Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG CỦA CÔNG
2.2. Đánh giá hoạt động quản lý kho hàng tại Công ty Cổ phần xuất khẩu Đức Thịnh PLYWOOD
2.2.1. Thiết kế kho hàng, phương tiện cất trữ và xếp dỡ hàng hóa trong kho
Công ty Cổ phần xuất khẩu Đức Thịnh PLYWOOD là một trong những đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực thiết kế, sản xuất và cung cấp các loại ván ép LVL, gỗ dán, chip block, và pallet gỗ. Để đáp ứng nhu cầu lưu trữ và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả, công ty đã đầu tư xây dựng một hệ thống kho hàng hiện đại và khoa học nhằm tối ưu hóa quy trình xuất nhập hàng.
Kho hàng của Đức Thịnh PLYWOOD được xây dựng trên khu đất rộng 11.392 m², được chia thành nhiều khu vực nhỏ, mỗi khu vực đảm nhiệm một chức năng lưu trữ và xếp dỡ khác nhau, giúp tối ưu hóa không gian và quản lý hàng hóa hiệu quả hơn. Công ty đã tích hợp hệ thống quản lý tồn kho ERP (IM – Inventory Management) cùng với hệ thống quản lý kho hiện đại (WMS - Warehouse Management System) giúp đồng bộ hóa dữ liệu và kiểm soát quá trình lưu trữ, xuất nhập hàng hóa một cách chặt chẽ.
Kho hàng của công ty bao gồm nhiều loại kệ lưu trữ như pallet gỗ xếp chồng, kệ thủ công (drive-in) và các kệ bán tự động (semi-auto) dành cho hàng hóa có tính chất đặc thù.
Đặc biệt, khu vực lưu trữ tại Đức Thịnh PLYWOOD có diện tích lên đến 4.243 m², chiếm 35,9% tổng diện tích toàn doanh nghiệp. Hệ thống mái che rộng 3.225 m² bảo vệ hàng hóa khỏi các yếu tố thời tiết, còn các công trình phụ trợ như khu vực văn phòng, nhà vệ sinh và khu vực nghỉ ngơi chiếm khoảng 1.000 m².
(Nguồn: Kho thành phẩm tại Công ty) Hình 2.8: Cách sắp xếp hàng hóa trong kho
Hệ thống kệ của kho hàng được thiết kế với khả năng chống động đất và có thể chứa đến 4.168 lô hàng. Công nghệ lưu trữ pallet tự động không chỉ thiết lập thứ tự các pallet mà còn cho phép truy cập nhanh chóng vào bất kỳ pallet nào. Điều này cải thiện tốc độ xử lý hàng hóa và giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành. Các băng tải tự động giúp việc bốc dỡ hàng hóa trở nên thuận tiện hơn cho công nhân.
Để đáp ứng nhu cầu xếp dỡ hàng hóa nhanh chóng và an toàn, kho hàng của Đức Thịnh PLYWOOD được trang bị một loạt thiết bị nâng hạ hiện đại bao gồm:
- 9 xe nâng hàng chạy bằng điện, giúp tiết kiệm năng lượng và giảm khí thải.
- 16 xe nâng hàng chạy bằng dầu DO, thích hợp cho các công việc nâng hạ ngoài trời và có tải trọng lớn.
- 4 dòng xe nâng có tầm cao, phù hợp với các kho có chiều cao lớn, tối ưu hóa không gian lưu trữ theo chiều dọc.
(Nguồn: Kho hàng tại Công ty) Hình 2.9: Hệ thống xe nâng trong kho hàng tại công ty
Ngoài ra, để hỗ trợ cho quá trình nhập - tồn - xuất hàng hóa, kho hàng còn được trang bị đầy đủ các công cụ, các thẻ hàng và thiết bị quản lý như máy tính, điện thoại, tài liệu và các phần mềm quản lý chuyên dụng, đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả. Việc đầu tư và thiết kế hệ thống kho hàng hiện đại đã giúp Công ty Cổ phần xuất khẩu Đức Thịnh PLYWOOD không chỉ tối ưu hóa chi phí vận hành mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng và nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
2.2.2. Quản lý lưu trữ hàng hóa
Công ty Cổ phần xuất khẩu Đức Thịnh PLYWOOD đã áp dụng hệ thống quản lý ERP tiên tiến để nâng cao hiệu quả quản lý lưu trữ hàng hóa. Hệ thống này giúp giám sát chặt chẽ toàn bộ quá trình nhập xuất kho, từ việc theo dõi vị trí của từng lô hàng đến cập nhật tình trạng lưu trữ theo thời gian thực. Việc này giúp đảm bảo việc kiểm soát hàng hóa luôn được thực hiện một cách chính xác và kịp thời, từ đó giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả hoạt động kho bãi.
