CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHO VIỆC RA Q UYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH
2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp
Các doanh nghiệp sản xuất mà tác giả khảo sát đều có quy mô nhỏ và vừa, với vốn điều lệ nhỏ hơn 100 tỷ đồng, số lao động bình quân dưới 300 người. Do đó, chế
độ kế toán được áp dụng đối với các công ty đều là theo Thông tư số 133/2016/TT- BTC ban hành ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Các công ty khảo sát đều đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán cho nên công việc kế toán nói chung và kế toán quản trị nói riêng có phần thuận lợi.
- Hình thức kế toán áp dụng đều là Chứng từ ghi sổ. Hình thức sổ kế toán
“Chứng từ ghi sổ” rất phù hợp với tổ chức bộ máy và trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán trong các công ty khảo sát.
- Niên độ kế toán của các công ty đều bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Kì báo cáo là 1 năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam.
- Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, không có công ty nào tính theo phương pháp trực tiếp.
- Tính khấu hao TSCĐ: các công ty đều tính khấu hao theo đường thẳng, phân bổ đều cho các tháng trong năm.
- Các công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân.
2.1.3.2. Tổ chức bộ máy kế toán
Theo khảo sát thực tế bộ máy kế toán của 5 doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định thì đều được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính trong công ty. Mỗi nhân viên trong phòng kế toán đảm nhiệm một phần công việc cụ thể.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Hải Âu.
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Hải Âu
Tại phòng kế toán của Công ty TNHH Hải  u, kế toán trưởng là người quản lý và chịu trách nhiệm cao nhất trong phòng. Nhiệm vụ của kế toán trưởng là tổ chức bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về việc chỉ đạo hạch toán kế toán của công ty, kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện chế độ ghi chép ban đầu của các bộ phận nghiệp vụ đồng thời còn là người chịu trách nhiệm giám sát, quản lý các nhân viên kế toán.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần vật tư kim khí Tùng Nam:
Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần vật tư kim khí Tùng Nam
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp, tài sản cố định (Phụ trách lập BCTC)
Kế toán tiền mặt, tiền gửi, công nợ, chi phí
giá thành
Kế toán nhân viên lương, thành
phẩm, thủ kho
Kế toán trưởng
(Kế toán TSCĐ, nguồn vốn, tiền lương, CPSX, tính giá thành và lập báo cáo tài
chính)
Kế toán kho
Kế toán công nợ phải thu
Kế toán tiền gửi ngân hàng,
bảo hiểm
Thủ quỹ
Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán): Tổ chức việc thực hiện ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê, báo cáo quyết toán theo quy định, bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán, đề xuất biện pháp, xử lý kiểm tra,… Kiểm tra tổng hợp công tác kế toán. Ngoài ra, kế toán trưởng kiêm kế toán hạch toán tổng hợp, phân bổ tiền lương, BHXH, tính giá thành sản phẩm, kế toán tiêu thụ xác định kết quả kinh doanh lỗ lãi. Cuối quý lên báo cáo quý, năm, quyết toán theo chế độ quy định của Nhà nước.
Kế toán kho: Có nhiệm vụ theo dõi tổng hợp, chi tiết việc nhập xuất vật tư hàng tháng .
Kế toán công nợ phải thu: Có nhiệm vụ viết hoá đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu, theo dõi các hợp đồng.
Kế toán tiền gửi ngân hàng, bảo hiểm: Có nhiệm vụ theo dõi tiền gửi ngân hàng, tiền vay và công nợ phải trả.
Kế toán chi phí giá thành, thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi thu chi tiền mặt hàng ngày, cuối tháng rút số dư tiền mặt trên s ổ chi tiết quỹ, báo cáo quỹ theo chế độ kế toán quy định.
Tại Công ty cổ phần nội thất Mạnh Trường, Công ty TNHH thuốc thú y Hưng Phát và Công ty cổ phần giấy bao bì Nam A n, bộ máy kế toán cũng được tổ chức tương tự như Công ty TNHH Hải Âu và Công ty cổ phần vật tư Kim Khí Tùng Nam.
Phòng kế toán gồm từ 4 – 5 người, kế toán trưởng là người quản lý và chịu trách nhiệm cao nhất trong phòng. Nhiệm vụ của kế toán trưởng là tổ chức bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm chỉ đạo hạch toán kế toán của công ty, kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện chế độ ghi chép ban đầu của các bộ phận nghiệp vụ đồng thời kế toán trưởng kiêm phụ trách lập báo cáo tài chính. Các nhân viên kế toán được phân công thực hiện các công việc như theo dõi tổng hợp, chi tiết tài sản, nguồn vốn, tính và phân bổ tiền lương, BHXH; viết hoá đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu, theo dõi các hợp đồng, theo dõi nhập xuất vật tư, hàng hóa; theo dõi tiền gửi ngân hàng, tiền vay và công nợ phải trả.
