1.4.4.1. Khái niệm.
Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dựng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của tài khoản đối ứng với bên Nợ của các tài khoản khác có liên quan. Cá biệt có Nhật ký chứng từ phản ánh cả hai bên của tài khoản.
Bảng kê vẫn là sổ kế toán tổng hợp dựng để phản ánh bên Nợ của tài khoản đối ứng với bên Có của các tài khoản có liên quan. Cá biệt có bảng kê mở cả hai bên của tài khoản.
Mỗi nhật ký chứng từ được mở cho một hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. Có 10 loại nhật ký chứng từ (được đánh số từ 1 đến 10).
Mỗi bảng kê được mở cho một hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. Có 10 loại bảng kê (được đánh số từ 1 đến 11, không có bảng kê số 07).
Sổ kế toán gồm có : _ Nhật ký chứng từ. _ Bảng kê.
_ Sổ cái.
_ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ
1.4.4.2. Ưu điểm, nhược điểm của hình thức.
* Ưu điểm :
_ Giảm việc ghi trùng lặp, đặc biệt là giảm khối lượng việc ghi sổ cái. _ Đối chiếu, kiểm tra chặt chẽ, tránh được sai sót.
_ Phân công lao động thuận lợi và chuyên môn hóa công tác kế toán. * Nhược điểm :
_ Mẫu sổ phức tạp, khối lượng sổ sách nhiều, do đó đòi hỏi trình độ chuyên môn cao.
_ Không thích hợp với kế toán máy. * Phạm vi áp dụng :
Chứng từ kế toán
Bảng kê Các sổ, thẻ
kế toán chi tiết
Sổ cái Nhật ký chứng từ
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo kế toán Ghi chú :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Doanh nghiệp quy mô lớn, phức tạp, trình độ chuyên môn kế toán cao, sử dụng máy vi tính hạn chế.