CHƯƠNG 3: NH ẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, T ỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ
3.1.2. Th ủ tục kiểm soát trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền
Đánh giá chung về hoạt động kiểm soát
Với việc công ty đã có các thủ tục, các quy định rõ ràng, chặt chẽ cụ thể trong từng giai đoạn của chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền cùng với đó là sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau vừa hỗ trợ việc mua hàng vừa kiểm tra, kiểm soát hoạt động
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
này của bộ phận mua hàng của công ty nên hiện tại hệ thống kiểm soát nôi bộ đối với chu trình này tại công ty là chặt chẽ và hữu hiệu.
Về việc phân chia trách nhiệm
- Việc công ty áp dụng các nguyên tắc phân chia trách nhiệm rõ ràng, tách bạch cho từng cá nhân, từng bộ phận tham gia vào các giai đoạn của chu trình mua hàng với các nhiệm vụ rõ ràng như sau:
+ Đề nghị mua hàng: Phòng Vật tư hoặc đơn vị sản xuất.
+ Phê duyệt việc mua hàng: Phó TGĐ Kỹ thuật hoặc Tổng giám đốc công ty.
+ Xét duyệt, lựa chọn nhà cung cấp: Ban tư vấn bao gồm các thành viên Phòng kế hoạch (tư vấn về giá), Phòng KT&ĐHSX (tư vấn về yếu tố kỹ thuật), Phó Tổng giám đốc Kỹ thuật (rà soát chung cả về giá lẫn về kỹ thuật).
+ Phê duyệt chọn nhà cung cấp: Tổng giám đốc
+ Lập kí duyệt đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế: Phòng vật tư (lập ĐĐH hoặc hợp đồng), Phó TGĐ Kỹ thuật hoặc Tổng giám đốc (Ký duyệt ĐĐH hoặc Hợp đồng kinh tê)
+ Nhận hàng, nghiệm thu hàng mua: Phòng vật tư và Hội đồng nghiệm thu (là các thành viên khác nhau từ các bộ phận không nằm trong Phòng Vật tư) + Nhập kho và bảo quản hàng: Thủ kho vật tư của công ty, thủ kho của đơn vị
sử dụng.
+ Ghi nhận nợ phải trả và trả tiền: Kế toán trưởng, TGĐ, Kế toán công nợ, ngân hàng, tiền mặt, thủ quỹ.
- Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, cá nhân tham gia vào chu trình mua hàng này đã hạn chế được các rủi ro, sai sót và các gian lận có thể phát sinh khi mua hàng và thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Trong việc kiểm soát quá trình xử lý thông tin
- Phân quyền truy cập cho các nhân viên với các mật khẩu của từng người riêng và chỉ truy cập được vào phần hành do mình phụ trách.
- Hạn chế được sự truy cập từ người ngoài vì chỉ có những người có nhiệm vụ và
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Việc nhập liệu được thực hiện sớm và hiệu quả khá cao.
- Chỉ có các chứng từ hợp lệ với sự ký duyệt đầy đủ các chữ ký thì mới được nhập liệu điều này hạn chế được sai sót trong thông tin, cũng như phát hiện kịp thời được các sai phạm trong việc mua hàng.
Trong việc kiểm soát chứng từ, sổ sách
- Công ty đã ban hành đầy đủ các loại chứng từ, sổ sách có liên quan để phục vụ tôt cho chu trình.
- Một số chứng từ đã được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng như: Phiếu chi, ủy nhiệm chi, ĐĐH, phiếu nhập, xuất kho.
- Hợp đồng kinh tế, ĐĐH, phiếu chi, ủy nhiệm chi chỉ được lập dựa trên các chứng từ có liên quan, cụ thể:
+ ĐĐH, HĐKT được lập khi có đầy đủ các chứng từ như: Phiếu yêu cầu mua hàng, kế hoạch vật tư đã được duyệt, báo giá, phiếu đánh giá nhà cung cấp.
Điều này góp phần hạn chế được việc mua hàng không đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng hoặc mua hàng sai mục đích nhằm gian lận.
+ Phiếu chi, ủy nhiệm chi được lập khi có đầy đủ các chứng từ như: HĐMH, ĐĐH, HĐKT, Giấy đề nghị chuyển tiền, Phiếu nhập kho. Việc này hạn chế được các gian lận, sai sót như thanh toán sai nhà cung cấp, sai số tiền, thanh toán khống vì mục đích cá nhân.
