CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
4.2. Một số đề xuất hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu đá vôi sang thị trường Ấn Độ của công ty TNHH Mirae Aircond. Plant Vina
4.2.1. Những biện pháp nghiệp vụ trong quy trình đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu đá vôi sang thị trường Ấn Độ của công ty TNHH Mirae Aircond. Plant Vina
* Tìm kiếm thông tin cần thiết về đối tác, tìm hiểu về thị trường
Trước mỗi cuộc đàm phán công ty cần nghiên cứu, tìm hiểu về đối tác và thị trường của đối tác. Thông tin chuẩn bị trước mọi cuộc đàm phán nói chung đều do phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành nghiên cứu và phân tích. Phương pháp nghiên cứu mà công ty thường xuyên sử dụng là phương pháp nghiên cứu tại bàn, tức là nghiên cứu thị trường dựa trên những thông tin thu thập được. Phương pháp này không đòi hỏi quá nhiều chi phí nhưng kết quả thu được lại không có độ chính xác cao lắm.
Công ty cần tìm kiếm, chuẩn bị kỹ hơn thông tin về đối tác như tư cách pháp nhân, cơ cấu tổ chức, phạm vi kinh doanh, thông tin về khả năng tài chính, nguồn nhân lực, uy tín, thương hiệu trên thương trường quốc tế, hình ảnh của đối tác trong mắt người tiêu dùng, nhà chức trách và các cơ quan tín dụng, văn hóa đàm phán của đối tác… Ngoài ra, cần tìm hiểu kỹ nhu cầu và ý định của đối tác: vì sao họ muốn hợp tác với ta? Mục đích hợp tác của họ là gì? Nguyện vọng hợp tác có chân thành không?
Bên cạnh đó, công ty có thể tìm kiếm những thông tin cần thiết cho cuộc đàm phán để có thể dự đoán được những mục tiêu, chiến lược… của đối tác, từ đó tăng tính chủ động của công ty trên bàn đàm phán.
Nghiên cứu thị trường sẽ giúp công ty nắm bắt được nhu cầu thị hiếu của thị trường, tình hình kinh doanh trên thị trường đó, để từ đó nắm được điểm mạnh và điểm yếu của đối tác từ đó công ty có thể gây sức ép cho đối tác trong quá trình đàm phán.
* Đảm bảo thực hiện đúng quy trình đàm phán
Từ định hướng thúc đẩy xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công ty TNHH Mirae Aircond. Plant Vina trong thời gian tới, Công ty sẽ phải tiến hành nhiều cuộc đàm phán với quy mô lớn và phức tạp hơn. Vì vậy yêu cầu hoàn thiện quy trình đàm phán là một trong những vấn đề bức thiết hiện nay. Thực trạng quy trình đàm phán của Công ty diễn ra khá tốt, tuy nhiên trong điều kiện nền kinh tế ngày càng mở rộng, yêu
cầu của đối tác ngày càng cao, sự cạnh tranh của đối thủ càng mạnh thì công ty không được phép chủ quan cắt giảm các bước tiến hành giao dịch đàm phán.
Chuẩn bị đàm phán
- Trước tiên là phân tích tình huống đàm phán: nhà đàm phán phải lập kế hoạch, cân nhắc dàn ý, phác thảo về tình huống giao dịch đàm phán. Đầu tiên công ty cần phải xây dựng phương án kinh doanh cụ thể, xác định rõ mục tiêu, sau đó xem xét môi trường và thị trường rồi dự đoán các vấn đề có thể nảy sinh.
Sau khi đánh giá môi trường xung quanh, Công ty cần tập trung vào những mục đích cần đạt được trong lần đàm phán lần này. Cần xác định những mục tiêu nào cần đạt được và sắp xếp nó theo thứ tự ưu tiên. Trên cơ sở xác định kế hoạch giao dịch đàm phán, có thể đưa vấn đề quan trọng nhất ra đàm phán đầu tiên hay sắp xếp một cách linh hoạt nếu tình huống đàm phán có thay đổi.
