Chương 2. THỰC TRẠNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ZA HƢNG
3.3. Một số giải pháp hoàn thiện hiệu quả đánh giá thực hiện công việc tại công ty Cổ phần Za Hƣng
3.3.2. Hoàn thiện tiêu chí, và hệ thống tiêu chí đánh giá thực hiện công việc .73 Hoàn thiện tiêu chuẩn công việc và hệ thống tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
Các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc có thể dựa vào thái độ làm việc của người lao động; năng suất lao động; chất lượng lao động; kết quả thực hiện mục tiêu.
Hiện nay, các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc tại công ty Cổ phần Za Hưng đang còn nhiều thiếu sót và có những tiêu chí chưa được rõ ràng, khiến cho người lao động còn mơ hồ. Việc thảo luận dân chủ để đưa ra các tiêu chí đánh giá cũng chưa được áp dụng, chính vì thế, cần hoàn thiện tiêu chí đánh giá thực hiện công việc, có sự đồng thuận trên dưới toàn Công ty. Để hoàn thiện hệ thống tiêu chí đánh giá thực hiện công việc, lãnh đạo Công ty cần:
+ Bước 1: Căn cứ vào bản mô tả công việc, các nhà quản lý phân loại người lao động thành các nhóm nhỏ căn cứ vào vị trí chức danh công việc và cấp bậc. Mỗi chức danh công việc khác nhau sẽ có mô tả công việc, tính chất, đặc điểm khác nhau như cấp bậc, phạm vi quản lý…
+ Bước 2: Liệt kê ra những yêu cầu về năng lực cho từng vị trí và cấp bậc đó.
+ Bước 3: Nhóm các năng lực giống nhau vào chung 1 nhóm và xây dựng các mức độ yêu cầu từ thấp đến cao theo phương pháp thang đo đồ họa được tiêu chuẩn hóa rõ ràng.
+ Bước 4: Xây dựng khung năng lực và các tiêu chí đánh giá về năng lực cần có cho người lao động tại vị trí đó.
Khi tiến hành thực hiện theo các bước trên, nhà quản lý cần lưu ý:
+ Thứ nhất, việc xây dựng khung năng lực, các tiêu chí đánh giá về năng lực của người lao động phải căn cứ trên bản mô tả công việc và mục tiêu của
Công ty để xây dựng. Trong bản mô tả công việc, đối với một chức danh có thể có nhiều các yêu cầu về năng lực của người lao động. Tuy nhiên, khi xây dựng các tiêu chí đánh giá chỉ cần lựa chọn các năng lực chủ chốt.
Ví dụ khi xây dựng các tiêu chí đánh giá năng lực của vị trí Quản lý Nhân sự tại Cửa hàng, cần căn cứ vào bản mô tả công việc, phần yêu cầu đối với người thực hiện công việc để xây dựng các tiêu chí. Các yêu cầu đối với người thực hiện công việc đối với vị trí này bao gồm:
Kiến thức chuyên môn.
Ngoại ngữ.
Kỹ năng tin học văn phòng.
Kỹ năng sử dụng phần mềm.
Kỹ năng tổng hợp và phân tích dữ liệu.
Kỹ năng quản lý nhóm.
Các kỹ năng mềm khác.
Trong số các yêu cầu về năng lực nói trên, chọn ra các năng lực quan trọng nhất giúp người lao động thực hiện tốt công việc làm tiêu chí đánh giá.
Áp dụng vào thực tế Công ty có thể lựa chọn các tiêu chí như:
Năng lực chuyên môn.
Kỹ năng sử dụng phần mềm.
Kỹ năng quản lý nhóm.
+ Thứ hai, khi xây dựng các mức độ yêu cầu về năng lực theo thứ tự từ thấp đến cao (hoặc ngược lại), cần xây dựng khung có thể bao quát được hết các yêu cầu của các chức danh.
Về việc nâng cao hiệu quả của phương pháp thảo luận dân chủ trong quá trình xây dựng các tiêu chí, thực hiện chính xác theo các bước sau:
Bước 1: Cán bộ quản lý động viên và thu hút các nhân viên dưới quyền vào việc xây dựng tiêu chuẩn và phổ biến cách viết các tiêu chuẩn đó cho họ.
Trong bước này, cán bộ quản lý phổ biến mục tiêu và nội dung của việc thiết lập các tiêu chí đánh giá tới nhân viên, nhấn mạnh đến sự quan tâm của Công
ty đến tới quyền lợi của nhân viên và khuyến khích họ cùng tham gia vào việc quyết định tới những vấn đề liên quan trực tiếp tới họ.
Bước 2: Mỗi nhân viên dự thảo tiêu chuẩn cho công việc của mình và nộp bản dự thảo cho cán bộ quản lý.
Bước 3: Cán bộ quản lý thảo luận với từng nhân viên về các tiêu chuẩn dự thảo để đi đến thống nhất về tiêu chí cuối cùng. Trong quá trình này, các cấp quản lý có thể gợi mở hoặc phân tích những nhược điểm và thiếu sót trong bản dự thảo và đưa ra hướng điều chỉnh. Sau khi thống nhất các điều chỉnh này, 2 bên sẽ ra quyết định cuối cùng về các tiêu chí đánh giá.
Bước 4: Trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt và ban hành.
