CHƯƠNG I: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN QUỐC TẾ TRƯỜNG THÀNH
4.2. Giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận quốc tế Trường Thành
4.2.1. Những giải pháp đối với phía công ty - Hiện đại hóa ứng dụng công nghệ:
Từng bước hiện đại hóa hoạt động quản trị kết hợp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển theo hướng phù hợp với kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhờ đó mà sự phối hợp giữa các bước trong quy trình được thực hiện trơn tru, đồng bộ giảm tính rời rạc, bất hợp lý. Muốn thực hiện được điều này, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của công ty là rất cần thiết nó giúp tất cả các hoạt động của công ty đực lên kế hoạch thực hiện và kiểm soát một cách khoa học. Hiện nay các phần mềm quản lý phương tiện vận tải từ xa đã ra đời như hệ thống quản lý vận tải của FBS, ELCOM, DSS... Những phần mềm này giúp cho sự quản lý hệ thống này trở nên dễ dàng và chính xác hơn rất nhiều mang lại sự yên tâm khi khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty. có thể tìm hiểu và ứng dụng hệ thống quản lý từ xa này để tăng tính hiệu quả hơn trong khâu quản lý vận tải.
- Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực phù hợp với tình hình mới :
Nâng cao năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp khác bằng cách phát huy năng lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên nhiều kinh nghiệm và tạo dựng uy tín chất lượng dịch vụ giao nhận cho công ty. Từ khâu tuyển dụng đầu vào, công ty cần lựa chọn nhân viên có tiềm năng và năng lực phát triển, từ đó bổ trợ nghiệp vụ chuyên môn và trở thành những nhân viên có kinh nghiệm, giúp cho hoạt động của doanh nghiệp ngày càng phát triển mạnh mẽ cho đến trau dồi kĩ năng kiến thức mới đáp ứng
với nhu cầu khách hàng cả trong nước lẫn thế giới. Một nhiệm vụ quan trọng nữa là phải thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận, các chương trình đào tạo có thể là ngắn hạn dành cho các cán bộ nhân viên để truyền đạt kinh nghiệm, hoàn thiện trình độ nghiệp vụ và nâng cao ý thức trách nhiệm. Xây dựng cho nhân viên một môi trường làm việc thân thiện, năng động, nhiệt tình cho các nhân viên làm việc, tạo khả năng sáng tạo, phát huy chiến lược mới.
- Bộ phận chăm sóc khách hàng:
Người đã sử dụng dịch vụ của công ty đó cũng chính là một kênh truyền bá thông tin cực kỳ hiệu quả. Nên việc thành lập thêm bộ phận dịch vụ chăm sóc khách hàng riêng biệt là cần thiết. Nhằm kịp thời hỗ trợ những thông tin cần thiết sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ. Đồng thời bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm thiết kế các chương trình marketing tìm kiếm khách hàng mới, các chương trình ưu đãi dành cho các khách hàng đã sử dụng dịch vụ công ty để khuyến khích họ quay trở lại cũng như đó cũng là một kênh truyền thông mạnh mẽ nhất khi họ sẽ lại giới thiệu cho các đối tác hay bạn bè đồng nghiệp của họ cùng sử dụng chung dịch vụ công ty.
Xây dựng được nhưng chính sách khuyến khích khách hàng, đó là việc đưa ra thêm cho những dịch vụ miễn phí như dịch vụ tư vấn cho khách hàng về tình hình lựa chọn nhà cung cấp, về hãng tàu vận chuyển, thậm chí là lưu kho miễn phí trong trường hợp đặc biệt.Nhất là đối với công tác vận chuyển hàng nhập khẩu đến cho chủ hàng nhập khẩu đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành công của mỗi thương vụ. Tuy là khâu cuối cùng nhưng nếu không xác định đúng tầm quan trọng của công tác này thì công ty sẽ không đảm bảo được tiến độ thực hiện hợp đồng thành công. Nếu không may xảy ra rủi ro từ sự chuẩn bị không tốt của công ty thì phải bồi thường thiệt hại cho nhà nhập khẩu là điều không tránh khỏi. Như vậy sẽ ảnh hưởng trực tiếp lên doanh số, lợi nhuận và quan trọng hơn đó là danh tiếng, uy tín của công ty trên thị trường. Hoàn thiện dịch vụ đểcủng cố niềm tin khách hàng cực kỳ cần thiết để tạo mối quan hệ đối với khách hàng không chỉ một àm nhiều thương vụ
4.3.1.2 Những giải pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ a/ Hoàn thiện khâu lập kế hoạch nhận hàng
Lập kế hoạch thực hiện là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng đối với quy trình thực hiện hợp đồng NK. Lãnh đạo công ty cần phải lập kế hoạch cụ thể cho việc thực hiện hợp đồng, tính toán công việc nào cần làm trước, vấn đề nào có thể làm sau, trong khoảng thời gian nào là phù hợp nhất và phân bổ nguồn lực hợp lý cho từng công việc.