Hệ thống ERP còn hỗ trợ định vị các khu vực lưu trữ còn trống và tối ưu hóa đường đi của hàng hóa trong kho, giúp sắp xếp các sản phẩm như ván ép LVL, gỗ dán, và pallet gỗ một cách hợp lý. Các sản phẩm có giá trị cao hoặc yêu cầu bảo quản đặc biệt (như hàng xuất khẩu) được quản lý chặt chẽ để tránh nhầm lẫn và giảm nguy cơ mất mát.
Quy trình lưu trữ và vận chuyển hàng hóa được thực hiện theo các tiêu chuẩn nghiêm ngặt để đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn được duy trì. Các nhân viên được hướng dẫn thực hiện thao tác chất xếp, bốc dỡ cẩn thận, tránh va đập làm hư hỏng hàng hóa. Hàng hóa được sắp xếp trên pallet hoặc kệ, tuân theo sơ đồ kho đã được định sẵn và đánh dấu rõ ràng theo từng vị trí. Nguyên vật liệu có khả năng gây dị ứng hoặc hóa chất được bố trí tại các khu vực riêng biệt, đảm bảo an toàn và tuân thủ các quy định về kiểm soát chất có khả năng gây dị ứng.
(Nguồn: Kho thành phẩm tại Công ty) Hình 2.10: Phương cách chất xếp tại kho
Điều kiện bảo quản hàng hóa trong kho luôn được duy trì ổn định, với các hệ thống điều khiển nhiệt độ, độ ẩm và thông gió phù hợp theo yêu cầu của từng loại hàng. Công ty cũng đảm bảo ánh sáng đầy đủ và các thiết bị kiểm soát môi trường nhằm ngăn chặn các
yếu tố ô nhiễm khác. Thành phẩm và nguyên vật liệu thô được sắp xếp riêng biệt để tránh tình trạng nhiễm chéo, đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra luôn đạt yêu cầu.
Phương thức lưu trữ chủ yếu tại Đức Thịnh PLYWOOD bao gồm chất xếp bằng pallet và chất xếp không pallet. Hàng hóa được sắp xếp theo tiêu chuẩn, với số lớp chất xếp trên kệ hoặc pallet được tính toán phù hợp để đảm bảo an toàn khi vận chuyển. Việc sử dụng pallet gỗ cho phép xếp chồng tối đa 4 lớp, và khi vận chuyển đường dài, cần bổ sung thêm lớp lót bằng ván ép hoặc bìa carton cứng để bảo vệ hàng hóa.
Bảng 2.3: Quy cách chất xếp tại kho
STT Sản phẩm Số đơn
vị/thùng
Số thùng/lớp
Mã pallet
Số lớp tối đa/kệ
Số pallet tối đa xếp
lên nhau
1 Ván ép LVL 20 15 Kệ gỗ 2 4
2 Ván lạng LVB 15 10 Kệ gỗ 2 4
3 Chip Block
100x100mm 48 3 Kệ gỗ 3 2
115x100mm 48 3 Kệ gỗ 3 2
140x90mm 42 3 Kệ gỗ 3 2
6 Ván dăm 20 15 Kệ gỗ 2 4
7 Ván MDF 20 15 Kệ gỗ 2 4
(Nguồn: Tài liệu cung cấp từ công ty) Ngoài ra, công ty cũng chú trọng đến việc quản lý và giám sát chặt chẽ quá trình vận chuyển, đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc như LIFO (vào trước, ra sau) để tối ưu hóa việc xuất nhập hàng hóa. Các xe vận chuyển được duy trì nhiệt độ thích hợp để bảo vệ hàng hóa, và thời gian bốc xếp hàng hóa lên xe được kiểm soát nghiêm ngặt để tránh ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Khi giao hàng, chỉ mở một cánh cửa và thời gian mở cửa được giới hạn nhằm bảo đảm nhiệt độ và điều kiện bảo quản tối ưu cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
2.2.3. Quản lý hàng hóa trong kho
Công ty Cổ phần xuất khẩu Đức Thịnh PLYWOOD, chuyên thiết kế, sản xuất và
dựng một quy trình quản lý hàng hóa trong kho chặt chẽ nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động. Kho hàng được duy trì ở nhiệt độ từ 20-25°C và độ ẩm dưới 60%, nhờ vào hệ thống thông gió và điều hòa nhiệt độ hiện đại.
