Chương 3. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ ĐỊNH HƯỚNG ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
3.1. Đề xuất một số giải pháp cho công tác quản lý kho của công ty
3.1.1. Nhóm giải pháp trong quản lý hàng hóa
Căn cứ vào kế hoạch chỉ tiêu Công ty giao trong năm, Công ty cổ phần xuất khẩu Đức Thịnh PLYWOOD cần cân đối và xây dựng kế hoạch chi tiết theo để có kế hoạch và chính sách xuất – nhập hàng phù hợp theo từng thời điểm.
Bảng 3.6: Mục tiêu đạt được trong công tác quản lý kho đến năm 2025
STT NỘI DUNG Năm 2023 Năm 2025
1 Điều phối vận chuyển thành phẩm
(Tấn) 1.023.457 1.046.704
2 Tỉ lệ giao hàng đúng và trước hạn (%) 87,99 92,67 3 Khối lượng hàng hóa vận chuyển
(Tấn) 70.186 73.905
4 Giao nhận hàng qua kho thành phẩm
(Tấn) 862.376 765.299
5 Giao nhận hàng qua kho nguyên vật
liệu (Tấn) 151.625 148.291
6 Tỉ lệ khai thác kho (%) 93 95.6
7 Tỉ lệ sử dụng ngân sách (%TH/KH) 107 89
(Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp) Đồng thời với chính sách bán hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt trước khi giao hàng hoặc hàng ra khỏi cổng công ty, công ty cần xây dựng thêm chính sách cho thanh toán nợ bằng chứng thư bảo lãnh của ngân hàng và sẽ hỗ trợ chi phí mở 72 chứng thư cho khách hàng để tạo sự thuận tiện trong giao dịch, mở rộng khách hàng và hạn chế rủi ro về nợ xấu, cụ thể như sau:
- Đặt cọc: số tiền đặt cọc tối thiểu là 20% giá trị theo từng đơn hàng và được thanh toán trong vòng 3 này kể từ ngày ký xác nhận đặt hàng hoặc ngày ký hợp đồng.
- Thanh toán: Thanh toán 100% số tiền còn lại của từng đợt giao hàng trong vòng tối đa 60 ngày kể từ ngày thông báo giao hàng nhưng phải có thư bảo lãnh ngân hàng. Thư bảo lãnh ngân hàng phải được phát hành trong vòng 3 ngày kể từ ngày thông báo giao hàng mỗi đợt và trước khi nhận hàng và thời gian hiệu lực của thư bảo lãnh ít nhất 70 ngày kể từ ngày thông báo giao hàng.
Nhằm ứng phó với nhu cầu sụt giảm do tác động của tình hình kinh tế vĩ mô, Công ty cần thực hiện việc tăng cường công tác bán hàng theo hướng tập trung vào bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng nhằm tăng giá trị gia tăng thông qua các biện pháp sau:
Tăng cường độ phủ của sản phẩm ván gỗ thông qua hệ thống chi nhánh, đại lý, xây dựng đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp làm cơ sở quan trọng nhằm đẩy mạnh sản lượng tiêu thụ tại các khu vực đã có sự hiện diện của hệ thống chi nhánh. Đẩy nhanh việc thành lập các chi nhánh tại các khu vực thị trường tiềm năng trong đó chú trọng vào các chi nhánh bán lẻ, tập trung chủ yếu vào các khu vực có độ phủ thấp là Miền Trung.
Theo định kỳ, Ban Giám đốc và các cán bộ quản lý liên quan tiến hành khảo sát cụ thể tình hình kinh doanh của các khu vực nhằm nắm bắt thị trường, tiếp nhận đề xuất của đội ngũ nhân viên thị trường và chỉ đạo các chính sách cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả của công tác bán hàng. Đồng thời để khuyến khích và tạo động lực cho nhân viên bán hàng tùy theo từng thời điểm sẽ ban hành các chính sách lương kinh doanh linh hoạt theo hướng tăng doanh thu giảm lợi nhuận khi vụ mùa thấp điểm và ngược lại khi vào mùa xây dựng, vụ mùa cao điểm cũng như xây dựng thêm chính sách thưởng cho nhân viên khi tìm kiếm, mở rộng được khách hàng mới nhằm duy trì sản lượng sản xuất, bán hàng.
