CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG
3.2. Phân tích quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công
Ở chương 2 đã tìm hiểu sơ lược về quy trình nhận hàng nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, song có thể nắm rõ hơn thực tế quy trình giao nhận hàng nhập diễn ra nhưn thế nào, những sai sót có thể xảy ra ở từng bước, trong chương 3 này sẽ tìm hiểu chi tiết về quy trình nhập khẩu hàng hóa tại công ty EZ Shipping trong bộ chứng từ hóa đơn thương mại số AL-20019, quy trình gồm các bước sau:
Nhận chứng từ liên quan đến NK
Nhân viên giao nhận PHÒNG GIAO
NHẬN
Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải
Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu KHÁCH
HÀNG
Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định
Quyết toán chi phí
Sơ đồ 3.2: Quy trình nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH tiếp vận EZ shipping
(Nguồn: tự tổng hợp) Bước 1: Nhận thông báo về lô hàng từ đại lý nước ngoài
Trước khi gửi hàng về Việt Nam các Đại lý nước ngoài đều gửi thông báo chi tiết về lô hàng cho EZ Shipping bằng email bao gồm:
Vận đơn chính (MBL): Trên vận đơn chính thể hiện số vận đơn, chuyến tàu, ngày tàu chạy, tên người gửi, người nhận, số cont, số seal, số ký, số khối.
Bảng kê khai hàng hóa (Manifest).
Hóa đơn (Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing list) của lô hàng và các giấy tờ khác (nếu có).
Khi đã nhận được email này, nhân viên của phòng Đại lý vận tải cần phải kiểm tra thông tin trên bộ hồ sơ có đồng bộ, chính xác hay không và xác nhận với Đại lý
nước ngoài. Sau đó nhân viên giao nhận cần phải căn cứ theo thông báo này tiến hành theo dõi và kiểm tra hành trình của chuyến tàu với hãng.
Kiểm tra chứng từ là khâu quan trọng trong toàn bộ quy trình, mỗi chứng từ đều có chức năng riêng biệt nhưng chúng có mối quan hệ rang buộc lẫn nhau. Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra tính hợp lệ và tính đồng nhất của những chứng từ trên để khâu làm thủ hải quan nhanh chóng và thuận lợi.
Trong bộ chứng từ hóa đơn thương mại số AL-20019 thì nhân viên chứng từ cần kiểm tra kĩ lưỡng và chú ý những nội dung sau:
- Kiểm tra hóa đơn thương mại
• Số của hóa đơn: AL-20019
• Ngày phát hành hóa đơn: 13/03/2020
• Thông tin bên mua: CAT TUONG TRADING & SERVICE JOINT STOCK COMPANY
• Thông tin bên bán: AMILI ENTERPRISES LTD.
• Tên hàng: HP LASERJET PRO M404DN PRINTER
• Số lượng hàng: 525 PCS
• Đơn giá: 145.000$
• Tổng giá trị: 76,125.000 $
• Điều kiện cơ sở giao hàng: CIF HAI PHONG - Kiểm tra packing list
• Số và ngày phát hành invoice trên packing list: 13/03/2020
• Tên hàng: HP LASERJET PRO M404DN PRINTER
• Số lượng: 525 PCS
• Trọng lượng tịnh: 5,410.000 KGS
• Quy cách đóng gói: EACH UNIT, HAS BEEN PACKED CAREFULLY IN STRONG CLOSED CARTON AS PER INTERNATIONAL EXPORT STANDARD
- Kiểm tra Billl of loading
• Số Billl of loading: YMLUA011026566
• Số cont: 1
• Số seal/marks & Nos: CAN AEFTAR6CS
• Thông tin về người gửi hàng: AMOLI ENTERPRISES LTD.