- Kế hoạch đàm phán phải được chuẩn bị không những về nội dung mà cả về mặt hình thức. Đó là không gian đàm phán, thời điểm đàm phán, các tài liệu phục vụ đàm phán,…Càng chuẩn bị kỹ lưỡng và chú ý đến đặc điểm văn hóa của đoàn đàm phán phía đối tác thì hiệu quả của cuộc đàm phán càng cao.
- Đàm phán với đối tác Ấn Độ thường sắp xếp làm việc một cách khoa học, tiết kiệm thời gian vì vậy lập kế hoạch phải cụ thể, chi tiết.
- Bố trí nhân sự tham gia đàm phán: Cần có sự phân công đúng trách nhiệm cho những người tham gia đàm phán, ai là người tham gia, trong đó ai là người đóng vai trò trực tiếp đàm phán, ai chịu trách nhiệm ghi chép, cung cấp tài liệu,…
Triển khai kế hoạch, tổ chức đàm phán
Khi đã có sự phân công nhân sự và lên kế hoạch đàm phán thì nhiệm vụ tiếp theo là triển khai kế hoạch đó như thế nào. Đây là phần trung tâm của quy trình đàm phán.
Khi tiến hành đàm phán, nhân viên đàm phán của Công ty cần phải có sự tiếp cận đối tác một cách tự nhiên, thể hiện sự hiểu biết, quan tâm đến đối tác nhằm tạo không khí thoải mái dễ chịu khi hai bên làm quen. Trong quá trình thảo luận cần cố gắng giữ quyền kiểm soát nội dung, điều này sẽ tạo thế chủ động cho công ty. Để làm được điều này cần có sự phác họa cẩn thận về những gì công ty phải hoàn tất trong đàm phán và cách thức tiến hành đàm phán như thế nào để đạt được mục đích.
Trong quá trình đàm phán, đối tác sẽ đưa ra các yêu cầu của họ bởi vậy Công ty cần xác định xem mình có thể chấp nhận được không, mức chấp nhận được là bao nhiêu. Khi đàm phán nên tránh sự căng thẳng mà cố gắng giữ được hòa khí, cần biết đặt mình vào tư thế hợp tác để tránh mâu thuẫn. Đồng thời, để tạo ra mối quan hệ và tình cảm giữa hai bên, Công ty cũng nên chủ động tạo ra các chương trình nghị sự, chương trình giải lao, tham quan, chiêu đãi. Đây cũng chính là cách giải quyết vấn đề, giúp cho vấn đề khó thỏa thuận trên bàn làm việc trở nên dễ dàng hơn.
Kết thúc đàm phán
Sau mỗi cuộc đàm phán cần thống nhất lại để cả hai bên nắm rõ các quyết định được đưa ra sau khi đã đàm phán xong. Sau khi đàm phán kết thúc cần thực hiện các bước kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm:
- Xem xét lại quá trình: bước nào còn thiếu, bước nào hiệu quả hơn,...
- Xem xét lại việc Công ty đã đáp ứng yêu cầu của đối tác như thế nào, giành được lợi thế ở những khâu nào, điều khoản nào đã nhượng bộ đối tác, có ảnh hưởng như thế nào đến kết quả giao dịch.
- Đánh giá tổng quát thành công và hạn chế để đưa ra những bài học kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán tiếp theo.