Các công ty đều có 01 thủ quỹ chịu trách nhiệm theo dõi thu chi tiền mặt hàng ngày, cuối tháng rút số dư tiền mặt trên s ổ chi tiết quỹ, báo cáo quỹ theo chế độ kế toán quy định.
2.1.3.3. Tổ chức công tác kế toán quản trị Về mô hình kế toán quản trị
Qua khảo sát các công ty cho thấy, kế toán quản trị vẫn chưa được chú trọng. Các công ty tác giả khảo sát đều là các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ và vừa vẫn xem nhẹ vai trò của kế toán quản trị và chưa tách biệt được với kế toán tài chính. Do đó, không có bộ phận chuyên trách về kế toán quản trị, mô hình kế toán quản trị ở các công ty này chủ yếu là hình thức kết hợp giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính, trong đó kế toán quản trị chỉ là sự chi tiết hóa số liệu kế toán tài chính. Đây là hình thức tổ chức kết hợp giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính theo từng phần hành kế toán, kế toán viên phụ trách phần hành kế toán nào thì sẽ thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị của phần hành kế toán đó. Đặc điểm này ảnh hưởng rất lớn tới các nhà quản trị trong việc chủ động tổ chức hoạt động kinh doanh theo cơ chế mới và việc sử dụng hệ thống thông tin KTQT để đưa ra quyết định cũng như kiểm soát và quản lý doanh nghiệp.
Về hệ thống tài khoản, sổ kế toán và báo cáo k ế toán quản trị
Kế toán quản trị không sử dụng chế độ kế toán riêng, tách rời với kế toán tài chính mà được tổ chức thành một bộ máy thống nhất trong cùng một bộ máy kế toán: Kế toán quản trị sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết, hệ thống sổ kế toán chi tiết và lập các báo cáo kế toán chi tiết để hệ thống hóa và xử lý thông tin; Kế toán tài chính chủ yếu sử dụng các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán tổng hợp.
Việc ghi chép, phản ánh, xử lý và truyền đạt thông tin được tính đến cả mục đích của kế toán tài chính và kế toán quản trị nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin kế toán cho cả đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Mỗi bộ phận kế toán có chức năng thu thập, cung cấp thông tin kế toán vừa ở dạng tổng hợp, vừa ở dạng chi tiết theo yêu cầu quản lý. Bộ phận kế toán quản trị chi phí s ử dụng báo cáo bộ phận để cung cấp thông tin cho nội bộ doanh nghiệp, bộ phận kế toán tài
chính sử dụng hệ thống báo cáo tài chính để cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
Ngoại trừ những thông tin hỗ trợ như thông tin về các chính sách kinh tế- xã hội, cũng như thông tin về thị trường liên quan đến lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty, phần lớn nguồn thông tin đầu vào có thể định lượng được của kế toán quản trị chính là sự khai thác chi tiết hơn thông tin kế toán tài chính. Vì vậy các công ty sử dụng một phần mềm kế toán để thu thập và xử lý dữ liệu phù hợp. Mỗi nhân viên kế toán sẽ có quyền sử dụng với mật khẩu tương ứng để thực hiện công việc của mình. Việc nhập dữ liệu từ chứng từ gốc cũng như xử lý dữ liệu để lập các báo cáo tài chính sẽ được thực hiện, sau đó dữ liệu sẽ được tổng hợp trên phần mềm và kế toán sẽ đọc, khai thác, xử lý dữ liệu này bằng các công cụ tài khoản, sổ sách kế toán nhằm thiết lập hệ thống báo cáo kế toán phục vụ chức năng quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp.
Về nguồn thông tin k ế toán quản trị
Hiện nay, các công ty khảo sát chỉ tìm kiếm thông tin kế toán quản trị thông qua các trang tìm kiếm trên Internet như Google hay Yahoo; Một số khác thì đầu tư vào việc tìm kiếm thông tin nhiều hơn bằng cách tham khảo các kênh thông tin như các trang website chuyên biệt, các báo cáo. Tuy nhiên, s ố lượng website đăng tải nội dung kế toán quản trị chưa nhiều, nội dung các bài viết còn ít và trùng lặp. Các trang web thường được lựa chọn là webketoan.com, tapchiketoan.com, caohocketoan.com .v..v.
Ngoài ra, các công ty cũng đã sử dụng Thông tư 53/2006/TT-BTC ban hành ngày 12 tháng 06 năm 2006 về việc Hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong DN làm cơ sở thực hiện kế toán quản trị trong công ty mình.