• Thông tin về người nhận hàng: CAT TUONG TRADING & SERVICE JOINT STOCK COMPANY
• Tên cảng dỡ hàng: HAI PHONG
• Tên tàu: OOCL YOKOHAMA
• Tên cảng bốc hàng: SYDNEY
• Tên hàng: HP LASERJET PRO M404DN PRINTER
• Số lượng: 525 PCS
• Trọng lượng tịnh: 5,410.000 KGS
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu Nhận giấy báo hàng đến (Arrival notice)
Yêu cầu người nhận hàng khi đến nhận chứng từ cần xuất trình các giấy tờ sau:
Giấy báo nhận hàng, Giấy giới thiệu của cơ quan (nếu là hàng của các cơ quan, tổ chức), hoặc Hộ khẩu và CMND, Bill gốc và đóng phí chứng từ cũng như các chi phí khác.
Trên thông báo hàng đến cho người nhận hàng sẽ thể hiện các thông tin sau:
• Người nhận hàng: CAT TUONG TRADING & SERVICE JOINT STOCK COMPANY
• Chuyến tàu: YM INTELLIGENT
• Ngày tàu cập cảng: 05/04/2020
• Số cont: TLLU2259867
• Số seal: MLAU1522809
• Số khối: 29.560CBM
• Tên hàng: HP LASERJET PRO M404DN PRINTER Nhận lệnh giao hàng (D/O)
Khi ngày tháng đã cận kề ngày dự kiến tàu đến, nhân viên giao nhận cần chủ động liên lạc với hãng tàu là tàu đã về hay chưa, lúc nào sẽ cập cảng dỡ. Sau khi biết tàu đã cập cảng dỡ, nhân viên giao nhận cầm vận đơn surrender và giấy giới thiệu cùng với chứng minh thư đi đến văn phòng đại diện của hãng tàu, tại địa chỉ được thể hiện trên giấy báo hàng đến để lấy D/O.
Sau khi đến văn phòng đại diện của hãng tàu, trình giấy giới thiệu, vận đơn surrender, chứng minh thư cho nhân viên của văn phòng đại diện hãng tàu, nhân viên này sẽ tiếp nhận và sẽ đưa ra mức phí phải đóng. Nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, kí tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tang nhận D/O và các biên. Khi nhận D/O thì trên D/O sẽ được văn phòng đại diện đóng con dấu của hãng tàu (tại Việt Nam).
Vì khi người nhận hàng giao chứng từ cho công ty EZ Shipping thì người nhận hàng đã kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, hay đã tu chỉnh khi xảy ra bất hợp lệ, nên các số liệu trong các chứng từ đã khớp với nhau, lúc này khi nhận D/O, nhân viên giao nhận chỉ cần đối chiếu nội dung D/O với vận đơn là đủ, nhằm phát hiện ra sai sót của D/O và chỉnh sửa ngay, tránh trường hợp D/O không có giá trị hiệu lực. Vậy khi nhận lệnh, nhân viên giao nhần cần đối chiếu lệnh với vận đơn ngay khi còn ở đại lý hãng
tàu những nội dung: tên tàu, số vận đơn, tên và địa chỉ người nhận hàng, người gửi hàng, tên hàng, loại hàng, cảng bốc, cảng dỡ.
Đặc biệt nhân viên giao nhận cần phải chú ý tới thời gian hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container để sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng tránh tình trạng phát sinh thêm các chi phí này, do D/O quá hạn hiệu lực lấy hàng.
Bước 3: Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định
Kiểm tra lại bộ chứng từ và khai hải quan điện tử hàng nhập
Việc kiểm tra lại thêm một lần nữa sẽ đuợc nhân viên chứng từ, người sẽ trực tiếp lên tờ khai hàng nhập xem xét lại lần nữa, xem có những điểm nào chưa rõ, chưa đúng thì sẽ báo lại với hách hàng. Để tránh sai sót khi lên tờ khai tờ khai điện tử. Nhân viên chứng từ sẽ xem kỹ lại số container và số seal xem trên các chứng từ có khớp với nhau hay không. Vì nếu trong quá trình lên tờ khai mà có sai, sẽ phải truyền lại tờ khai chỉnh sửa và sẽ tốn thêm phí. Việc lên tờ khai sẽ được thực hiện theo 4 bước sau:
- Bước 1 Lập tờ khai hải quan: Đây được xem là phần quan trộng nhất của cả quá trình giao nhận. Nhân viên chứng từ phải dựa trên các chứng từ đã được kiểm tra kỹ lưỡng để có thể khai một cách chính xác nhất. Nhân viên chứng từ sẽ sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 để truyền dữ liệu qua mạng đến cơ quan hải quan.
Ngoài ra việc phải khai tất cả các thông tin có trên tờ khai, nhân viên chứng từ bất buộc phải kèm theo những chứng từ sau: Vận đơn đường biển, Phiếu đóng gói, Hóa đơn thương mại, Hợp đồng, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa,...
- Bước 2 Khai báo tờ khai hải quan điện tử: Nếu khai báo thành công, hệ thống mạng của hải quan sẽ tự động báo số tiếp nhận hồ sơ.
- Bước 3 Nhận kết khai báo tờ khai hải quan điện tử: Sau một thời gian nhân viên chứng từ sẽ nhận được kết quả phản hồi tự động từ phía cơ quan Hải quan. Dựa vào kết quả phản hồi mà nhân viên chứng từ sẽ tiền hành các buớc tiếp theo.
Trong trường hợp phía Hải quan yêu cầu sửa đổi, hay bổ sung một số thông tin khai báo thì nhân viên chứng từ cần kiểm tra lại. Sau khi kiểm tra sửa đổi những thiếu sót, nhân viên chứng từ gửi khai báo lại để nhận số tiếp nhận hồ sơ mới.
Trường hợp cơ quan Hải quan yêu cầu chứng từ kèm theo thì nhân viên chứng từ phải scan các chứng từ đính èm vào tờ khai và gửi lại.
- Bước 4 Kiểm tra và xử lý tờ khai hải quan: Sau khi có số tờ khai, nhân viên chứng từ tiếp tục chờ kết quả phân luồng kiểm hóa từ cơ quan Hải quan. Sau khi đã có đầy đủ các thông tin, nhân viên chứng từ in 2 bản tờ khai hải quan điện tử và liên lạc với khách hàng để xin chữ ký số, dấu của công ty và kèm theo bộ chứng từ đến có quan hải quan tiến hành thông quan.
Đăng ký mở tờ khai hải quan tại cảng
Nhập mã số TK, mã số thuế vào máy tính ở cảng để biết cửa nộp chứng từ.
NVGN sẽ sắp xếp và kiểm tra lại hồ sơ lần cuối, nếu thiếu một trong các chứng từ thiết yếu thì nhân viên có trách nhiệm bổ sung cho đầy đủ rồi tiến hành nộp đăng ký mở TK. Khi có kết quả kiểm tra Nhà nước về chất lượng hàng hóa NK NVGN sẽ bổ sung ngay. Nếu có sai sót gì cán bộ Hải quan sẽ trả lại chứng từ cho NVGN sữa chửa, bổ sung. Nếu không có gì sai sót, cán bộ Hải quan tiếp nhận hồ sơ. Chờ Lãnh đạo Chi cục phê duyệt hàng kiểm hóa (đối với hàng luồng đỏ, nếu là hàng luồng xanh, hoặc luồng vàng bỏ qua bước kiểm hóa), thường công việc này tốn rất nhiều thời gian (có thể 1 buổi hoặc hơn 1 ngày, và có trường hợp mất bộ hồ sơ).
Việc kiểm tra thực tế này có thể được tiến hành theo một trong hai cách: kiểm soi hoặc kiểm thủ công.
