CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHO VIỆC RA Q UYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức phân tích, xử lý thông tin kế toán
Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, việc th ực hiện mã hóa dữ liệu kế toán là cần thiết. Theo tác giả, các DN có thể sử dụng phương pháp mã hóa kết hợp, có thể thực hiện bắt đầu bằng các ch ữ hoặc các số để thể hiện đặc tính của đối tượng mã hóa như vật tư, T SCĐ, khách hàng, nhà cung cấp… T iếp theo là các số tuần tự để mã hóa những đối tượng có chung đặc điểm nhằm phân loại, nhận diện một số nhóm đối tượng của bộ mã. Ví dụ quy trình phân tích và mã hóa thông tin chi phí hoạt động kinh doanh có thể thực hiện như sau:
Giai đoạn 1: Phân tích chi phí thành chi phí thực tế và chi phí tiềm ẩn để cung cấp đầy đủ, toàn diện chi phí DN trong xã hội và trong s ự chuyển biến môi trường hoạt động kinh doanh. Với chi phí thực tế căn cứ vào số liệu thực tế thể hiện trên chứng từ kế toán để xác định và định lượng, với chi phí tiềm ẩn căn cứ vào phương pháp tính chi phí cơ hội, phương pháp dự báo chi phí trong tương lai để xác định và định lượng. Cụ thể, chi phí hoạt động kinh doanh được phân tích và mã hóa bước đầu thành hai loại là chi phí thực tế và chi phí tiềm ẩn, chi phí thực tế ký hiệu Cl, chi phí tiềm ẩn ký hiệu C0.
Giai đoạn 2: Phân tích chi phí thực tế thành các yếu tố chi phí ban dầu nhằm cung cấp thông tin chi phí theo hình thái vật chất ban đầu liên quan đến chi phí phát sinh. Tình huống thực hành, chi phí thực tế được phân tích và mã hóa thành chi phí nhân công ký hiệu Cl.Nc; chi phí nguyên liệu, vật liệu ký hiệu C1.N1; chi phí công cụ, dụng cụ ký hiệu Cl.Cc; chi phí khấu hao tài sản cố định ký hiệu Cl.Kh; chi phí dịch vụ thuê ngoài ký hiệu Cl.Dv; chi phí khác bằng tiền ký hiệu Cl.Ti.
Giai đoạn 3: Phân tích các yếu tố chi phí thực tế thành chi phí kinh doanh, chi phí tài chính, chi phí thuế nhằm cung cấp thông tin chi phí theo từng chức năng hoạt động. Tình huống thực hành, Chi phí bằng tiền thực tế của kinh doanh ký hiệu Cl.Ti.Kd, trả lãi vay bằng tiền ký hiệu Cl.Ti.Tc, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp bằng tiền ký hiệu Cl.Ti.Th,...
Giai đoạn 4: T iếp tục phân tích và mã hóa chi phí kinh doanh, chi phí tài chính, chi phí thuế thực tế phát sinh theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả, theo cách ứng xử chi phí, theo tính hữu ích, theo tính hiệu quả để cung cấp thông tin về quan hệ, sự ứng xử, kết quả, hiệu quả chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh của DN. Cụ thể, Chi phí kinh doanh, chi phí tài chính, chi phí thuế thực tế được tiếp tục phân tích và mã hóa thành chi phí s ản phẩm, chi phí thời kỳ. Tình huống thực hành, chi phí nguyên liệu, vật liệu thực tế dùng kinh doanh là chi phí s ản phẩm ký hiệu Cl.Nl.Kd.S p; chi phí nguyên liệu, vật liệu thực tế dùng kinh doanh là chi phí thời kỳ ký hiệu Cl.Nl.Kd.Tk,....
Hoặc chi phí kinh doanh, chi phí tài chính, chi phí thuế thực tế được tiếp tục phân tích và mã hóa thành biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp. T ình huống thực hành, chi phí nguyên liệu, vật liệu thực tế trong kinh doanh là biến phí ký hiệu Cl.Nl.Kd.B p; chi phí nguyên liệu, vật liệu thực tế trong kỉnh doanh là định phí ký hiệu Cl.Nl.Kd.Đp; chi phí chi phí nguyên liệu, vật liệu thực tế trong kinh doanh là chi phí hỗn hợp ký hiệu Cl.Nl.Kd.Hh,...
Giai đoạn 5: Phân tích chi phí theo phương thức quản trị để cung cấp thông tin chi phí phục vụ cho việc thực hiện các phương thức quản trị. Cụ thể, sau khi thực hiện giai đoạn 4, chi phí tiếp tục phân tích và mã hóa theo công đoạn, theo chuỗi giá trị, hay kết hợp giữa công đoạn vối chuỗi giá trị. Tình huống thực hành, chi phí nguyên liệu, vật liệu thực tế trong kinh doanh tạo thành giá vốn sản phẩm của công đoạn 1 ký hiệu Cl.Nl.Kd.Sp.Cđl; chi phí nguyên liệu, vật liệu thực tế trong kinh doanh tạo thành giá vốn sản phẩm chuỗi giá trị 1 ký hiệu C1.Nl.Kd.Sp.Cgl.
Giai đoạn 6: Giai đoạn này chỉ thực hiện khi cần thu thập thông tin chi phí để phân tích, so sánh các phương án kinh doanh và nó có thể vận dụng kết hợp với bất kỳ phân tích và mã hóa chi phí ở giai đoạn nào. Đó là việc phân tích và mã hóa chi phí thành chi phí chìm, chi phí chênh lệch.
- Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán sử dụng
Các DNSX có quy mô nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định nên xây dựng một hệ thống TKKT với nhiều chiều thông tin. Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt giúp nhà quản lý doanh nghiệp có thể dễ dàng phân tích và quản lý tài chính với mọi quy mô. Trên cơ s ở mã hóa các đối tượng kế toán, để phục vụ nhu cầu cung cấp thông tin trong HTTTKT trong các DNSX có quy mô nhỏ và vừa, hệ thống TKKT cần được xây dựng như sau:
TK cấp 1: gồm 3 chữ số theo hệ thống TKKT ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
TK cấp 2: thể hiện ở chữ số thứ 4, chi tiết theo nội dung kinh tế
TK cấp 3, 4, 5…: mỗi cấp là một ch ữ số thể hiện các cấp độ quản lý về các đối tượng tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu… của từng DN.
Các DNSX có thể có nhiều loại sản phẩm được sản xuất trong cùng một công ty như Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát nên việc theo dõi chi tiết chi phí sản xuất cần được theo dõi chi tiết cho từng loại sản phẩm. Chính vì vậy, tổ chức kế toán doanh thu cũng cần phải mở tài khoản chi tiết cho từng loại sản phẩm, và theo từng phương thức bán hàng từ đó phản ánh được chi tiết doanh thu theo sản phẩm, theo từng phương thức bán hàng ....
- TK 511 : “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
- Hệ thống tài khoản cấp 2 của các DNSX về doanh thu được chi tiết để theo dõi chi tiết doanh thu theo từng loại doanh thu như sau :
+ Tài khoản 5112 : “Doanh thu bán thành phẩm”
+ Tài khoản 5113: “Doanh thu cung cấp dịch vụ”
- Hệ thống tài khoản cấp 3 theo dõi doanh thu theo từng sản phẩm như : + Tài khoản 51121- Doanh thu bán thuốc thú y.
+ Tài khoản 51122 – Doanh thu bán vắc xin phòng bệnh.
+ Tài khoản 51123 – Doanh thu bán chế phẩm sinh học.
+ Tài khoản 51124 – Doanh thu bán thức ăn chăn nuôi.
Khi phát sinh doanh thu kế toán có thể theo dõi chi tiết cho từng loại doanh thu, từng đối tượng sản phẩm để từ đó giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp tại các công ty đánh giá khả năng hiệu quả kinh doanh của từng đối tượng, của từng sản phẩm một cách chính xác để có những quyết định kịp thời.
