CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU ĐÁ VÔI SANG THỊ TRƯỜNG ẤN ĐỘ CỦA CÔNG TY TNHH
3.4. Đánh giá thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu đá vôi
3.4.1. Thành công
Trong hoạt động thương mại quốc tế, Công ty TNHH Mirae Aircond. Plant Vina đã và đang từng bước hoàn thiện hơn quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu của mình. Cụ thể là quy trình ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng đá vôi sang thị trường Ấn Độ của công ty đã đạt được những kết quả như:
- Công tác phân tích và dự báo tình hình thị trường được công ty chỉ đạo tăng cường từ đó có biện pháp ứng phó kịp thời trong quá trình đàm phán.
- Trong quá trình đàm phán lập kế hoạch đàm phán, công ty đã xác định được chiến lược đàm phán phù hợp với đối tác để đi đến thành công.
- Công tác tư vấn pháp luật thương mại quốc tế được tăng cường, công ty tuyển dụng các cán bộ pháp chế tham gia đàm phán và giải quyết tranh chấp, chuẩn bị cho việc chống lại rào cản kỹ thuật của các nước nhập khẩu.
- Công ty chuẩn bị thông tin đầy đủ và cần thiết về hàng hóa như thông tin về kiểu dáng, mẫu mã, giá cả, tay nghề của công nhân để đối tác nắm bắt và hiểu rõ được ngay trong quá trình đàm phán.
- Nội dung đàm phán của công ty cũng được chuẩn bị khá tốt với những nội dung cần thiết của một hợp đồng xuất khẩu hàng đá vôi như về tên hàng, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng…
- Công ty có những tiêu thức lựa chọn người tham gia đoàn đàm phán rất chặt chẽ. Nhân sự tham gia đoàn đàm phán đều là những người giàu kinh nghiệm và có chuyên môn nghề nghiệp vững vàng.
- Trong quá trình đàm phán, giai đoạn tiếp cận và trao đổi thông tin giữa các bên được tiến hành nhanh chóng, các thành viên trong đoàn đàm phán đã vận dụng tốt các kỹ năng cần thiết để đưa ra quan điểm thuyết phục và nhượng bộ đối tác. Khi kết thúc đàm phán, công ty cũng đã tổng hợp các nội dung đã thỏa thuận được và đi tới ký kết hợp đồng.
3.4.2. Những tồn tại và nguyên nhân
Công ty đã có nhiều năm kinh nghiệm trong việc đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu nhưng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng đá vôi sang thị trường Ấn Độ của công ty TNHH Mirae Aircond. Plant Vina cũng còn một số tồn tại cần khắc phục như:
- Hệ thống cơ sở vật chất của công ty vẫn còn nhiều yếu kém chưa khắc phục được. Địa điểm đàm phán của công ty thường diễn ra ngay tại phòng họp diện tích hạn chế, chưa trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho đàm phán nên sự sang trọng và tính chuyên nghiệp không cao.
- Thông tin về đối tác và thị trường công ty không tìm hiểu kỹ mà chỉ tập trung vào thông tin hàng hóa. Trước khi đàm phán, hầu hết các thông tin về đối tác công ty đều được đối tác cung cấp chỉ là tên, địa chỉ, mặt hàng kinh doanh chính,…
- Trong giai đoạn lập kế hoạch đàm phán, công ty chưa quan tâm kỹ đến việc xác định mục đích, mục tiêu, chiến lược của đối tác, chiến lược về nhân sự đàm phán của công ty và kiểm tra điều chỉnh kế hoạch ít được chú trọng mà công ty mới chỉ làm được một phần khâu lập kế hoạch như xác định mục đích, mục tiêu đàm phán, chiến lược đàm phán.
- Nhân sự tham gia đàm phán của công ty còn hạn chế. Đoàn đàm phán có ít nhân viên thông thạo ngoại ngữ phải sử dụng phiên dịch của đối tác khiến trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng hai bên khó tiếp cận sát thực tế các vấn đề đưa ra.
- Sau khi kết thúc mỗi cuộc đàm phán công ty đã có buổi họp đánh giá kết quả của cuộc đàm phán nhưng chưa rút ra được nhiều kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán tiếp theo. Buổi họp đánh giá đa số được diễn ra một cách nhanh chóng.
* Nguyên nhân của những tồn tại Nguyên nhân khách quan
- Cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước làm cho số lượng hợp đồng xuất khẩu của công ty giảm.
- Sự suy thoái của nền kinh tế thế giới đã tác động vào mọi doanh nghiệp, nhu cầu của các thị trường giảm sút dẫn tới các đơn hàng cũng sụt giảm. Từ đó ít hình thành nên các hợp đồng xuất khẩu để doanh nghiệp thực hiện đàm phán ký kết hợp đồng.
- Sự khác biệt về văn hóa giữa công ty và đối tác như tập quán, văn hóa, ngôn ngữ, luật pháp,…Những yếu tố đó làm cho hai bên có thể dẫn tới những hiểu nhầm, vướng mắc khi đàm phán ký kết hợp đồng.
Nguyên nhân chủ quan
- Trang thiết bị sản xuất, nhà xưởng, phòng họp chưa được tân trang hiện đại dẫn tới việc đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác không thuận lợi.
- Khách hàng đa số là khách hàng quen biết lâu năm với công ty nên quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị cũng như tiến hành đàm phán đôi khi xuất hiện thái độ chủ quan, chưa có sự đầu tư hợp lý cho quá trình.
- Thông tin về đối tác của công ty thường rất chung chung và đơn giản vì công ty không chủ động tìm kiếm thông tin về đối tác mà thường do đối tác chủ động cung cấp hoặc công ty hỏi đối tác trong giai đoạn trao đổi.
Trên đây là một số những tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng đá vôi sang thị trường Ấn Độ của Công ty TNHH Mirae Aircond. Plant Vina. Việc tìm ra những giải pháp để hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu trong thời gian tới là nhiệm vụ quan trọng đặt ra cho công ty bởi công ty ngày càng phát triển và có thêm nhiều khách hàng mới với giá trị hợp đồng lớn.
CHƯƠNG 4