Bảng 4.1 Bảng đánh giá kết quả quá trình giao dịch đàm phán Mục tiêu đề ra Mức độ đạt được Hạn chế và
nguyên nhân
Biện pháp điều chỉnh Tên hàng
Giá cả Số lượng Thanh toán Giao hàng
Trên đây là bảng đánh giá kết quả quá trình giao dịch đàm phán đã được một số doanh nghiệp áp dụng. Công ty nên sử dụng bảng đánh giá kết quả này để lưu lại kết quả sau đàm phán
* Nâng cao trình độ của đoàn đàm phán
Đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu vừa là một nghiệp vụ kỹ thuật phức tạp, vừa là một nghệ thuật của nhà kinh doanh. Nó là một nghiệp vụ phức tạp vì muốn ký kết được hợp đồng thì nhân viên phụ trách đàm phán phải có một trình độ hiểu biết
nhất định về nhu cầu đối tác, về tình hình cung cầu trên thị trường, sự biến động giá cả,...Công ty TNHH Mirae Aircond. Plant Vina nếu không nắm vững được những thông tin này sẽ ký kết được những hợp đồng xuất khẩu với giá thấp và điều kiện bất lợi cho công ty.
Đàm phán cũng là một nghệ thuật bởi thị trường kinh doanh của công ty rất rộng lớn, mỗi thị trường lại có những nét văn hóa, phong tục tập quán khác nhau từ đó quy định hành vi ứng xử, phương thức giao dịch đàm phán khác nhau, do vậy nhân viên đàm phán của công ty không những phải nắm vững nghiệp vụ, ngoại ngữ để ứng xử mà còn cần phải linh hoạt khéo léo ứng phó với những tình huống phức tạp khác nhau, biến những tình huống bất lợi thành có lợi cho doanh nghiệp.
Hiện nay, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty có 25 người, gồm trưởng phòng, phó phòng quản lý chung mọi hoạt động, 12 nhân viên thực hiện nghiệp vụ thương mại quốc tế, 4 nhân viên phụ trách hoạt động liên quan tới nghiệp vụ hải quan, 3 nhân viên phụ trách các hoạt động liên quan đến ngân hàng, 4 nhân viên phụ trách các hoạt động phụ trợ khác. Hiện nay, chỉ có trưởng phòng và phó phòng là người có nhiều kinh nghiệm nhất trong đàm phán quốc tế và cũng là người luôn tham gia đàm phán với đối tác Ấn Độ cùng với giám đốc và thành viên phòng kỹ thuật. Vì vậy đội ngũ nhân viên phòng kinh doanh xuất nhập khẩu cần phải có thêm những người có trình độ chuyên môn cao, phải nắm chắc nghiệp vụ. Chỉ khi chắc chắn về nghiệp vụ thì nhân viên đàm phán mới có thể phản ứng nhanh nhạy, tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nắm được ý đồ, sách lược của đối phương và nhanh chóng có biện pháp đối phó trước những diễn biến của quá trình đàm phán.
Công ty cần phải có kế hoạch, phương hướng đào tạo nhân viên nâng cao trình độ nghiệp vụ giao dịch đàm phán; phải thành lập đội ngũ cán bộ chuyên trách với từng thị trường để chuyên môn hóa công việc, và cần khen thưởng xứng đáng với những nhân viên ký được những hợp đồng đem lại lợi nhuận cao cho công ty, có như vậy nhân viên giao dịch đàm phán mới hào hứng tận tụy với công việc, có điều kiện để nâng cao trình độ nghiệp vụ. Đồng thời, công ty cần chú trọng đến việc nâng cao khả năng ngoại ngữ, tin học của đội ngũ nhân viên. Những nhân viên tham gia vào hoạt động thương mại quốc tế cần phải thành thạo máy vi tính và tiếng Anh; ngoài ra nhân
viên cũng nên biết thêm một số ngoại ngữ khác liên quan đến thị trường mà công ty đưa hàng đi xuất khẩu như EU, Nhật Bản, Trung Đông …
Thị trường Ấn Độ rất rộng lớn tập trung nhiều nền văn hóa, xã hội, chính sách pháp luật khác nhau.Vì vậy, việc thông hiểu pháp luật là một điều cần thiết trong quan hệ kinh doanh lâu dài. Chính vì thế công ty cần phải có sự cố vấn của chuyên gia pháp lý trong quá trình đàm phán để có được hợp đồng đảm bảo tính pháp lý, tránh sự tranh chấp, kiện tụng sau này làm ảnh hưởng tới mối quan hệ hai bên.
Trong dài hạn, để đảm bảo nguồn nhân lực cho đàm phán có năng lực và chuyên môn cao, Công ty cần nâng cao yêu cầu tuyển dụng nhằm tạo đầu vào của nguồn nhân lực cao hơn. Bên cạnh đó cần tuyển dụng thêm nhân viên phụ trách lĩnh vực pháp lý, thiết lập bộ phận pháp lý phụ trách vấn đề pháp lý cho toàn bộ công ty.
* Thực hiện tốt giai đoạn kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm
Cuối cùng, sau các cuộc đàm phán công ty cần thực hiện nghiêm túc khâu kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm, sự tổng kết những điểm đã đạt được và chưa đạt được so với mục tiêu ban đầu đề ra theo mô hình đánh giá và rút kinh nghiệm cho hoạt động đàm phán hoặc lập biểu để phân tích.
Bảng 4.2: Mô hình đánh giá hoạt động đàm phán Xác định nội dung đánh giá
Hình thành hệ thống chỉ tiêu để đánh giá Xác định hệ thống quan trọng của các chỉ tiêu
So sánh phân tích tìm ra nguyên nhân Phân tích
những ưu điểm
Phân tích những tồn
tại
Xác định giá trị của
các chỉ tiêu
Bên cạnh đó là những chú ý, kinh nghiệm rút ra sau cuộc đàm phán để phục vụ cho cuộc đàm phán tiếp theo. Những chú ý có thể về đối tác như cách thức mở đầu, điểm lưu ý trong khi chuẩn bị địa điểm, thời gian đàm phán, những đặc điểm của mỗi thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác… Những nội dung trên phải được hình thành văn bản lưu trữ dưới dạng bản in hoặc dữ liệu số. Những kinh nghiệm, bài học, điểm chú ý được xác định sẽ cung cấp thông tin cho công ty trong lần đàm phán tiếp theo với đối tác. Những thông tin đó được cung cấp nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị để cùng thời gian đó chuẩn bị những thông tin cần thiết khác phục vụ đàm phán. Nếu thực hiện được những việc trên công ty vừa khắc phục được những điểm yếu trong việc chuẩn bị thông tin, vừa có thể phần nào nâng cao khả năng chủ động trong đàm phán.
4.2.2. Những giải pháp khác.
Cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có phản ánh khả năng sản xuất và thực hiện hợp đồng của Công ty. Công ty không thể có những hợp đồng lớn nếu cơ sở vật chất kỹ thuật nhỏ bé và thiếu thốn.
Công ty cần phải có những biện pháp sử dụng đồng vốn sao cho hợp lý, tăng cường nguồn vốn dự trữ cắt giảm những khoản đầu tư không cần thiết, sử dụng vốn để xây dựng nhà xưởng, cơ sở vật chất, phòng họp đàm phán với đối tác nước ngoài gồm nhiều trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công ty thuận lợi trong việc đàm phán ký kết hợp đồng.
Công ty nên đồng bộ hóa các chủng loại máy móc, lắp đặt thêm số máy chuyên dùng hiện đại. Những trang thiết bị kỹ thuật hiện đại sẽ hỗ trợ cho các cán bộ công nhân viên thực hiện chuyên môn nghiệp vụ của mình được nhanh chóng, chính xác.
Nhất là khách hàng chủ yếu của công ty là khách hàng nước ngoài nên các trang thiết bị này thực sự cần thiết. Từ đó, trong giai đoạn chuẩn bị chương trình làm việc, đối tác sẽ có thiện cảm hơn khi tham quan nhà xưởng, cơ sở vật chất của công ty. Bên cạnh đó, công ty cần bố trí một phòng dành cho đàm phán với đầy đủ thiết bị tạo tính
chuyên nghiệp trong kinh doanh. Đó cũng là một lợi thế mang tính chủ động cho công ty trên bàn đàm phán.