CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2 Ki ểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền trong doanh nghiệp
1.2.1 Đặc điểm và tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho chu trình
1.2.1.1 Đặc điểm
Mua hàng tồn trữ và trả tiền là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này (ví dụ như mua hàng kịp thời với giá hợp lý, không bị tổn thất tài sản, chi trả nợ đúng hạn cho nhà cung cấp… sẽ có tác động lớn đến hiệu quả hoạt động của đơn vị và là mối quan tâm của nhiều nhà quản lý.
Chu trình này còn có ảnh hưởng quan trọng đến nhiều chu trình khác và mang những đặc điểm sau khiến đơn vị cần phải quan tâm:
- Chu trình mua hàng tồn trữ và trả tiền trải qua nhiều khâu, liên quan đến hầu hết các chu trình nghiệp vụ khác, liên quan đến nhiều tài sản nhạy cảm như hàng tồn kho, tiền…nên dễ bị tham ô, chiếm dụng. Mua hàng là khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh, nó cung cấp các yếu tố đầu vào chủ yếu để tiến hành các hoạt động khác.
- Hàng tồn kho thường là tài sản chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị Hàng tồn kho có thể bao gồm nhiều chủng loại phong phú với số lượng lớn, nhập xuất liên tục, được tồn trũ ở nhiều địa điểm và liên quan đến nhiều hoạt động khác nhau như hoạt động sản xuất, bán hàng…Điều này càng làm tăng rủi ro có sai phạm vì việc mua hàng nhiều và liên tục dễ tạo điều kiện để các sai phạm có thể xảy ra.
Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại doanh nghiệp bao gồm có 4 hoạt động chính: (1) Nhận yêu cầu mua hàng hay dịch vụ từ các bộ phận hay hệ thống có nhu cầu, tìm kiếm người cung cấp phù hợp và đặt hàng, (2) Nhận hàng từ người cung cấp, (3) ghi nhận Nợ phải trả và (4) thanh toán với người bán. Trên thực tế thường có thể chia thành các giai đoạn sau: (Sơ đồ 1.1)
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Sơ đồ 1.1 Những giai đoạn chủ yếu của chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền Theo đó, các bộ phận mua hàng liên quan đến chu trình này bao gồm:
- Bộ phận yêu cầu mua hàng. Bộ phận lập đơn đăt hàng.
- Bộ phận nhận hàng. Bộ phận kho.
- Kế toán phải trả, kế toán mua hàng, kế toán kho, kế toán tổng hợp.
1.2.1.2 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho chu trình.
a, Tổ chức hệ thống chứng từ phục vụ cho chu trình - Danh mục các chứng từ mua hàng thể hiện ở bảng sau:
Bảng 1.1 Danh mục chứng từ sử dụng trong chu trình mua hàng, trả tiền Chứng từ Bộ phận lập Nơi duyệt Mục đích sử dụng 1. Phiếu yêu cầu
mua hàng
Bộ phận yêu cầu hàng (kho, Kỹ thuật)
Thủ trưởng, trưởng bộ phận yêu cầu
Căn cứ để lập đơn dặt hàng
2. Đơn đặt hàng Bộ phận mua hàng
Thủ trưởng, kế toán trưởng, trưởng bộ phận mua hàng
Cơ sở tiến hành mua hàng, lập biên bản kiểm nghiệm, biên bản nhận hàng, ghi sổ Nhật ký mua hàng
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
3. Biên bản kiểm nghiệm
Bộ phận mua hàng
Trưởng bộ phận mua hàng
Căn cứ để nhận hàng
4. Biên bản giao nhận
Bộ phận nhận hàng
Trưởng bộ phận nhận hàng
Căn cứ để nhập hàng hóa
5. Phiếu nhập kho Bộ phận kho Kế toán kho, thủ kho
Căn cứ nhập hàng và ghi sổ hàng tồn kho
6. Ủy nhiệm chi ( phiếu chi)
Kế toán ngân hàng, thanh toán, tiền mặt..
Thủ trưởng, kế toán trưởng
Chứng minh đã trả tiền, căn cứ ghi sổ chi tiết NPT, TGNH, tiền mặt - Tổ chức luân chuyển chứng từ.
Để thấy được quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng một cách trực quan, đầy đủ và khái quát nhất ta sử dụng lưu đồ luân chuyển chứng từ để mô tả:
Theo lưu đồ 1.1 ta có thể mô tả như sau:
Nghiệp vụ mua hàng.
Khi có yêu cầu mua hàng, BP kho gửi phiếu yêu cầu mua hàng cho Bp mua hàng để lập ĐĐH gồm 4 liên: Liên 1 lưu, liên 2 gửi tới BP kho, liên 3 gửi kế toán nợ phải trả, liên 4 giao cho nhà cung cấp. Nếu đồng ý với ĐĐH, nhà cung cấp sẽ gửi thông báo xác nhận là đồng ý bán để hai bên lập hợp đồng kinh tế thành 4 bản mỗi bên giữ 2 bản.
