2. Khỏi niệm về đặt buồng
2.1. Cỏc hỡnh thức đặt buồng
Ngày nay do sự phỏt triển mạnh của ngành viễn thụng nờn cỏc hỡnh thức đặt buồng cũng rất đa dạng. Khỏch cú thể đặt buồng qua điện thoại hoặc đặt buồng bằng văn bản như qua fax, thư viết tay hoặc thư điện tử. Song cho dự khỏch cú sử dụng hỡnh thức đặt buồng nào đi nữa thỡ khi nhận được cỏc yờu cầu đặt buồng của khỏch, nhõn viờn nhận đặt buồng ở cỏc khỏch sạn lớn cũng phải ghi chộp lại mọi thụng tin đặt buồng vào phiếu đặt buồng hoặc sổ nhận đặt buồng và nhanh chúng gửi xỏc nhận đặt buồng cho khỏch. Cú hai hỡnh thức đặt buồng bằng lời và bằng văn bản.
A. Đặt buồng bằng lời:
a. Gặp mạt trực tiếp để đặt buồng
Khỏch đến với khỏch sạn và trực tiếp đặt buồng với bộ phận đặt buồng hoặc bộ phận kinh doanh tiếp thị của khỏch sạn. Nhõn viờn nhận đặt buồng cú thể trực tiếp xỏc nhận yờu cầu đặt buồng với khỏch mà khụng cần gửi thư hoặc
fax xỏc nhận đặt buồng như hỡnh thức đặt buồng bằng văn bản. Ưu điểm của hỡnh thức đặt buồng này là cả hai phớa khỏch và nhõn viờn đặt buồng cú thể sử dụng ngụn ngữ cử chỉ để hỗ trợ cho việc tải thụng tin và nhận thụng tin một cỏch chớnh xỏc.
b. Đặt buồng qua điện thoại:
Khỏch gọi điện đến khỏch sạn để yờu cầu đặt buồng. Hỡnh thức đặt buồng qua điện thoại là hỡnh thức đặt buồng phổ biến nhất, nhanh, dễ tiếp cận và cú tớnh tương tỏc. Song hỡnh thức đặt buồng này cũng cú những hạn chế như nhận thụng tin được chuyển tải qua điện thoại đụi khi khụng chớnh xỏc vỡ điện thoại bị trục trặc kỹ thuật do thời tiết xấu, điện thoại thường xuyờn bận nờn khỏch phải chờ lõu lóng phớ tiền và thời gian, gõy cho khỏch sự khú chịu, khỏch và nhõn viờn nhận đặt buồng khụng nhỡn thấy nhau nờn khụng thể dựng ngụn ngữ cử chỉ để hỗ trợ thờm cho thụng tin cần chuyển tải… khi nhận đặt buồng qua điện thoại, ngoài việc tinh thụng nghiệp vụ lễ tõn nhõn viờn nhận đặt buồng cũn phải cú giọng ngọt ngào và trỡnh độ ngoại ngữ tốt để giao tiếp với khỏch nhằm tạo ấn tượng tốt đẹp ban đầu cho khỏch.
Khi nhận đặt buồng qua điện thoại nhõn viờn nhận đặt buồng nờn yờu cầu khỏch gửi văn bản xỏc nhận đặt buồng cho khỏch sạn để xỏc nhận lại thụng tin đặt buồng của khỏch.
B. Đặt buồng bằng văn bản:
a. Đặt buồng qua fax:
Là hỡnh thức đặt buồng được nhiều khỏch sử dụng và những ưu điểm như tốc độ nhanh, lưu lại được văn bản đặt buồng, đảm bảo mọi thụng tin đặt buồng qua fax, chuyển tải rừ ràng và chớnh xỏc khi nhận đặt buồng qua fax, nhõn viờn nhật đặt buồng nhanh chúng ghi lại mọi thụng tin đặt buồng từ bản fax vào phiếu nhận đặt buồng và lập tức gửi thư hoặc fax xỏc nhận việc đặt buồng của khỏch.
Khỏch viết thư gửi cho khỏch sạn nờu rừ yờu cầu đạt buồng của mỡnh. Ngày nay hỡnh thức đặt buồng bằng thư viết tay hầu như đó được thay thế bằng thư điện tử song một số khỏch gia đỡnh hoặc cỏc đoàn khỏch vẫn sử dụng hỡnh thức đặt buồng qua thư. Thư đặt buồng thường được giửi tới khỏch sạn trước khi khỏch đến khoảng ba hoặc bốn thỏng thậm chớ cú đoàn cũn gửi trước 1 năm.
Nhược điểm của hỡnh thức đặt buồng này là thư đặt buồng của khỏch cú thể bị thất lạc, gõy ra sự bị động và phiền hà cho cả khỏch và khỏch sạn.
Nhõn viờn nhận đặt buồng cần nhanh chúng gửi thư xỏc nhận đặt buồng của khỏch sạn cho khỏch sau khi đó ghi chộp cỏc thụng tin về yờu cầu đặt buồng của khỏch vào phiếu đặt buồng hoặc sổ đặt buồng.
Vớ dụ: Một lỏ thư đặt buồng 57 Phố Cao
Culnonth
Dacenty, NN11BPP 3/3/2002
Thưa Quý ụng/ Quý bà.
Xin hóy dành cho tụi và tợ tụi một buồng đụi và hai buồng đơn cho con trai và con gỏi của tụi, từ ngày mựng 5 đến ngày 10 thỏng 8 tại khỏch sạn.
Xin hóy vui lũng xỏc nhận lại việc đặt buồng của tụi. Tụi mong chờ tin từ phớa Quý ngài, quý bà.
Kớnh thư. P.J Knowles.
c. Đặt buồng bằng thư điện tử:
Ngày nay nhờ sự kết nối của hệ thống Internet qua mỏy vi tớnh, một số khỏch đặt buồng bằng hỡnh thức gửi thư điện tử cho khỏch sạn. Đõy là hỡnh thức đặt buồng nhanh nhất và ngày càng trở thành hỡnh thức đặt buồng quan trọng trong tương lai. Hàng ngày nhõn viờn lễ tõn thuộc bộ phận trung tõm dịch vụ mở mỏy vi tớnh ra kiểm tra 3 lần và in cỏc đặt buồng trờn mỏy.
Khi nhận được cỏc buồng qua mỏy vi tớnh nhõn viờn nhận đặt buồng cũng phải ghi chộp lại mọi thụng tin đặt buồng vào phiếu đặt buồng hoặc sổ đặt buồng và gửi thư xỏc nhận đặt buồng cho khỏch.