3.3.2. Hoàn thiện tiêu chuẩn công việc và hệ thống tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
Để hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc, trước hết Công ty cần thiết kế các bản tiêu chuẩn công việc. Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc. Hay nói khác đi là bản trình bày các điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc riêng biệt nào đó. Công việc rất đa dạng, nên yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng.
Nhưng nhìn chung các yếu tố chung nhất thường được đề cập trong bản tiêu chuẩn công việc là:
Trình độ học vấn Trình độ chuyên mô
Các kỹ năng cần thiết cho công việc
Kinh nghiệm cần có để thực hiện công việc: thâm niên trong nghề, các thành tích kỷ lục đã đạt được.
Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ nào và mức độ.
Các phẩm chất về cá nhân: tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình, tham vọng cầu tiến, hoàn cảnh gia đình , nghị lực ,mức độ thích nghi với hoàn cảnh, khả
năng làm việc độc lập, khả năng chịu được sự căng thẳng hay áp lực công việc … Một số các yêu cầu đặc biệt khác cần thiết cho hoàn thành công việc.
Sau khi đã hoàn thiện bản mô tả các tiêu chuẩn thực hiện công việc, các nhà quản lý dựa vào đó và mục tiêu của Công ty để xây dựng tiêu chuẩn đánh giá đối với từng chức danh công việc cụ thể. Căn cứ vào mục tiêu đánh giá hướng tới việc trả thù lao lao động và tạo động lực cho nhân viên, các nhà quản lý cần phân biệt rõ 2 loại tiêu chuẩn: tiêu chuẩn thực hiện công việc và tiêu chuẩn để nhận thưởng.
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc là tiêu chuẩn dùng để đánh giá thực hiện công việc, đã được xây dựng trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Do đây là mức mà người lao động đều có thể đạt được trong điều kiện bình thường nên không tính thưởng.
- Tiêu chuẩn nhận thưởng: là mục tiêu kỳ vọng của Công ty. Tiêu chuẩn này cao hơn tiêu chuẩn thực hiện công việc mà tại đó, Công ty tính tỷ lệ để thưởng cho nhân viên có thành tích tốt hơn trong công việc.
Tiêu chuẩn nhận thưởng và tiêu chuẩn thực hiện công việc cần phải có khoảng cách nhất định để tạo động lực cho nhân viên nâng cao năng suất.
Ngoài ra, để đảm bảo công bằng và tính khuyến khích cao hơn nữa, có thể đưa ra các mức tiêu chuẩn nhận thưởng.
Ví dụ, đối với tiêu chí “tiến độ công việc”, thưởng, phạt như sau:
Đúng tiến độ: 10.000.000 (triệu đồng/ hạng mục).
Vượt tiến độ 1 tháng: 20.000.000 (triệu đồng/ hạng mục).
Vượt tiến độ trên 1 tháng: 35.000.000 (triệu đồng/ hạng mục).
Chậm tiến độ: Trừ 20% lương cả đội.
Như vậy, theo phương pháp này, nhân viên đạt mức tiêu chuẩn càng cao thì nhận thưởng càng lớn từ đó sẽ khuyến khích người lao động cũng như các phòng chức năng thi đua thực hiện nhiệm vụ của mình.
Ngoài các biện pháp đã nêu trên, khi xây dựng các tiêu chí, tiêu chuẩn đánh giá cần lưu ý tới phù hợp với các công tác khác trong hệ thống quản trị
nhân lực. Để sử dụng linh hoạt kết quả đánh giá thực hiện công việc trong hệ thống quản trị, các tiêu chí, tiêu chuẩn đánh giá phải thể hiện được tất cả các khía cạnh về việc thực hiện công việc của người lao động, từ hành vi, năng lực, kết quả thực hiện… Trong quá trình xây dựng tiêu chí, tiêu chuẩn, cán bộ quản lý cần hiểu các tiêu chí, tiêu chuẩn này có ý nghĩa như thế nào với kết quả đánh giá và liên kết với các công tác quản trị khác. Ví dụ, để kết quả đánh giá thực hiện công việc có thể sử dụng vào công tác đào tạo, phòng Lương thưởng phúc lợi cần nghiên cứu xem Phòng đào tạo căn cứ vào đâu để lên kế hoạch đào tạo, họ đào tạo những vấn đề gì, những kỹ năng gì cho người lao động…, nguyên nhân vì sao phải đào tạo và nghiên cứu cách thể hiện những điều này trong hệ thống các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc. Cụ thể hơn, đối với nhóm chức danh nhân viên nghề thường xuyên được đào tạo về tay nghề trong suốt quá trình làm việc nhằm nâng cao chất lượng công việc. Như vậy, để kết quả đánh giá thực hiện công việc thể hiện được mức độ lành nghề của nhân viên đó, cần có các tiêu chí đánh giá về kỹ năng nghề hoặc kiến thức chuyên môn về nghề hoặc các kỹ năng khác cần thiết để thực hiện công việc của họ. Khi nhìn vào tiêu chí đánh giá hoặc kết quả đánh giá, nhà quản lý hoặc Phòng đào tạo có thể nắm rõ người lao động đang yếu ở đâu và cần bổ sung hay nâng cao những kiến thức, kỹ năng gì để thực hiện tốt công việc.
Việc phối hợp ăn ý giữa các phòng ban trong bộ phận Nhân sự như vậy sẽ khiến các hoạt động nhân sự trở nên chặt chẽ hơn, khoa học hơn và nâng cao tính chính xác của hệ thống đánh giá.