Trong việc ủy quyền và xét duyệt
- Các chứng từ có liên quan như Phiếu yêu cầu mua vật tư, lựa chọn nhà cung cấp, ĐĐH, HĐKT, BBKNVT, Giấy đề nghị chuyển tiền, Ủy nhiệm chi, phiếu chi đều được những người có thẩm quyền xét duyệt cụ thể. Việc này nhằm kiểm soát được việc mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, việc chi trả cũng như kiểm soát tài sản của công ty như tiền, vật tư.
- Công ty cũng đã quy định rõ những trường hợp nào thì được ủy quyền xét duyệt và các cá nhân nào được ủy quyền thông qua các văn bản. Điều này đã giảm bớt được khối lượng công việc cho Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc nhưng vẫn đảm bảo
ự lạm dụng quyền hạn trong khâu mua hàng.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Cụ thể trong từng giai đoạn
Về xác lập nhu cầu và xét duyệt mua hàng
- Công ty đã ban hành cụ thể các trường hợp xác lập nhu câu cho từng loại vật tư hoặc nhóm vật tư cụ thể từ đó tránh được tình trạng đề nghị mua hàng không đúng loại vật tư cần thiết.
- Việc không phải đề nghị mua hàng cho các loại vật tư chủ lực là các loại nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất các loại sản phẩm chính mà phát sinh năm này qua năm khác đã giảm thiểu được khối lượng công việc cũng như những giai đoạn trùng lặp không cần thiết, từ đó tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí không đáng có, làm cho chu trình mua hàng trở nên hữu hiệu và hiệu quả hơn.
- Việc đề nghị mua hàng đối với các loại vật tư không phải là vật tư đã có kế hoạch sản xuất theo năm cũng được xét duyệt một cách cụ thể tránh được tình trạng đề nghị không đúng với nhu cầu thực tế.
- Việc xét duyệt nhu cầu mua hàng được phân cấp và thực hiện nghiêm túc điều này tránh được rủi ro trong bước đầu tiên trong khâu mua hàng nhưng vô cùng quan trọng này.
- Tổng giám đốc là người trực tiếp phê duyệt việc mua hàng có thể làm giảm bớt rủi ro có thể xảy ra trong chu trình.
Về xét duyệt, lựa chọn nhà cung cấp
- Công ty đã ban hành ra các tiêu chí để có thể lựa chon ra các nhà cung ứng phù hợp với tính chất mua hàng tại công ty, trong đó nhấn mạnh tiêu chuẩn về chất lượng của hàng mua đặt lên hàng đầu, đây là một tiêu chí hoàn toàn đúng đăn nhất là trong bối cảnh công ty đang phải cạnh tranh với các đối thủ trong ngành thì việc tăng năng suất, chất lượng sản phẩm là một bước đi giúp cho công ty có thể giành thắng lợi trong cuộc cạnh tranh khốc liệt này.
- Hàng năm công ty đều cập nhật và tiến hành đánh giá các nhà cung cấp mới, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho Phòng Vật tư cũng như ban tư vấn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, chất lượng phù hợp với yêu cầu của công ty đã đề ra.
- Việc công ty đã thành lập nên ban tư vấn lựa chọn nhà cung cấp, đã trợ giúp và
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
cung cấp, đồng thời tăng tính hiệu quả trong việc mua hàng bởi vì khả năng chuyên môn của từng thành phần trong ban tư vấn có vai trò quyết định trong thủ tục này.
Về việc lập đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế
- Việc công ty thực hiện mua hàng bằng cả đơn đặt hàng cũng như hợp đồng kinh tế đã cho thấy sự linh động trong công tác mua hàng của công ty. Đây là những hình thức mang tính ràng buộc cao giữa bên bán và bên mua nên sẽ tăng tính hiệu quả cho quá trình mua hàng tránh được các rủi ro có thể xảy ra như bên bán không giao hàng hoạc giao hàng không đúng tiến độ, không đúng số lượng chất lượng, chủng loại theo yêu cầu.