Các công ty cũng nên phân loại chi tiết các tài khoản chi phí theo từng sản phẩm, việc này giúp cho các nhà quản lý có thể kiểm soát được chi phí cho từng sản phẩm của công ty, có thể nhanh chóng có thông tin về kết quả kinh doanh đối với từng loại sản phẩm một cách nhanh chóng thông qua việc chi tiết các tài khoản 632- Giá vốn hàng bán; tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp như sau :
- Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.
+ Tài khoản 6321 – Giá vốn thuốc thú y.
+ Tài khoản 6322 – Giá vốn vắc xin phòng bệnh.
+ Tài khoản 6321 – Giá vốn chế phẩm sinh học.
+ Tài khoản 6322 – Giá vốn thức ăn chăn nuôi.
- Tài khoản 642 – Chi phí QLDN + Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng + Tài khoản 6422 – Chi phí QLDN - Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán
Các DNSX có quy mô nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định cần phải hoàn thiện hệ thống sổ kế toán chi tiết để hệ thống hóa thông tin cụ thể theo từng đối tượng quản lý, từng bộ phận, từng trung tâm theo yêu cầu quản trị. Các DNSX có quy mô nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh cần mở hệ thống sổ chi tiết theo dõi cụ thể nguyên vật liệu đầu vào theo từng chủng loại nguyên vật liệu, theo chất lượng, theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp…
* Sổ kế toán chi phí
Để thiết kế, xây dựng sổ kế toán chi tiết chi phí trong DN cần căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp và đối tượng chi tiết mà DN đã xác định.
Yêu cầu: theo dõi chi tiết từng khoản mục chi phí, yếu tố chi phí kết hợp với việc nhận dạng chi phí biến đổi và chi phí cố định.
Nguyên tắc chung ghi sổ chi tiết chi phí là: những chi phí trực tiếp khi phát sinh sẽ được phản ánh trực tiếp vào sổ kế toán chi tiết tương ứng; những chi phí chung khi phát sinh được tập hợp chung, định kỳ phân bổ chi phí này cho các đối tượng chịu chi phí liên quan. Cụ thể như sau:
Sổ chi tiết chi phí sản xuất: Sổ chi tiết chi phí sản xuất dùng để theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung phải bỏ ra cho một loại sản phẩm cụ thể.
Bảng 3.2 : S ổ chi tiết chi phí sản xuất sản phẩm A Số :...
Tháng ……năm…………
Chứng từ
Nội dung
Thực tế Dự toán Chênh lệch
Lý do Lượng
thực tế
Đơn giá thực
tế Chi phí thực
tế
Lượng định mức
Giá định mức
Chi phí định mức
Lượng Giá Số tiền
Cộng xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Bảng 3.3 :S ổ chi tiết chi phí s ản xuất sản phẩm B Số:...
Tháng ……năm…………
Chứng từ
Nội dung
Thực tế Dự toán Chênh lệch
Lý Lượng do
thực tế Đơn
giá thực
tế
Chi phí thực tế
Lượng định mức
Giá định mức
Chi phí định mức
Lượng Giá Số tiền
Cộng xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Sổ chi tiết chi phi bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có thể được thiết kế theo mẫu sau:
Bảng 3.4 : S ổ chi tiết TK 641, 642 Bộ phận….
Tháng ……năm…………
Chứng từ
Nội dung
Thực tế
Có TK… 152 153 334 338 111 112 … ∑ Nợ TK 641(642)
BP ĐP CPHH
CỘNG xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Ghi chú: BP: Biến phí, ĐP: Định phí, CPHH: Chi phí hỗn hợp
* Sổ kế toán doanh thu
Để quản trị doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong công ty kế toán phải mở sổ chi tiết doanh thu đối với từng loại sản phẩm và dịch vụ cụ thể như sau:
Bảng 3.5 :S ổ chi tiết doanh thu sản phẩm A Số:...
Tháng ……năm…………
Chứng từ Nội dung Thực tế
Số lượng Đơn giá Tổng cộng
Cộng xxx xxx
Ngoài việc thiết kế hệ thống sổ sách kế toán chi tiết cho phù hợp với yêu cầu KT QT ra thì các DN cũng cần chú ý đến tổ chức tốt việc ghi chép các s ổ kế toán. Các DN cần hướng dẫn các nhân viên kế toán sử dụng thành thạo phần mềm, chú ý khâu nhập dữ liệu đầu vào, kiểm tra thường xuyên tránh để xảy ra sai sót, nhằm đảm bảo độ tin cậy của thông tin kế toán được cung cấp cho các nhà quản trị DN.
- Hoàn thiện dự toán chi phí sản xuất
Lập d ự toán là khâu quan trọng trong quá trình sản xuất của các doanh nghiệp nói chung và các DNSX có quy mô nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định nói riêng. Dự toán là cơ sở để kiểm soát chi phí và hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Dự toán chi phí được lập trên cơ sở định mức chi phí. Định mức chi phí là lượng chi phí cần thiết cho một đơn vị sản phẩm hoàn thành. Còn dự toán chi phí là d ự toán lượng chi phí cần thiết cho một khối lượng sản phẩm cụ thể. Hiện nay, các DNSX có quy mô nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định chưa thực hiện việc lập dự toán. Do đó, các DN cần xây dựng hệ thống d ự toán chi phí theo quy chuẩn để có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin cho quản trị DN bao gồm: dự toán CPNVLTT; dự toán CPNCTT; dự toán CPSXC.
3.2.3.2. Hoàn thiện tổ chức phân tích, xử lý thông tin phục vụ ra quyết định - Hoàn thiện phân loại thông tin phục vụ nhu cầu quản trị DN
Trong công tác phân loại thông tin nói chung thì phân loại chi phí có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản trị DN. Phân loại chi phí chính là cách nhận diện chi phí, là điều kiện tiền đề trong công tác tổ chức hệ thống thông tin KTQT. Do đặc thù của các DNSX, chi phí biến động thường phụ thuộc vào mức độ sử dụng nguyên liệu đầu vào, nguồn nhân lực cũng như thiết bị công nghệ mà DN áp dụng, vì vậy các DN nên phân loại chi phí theo mức độ hoạt động gồm định phí, biến phí và chi phí hỗn hợp.
- Áp dụng phương pháp phân tích chi phí – khối lượng – lợi nhuận (CVP) Phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận là một trong những nội dung quan trọng của KTQT . Các DNSX có quy mô nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh cần quan tâm đến phân tích mối quan hệ CVP để đưa ra các quyết đ ịnh kinh doanh. Việc lựa chọn phương án kinh doanh chủ yếu vẫn d ựa trên kết quả so sánh giữa doanh thu và chi phí. Phân tích mối quan hệ CVP nhằm cung cấp công cụ cho các nhà quản trị trong việc khai thác khả năng tiềm tàng của DN, là cơ sở cho việc ra quyết định lựa chọn hay điều ch ỉnh sản xuất kinh doanh như giá bán, sản lượng, chi phí... nhằm tối đa hóa lợi nhuận của DN. Các thông tin từ kết quả phân tích CVP s ẽ giúp ích cho các nhà quản trị trong việc đưa ra các quyết đ ịnh sản xuất kinh doanh cho phù hợp và lựa chọn được phương án tối ưu nhất.
- Hoàn thiện phân tích thông tin thích hợp cho việc ra quyết định
Để có được quyết định đúng đắn, nhanh chóng và kịp thời, ta phải sử dụng thông tin thích hợp để phân tích và đánh giá ảnh hưởng của quyết định đó đến lợi nhuận chung của toàn DN.
Việc ứng dụng thông tin thích hợp nhằm mục đích ra quyết định kinh doanh ngắn hạn thường tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Tập hợp tất cả các thông tin liên quan đến nguồn thu nhập và chi phí của các phương án kinh doanh được xem xét.
Bước 2: Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là những khoản chi phí không thể tránh được ở mọi phương án đầu tư đang xem xét.
Bước 3: Loại bỏ các khoản thu nhập và chi phí như nhau ở các phương án kinh doanh đang xem xét.
Bước 4: Những khoản thu nhập và chi phí còn lại chính là thông tin thích hợp cho việc chọn lựa quyết định đầu tư ngắn hạn.