Xây dựng bản quy trình tác nghiệp một cách chi tiết cụ thể. Trong đó nêu chi tiết những loại chứng từ không thể thiếu, số lượng bản chính, bản sao hợp lệ để thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa. Nhấn mạnh vào tính thống nhất về mặt chi tiết của các chưng từ bởi chỉ một sai sót nhỏ bộ chứng từ sẽ không được chấp nhận gây ảnh hưởng về mặt thời gian và chi phí.
Ở khâu này, các nhân viên giao cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thông tin về hàng hóa giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với khách hàng để tìm hiểu nguyên nhân và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho khớp với nhau. Còn ở khâu thực hiện, xây dựng một trình tự làm việc hợp lý và chia nhỏ công việc. Mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong quy trình đó. Như vậy việc hoạt động quy trình nhận hàng nhập khẩu có thể diễn ra trơn tru và ít mắc phải những sai sót nhất. Ngoài ra việc hoàn thiện thủ tục hải quan, việc áp thuế chính xác cho hàng hóa là điều vô cùng quan trọng. Vì thế, ở khâu này, nhân viên chứng từ cũng cần tìm hiểu kĩ càng về đặc điểm của hàng hóa, sử dụng biểu thuế do Bộ Tài Chính ban hành để đối chiếu tính mức thuế. Luôn cập nhật thông tin, văn bản hướng dẫn, văn bản quy định về mức thuế áp dụng đối với một số mặt hàng đặc biệt. Ví dụ một số văn bản, thông tư như: Biểu thuế 2015, Thông tư 14/2006/TT- BTC hướng dẫn thực hiện thuế suất thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt của Việt Nam, thông tư 152/2015 TT-BTC hướng dẫn về thuế tài nguyên…
Khi tiến hành tra và áp thuế để khai nộp thuế hải quan, nhân viên công ty cần câng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai gây phiền hà khi làm thủ tục.
Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi, cập nhật những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp biểu thuế, danh mục hàng hóa xuất khẩu của Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng của hải quan cho các mặt hàng giao nhận..
Chủ động liên lạc và phối hợp với cán bộ kiểm hóa thực hiện tốt các bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa được giao cho khách hàng đúng thời hạn. Phân công các cán bộ phụ trách có kinh nghiệm nắm vững mặt hàng giao nhận và có sự chuẩn bị tốt cho các phương án giải trình trong những trường hợp bị hải quan chất vấn.
Hoàn thiện các khâu khiếu nại và giải quyết khiếu nại, thanh toán, thủ tục hải quan… Tôn trọng lợi ích của hai bên và bình đẳng trong mối quan hệ. Chủ động tích cực trong việc tìm cách giải quyết tranh chấp. Hạn chế đến mức thấp nhất việc phải sử dụng đến các cơ quan trọng tài hay toàn án. Nói cách khác nếu có thể hai bên nên giải quyết các tranh chấp phát sinh bằng phương pháp hòa bình.
b. Hoàn thiện khâu nhận hàng hóa nhập khẩu
Nhận và kiểm tra hàng hóa theo đúng hợp đồng đã ký là việc làm hết sức cần thiết để tránh những sai sót và kiện cáo của các bên liên quan về sau. Kiểm hàng trong quá trình nhận hàng phải hết sức chính xác. Nhân viên cần phải kiểm tra tên hàng xem có đúng như hợp đồng, so sánh đối chiếu với Packing list vì danh mục hàng hóa thường dài, nhiều loại hàng hóa khác nhau nên rất dễ bị nhầm lẫn. Số lượng và chất lượng hàng hóa là hai yếu tố cần được đặc biệt quan tâm. Nhân viên trong công ty cần phải căn cứ vào bản hợp đồng và các chứng từ có liên quan để kiểm lại cho chính xác, xem có khớp với lượng và quy cách phẩm chất hàng hóa được giao nhận như đã ký trong hợp đồng hay không. Qua trình kiểm tra hàng hóa cần kiểm tra một số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng và khối lượng hàng không có sai lệch ngoài phạm vi cho phép.
Đối với những hàng hóa đang trong quá trình chờ xếp hàng lên phương tiện vận tải hoặc trong lúc trước khi hàng hóa được gom vào container thì việc kiểm hàng trước khi lưu kho để bảo quản hàng hoá cần được nhân viên giao nhận của công ty hết sức chú ý, nhất là đối với các loại hàng hóa có tính dễ hỏng, dễ bị tác động của môi trường bên ngoài như tính hút ẩm cao, dễ bị ăn mòn, oxi hóa ...để có những giải pháp bảo vệ kịp thời.
+ Chuẩn bị nhân công, phương tiện để phục vụ tốt quá trình vận chuyển
Cùng với quá trình làm thủ tục nhận hàng nhập khẩu thì công ty cần phải có sự chuẩn bị về nhân công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến hành xếp dỡ, lưu kho hoặc chuyển thẳng hàng hóa đến cho chủ hàng theo đúng tiến độ thời gian đã thỏa thuận hai bên.
+ Tổ chức quá trình vận chuyển hiệu quả
Trong quá trình vận chuyển, công ty nên cử 1 hoặc 2 nhân viên cùng áp tải và giám sát hàng hóa đồng thời hỗ trợ người vận tải nếu gặp khó khăn trên đường. Nhân viên giám sát phải luôn giữ liên lạc với bộ phận liên quan để thông báo tình hình vận chuyển. Khi gặp trở ngại phải liên hệ ngay với công ty để nhận chỉ đạo kịp thời, xử lý tình huống nhanh nhất có thể.
+ Giao hàng cho khách
Đây là khâu cuối cùng trong quá trình vận chuyển nội địa. Khi hàng hóa đã được chở đến nơi quy định theo yêu cầu của chủ hàng, cán bộ áp tải hàng sẽ trực tiếp giao hàng cho người nhận và phải lập biên bản giao hàng theo đúng khối lượng chất lượng trong hợp đồng đã ký kết với khách. Cán bộ áp tải phải mời trực tiếp chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác ký vào biên bản giao hàng vì đây là cơ sở để công ty đòi tiền cước phí giao nhận của người ủy thác. Cán bộ áp tải có thể trực tiếp thu tiền cước phí nhận hàng nhập khẩu từ người ủy thác sau đó nộp lại cho công ty.
Trong quá trình dỡ hàng giao cho người nhập khẩu thì cán bộ áp tải hàng có thể yêu cầu chủ hàng giúp đỡ về việc thuê phương tiện nâng hạ hàng hoặc dỡ hàng đưa vào kho. Việc này còn tùy thuộc vào thỏa thuận giữa công ty và chủ hàng trong hợp đồng ủy thác xem việc dỡ hàng khỏi phương tiện vận tải là trách nhiệm của ai
Sau khi hoàn thành việc giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu thì công ty mới thực sự hoàn thành nhiệm vụ và hết trách nhiệm đối với hàng hóa.
c. Nâng cao chất lượng điều hành và giám sát quá trình thực hiện
Hoàn thiện điều hành và giám sát quá trình đánh giá hiệu quả hoạt động: từ đó điều chỉnh kịp thời nếu có những sai sót xảy ra. Việc điều hành giám sát hoạt động nhận hàng nhập khẩu giúp công ty vừa điều chỉnh được những sai lệch đã xảy ra và kiểm soát được các hoạt động đang diễn ra trong toàn quy trình nhận hàng.
Giám sát quá trình thực hiện là công việc này rất quan trọng và cần thiết bởi nó giúp tránh được các sai sót trong việc thực hiện hợp đồng NK của cả hai bên. Việc giám sát, điều hành hợp đồng phải kết hợp nhiều phòng ban khác nhau, các phòng ban phải thường xuyên trao đổi thông tin cho nhau để cùng giải quyết khắc phục một cách tốt nhất những phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Thêm vào đó, các phòng ban phải thường xuyên báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu với ban lãnh đạo nhằm giúp lãnh đạo công ty cùng các phòng ban bàn bạc để đưa ra giải pháp tối ưu cho vấn đề phát sinh.
Công ty cũng nên củng cố hệ thống giám sát và điều hành hợp đồng của mình để tăng hiệu quả của hoạt động này.
d. Nâng cao chất lượng kiểm tra và đánh giá công việc trong và sau khi hoàn thành
Trong khâu nhận hàng công ty còn có những sai sót chủ yếu là do chứng từ về muộn, khâu chuẩn bị hồ sơ nhận hàng chưa tốt hay những sai sót do hãng tàu hay bên đối tác gây ra. Vì vậy, việc kiểm tra trong và sau khi hoàn thành là yêu cầu quan trọng và cần thiết đối với người giao nhận
Trong quá trình nhận hàng, công ty cần kiểm tra đầy đủ, chi tiết các thông tin về chuyến hàng cho cơ quan vận tải tại cảng bao gồm: tên hàng, ngày cập cảng, tên, số hiệu con tàu, số lượng, quy cách bao bì…để tránh nhầm lẫn xảy ra. Vì một ngày có rất nhiều tàu cập cảng, trong một con tàu lại chở nhiều loại hàng hoá khác nhau. Do đó, việc cung cấp chính xác thông tin về chuyến tàu là rất cần thiết.
Khi kiểm tra hàng hóa cần biết mặt hàng. Do vậy ngoài việc xem xét hàng hoá có phù hợp về số lượng, bao gói, chức năng…thì công ty cần cử cán bộ có trình độ kinh nghiệm về mặt hàng này, hoặc thuê các cơ quan chuyên nghiệp để kiểm tra. Có như vậy thì mới phát hiện kịp thời các sai sót nhanh chóng tiến hành khiếu nại với các bên
liên quan nếu cần thiết. Đồng thời cũng giữ được uy tín của công ty về việc cung cấp hàng hóa.