CHƯƠNG 3: NH ẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, T ỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ
3.3 M ột số biện pháp nhằm cải thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng tồn trữ và
3.3.2 Hoàn thi ện thủ tục KSNB đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty
- Công ty nên ban hành các chính sách ủy quyền xét duyệt một cách cụ thể hơn, trong đó giảm bớt khối lượng công việc cho Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc Kỹ thuật đối với các công việc không cần thiết phải trực tiếp tham gia mà chỉ cần sự giám sát của 1 trong 2 người. Ví dụ việc tư vấn lựa chọn nhà cung cấp chỉ do phòng Kế hoạch và phòng Kỹ thuật phụ trách và việc xét duyệt sẽ do P.TGĐ Kỹ thuật hoặc TGĐ phụ trách sẽ giảm bớt được thời gian trong giai đoạn này.
- Phòng kế toán quy định chặt chẽ việc nhập liệu trong đó yêu cầu phải nhập liệu càng sớm càng tốt, đồng thời yêu cầu các bộ phận có liên quan trong chu trình mua hàng phải luân chuyển chứng từ một cách nhanh chóng đề việc nhập liệu được thuận lợi.
- Công ty cần phải có những quy định chặt chẽ về việc mua hàng ví dụ như: chỉ có người có thẩm quyền mới lập giấy đề nghị mua hàng và giấy đề nghị mua hàng phải được chuẩn hóa biểu mẫu, đánh số thứ tự trước và phải lập thành 2 liên, một liên lưu tại bộ phận yêu cầu, một liên chuyển cho phòng vật tư để thực hiện việc mua hàng … công ty cũng cần phải có những quy định kiểm soát các giấy đề nghị mua hàng để đảm
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
bảo rằng hàng đề nghị mua đã được mua và nhận đủ hàng, tránh tình trạng vì mục đích các nhân.
- Đánh số thứ tự liên tục các chứng từ như: Phiếu yêu cầu mua vật tư, phiếu yêu cầu vật tư, Giấy đề nghị chuyển tiền để tránh thất lạc và dễ tra cứu khi cần thiết.
- Công ty cần phải có các chính sách quản lý hàng tồn kho, thiết kế và sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho một cách kho học và đảm bảo tính liên tục, kinh tế nhất.
- Thanh toán xong phải đóng dấu “đã thanh toán” lên bộ chứng từ thanh toán với mục đích để kiểm soát và tránh trường hợp sử dụng lại bộ chứng từ đã thanh toán.
- Phòng kế toán công nợ phải theo dõi thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp mà phòng vật tư đã thỏa thuận với nhà cung cấp để đảm bảo thanh toán đúng thời hạn, nếu thanh toán không đúng thời hạn sẽ mất đi nhà cung cấp có tiềm năng, mất đi nguồn cung cấp nguyên vật liệu tốt, mất thời gian tìm hiểu nhà cung cấp mới, sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm của công ty. Nên lập báo cáo công nợ nhắc nhở, thông báo tuổi nợ định kỳ.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
PHẦN 3 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng giữ vai trò quan trọng trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. KSNB không chỉ giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả các nguyền lực kinh tế của công ty mà còn giúp cho doanh nghiệp đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra đối với doanh nghiệp thì xây dựng một Hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu và hiệu quả với các yếu tố vận hành một cách nhịp nhàng, chặt chẽ và có hiệu quả là một nhân tô quyết định thành bại của công ty. Từ đó đóng góp tích cực vào sự trưởng thành và phát triển của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
Chu trình mua hàng luôn gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh, việc kiểm soát tốt chu trình này là một yếu tố tất yếu. Đây là một công cụ giúp Ban giám đốc quản lý được hoạt động mua hàng để hoạt động này diễn ra một cách hữu hiệu và hiệu quả nhất, đảm bảo được hoạt động mua hàng thực hiện được chức năng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh..
Nhận thức được tầm quan trọng đó, tôi đã tiến hành nghiên cứu để tài “Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty Cổ phần Long Thọ”
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Long Thọ, tôi đã hiểu được phần nào việc tổ chức một hệ thống kiểm soát nội bộ trong thực tế là như thế nào. HTKSNB trên thực tế bao gồm nhiều yếu tố, nhiều bộ phân cấu thàn với nhiều hình thức thể hiện khác nhau. Có thể được thể hiện thông qua các văn bản chính thức, các quy định hằng ngày, cũng có thể thông qua các lời nói cử chỉ, hành động hằng ngày của các cán bộ công nhân viên trong công ty. Nói tóm lại, Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là nội
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức.