Nếu hàng container phải kiểm bằng máy soi (do hệ thống phần mềm tự động phân, hoặc theo yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc cơ quan chuyên ngành khác), NVGN đăng ký thủ tục để kéo hàng đến trạm máy soi container của hải quan. Xe container hàng sẽ chạy qua máy soi, mà không cần cắt chì niêm phong. Hải quan căn cứ vào kết quả phân tích hình ảnh để quyết định có thông quan hay không. Nếu thấy nghi ngờ, họ có thể yêu cầu tiếp tục chuyển sang kiểm thủ công: mở container để kiểm tra trực tiếp.
Với hàng kiểm hóa thủ công, sau khi lãnh đạo Chi cục phê duyệt và phân cán bộ kiểm hóa (có thể kiểm tra trên máy tính tại cảng), lưu lại thông tin và tiến hành đăng ký chuyển bãi kiểm hóa.
Lô hàng “máy in” này được Hải quan yêu cầu kiểm bằng máy soi vì thế NVGN chỉ cần đăng ký thủ tục để kéo container đến trạm máy soi và đợi kết quả phân tích hình ảnh để tiếp tục thông quan hàng hóa. Kết quả trả về là dấu xácnhận của bộ phận giám sát Hải quan và NVGN lấy kết quả, tiếp tục hoàn thành thủ tục.
In phiếu EIR (Phiếu xuất/nhập bãi)
NVGN đến phòng thương vụ ở cảng nộp lệnh D/O có dấu “HÀNG GIAO THẲNG” của hãng tàu, đóng tiền nâng/hạ container (665,000 VND) để xuất phiếu EIR, một phiếu tương ứng với một container nên lô hàng sẽ có một phiếu EIR.
Thanh lý cổng
NVGN xuất trình 01 Lệnh D/O (bản chính) trên đó ghi số TK, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (01 bản chính và 01 bản sao), phiếu EIR cho Hải quan cổng. Hải quan cổng kiểm tra và vào sổ thanh lý, ký xác nhận, đóng dấu mộc Hải quan lên phiếu EIR. Giữ lại Lệnh D/O, trả lại TK và phiếu EIR. NVGN đưa phiếu EIR cho tài xế xe container nhằm xuất trình bảo vệ cổng kiểm tra khi kéo hàng ra khỏi cảng.
Giao hàng cho khách hàng
Hàng hóa sau khi được vận chuyển về kho riêng của công ty thì tiến hành cắt seal container để mở cửa và rút hàng. Sau khi rút hàng xong, container rỗng sẽ được vận chuyển đến khu vực cảng Hải Phòng do hãng tàu quy định để hoàn trả cho hãng tàu.
Container rỗng sau khi hạ bãi sẽ được nhân viên điều độ cảng kí xác nhận và ghi rõ ngày giờ lên “Giấy cam kết mượn container”, NVGN mang phiếu này đến đại lý hãng tàu MCC để lấy lại tiền cược container (1,000,000 VND).
Bước 4: Quyết toán chi phí
Sau hi hàng hóa đã được mang về kho riêng của khách hàng, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành mang những chứng từ gốc và các biên lai chi phí liên quan để quyết toán tại công ty EZ Shipping. Nhân viên giao nhận sẽ kê khai lại tất cả các khoản chi phí trong bảng “ Đề nghị thanh toán”: chi phí lấy lệnh, chi phí khai hải quan, chi phí trucking, chi phí nâng hạ container và một số biên lai thu phí khác cho phòng kế toàn của EZ Shipping. Sau đó nhân viên kế toán sẽ tổng hợp lại tất cả các chi phí cùng với phí dịch vụ của công ty, ra hóa đơn và chờ giám đốc thông qua và ký xác nhận. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mang toàn bộ các chứng từ có liên quan đến lô hàng cùng với các hóa đơn thanh toán đến công ty Cát Tường cho nhân viên kế toán của công ty đó xem xét và kiểm tra lại một lần nữa, xem đã đầy đủ hay chưa trước khi thanh toán tiền cho EZ Shipping.