(Nguồn: Thu thập tại Công ty) Hình 2.11: Thiết kế Pallet trong xếp dỡ hàng hóa tại kho
Các pallet hàng hóa được kê cao tối thiểu 15 cm so với mặt đất để tránh tiếp xúc với sàn và hạn chế tác động của độ ẩm. Đặc biệt, trong mùa mưa, công ty sử dụng bạt chống thấm DuraShield™ (mã sản phẩm: DS-TARPS), loại bạt có khả năng chịu nước và nhiệt cao, nhằm bảo vệ hàng hóa khỏi tác động của nước mưa và quá trình oxi hóa.
Tại công ty Đức Thịnh PLYWOOD, việc quản lý hàng hóa trong kho được thực hiện một cách hiệu quả thông qua hệ thống ghi chú và thẻ tên. Mỗi sản phẩm trong kho thành phẩm đều được gắn thẻ tên rõ ràng, ghi đầy đủ thông tin về loại sản phẩm, số lượng, ngày sản xuất và hạn sử dụng (nếu có). Hệ thống thẻ tên không chỉ giúp nhân viên dễ dàng nhận diện và theo dõi hàng hóa mà còn tạo thuận lợi cho quá trình kiểm kê và phân phối.
Ngoài ra, việc ghi chú chi tiết trên các thẻ tên cũng giúp nhân viên nhanh chóng cập
sung hoặc sắp hết hàng. Nhờ vào hệ thống này, công ty có thể duy trì sự chính xác trong quản lý tồn kho, giảm thiểu tình trạng thừa hoặc thiếu hàng.
(Nguồn: Thu thập tại Công ty) Hình 2.12: Các ghi chú, thẻ tên trên mỗi loại sản phẩm
Hệ thống ghi chú và thẻ tên cũng được áp dụng tại kho rác, giúp quản lý mùn cưa và các nguyên liệu thừa một cách rõ ràng. Việc phân loại và theo dõi chính xác lượng mùn cưa cũng hỗ trợ cho quá trình tái chế thành chip block, đảm bảo hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực. Nhờ vào phương pháp quản lý hàng hóa này, Đức Thịnh PLYWOOD không chỉ nâng cao năng suất làm việc mà còn tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
( Nguồn: Thu thập tại Công ty) Hình 2.13: Ghi chú hàng lỗi, xấu tại kho phân loại rác
(Nguồn: Thu thập tại Công ty) Hình 2.14: Hệ thống phòng cháy chữa cháy tại kho
Bên cạnh đó, hệ thống chữa cháy trong kho được trang bị các bình chữa cháy CO2
(mã sản phẩm: CF-CO -5) cùng hệ thống báo cháy tự động, tuân thủ theo quy chuẩn
cũng đặc biệt chú trọng đến vệ sinh và bảo dưỡng kho, với các nhân viên thực hiện công tác quét dọn và lau chùi hàng ngày, giám sát qua biểu mẫu kiểm tra QC-CK-01.
Việc nhập xuất hàng hóa tuân theo các quy trình nghiêm ngặt như FEFO (First Expiry, First Out) và FIFO (First In, First Out), được mã hóa trên hệ thống quản lý kho (WMS) với các mã quy trình IN-FEFO-02 và OUT-FIFO-03. Công tác kiểm kê kho được thực hiện hàng ngày với mã IC-DAILY-001 và định kỳ mỗi tuần với mã IC-WEEKLY- 005, đảm bảo sự đồng bộ giữa tồn kho thực tế và trên hệ thống, giúp công ty tối ưu hóa hoạt động quản lý kho hàng.
(Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp) Hình 2.15: Phiếu nhập kho tại Công ty
(Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp)
Hình 2.16: Phiếu xuất kho tại Công ty 2.2.4. Hiệu quả của hoạt động quản lý kho hàng
(Nguồn: Báo cáo thường niên của Công ty)
Giá trị xuất kho và nhập kho của công ty có sự gia tăng dần dần trong giai đoạn năm 2023. Giá trị xuất kho đầu năm đạt 35.726 tấn trong khi đó xuất kho đạt 38.345 tấn. Tới cuối năm thì giá trị tăng lên lần lượt là 49.413 tấn và 53.188 tấn. Như vậy, tính từ đầu năm đến cuối năm thì giá trị khối lượng nhập kho đã tăng lên gần 40%; giá trị khối lượng xuất kho tăng lên cũng gần 40%. Công ty gia tăng khối lượng nhập kho vào giai đoạn giữa năm và xuất nhiều nhất vào giai đoạn cuối năm.
Bảng 2.4: Hiệu quả khai thác kho năm 2023 Diện tích hiện có
(m2)
Diện tích sử dụng (m2)
Hiệu quả khai thác kho (%)
01/2023 11.548 11.663 101%
02/2023 11.693 12.080 103%
03/2023 11.739 13.704 117%
04/2023 12.783 11.773 92%
05/2023 12.703 11.906 94%
06/2023 12.839 11.503 90%
07/2023 12.868 13.007 101%
08/2023 12.907 12.381 96%
09/2023 13.431 10.074 75%
10/2023 12.277 8.738 71%
11/2023 12.339 10.156 82%
12/2023 11.923 11.888 100%
Bình quân 2023 12.421 11.573 93%
Bình quân 2022 12.793 10.540 83%
Bình quân 2021 10.545 8.946 85%
Bình quân 2020 10.356 8.896 86%
(Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp) Hiệu quả sử dụng kho có sự suy giảm vào năm 2020 với giá trị 83% một phần do ảnh hưởng từ dịch bệnh Covid 19; nhanh chóng tăng trưởng trở lại lên đến 93% vào năm 2023. Giá trị hiệu quả sử dụng kho giai đoạn 2018 và 2019 lần lượt là 86% và 85%. Mức này là tương đối cao trong quá trình vận hành kho khi duy trì tỷ lệ lấp đầy sử dụng ở mức khá cao.
Tỷ lệ xuất hàng đúng hạn năm 2023 duy trì ở mức cao trên 86% khi mà hàng hóa nhập kho và xuất kho ở mức hiệu quả sử dụng tương đối thấp. Trong giai đoạn cuối năm
thì việc xuất kho gia tăng về khối lượng; nhưng tỷ lệ xuất hàng đúng hạn cũng gia tăng lên đến trên 92%.
Tỷ lệ xuất hàng đúng hạn về cơ bản có sự suy giảm nhẹ từ 2019 đến 2023. Tỷ lệ xuất hàng đúng hạn năm 2019 là 99.14%; giảm xuống còn 92.67% vào năm 2022 do ảnh hưởng hậu đại dịch và tăng trở lại lên đến 96.18% vào năm 2023. Sự suy giảm Tỷ lệ xuất hàng đúng hạn vào năm 2022 là do ảnh hưởng nguồn dịch bệnh tại Việt Nam vào quý 1 và quý 3 năm 2022. Đến năm 2031 thì dịch bệnh được kiểm soát tốt hơn; kéo theo sự gia tăng hiệu quả xuất hàng đúng hạn.
Bảng 2.5: Xuất hàng so với quy định về thời gian năm 2023 Giá trị
hàng qua kho (tỷ
đồng)
Giá trị thanh lý
(triệu đồng)
Tỷ lệ thanh lý
(%)
Giá trị hàng xuất
kho (tỷ đồng)
Giá trị thu hồi (triệu đồng)
Tỷ lệ thu hồi (%)
10/2022 862.58 4.34 0.0005% 649.82 89.51 0.0138%
11/2022 1,028.68 4.91 0.0005% 840.99 99.44 0.0118%
12/2022 1,108.84 6.95 0.0006% 928.48 145.05 0.0156%
01/2023 1,039.72 8.14 0.0008% 811.19 73.42 0.0091%
02/2023 956.49 6.76 0.0007% 717.95 22.62 0.0032%
03/2023 1,254.47 8.00 0.0006% 984.29 90.02 0.0091%
04/2023 1,255.16 7.24 0.0006% 1031.82 267.51 0.0259%
05/2023 1,000.74 7.31 0.0007% 778.41 238.23 0.0306%
06/2023 1,095.67 5.79 0.0005% 832.51 69.38 0.0083%
07/2023 1,071.25 5.91 0.0006% 1035.16 19.69 0.0019%
08/2023 908.87 4.65 0.0005% 985.63 498.99 0.0506%
09/2023 1,005.31 7.82 0.0008% 1157.77 10.66 0.0009%
10/2023 1,025.89 7.32 0.0007% 1181.38 64.52 0.0055%
11/2023 1,114.79 7.03 0.0006% 1068.71 50.96 0.0048%
12/2023 1,449.30 6.92 0.0005% 1347.56 117.61 0.0087%
(Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp) Tỷ lệ hàng thu hồi và thanh lý qua các năm từ 2021 đến 2023 rất thấp; giá trị thanh lý duy trì ở mức rất thấp chỉ đạt 0.0009% vào năm 2021 và giảm xuống 0.0009% vào năm 2022 và 2023. Giá trị thu hồi cũng ở mức thấp với giá trị 0.0607% vào năm 2020, xuống còn 0.0605% vào năm 2022 và còn 0.0132% năm 2023. Tỷ lệ thu hồi tập trung vào giai