Bên cạnh đó, cần nắm bắt và xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng trên cơ sở các bộ tiêu chuẩn chất lượng của các quốc gia và áp dụng vào thực tiễn hoạt động sản xuất của Công ty nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn được nâng cao, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng trong nước, thiết lập cơ chế nhằm khuyến khích
nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng suất và chất lượng của các dây chuyền hiện có.
3.1.2. Nhóm giải pháp trong quản lý công tác xuất nhập hàng hóa
Công tác kiểm tra, kiểm soát chính sách giá bán của từng loại sản phẩm cho khách hàng cần phải được kiểm tra, đối chiếu trước khi lập phiếu giao hàng và xuất hóa đơn để đảm bảo mọi chính sách bán hàng đều thực hiện theo đúng quy định. Đồng thời ban hành quy định thời gian gửi hàng tồn kho sau khi xuất bán và quy hoạch một khu vực riêng để theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện của các đơn vị nhằm tối ưu hóa công tác lưu kho.
Tổ chức kiểm kê định kỳ hàng tháng để đánh giá hiệu quả quản lý kho bãi của Bộ phận kho cũng như đánh giá tình hình chất lượng hàng hóa và công tác xử lý hàng tồn kho lâu năm của các đơn vị kinh doanh để đưa ra các cảnh báo và nhận diện rủi ro kịp thời, tránh sự hư hại về chất lượng gỗ khi có sự chênh lệch.
Để đảm bảo sự tách biệt trong quản lý, công ty cần bổ sung thêm khâu nhận hàng sau khi hàng hóa được vận chuyển về đến công ty rồi mới nhập vào kho. Công ty cũng nên lập một phòng ban nhận hàng kiểm tra riêng hoặc một bộ phận chuyên kiểm hàng, bộ phận này có thể có số lượng từ 1-2 người. Bộ phận này có trách nhiệm xác định số lượng hàng nhập, kiểm định ngẫu nhiên xem hàng có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng không, loại bỏ các hàng bị bị lỗi, lập biên bản nhận hàng, chuyển hàng hóa tới bộ phận kho.
Hàng thừa nhập kho phải được nhập tại kho theo đúng phiếu nhập kho do phòng kế toán lập. Cách thực hiện như sau:
Thứ nhất, nhân viên bán hàng về phải làm ngay phiếu xác nhận hàng tồn và yêu cầu nhập lại kho chuyển cho phòng kế toán để lập phiếu nhập kho. Kế toán căn cứ vào phiếu yêu cầu của nhân viên bán hàng viết phiếu nhập kho chuyển cho thủ kho.
Thứ hai, thủ kho kiểm tra lại phiếu nhập kho, số lượng, chủng loại, quy cách, tình trạng hàng. Tất cả hàng bán còn thừa về nhập kho đều phải thùng kiểm tra xem có đủ số lượng hàng, phụ kiện, sản phẩm kèm theo hay không. Nếu đủ thì cho nhập kho, nếu thiếu
bản kiểm tra này phải có ngày, tháng, lý do lập biên bản, chữ ký người lập và nhân viên bán hàng.
Ban hành chính sách minh bạch hóa hoạt động mua bán, cung ứng hàng hóa được thể chế bằng các quy định, thông báo của Hội đồng Quản trị nhằm ngăn ngừa các hành vi tham nhũng, thông báo cho các đối tác khách hàng nhằm đảm bảo sự tin tưởng và hợp tác lâu dài với khách hàng.
Thứ ba, tăng cường công tác quản lý và kiểm soát rủi ro công nợ, hàng tồn kho: Xử lý nhanh hàng tồn kho chậm luân chuyển, giám sát chặt chẽ và có phương án xử lý kịp thời đối với hàng tồn kho chậm luân chuyển nhằm giảm chi phí lãi vay, đảm bảo sự ổn định của dòng tiền, đảm bảo nguồn vốn lưu động phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh; thường xuyên đánh giá hạn mức công nợ, phân loại nợ; theo dõi, đôn đốc thu hồi nợ của các khách hàng để hạn chế tối đa nợ phải thu quá hạn và giảm thiểu rủi ro nợ phải thu.
Bên cạnh đó, Công ty cần tăng cường quản lý và kiểm soát rủi ro về pháp luật và chính sách: Thường xuyên cập nhật các thông tin về pháp luật, chính sách của Nhà nước và áp dụng vào thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty bằng cách nâng cao vai trò của công tác pháp chế trong doanh nghiệp, thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật và chính sách của nhà nước để phổ biến cho toàn thể nhân viên Công ty.