CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG
3.3. Đánh giá về quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH tiếp vận EZ shipping
3.3.1. Thành công
Với kinh nghiệm còn hạn chế nhưng công ty TNHH TIẾP VẬN EZ SHIPPING đã hoạt động kinh doanh rất có hiệu quả đặc biệt là việc thực hiện các hợp đồng giao nhận bằng đường biển. Quy trình giao nhận trong thời gian qua diễn ra tương đối thuận lợi, tốc độ ổn định và việc vận dụng phương thức giao nhận hàng hóa bằng đường biển đối với các đối tác ngày càng được ưa chuộng và tạo dựng được uy tín trên nhiều nước khác nhau trên thế giới. Quy trình vận chuyển, nhận hàng hóa bằng đường biển của công ty có những ưu điểm sau:
Đội ngũ nhân viên thực hiện nghiệp vụ giao nhận của công ty là những nhân viên giàu kinh nghiệm và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tương đối cao, phần lớn nhân viên được đào tạo chuyên sâu và thực hành đầy đủ để am hiểu tất cả các khâu trong quá trình giao nhận. Do đó, công ty tiết kiệm được chi phí và nâng cao được uy tín của công ty.
Các phòng ban trong công ty có sự phối hợp nhịp nhàng ăn ý nhau trong quá trình hoạt động. Vì vậy, công ty luôn đảm bảo được yêu cầu của khách hàng về mặt thời gian, địa điểm, đảm bảo được cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển hàng.
Các mối quan hệ lâu dài được tạo dựng một cách bền vững cũng đóng vai trò như một nguồn lực quan trọng. Công ty tiếp vận EZ shipping đã có quan hệ hợp tác rất tốt với các công ty giao nhận khác, các hãng tàu và các công ty vận tải, góp phần tạo nên sự thông suốt, nhanh chóng và uy tín cho công ty.
3.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm trên, quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại công ty cũng có những hạn chế nhất định cần được khắc phục và tháo gỡ.
Hạn chế 1: Nhân viên giao nhận nhận chứng từ từ hách hàng thường gặp sai sót khi kiểm tra qua lại giữa các chứng từ
Biểu hiện: Một nhân viên giao nhân phải thực hiện cùng lúc nhiều hợp đồng của các công ty khách hàng khác nhau nên dễ bị nhầm lẫn trong khâu kiểm tra và chuẩn bị các chứng từ. Chẳng hạn như, cùng một ngày nhân viên chứng từ phải đến ba khách hàng để lấy chứng từ, do không chuẩn bị các bìa đựng hồ sơ riêng cho từng bộ chứng
từ nên việc sắp xếp các chứng từ sao cho đúng của từng lô hàng sẽ gắp rắc rối. Hay trong quá trình thực hiện lô hàng, việc phải qua lại giữa các công ty để lấy chứng từ bổ sung như giấy giới thiệu hay chữ ký số sẽ làm cho nhân viên giao nhận gặp khó khăn trong quá trình đi đường cũng như cầm một lúc nhiều chứng từ bằng tiếng anh sẽ dễ sắp xếp nhầm. Dẫn đến việc nộp sai bộ chứng từ cho hải quan.
Hậu quả: Việc kiểm tra thiếu cẩn thận dẫn đến sai sót, sẽ gây ra những hậu quả nghiêm trọng, như làm giảm đi sự chuyên nghiệp của nhân viên giao nhận và uy tín của công ty giao nhận trong lòng của khách hàng, việc nộp những chứng từ
không đúng cho Hải quan khi mở tờ khai, dẫn đến việc bị hải quan bắt bẻ gây khó dễ và tốn thêm thời gian bổ sung hay khi mang bộ chứng từ về đến công ty mới biết là đã nhận thiếu chứng từ quan trọng của lô hàng lại phải quay lại công ty khách hàng để lấy thêm chứng từ. Những điều đó làm cho tiến trình thực hiện quy trình bị chậm và tốn thời gian hông đáng có.
Hạn Chế 2: Nhân viên chứng từ sử dụng phầm mềm hai điện tử còn gặp khó khăn
Biểu hiện: Nhân viên chứng từ thường gặp phải một số lỗi trong việc nhập các thông tin về lô hàng trên phần mềm của công ty Thái Sơn để tiến hành khai Hải quan điện tử, ví dụ như: nhập sai số B/L, số hiệu cont, seal, hay mô tả thông thường về hàng hóa đôi lúc vẫn chưa thật sự rõ ràng và thường bị hải quan bắt khai lại chi tiết hơn, hơn thế nữa là nếu một lô hàng có quá nhiều mẫu mã chủng loại khác nhau thì việc nhập đúng mã số, chi tiết của từng mẫu lại càng khó và dễ sai sót hơn...Còn trong quá trình truyền dữ liệu tới hệ thống Hải quan điên tử của chi cục Hải quan thường gặp một số lỗi do hệ thống mạng đang bảo trì, hay mất kết nối khi truyển dẫn đến bộ máy trung tâm gây hậu quả là không lấy được số tờ khai hay số tiếp nhận tờ khai và kết quả phân luồng.
Hậu quả: Việc nhập sai các số liệu về số cont, số seal sẽ phải mất khá nhiều thời gian để kiểm tra lại toàn bộ và sửa chữa lại nếu có số liệu sai, hơn thế đôi khi phải tốn thêm chi phí, mà người phải chịu những chi phí chỉnh sửa số cont, số seal là nhân viên chứng từ, người trực tiếp nhập liệu những dữ liệu đó. Còn việc hệ thống đôi lúc bị lỗi hay do mạng không ổn định làm cho việc nhận kết quả bị sai lệch với kết quả thực tế hay bị chậm, phải đợi chờ mất thời gian, gây trì trệ những bước tiếp theo của quy trình.
