CHƯƠNG I: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN QUỐC TẾ TRƯỜNG THÀNH
3.3.1. Thực trạng hoạt động lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu
Công ty TNHH Trường Thành là công ty giao nhận, bộ phận sale phòng kinh doanh xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng cho công ty
Đây là bước quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu và lợi nhuận của bộ phận giao nhận nói riêng và toàn công ty nói chung. Chính vì vậy mà nhân viên sale được coi là linh hồn của công ty, việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng với sản lượng ổn định là vô cùng quan trọng.
Công ty và khách hàng liên hệ với nhau, nhân viên của Trường Thành sẽ báo giá làm các thủ tục hợp đồng rồi công ty cử nhân viên giao nhận đến làm việc trực tiếp với khách hàng.
Từ năm 2016 đến 2018, theo thống kê của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu công ty Trường Thành, số lượng hợp đồng kí kết giữa công ty và doanh nghiệp nhập khẩu ngày càng tăng, mức tăng từ 528 lên đến con số 893 hợp đồng được kí kết.
Trong đó, tỷ lệ kí kết với doanh nghiệp vừa và nhỏ ở mức cao khoảng 80%. Tuy rằng số lượng chào hàng không lớn (khoảng 1500), tuy nhiên lượt kí kết thành công lại rất cao có thể thấy việc quảng bá của công ty khá tốt. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban đẫ giúp cho việc triển khai bước đầu được diễn ra suôn sẻ.
3.3.1.2. Nội dung lập kế hoạch nhận hàng
Sau khi chuẩn bị các kế hoạch cần thiết được trưởng phòng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu - Lê Thu Hoài thông qua, các bước tiếp theo mà nhân viên giao nhận của Trường Thành thực hiện như sau:
a.Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)
Xem xét mặt hàng mà công ty nhận hàng nhập khẩu có nằm trong mục phải có giấy phép nhập khẩu hay không. Một số mặt hàng nhập khẩu cần giấy phép như gỗ, linh kiện điện tử…
Tùy vào mặt hàng mà việc xin giấy phép tự động sẽ mất thời gian bao lâu.
Trung bình là 3 ngày luôn cao nhất, cho thấy rằng nhân viên làm chứng từ của công ty làm rất tốt nghiệp vụ này, ngày một tích lũy được thêm kinh nghiệm, nâng cao được trình độ chuyên môn việc chuẩn bị chứng từ xảy ra ít sai sót hơn. Các thủ tục hành chính rườm rà của được giảm bớt, cải thiện giúp cho việc chuẩn bị chứng từ ngày một nhanh chóng hơn.
b.Mở L/C
Nhân viên của ông ty Trường Thành nếu được yêu cầu sẽ lên ngân hàng thay mặt người xuất khẩu để mở L/C. Để mở L/C cần có:
-Giấy đăng kí kinh doanh -Tài khoản ngoại tệ
- Quyết định thành lập công ty
-Quyết định bổ nhiệm giảm đốc và kế toán trưởng
Ở mục này, do chứng từ phần lớn bằng tiếng anh, nên nhân viên công ty còn nhiều sai sót, đặc biệt là đối với các loại hàng hóa lạ lẫm
c.Làm thủ tục hải quan
Việc làm thủ tục Hải quan ở Việt Nam luôn được xem là phức tạp. Ý thức được điều này, công ty luôn cố gắng thực hiện việc khai báo hải quan một cách đầy đủ và cẩn thận nhất. Việc chuẩn bị hồ sơ hải quan đóng vai trò rất quan trọng trong việc làm thủ tục thông quan hàng hoá.
Công ty TNHH giao nhận quốc tế Trường Thành sẽ khai báo hải quan thực hiện thay mặt khách hàng. Sau khi nhận được hồ sơ khách hàng bao gồm: Vận đơn đường biển(B/L); Hóa đơn thương mại(CI), Phiếu đóng gói hàng hóa(PL), Hợp đồng mua bán (SC), Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO) và các chứng từ liên quan khác thì nhân viên phòng khai thuế hải quan của công ty sẽ thực hiện khai báo hải quan, quy trình này diễn ra như sau:
Quy trình thủ tục hải quan
Nhân viên chứng từ của công ty tiến hành lập tờ khai hải quan điện tử (thực hiện trên phần mềm ECUS5), khai đầy đủ thông tin trên tờ khai yêu cầu. Khi có số tiếp nhận của hệ thống hải quan trả về thì xem như đã xong bước gửi tờ khai điện tử. Đợi kết quả phân luồng hàng hóa.
- Nếu nhận được yêu cầu sửa đổi, bổ sung các nội dung khai báo thì nhân viên công ty cần kiểm tra lại thông tin đã nhập xem đã đúng chưa, sau khi điều chỉnh, nhân viên chứng từ gửi khai báo lại để lấy lại số tiếp nhận mới.
-Nếu khai báo thành công, công ty sẽ được cấp số tờ khai.
Khi có số tờ khai, nhân viên chứng từ chờ kết quả phân luồng tờ khai.