Khi nhận hàng, BP kho tiến hành kiểm hàng, căn cứ vào ĐĐH liên 2 và PĐG từ nhà cung cấp, đồng thời lập BBKN gồm 2 liên làm cơ sở để nhập kho hàng mua. Liên 1 BBKN được lưu cùng liên 1 PNH, liên 2 BBKN gửi cho kế toán phải trả, liên 2 PNH chuyển cho kế toán HTK.
Kế toán nợ phải trả tiến hành ghi sổ chi tiết công nợ, Nhật ký mua hàng trên cơ sở đối chiếu ĐĐH, HĐKT, BBKN và HĐ do nhà cung cấp gửi đến. Các chứng từ được lưu vào hồ sơ chưa thanh toán để làm cơ sở thanh toán cho nhà cung cấp sau này.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Lưu đồ 1.1 Tổ chức luân chuyển chứng từ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Kế toán HTK sau khi nhận PNH tiến hành lập PNK 2 liên, liên 1 lưu theo Hồ sơ chưa thanh toán, liên 2 chuyển lại cho BP kho hàng. Kế toán HTK căn cứ vào PNK để ghi sổ chi tiết HTK.
Nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp.
Căn cứ vào Hồ sơ chưa thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra các chứng từ rồi lập Phiếu chi (Ủy nhiệm chi) thanh toán cho nhà cung cấp. Liên 1 Phiếu chi kế toán thanh toán dùng để ghi sổ quỹ tiền mặt, liên 2 còn lại giao cho nhà cung cấp. Bộ chứng từ thanh toán được lưu cùng với Phiếu chi.
b, Tổ chức vân dụng tài khoản kế toán.
Để phục vụ tốt cho nghiệp vụ mua hàng cũng như thanh toán cho nhà cung cấp, hệ thống các tài khoản thường được thiết lập và sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất theo quy định của Bộ tài chính và theo yêu cầu quản lý của công ty bao gồm:
- Tài khoản tiền mặt tại quỹ –111 - Tài khoản tiền gửi ngân hàng – 112
- Tài khoản Thuế GTGT được khấu trừ – 133
- Tài khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn – 144 - Tài khoản hành mua đang đi đường – 151
- Tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ – 152, 153 - Tài khoản phải trả người bán – 331
- Tài khoản thuế và các khoản phải nộp nhà nước – 333 … c, Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán.
Để ghi chép các thông tin đến nghiệp vụ mua hàng và thanh toán, các doanh nghiệp thường sử dụng nhiều loại sổ kế toán. Việc tổ chức xây dựng hệ thống sổ kế toán và ghi sổ một cách khoa học, chính xác có ý nghĩa quan trọng đảm bảo cho việc tổng hợp và cung cấp thông tin kế toán.
Sổ kế toán bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. kết cấu và mẫu sổ kế ổng hợp thì phụ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng. Để hệ thống hóa các
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
nghiệp vụ trong hoạt động mua hàng và thanh toán, kế toán sử dụng nhiều loại sổ. Các loại sổ kế toán thường dùng:
- Sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký chi tiền.
- Sổ chi tiết, tổng hợp nguyên vật liệu.
- Sổ chi tiết, tổng hợp Hàng tồn kho.
- Sổ chi tiết, tổng hợp theo dõi thanh toán với nhà cung cấp.
- Sổ chi tiết, tổng hợp theo dõi thanh toán với nhà cung cấp bằng ngoại tệ.
d, Tổ chức hệ thống báo cáo.
Báo cáo kế toán là một phương thức kế toán tổng hợp các số liệu kế toán theo các chỉ tiêu tài chính kinh tế một các toàn diện và khái quát với các chi tiêu cần thiết. các chỉ tiêu này phải đảm bảo chính xác, phải được lập kịp thời, đúng thời hạn nhằm phát huy hiệu lực đối với người sử dụng thông tin. Báo cáo gồm 2 loại chính là báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Các thông tin về mua hàng và thanh toán cần được cung cấp thường xuyên thông qua các báo cáo kế toán. Các báo cáo thường được sử dụng trong nghiệp vụ mua hàng gồm:
- Báo cáo tài chính:
- Báo cáo Nhập - xuất – tồn: Tình hình nhập – xuất - tồn HTK.
- Báo cáo nợ đến hạn trả: Tình hình công nợ phải trả đối với nhà cung cấp.
- Báo cáo nợ phải trả trong thời hạn trả
- Báo cáo quyết toán thuế: số thuế phải nộp cho hàng mua vào trong kỳ.
- Báo cáo quản trị: Dự toán nguyên vật liệu trong kỳ