Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG CỦA CÔNG
2.3. Đánh giá và phân tích các vấn đề còn tồn tại
Sau nhiều năm được hình thành và phát triển, Công ty cổ phần xuất khẩu Đức Thịnh PLYWOOD đã không ngừng cố gắng, phát triển, khẳng định được vị thế của mình ở khu vực. Với sự phát triển của công ty và hoạt động quản lý kho hàng nói riêng, công ty đã không ngừng cố gắng, nâng cao công tác kho hàng để phù hợp với tình hình kinh doanh hiện tại và xu hướng đổi mới trong quá trình hội nhập. Qua tình hình thực tế và công tác quản lý kho hàng tại công ty đã phân tích ở trên ta thấy có nhiều kết quả tích cực cần phát huy.
Hệ thống kho bãi rộng rãi, diện tích lớn, thoáng mát, có thể chứa được số lượng hàng lớn trong mọi điều kiện thuận lợi. Kho hàng của công ty có vị trí thuận lợi, an toàn cho việc giao nhận hàng hóa khi giao dịch. Hàng hóa được nhập - xuất liên tục trong ngày, nhất là vào thời điểm cao điểm của mùa khô, mùa nắng. Kho có phương tiện riêng để nhập hàng kịp thời và tiết kiệm được chi phí vận chuyển hàng vào kho. Công ty có nguồn lực chủ động, đội ngũ lao động trẻ, năng động, có thái độ làm việc tốt. Vào những ngày lễ, tết công ty có thưởng, quà cho công nhân viên, động viên tinh thần làm việc cho họ bằng vật chất và tinh thần.
Sản phẩm trong kho đã được chất xếp khoa học, đúng quy cách, thực hiện đúng nguyên tắc “dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra” đã tạo thuận lợi cho quá trình kiểm kê cũng như xuất hàng, tiết kiệm được không gian nhà kho. Trong quá trình tiếp nhận hàng hóa, mọi công tác đều được diễn ra kỹ càng và nhanh chóng về số lượng nhân viên, phương tiện và chứng từ có liên quan. Khi hàng hóa về đến nơi thì nhân viên thủ kho có trách nhiệm nhanh chóng tiếp nhận rồi tiến hành nhập kho tránh tình trạng mất mát và tiết kiệm thời gian, không gian cho việc xuất hàng trong ngày.
Công tác xuất hàng của kho cũng được thực hiện một cách nhanh chóng và kịp thời.
Khi có đơn hàng từ Ban Điều Phối chia hàng cho xe vận chuyển, Trip sau đó được gửi xuống kho để soạn hàng đưa xuống thì thủ kho báo ngay cho nhân công để chuẩn bị và giao hàng cho khách, nên mọi đơn hàng đều được giao đúng yêu cầu, đúng địa điểm. Bộ
phận kho gồm các nhân viên luôn thực hiện tốt nội quy kho hàng, đảm bảo vệ sinh kho hàng luôn sạch sẽ, gọn gàng và an toàn. Bộ phận nhập hàng có nhiều năm kinh nghiệm và chuyên môn giúp công tác nhập hàng được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp, tạo được niềm tin, sự hợp tác.
2.3.2. Những vấn đề còn tồn tại
Việc phối hợp triển khai thực hiện một số nhiệm vụ phục vụ sản xuất có lúc còn chưa nhịp nhàng; tiến độ thực hiện các dự án đầu tư và một số kế hoạch công tác ở cấp bộ phận còn có lúc chưa chưa giải quyết dứt điểm, còn một vài công tác chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu theo định hướng mới của Đức Thịnh PLYWOOD.
Quá trình kiểm đếm chỉ đơn thuần bằng quan sát. Nếu như việc nhận hàng chỉ một loại sản phẩm thì còn dễ dàng nhưng nếu như nhận cùng lúc nhiều sản phẩm thì rất dễ nhầm lẫn giữa các loại với nhau.
Do các sản phẩm được đóng gói trong thùng carton nên vấn đề thiếu hụt hàng trong thùng cũng như hàng bị hư hỏng bên trong không thể kiểm soát bằng quan sát bằng mắt thường bên ngoài được. Chỉ khi soạn hàng để giao cho khách hàng thì quản lý kho hàng mới biết được là có sự thiếu hụt trước khi giao hàng hay hàng hư hỏng từ trước.
Nhìn tổng thể vào sơ đồ, cách bố trí kho hàng của Công ty cổ phần xuất khẩu Đức Thịnh PLYWOOD có thể chấp nhận được. Tuy nhiên, cũng còn vấn đề cần phải đề cập tới. Đó là, kho hàng của Công ty không có khu vực để dành cho việc tiếp nhận hàng và soạn hàng riêng mà những việc này diễn ra ngay lối ra vào duy nhất của kho hàng. Nếu như vừa phải tiếp nhận hàng từ tổng công ty vừa phải giao hàng cho khách hàng thì việc nhầm lẫn rất dễ xảy ra, đang tiếp nhận hay soạn hàng mà xảy ra sự cố trong kho thì rất khó để ứng cứu, thoát hiểm. Ngoài ra, hệ thống an toàn phòng chống cháy nổ của kho chưa thực sự đồng bộ, lối thoát hiểm còn rất nhỏ so với diện tích của kho. Hệ thống chữa cháy chưa được chú trọng đầu tư mới, tất cả đều được trang bị cùng các kho hàng đã được xây. Hệ thống đèn chiếu sáng không đảm bảo.
Cách bố trí hàng trong kho theo vị trí cố định sẽ gây trở ngại khi hàng hóa mặt hàng
gây lãng phí. Một nơi thì lượng hàng ít, diện tích rất trống, trong khi đó nơi khác thì hàng nhiều thì không có diện tích để đặt.
Do không sử dụng pallet hiệu quả cũng như thiếu phương tiện cơ giới mang vác hàng nên Đức Thịnh PLYWOOD cần phải qua một bước trung gian là tập kết hàng tại một nơi tạm trước khi chuyển vào kho. Điều này gây tăng thêm chi phí và mất nhiều thời gian hơn. Hàng hóa được xếp chồng lên pallet mà không sử dụng kệ nên rất lãng phí không gian ở bên trên. Do không đủ diện tích nên nhân viên kho vận bắt buộc chất thêm nhiều lớp trên pallet kết quả là những thùng carton không chịu tải nổi gây ra rách, bể thùng ảnh hưởng đến những sản phẩm bên trong gây thiệt hại về kinh tế cho Công ty.
Hàng hóa được xếp sát tường bao quanh nên sẽ tốn nhiều thời gian, chi phí để di chuyển qua lại giữa các lối đi dọc theo các dãy pallet cũng như việc lấy hàng sẽ khó khăn hơn rất nhiều. Khi hàng cũ sắp hết và hàng mới về, nhân viên kho vận sẽ tốn nhiều thời gian, chi phí để thực hiện việc đảo kho do chỉ có một đầu để lấy hàng ra.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Thông qua việc phân tích thực trạng hoạt động quản lý kho hàng của Công ty Cổ phần xuất khẩu Đức Thịnh PLYWOOD, có thể nhận thấy rằng công ty đã đầu tư đáng kể vào cơ sở hạ tầng kho bãi và ứng dụng các công nghệ hiện đại nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý kho. Với hệ thống quản lý tồn kho ERP và hệ thống quản lý kho WMS, công ty đã đạt được những thành công nhất định trong việc tự động hóa quy trình xuất nhập hàng, đồng bộ hóa dữ liệu, và nâng cao khả năng kiểm soát hàng hóa từ vị trí đến số lượng và tình trạng lưu trữ.
Cơ sở vật chất của kho hàng, bao gồm các loại kệ lưu trữ hiện đại như kệ drive-in, kệ bán tự động và kệ pallet gỗ, được thiết kế nhằm tối ưu hóa không gian và đảm bảo sự an toàn cho hàng hóa, kể cả trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, hệ thống quản lý kho hàng của Đức Thịnh PLYWOOD vẫn còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục.
Thứ nhất, mặc dù công ty đã áp dụng các hệ thống quản lý hiện đại, nhưng quá trình kiểm đếm hàng hóa vẫn còn dựa nhiều vào quan sát trực quan. Điều này dễ dẫn đến sai sót, đặc biệt khi có nhiều loại sản phẩm được nhập cùng lúc. Việc đóng gói hàng trong thùng carton cũng làm cho việc kiểm tra số lượng và chất lượng bên trong khó khăn, dẫn đến những tình trạng thiếu hụt hoặc hư hỏng chỉ được phát hiện khi hàng đã chuẩn bị giao đi.
Thứ hai, bố trí không gian kho hàng chưa thực sự khoa học, khi các hoạt động tiếp nhận, soạn hàng, và giao hàng đều diễn ra tại cùng lối ra vào duy nhất. Điều này không chỉ tăng nguy cơ nhầm lẫn trong quản lý hàng hóa mà còn tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn khi có sự cố khẩn cấp. Kích thước lối thoát hiểm hiện tại không tương xứng với diện tích kho, gây ra lo ngại về khả năng thoát hiểm nhanh chóng và hiệu quả trong trường hợp khẩn cấp.
Thứ ba, hệ thống phòng chống cháy nổ chưa được đầu tư nâng cấp phù hợp, thiết bị
trong quá trình vận hành kho hàng. Điều này tạo ra rủi ro lớn cho công ty trong việc đảm bảo an toàn cho hàng hóa và nhân viên, đặc biệt khi xử lý các loại hàng hóa dễ cháy hoặc yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt.