dẫn tới số lượng nhà thầu tham gia ít, chất lượng các HSDT thấp, ảnh hưởng tới quá trình chấm thầu và đánh giá các HSDT.
Trong HSMT cần phải quy định cụ thể khi chậm tiến độ triển khai vận hành lắp ráp thì phải xác định nguyên nhân và đề ra các biện pháp giải quyết. Nếu lỗi xuất phát từ phía nhà thầu thì nhà thầu phải có biện pháp đẩy nhanh tiến độ và sẽ không được trả chi phí cho biện pháp đó. Ngược lại, nếu lỗi là do phía công ty thì chi phí này sẽ do công ty chi trả.
Hai bộ phận quan trọng trong HSMT là Chỉ dẫn cho các nhà thầu và Bản tiên lượng càng được soạn thảo kỹ lưỡng, đầy đủ và chính xác bao nhiêu thì thông tin cho các nhà thầu càng rõ ràng, đầy đủ bấy nhiêu.
Ngoài ra, trong HSMT, tiêu chuẩn đánh giá HSDT được coi là một phần khá quan trọng, nó chính là căn cứ, cơ sở để tổ chuyên gia đấu thầu có thể lựa chọn, đánh giá một cách công bằng, chính xác các HSDT có khả năng đáp ứng tốt nhất những yêu cầu đặt ra của gói thầu. Việc tiêu chuẩn đánh giá càng được xây dựng chi tiết và rõ ràng sẽ càng giúp cho nhà thầu có thể tự đánh giá được khả năng thực sự của HSDT của mình. Qua đó, tránh những tình trạng tiêu chí đánh giá quá chung chung, không rõ ràng, dẫn tới sự không tán thành của các nhà thầu đối với kết quả chấm thầu của tổ chuyên gia. Không những vậy, các tiêu chí được phân chia, nêu rõ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chuyên gia tiến hành công việc chấm thầu được diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác.
Việc soạn hảo HSMT cần phải do những người có chuyên môn, kinh nghiệm, am hiểu các quy đinh luật pháp liên quan đến gói thầu và có khả năng soạn thảo hợp đồng tốt để có thể đưa ra được những thông tin chính xác, nhằm đảm bảo tính hiệu quả cho công tác đấu thầu.
Với các gói thầu đòi hỏi kĩ thuật cao, cần phải phân công cho các tổ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm, am hiểu lĩnh vực của gói thầu từ đó đưa ra những tiêu chuẩn kĩ thuật cụ thể, chi tiết để định hướng cho các nhà thầu đồng thời cũng thống nhất và đem lại hiệu quả cho công tác chấm thầu.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Trước khi soạn thảo HSMT cần tiến hành khảo sát, thiết kế kĩ càng tuân thủ nghiêm ngặt quy trình kĩ thuật mà nhà nước quy định để tránh hiện tượng tiên lượng mời thầu không chính xác, sự phát sinh khối lượng thi công dẫn tới phải thay đổi tổng dự toán.
Các tiêu chí lựa chọn nhà thầu về mặt kỹ thuật được quy định trong HSMT cần đảm bảo được tiêu chuẩn hóa. Các tiêu chí lựa chọn nhà thầu về kỹ thuật là một trong những cơ sở để đánh giá lựa chọn nhà thầu. Việc lựa chọn nhà thầu có chính xác hay không tuỳ thuộc rất nhiều vào tiêu chí này. Do vậy hệ thống các tiêu chí lựa chọn nhà thầu về kỹ thuật cần được xây dựng một cách logic hợp lý và công bằng. Khi xây dựng các tiêu chí cần dựa trên cơ sở thiết kế kỹ thuật và có sự cố vấn của những tổ chức tư vấn có kinh nghiệm. Hết sức tránh tình trạng đặt ra những tiêu chí không cần thiết, không phù hợp, hoặc chỉ có 1 nhà thầu đáp ứng được. Hệ thống tiêu chuẩn này phải luôn được sửa đổi điều chỉnh theo hướng hợp lý hơn qua mỗi gói thầu vì những gói thầu dù có tính chất kỹ thuật tương tự nhau nhưng vẫn có chỗ khác biệt, cần phải có những tiêu chuẩn đánh giá khác nhau. Các tiêu chí phải được sắp xếp khoa học, dễ hiểu để các nhà thầu làm HSDT được dễ dàng hơn. Cũng nhờ đó mà việc xét thầu diễn ra được đơn giản chính xác thuận lợi. Mặt khác, việc tiêu chuẩn hoá các tiêu chí lựa chọn nhà thầu còn nâng cao tính cạnh tranh giữa các nhà thầu tham gia đấu thầu vì họ biết rõ HSDT của mình được đánh giá như thế nào và có giải pháp kỹ thuật phù hợp không.
Mặt khác, các cán bộ phụ trách soạn thảo HSMT cần tránh việc phụ thuộc quá nhiều vào mẫu HSMT mà Bộ Kế hoạch Đầu tư ban hành, tránh tư tưởng chỉ cần đảm bảo các nội dung trong mẫu ban hành là đảm bảo quy định của pháp luật. Những tiêu chuẩn đánh giá chung chung không loại bỏ được HSDT ngay từ những vòng đánh giá sơ bộ và đánh giá năng lực kinh nghiệm gây ra những lãng phí trong nhân lực, thời gian cho cả nhà thầu tham gia cũng như tổ chuyên gia chấm thầu và chủ đầu tư. HSMT càng được chuẩn bị kĩ lưỡng thì các công việc lựa chọn và đánh giá HSDT càng được thực hiện nhanh chóng. Tuy nhiên cũng không nên quy định quá chi tiết khiến các nhà thầu có tâm lý không muốn tham gia dự thầu vì quá nhiều điều khoản, tiêu chuẩn.
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