Hạn chế 3: Mất thời gian để chuẩn bị tiền để làm hàng và việc thanh toán chưa thực sự chuyên nghiệp
Biểu hiện: Trong quá trình làm hàng, nhất là những lô hàng với số lượng hàng lớn,thì việc đóng thuế, lấy D/O, kiểm dịch, làm thủ tục hải quan, làm thủ tục mượn cont,..sẽ tốn kém rất nhiều. Trường hợp, một lô hàng có đến mười mấy container thì chắc rằng các phụ phí phải đóng là rất lớn, chưa kể nếu là container lạnh thì giá mượn container cũng rất cao. Và nhân viên giao nhận không nắm rõ tổng số tiền cần được chuẩn bị chính xác là bao nhiêu để phục vụ cho tiện thanh toán, vì một số hãng tàu không thông báo rõ giá mượn container nên việc chuẩn bị trước cũng gặp khó khăn. Và việc một nhân viên giao nhận mang theo nhiều tiền mặt bên mình như vậy sẽ gây ra nhiều bất lợi cho nhân viên đó. Ngay cả việc thanh toán, nhận tiền từ khách hàng của được thực hiện đa số bằng tiền mặt trực tiếp giao cho nhân viên giao nhận, một số ít khách hàng sẽ chọn chuyển khoản.
Hậu quả: Việc chuẩn bị tiền của nhân viên kế toán không đủ cho nhân viên giao nhận thực hiện các giao dịch tại hãng tàu, tại phòng thương vụ cảng, tại ngân hàng hay kho bạc Nhà nước. Gây khó hăn cho nhân viên giao nhận, chậm trễ trong việc lấy và giao hàng cho khách hàng, nếu nhân viên giao nhận giữ nhiều tiền mặt đôi khi là một bất lợi, tọa sự không an toàn và xảy ra những tình huống nguy hiểm cho nhận viên mà những điều đó th không ai muốn.
Hạn chế 4: Vận chuyển hàng hóa từ cảng đến kho của khách hàng còn gặp nhiều trở ngại.
Biểu hiện: Đối với những lô hàng lớn, có nhiều container mà bên đội vận chuyển của công ty không đủ số lượng xe để vận chuyển. Buộc công ty phải thuê dịch vụ vận chuyển và tất nhiên sẽ phải phụ thuộc vào họ rất nhiều, và sẽ phải tốn phí thuê xe, chưa kể nếu có trục trặc về thời gian như vận chuyển quá số ngày đã thương lượng trước thì công ty vận chuyển sẽ thu thêm phí thuê xe. Các hãng vận tải đôi khi cũng gây khó cho công ty giao nhận, không chấp nhận vận chuyển những lô hàng lẻ, những lô hàng mà phải giao cho nhiều khách hàng tại những địa điểm khác nhau, hay những lô hàng có số lượng container quá ít vì họ thấy sẽ không thu được lợi nhuận cao, đòi tăng chi phí vận chuyển. Đôi khi hàng hóa được vận chuyển về sai lho quy định, vì chủ
hàng thay đổi vị trí giao hàng ban đầu đã được quy định trong hợp đồng, nhưng lại không thông báo kịp thời cho hãng vận tải.
Hậu quả: Việc đội xe của công ty không đủ khả năng đáp ứng để chuyên chở một số lô hàng cho khách, dẫn đến không thể lấy hết cont ra khỏi cảng trong cùng một thời gian, mà phải chia ra nhiều lần, làm chậm quá trình giao hàng, không đủ cont giao cho khách hàng trong khoảng thời gian đã thương lượng. Việc các công ty vận tải tăng giá gây ảnh hưởng không nhỏ đến giá dịch vụ của các công ty giao nhận khi báo giá với khách hàng, nhất là trong thời buổi kinh tế khó khắn và có nhiều biến động như hiện nay. Và việc giao sai địa điểm sẽ phát sinh thêm một số chi phí hông đáng có, tạo ra những trở ngại cho việc vận chuyển hàng hóa.
Nguyên nhân
Nghiệp vụ giao nhận hàng hoá quốc tế của đội ngũ nhân viên công ty mặc dù luôn được bồi dưỡng, đào tạo ở cả trong và ngoài nước tuy là cao so với một số công ty trong nước, xong so với trình độ giao nhận trên thế giới vẫn còn kém.
Trong khi đó nghiệp vụ giao nhận quốc tế lại là nghiệp vụ đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức sâu rộng về ngoại ngữ, pháp luật quốc tế, những kinh nghiệm về lập kế hoạch vận tải quốc tế, các thuộc tính hàng hoá khi vận chuyển bằng các phương tiện vận tải biển, hàng không...
Bộ máy thực hiện quy trình giao nhận theo hình thức giao nhận bằng đường biển còn tương đối cồng kềnh, lắm khâu kỹ thuật. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng bộ phận tham gia hoạt động còn chưa rõ ràng và cụ thể.
Cơ sở vật chất của công ty còn hạn chế, nguồn vốn tuy lớn nhưng chưa ổn định, thị trường còn nhiều cạnh tranh nên công ty chưa dám mạnh dạn đầu tư lâu dài và bỏ số vốn lớn. Số lượng nhân viên không nhiều nên đôi khi còn chậm trễ do khối lượng công việc mang tính thời vụ.