Ngoài ra việc tóm tắt những cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ cũng như kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền đã giúp tôi ôn lại được những kiên thức đã được học từ đó so sánh với thực trạng tai một công ty thực tế đã được tìm hiểu. Từ đó đưa ra các nhận xét và giải pháp góp phần hoàn thiện hơn HTSKNB chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty Cổ phần Long Thọ.
Tuy nhiên do giới hạn về mặt thời gian, không gian, hạn chế về mặt kiến thức cũng như thiếu các tài liệu tham khảo vì đây là một đề tài nghiên cứ khá mới tại trường Đại học kinh tế Huế nên việc nghiên cứu, tìm hiểu những vấn đề liên quan đến đề tài này còn nhiều thiếu sót, chưa đạt được mà tác giả thấy cần nghiên cứu thêm nếu có thời gian và điều kiện cho phép. Hiện tại, khóa luận nào chỉ dừng lại ở bước đầu tìm hiểu thực trạng của các hoạt động trong chu trình mua hàng thông qua các quy định và thủ tục kiểm soát đang áp dụng mà không đi vào tìm hiểu các quy định, thủ tục đó có được thực hiện một cách đúng đắn và thường xuyên hay không – đây là một đặc điểm quan trọng nhất trong việc đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả cho một hoạt động cụ thể nào đó, đề tài chưa làm được. Ngoài ra còn nhiều số liệu, tài liệu, chính sách, thông tin và thực trạng chưa thể tiếp cận và tìm hiểu được để đưa ra được các nhận xét mang tính khái quát và chính xác nhất liên quan đến chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền.
Đặc biệt đề tài chưa thể nghiên cứu kỹ khâu tồn trữ – một khâu quan trọng và có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu và hiệu quả cho toàn chu trình, đề tài chỉ mới nêu sơ qua công tác nhập xuất mà chưa đi sâu tìm hiểu công tác bảo quản và kiểm kê hàng tốn kho trong khâu này.
Từ những tồn tai của đề tài đã được rút ra ở trên, tôi xin đề xuất một số hướng phát triển nghiên cứu để có thể góp phần hoàn thiện đề tài hơn nữa trong thời gian tới như sau:
- Hoàn thiện hệ thống tiêu chí (các bảng hỏi, phỏng vấn…) cho việc đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền, từ đó có thể đặt ỏi và trực tiếp phỏng vấn các cá nhân, bộ phận có liên quan. Việc hoàn
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
thiện các tiêu chí này có vai trò quan trọng trong việc đánh giá vấn đề nghiên cứu một cách khách quan và khái quát nhất.
- Đi sâu tìm hiểu về khâu tồn trữ trong chu trình này từ các vấn đề nhập, xuất, bảo quản hàng ngày đến các vấn đề trong công tác kiểm kê như thời gian, không gian, các thành phần tham gia, các thủ tục trong quá trình kiểm kê từ đó có thể đánh giá khái quát và trung thực nhất tính hữu hiệu, hiệu quả của chu trình này.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ------
1. Bộ môn kiểm toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Đại học kinh tế TP.HCM, Kiểm soát nội bộ,NXB Phương Đông, TP.HCM
2. Bộ môn kiểm toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Đại học kinh tế TP.HCM, Kiểm toán, NXB Lao động xã hội, Hà Nội
3. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Đại học kinh tế TP.HCM, Hệ thống thông tin kế toán, NXB Phương Đông, TP.HCM.
4. Bộ tài chính Chế độ kế toán doanh nghiệp (ban hành quyết định 15/2006/QĐ – BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).
5. Phan Thị Minh Lý (2008) Nguyên lý kế toán, NXB Đại học Huế.
6. Nguyễn Hoàng (2009), khóa luận tốt nghiệp: Thực trạng và một số biện pháp cải thiện công tác tổ chức kế toán mua hàng tại công công ty CP Thạch Cao Xi Măng, Khoa Kế toán – Tài chính, Trường Đại học kinh tế Huế.
7. Một số website:
- Longthohue.com.vn
- http://www.mof.gov.com - http:// tailieu.vn
- http:// ketoan.org.vn
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế