CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN
4.4. Các giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu của công ty
4.4.1. Giải pháp khắc phục những sai sót trong quá trình nhận – kiểm tra chứng từ từ khách hàng và chuẩn bị
Nội dung của giải pháp
- EZ Shipping sẽ lên kế hoạch thực hiện 1 bảng phân công công việc cụ thể rõ ràng cho từng nhân viên. Cụ thể là phòng kế toán sẽ phân công các công việc vào cuối ngày thông qua mail cá nhân của từng người, sau khi đã tổng hợp những việc cần thực hiện cho ngày tiếp theo. Như vậy sẽ tránh tình trạng việc của người này chồng chéo lên việc của người khác và tránh đùn đẩy trách nhiệm của nhau.
- Ban giám đốc công ty EZ Shipping sẽ tiến hành nhanh việc mở lớp huấn luyện cách kiểm tra chứng từ cho nhân viên giao nhận cũng như các nhân viên bộ phận khác, một cách nhanh và chính xác. Các buổi huấn luyện sẽ được tổ chức vào chiều thứ 7 mỗi tuần và sẽ kéo dài trong 2 tháng. Bên cạnh đó là dạy một số thuật ngữ tiếng anh thương mại thông dụng giúp các nhân viên có thể hiểu nội dung cơ bản của các chứng từ. Từ đó sẽ hạn chế tối đa những sai sót trong qua trình kiểm tra chứng từ khi nhận của khách hàng.
- Công ty sẽ đưa ra các quy định mới về việc kỷ luật những nhân viên làm việc thiếu tập trung dẫn đến sai sót trong khâu kiểm tra chứng từ hay các khâu khác. Việc có các quy đinh khắt khe sẽ giúp cho các nhận viên chú tâm vào công việc, có trách nhiệm với việc mình đang làm và góp phần giúp công ty đảm bảo uy tín và chất lượng dịch vụ.
- Phải có sự hợp tác chặt chẻ giữa công ty và khách hàng, trong việc khách hàng cung cấp đầy đủ các chứng từ cho nhân viên giao nhận.
- Các phòng ban phải tổng hợp các công việc cần thực hiện của ngày tiếp theo cho phòng kế toán sắp xếp trước 17h hằng ngày (trừ thứ 7 là trước 11h30 vì công ty chỉ làm việc một buổi vào ngày đấy).
- Các nhân viên phải ký cam kết thực hiện các quy định một cách nghiêm chỉnh.
Kết quả thực hiện giải pháp
Thời gian kiểm tra và chuẩn bị chứng từ sẽ được rút ngắn lại, và được thực hiện nhanh hơn, chính xác hơn nhờ các nhân viên đã được trang bị kỹ các kiến thức. Phân chia nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên đối với từng lô hàng giúp tránh trường hợp nhân viên sẽ lấy nhầm chứng từ từ lô hàng hác. Đảm bảo tính thông nhất về mặt nội dung giữa các chứng từ của một lô hàng, đồng thời sẽ phát hiện kịp thời những sai sót để có cách khắc phục. Rút ngắn thời gian thực hiện quy trình, tiết kiệm được thời gian di chuyển, tiết kiệm phí làm hàng.
Sau các khóa học thì nhân viên sẽ tự tin hơn về chuyên môn cũng nhưng hả năng xem xét các chứng từ tiếng anh. Thể hiện được sự chuyên nghiệp của từng nhân viên góp phần nâng cao uy tín và danh tiếng của công ty.
4.4.2. Giải pháp hoàn thiện bước khai hải quan điện tử Nội dung giải pháp
- Đầu tiên, kiểm tra định kỳ các kiến thức liên quan đến việc lập tờ khai cũng như nội dung của tờ hai đối với các nhân viên chứng từ, cứ mỗi 3 tháng sẽ kiểm tra 1 lần, và trưởng phòng chứng từ sẽ là người chịu trách nhiệm đánh giá chất lượng cũng như kiến thức của nhận viên bộ phận đó.
- Tiếp theo, EZ Shipping sẽ nâng cấp toàn bộ hệ thống máy tính của công ty, và lắp thêm các modem phát wifi để tăng cường tốc độ mạng internet cũng như tính ổn định của hệ thống đường truyền.
- Hơn nữa, phần mềm khai hải quan điện tử do công ty phần mềm Thái Sơn cung cấp sẽ được cập nhật phiên bản mới thường xuyên, mỗi khi phía Thái Sơn có thông báo, hay việc bảo dưỡng phần mềm cũng sẽ được công ty Thái Sơn hỗ trợ kiểm tra định kỳ 3 tháng/1 lần.
- Cuối cùng là nhân viên bộ phận chứng từ sẽ được đưa đi tập huấn để cập nhật những thông tin mới cũng như về phần mềm khai hải quan, mỗi hi cơ quan Hải quan có sự thay đổi về nội dung hay quy trình thực hiện hai điện tử.
Kết quả thực hiện giải pháp
Bước khai hải quan sẽ được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn nhờ đội ngũ nhân viên đã có kinh nghiệm, và kiến thức vững chắc, rút ngắn được thời gian, tiết kiệm chi phí dịch vụ và đi lại cho công ty và nhân viên, hạn chế được các trường hợp
sai sót thường xảy ra. Tờ khai được kiểm tra một cách kỹ càng hơn, nhân viên sẽ không phải mất thời gian cho việc chỉnh sửa tờ khai. Tránh được tình trạng áp mã HS nhầm, nếu áp nhầm mã này thì sẽ kéo theo rất nhiều hệ lụy: Truyền sửa tờ khai, nộp bổ sung hoặc xin hoàn thuế,...chạy đi chạy lại để làm thủ tục sửa, dẫn đến thông quan chậm trễ...Công ty có các phương án dự phòng khi trường hợp xấu xảy ra, giúp cho nhân viên không bị lúng túng khi giải quyết tình huống. Hoàn thiện tốt nhất khâu lên tờ hai HQĐT, công ty có thể tự tinh về trình độ chuyên môn, phát triển dịch vụ khai thuê hải quan hơn.
4.4.3. Giải pháp linh hoạt trong khâu chuẩn bị tiền và thanh toán Nội dung giải pháp
- EZ Shipping sẽ mở thêm các tài khoản thanh toán tại các ngân hàng trong nước và ngân hàng nước ngoài có ở Việt Nam như: AC , Vietcomban , Viettinbank, Citibank, HSBC,...
- Công ty dự trữ một khoản tiền mặt nhất định tại công ty, để giải quyết nhanh một số vấn đề thanh toán cấp bách.
- Các nhân viên thực hiện lô hàng sẽ được cấp 1 tài khoản để thuận tiện cho việc thanh toán các giao dịch tại hãng tàu, ngân hàng hay tại cảng.
- EZ Shipping sẽ thỏa thuận với khách hàng những khoản nào sẽ thanh toán bằng tiền mặt và khoản nào sẽ được thanh toán bằng chuyển khoản.
- Công ty sẽ thông báo cho khách hàng về việc thanh toán tiền sẽ được công ty thu trong khoảng 1 tuần sau khi EZ Shipping đã hoàn tất mọi thủ tục và hoàn thành việc bàn giao hàng hóa cho khách hàng.
Kết quả thực hiện giải pháp
Việc thanh toán sẽ được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian để thực hiện tiếp các khâu khác trong quy trình giao nhận. Tiết kiệm được chi phí đi lại, tránh được nhiều sai sót liên quan đến tiền bạc, cũng như đảm bảo uy tín cho việc quyết toán các chi phí lại với khách hàng. Tăng tính chuyên nghiệp cho dịch vụ của công ty.
4.4.4. Giải pháp đảm bảo an toàn cao nhất trong khâu vận chuyển Nội dung giải pháp
- Trước hết, công ty EZ Shipping sẽ cử nhân viên theo giám sát tình hình của hàng hóa từ cảng đến kho riêng của khách hàng cho từng lô hàng cụ thể. Nếu có vấn đề hư hỏng hay sự cố xảy ra sẽ báo trực tiếp cho công ty để đưa ra cách khắc phục.
- Bên cạnh đó, EZ Shipping chọn hợp tác với các công ty vận tải lớn có uy tín trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa vì họ có thể đáp ứng được số lượng cũng như chất lượng của các phương tiện vận tải.
- Tiếp theo, công ty sẽ lên kế hoạch cụ thể cho việc đầu tư một đội xe vận tải riêng của công ty và tuyển những lái xe có kinh nghiệm và đặt sự an toàn lên trên hết. Vì nếu có đội xe hùng hậu công ty sẽ đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng mà không cần phải thuê xe của các đơn vị vận tải khác.
Kết quả thực hiện giải pháp.
Khâu vận chuyển được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng nhất có thể, cùng với đội xe riêng của công ty thì hàng hóa được giao cho khách hàng trong thời gian sớm nhất, sớm hơn so với thời gian dự trù , điều này không những đem lại lợi ích cho công ty giao nhận mà còn cho phía khách hàng, đảm bảo quá trình kinh doanh sản xuất của họ, công ty giao nhận sẽ có được một hình ảnh tốt đẹp, mối quan hệ hợp tác lâu dài hơn, uy tín trên thị trường giao nhận được nâng tầm cao hơn. Bên cạnh đó, còn có mối quan hệ tốt với các hãng vận tải, đảm bảo cho công ty giao nhận luôn luôn có xe vận chuyển hàng đúng thời gian, địa điểm quy định cho khách hàng để hoàn thành quá trình giao nhận tốt nhất.
Đồng thời chấp hành đúng quy định của nhà nước đã ban hành, chấp hành đúng luật an toàn giao thông đường bộ, hình ảnh của công ty trở nên đẹp hơn. Có thể chi phí bỏ ra để thực hiện giải pháp này sẽ cao hơn so với bình thường, nhưng đổi lại uy tín, chất lướng và hiệu quả cao, đó là điều mà EZ Shipping cần hướng tới.
BỘ CHỨNG TỪ