-Nếu hàng hóa thuộc luồng xanh: hàng hóa được thông quan ngay, thủ tục và thời gian nhanh chóng.
-Hàng hóa thuộc luồng vàng: công ty phải xuất trình bộ hồ sơ cho cơ quan hải quan kiểm tra, tính thuế.
-Hàng hóa thuộc luồng đỏ: công ty cần xuất trình cả bộ hồ sơ và hàng hóa thực tế để hải quan kiểm tra.
Nhân viên công ty sẽ nộp thuế, lệ phí (nếu có) cho cán bộ hải quan.
Thông quan hàng nhập khẩu.
Việc hoàn tất thủ tục hải quan của công ty đạt mức tương đối, việc chuẩn bị hồ sơ hải quan xảy ra tình trạng sai sót chủ yếu do sự thiếu trách nhiệm và tỉ mỉ của cán bộ phòng XNK khi thực hiện, nhất là với các chứng từ như Bản kê chi tiết hàng hoá, tờ khai giá trị hàng nhập khẩu … Trong một số trường hợp, do các đối tác nhập khẩu chậm gửi các tài liệu như giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, vận đơn, các tài liệu đi kèm với hàng hoá, nên công ty không thể nhanh chóng thực hiện thủ tục thông quan cho hàng hoá.
Công ty thường khai báo và làm thủ tục hải quan tại cảng Hải Phòng và cảng nội địa ICD Mỹ Đình.
Với kinh nghiệm hoạt động nhiều năm cũng như nguồn nhân lực giàu kinh nghiệm, luôn học hỏi đổi mới, trau dồi kiến thức nghiệp vụ quy trình này được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi cho các bước nhận hàng về sau.
c. Nhận và kiểm tra hàng hóa
Nhận hàng nhập khẩu
Khi nhận được thông báo hàng đã về cảng (chủ yếu cảng nhận là cảng Hải Phòng), nhân viên XNK của công ty sẽ chuẩn bị các công tác cần thiết để có thể nhận hàng. Bao gồm các nội dung chuẩn bị chứng từ đi nhận hàng, ký hợp đồng ủy thác cho cơ quan vận tải ở cảng, tiến hành nhận hàng.
Kiểm tra hàng hóa
Khi kiểm hóa, nhân viên giao nhận có trách nhiệm mở hàng, giải trình để hải quan kiểm tra xem hàng có phù hợp với tờ khai và bộ chứng từ không. Đồng thời, phải theo sát và giải thích tường tận về tên gọi, xuất xứ, công dụng, chất liệu…
tránh xảy ra hiểu lầm gây khó khăn cho việc giải phóng hàng. Sau khi kiểm hóa, cán bộ hải quan sẽ xác nhận “Đã hoàn thành thủ tục hải quan”, khi đó, công ty TNHH giao nhận quốc tế Trường Thành sẽ được đem hàng ra khỏi cảng và vận chuyển tới địa điểm giao hàng cho người nhận hàng.
Đem D/O đến phòng điều độ để đổi lấy “Phiếu vận chuyển container”
gồm 4 liên, màu khác nhau nhưng có giá trị như nhau. Đồng thời thông báo cho nhân viên phòng điều độ biết số xe nào sẽ vận chuyển container nào để nhân viên điều độ ghi cụ thể từng số xe ứng với từng container trên “giấy nhận chuyển container” (mỗi container sẽ có 1 giấy vận chuyển riêng). Nhân viên phòng điều độ giữ một bản màu trắng. Cùng lúc đó, nhân viên giao nhận ghi số container ứng với số xe tài xế vào một số nhỏ để tài xế tự điều động gắp container lên xe và chờ sẵn ở bãi.
Đây là khâu quan trọng nhất, cũng là khâu khó khăn nhất, nhưng lại được khách hàng đánh giá rất cao về tính chuyên nghiệp cũng như thời gian nhận hàng đảm bảo, mang lại uy tín cho công ty Trường Thành. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận công ty đã giúp quá trình thực hiện hoàn thành tốt, ít rủi ro và các sai sót không đáng có.
d. Thanh toán
Công ty Trường Thành chấp nhận thanh toán bằng các phương thức:
+ Thanh toán bằng tiền mặt, séc.
+ Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền.
+ Thanh toán theo phương thức nhờ thu.
+ Thanh toán bằng thư tín dụng.
e. Giải quyết tranh chấp và khiếu nại
Công ty sẽ gửi cho chủ hàng bảng quyết toán Debit Note( phụ lục 2) cùng với hóa đơn invoice( phụ lục 1) , biên lai… làm chứng từ thanh toán. Trong vòng 15 ngày kể từ ngày gửi nếu chủ hàng không có khiếu nại gì thì coi như đã chấp thuận bảng quyết toán cho công ty theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Nếu có những tổn thất xảy ra, công ty TNHH giao nhận quốc tế Trường Thành sẽ lập những văn bản ghi nhận tổn thất, biên bản giám định. Thay mặt khách hàng liên hệ với những người chuyên chở cũng như đối với công ty bảo hiểm để giải quyết khiếu nại có liên quan đến hàng hóa.