- Việc mua hàng bằng đơn đặt hàng sẽ giảm bớt khối lượng công việc, tiết kiệm được thời gian cũng như các chi phí liên quan đến quá trình giao dịch đàm phán hợp đồng. Tuy nhiên về mặt pháp lý thì hợp đồng kinh tế có tính chất pháp lý cao hơn, bởi vì nó mang tính ràng buộc giữa các bên mua bán về các điều kiện liên quan đến quá trình mua hàng nên nếu có xảy ra các rủi ro trong quá trình mua hàng như giao hàng không đúng với quy định đã ký kết, giao hàng không đúng thời gian, địa điểm, thanh toán không đúng tiến độ…thì việc xử lý đã được quy định rõ trong hợp đồng kinh tế nên sẽ ít có xảy ra tranh chấp giữa các bên.
Về việc nhận hàng và nghiệm thu vật tư.
- Công tác nghiệm thu vật tư là một trong những khâu quan trọng trong quá trình mua hàng, đặc biết đối với tính chất của các loại vật tư mà công ty đang sử dụng để sản xuất và hiện tại công ty cũng đang làm tốt công tác này.
- Tại công ty việc thành lập ban nghiệm thu mỗi khi nhập kho vật từ đã hạn chế việc nhập hàng không đúng quy cách, chủng loại, số lượng theo yêu cầu ban đầu cũng như theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế đã kí kết. góp phần làm giảm thiểu tổn thất cho công ty.
- Ban nghiệm thu gồm các thành viên từ các phòng ban khác nhau với các chuyên môn khác nhau đảm bảo việc nghiệm thu đúng hàng mua đã đặt với số lượng, chất lượng và các tiêu chuẩn kỹ thuật theo đơn đơn đặt hàng, hoặc hợp đồng kinh tế, góp phần đảm bảo chất lượng cho các vật tư đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Về việc theo dõi nợ phải trả và thanh toán
- Phòng kế toán-tài chính được tổ chức chặt chẽ, rõ ràng, các phần hành kế toán được tổ chức dựa trên nguyên tắc phân công, phân nhiệm.
- Việc lưu giữ một danh sách các nhà cung ứng đến hạn thanh toán, và khi đến hạn, kế toán có trình hóa đơn, đơn đặt hàng và các chứng từ có liên quan đến việc mua hàng cho kế toán trưởng ký duyệt sẽ giúp cho việc giảm thiểu các rủi ro khi thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhằm cho nhà cung ứng, hoặc đề xuất các khoản thanh toán giả mạo, hoặc hóa đơn bị thanh toán hai lần.
- Tách biệt trách nhiệm giữa người ghi sổ và người quản lý chi tiền, như thủ quỹ chi tiền, đóng dấu và kế toán thanh toán lập phiếu chi tạo ra sự kiểm soát chặt chẽ ở nghiệp vụ thanh toán tiền hàng.
- Việc đề nghị thanh toán và theo dõi nợ phải trả nhà cung cấp được công ty coi trọng vì đây là yếu tố mang đến uy tín cho công ty trong mối quan hệ của công ty với nhà cung cấp.
- Việc để nghị, xét duyệt và thực hiện thanh toán đã được tách bạch điều này hạn chế được những gian lận và sai sót có thể xảy ra trong giai đoạn này.
- Tất cả các khoản chi tiền trong quy trình mua hàng, khi kế toán đã kiểm tra phiếu đề nghị chuyển tiền và các chứng từ có liên quan khác phải trình kế toán trưởng xét duyệt đồng ý trước khi lập phiếu chi và thanh toán tiền mua hàng. Điều này sẽ giúp cho công ty hạn chế được người có thẩm quyền ký duyệt cho mọi khoản chi với mục đích cá nhân.
- Việc công ty luôn ưu tiên thanh toán qua chuyển khoản đã hạn chế được nhiều rủi ro bởi vì sẽ hạn chế được việc dùng quá nhiều tiền mặt thanh toán và tạo cơ hội cho việc gian lận do việc dùng tiền mặt có nhiều cơ hội gian lận hơn dùng tiền gửi ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp.
Tuy nhiên, một hệ thống KSNB dù được xây dựng hoàn hảo, mạnh như thế nào thì ngay trong bản thân nó cũng tồn tại những khuyết điểm. Tại công ty cổ phần Long Thọ cũng vậy, bên cạnh những ưu điểm ở trên thì cũng còn tồn tại một số nhược điểm
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế