Chương 3. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.3. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI VÀ CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN ĐỨC PHỔ
3.3.1. Thực trạng công tác đăng ký đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trên địa bàn huyện Đức Phổ
3.3.1.1. Thực trạng nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc phục vụ công tác đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
a. Thực trạng nguồn nhân lực làm công tác đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Căn cứ pháp lý:
Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Đức Phổ, tiền thân là Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất huyện Đức Phổ, trực thuộc và chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp, toàn diện của Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Đức Phổ. Thực hiện Quyết định số 467/QĐ-UBND ngày 23/12/2014 của UBND tỉnh Quảng Ngãi về việc
thành lập Văn phòng Đăng ký Đất đai tỉnh Quảng Ngãi trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường. Trong đó có Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Đức Phổ là tổ chức trực thuộc Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Quảng Ngãi, có con dấu riêng, có trụ sở và hạch toán phụ thuộc Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Quảng Ngãi. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Thông tư liên tịch số 15/2015/TTLT- BTNMT-BNV-BTC ngày 04 tháng 4 năm 2015 của Liên Bộ Tài nguyên và Môi trường - Bộ Nội vụ - Bộ Tài chính hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường.
- Chức năng, nhiệm vụ:
Văn phòng Đăng ký Đất đai Quảng Ngãi – Chi nhánh huyện Đức Phổ có con dấu để thực hiện nhiệm vụ được giao thuộc Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Quảng Ngãi trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Quảng Ngãi, chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp, toàn diện của Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Quảng Ngãi và thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc theo qui định của pháp luật; có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Quảng Ngãi tổ chức thực hiện đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai và cung cấp thông tin về đất đai cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
Văn phòng Đăng ký Đất đai Quảng Ngãi – Chi nhánh huyện Đức Phổ có 16 chức năng, nhiệm vụ cụ thể theo quy định chung của ngành.
- Tổng số viên chức, hợp đồng
Tổng số viên chức, hợp đồng lao động của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Đức Phổ tính đến tháng 12 năm 2017 có 12 viên chức và người lao động, trong đó có 6 cán bộ biên chế và 6 cán bộ hợp đồng. Trình độ chuyên môn của cán bộ Văn phòng cơ bản đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao, gồm 02 cán bộ có trình độ thạc sỹ, 4 cán bộ có trình độ đại học (trong đó có 1 người đang học thạc sỹ), 4 cán bộ có trình độ cao đẳng và 02 cán bộ trình độ trung cấp. Lãnh đạo quản lý có: 01 Giám đốc và 02 Phó giám đốc.
b. Thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc phục vụ công tác đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Về cơ sở vật chất trang thiết bị, Chi nhánh có trụ sở làm việc chung với Trung tâm phát triển quỹ đất huyện với 4 phòng làm việc với tổng diện tích sử dụng 38m2, trong đó có 02 kho lưu trữ tài liệu, Máy vi tính 11 cái, máy in A3 01 cái, máy in A4 06 cái, máy Scan 01 cái, máy Photo 01 cái.... Trang thiết bị vật chất còn hạn chế như máy
photo, máy in A4 đã rất cũ, hư hỏng nhiều lần, tốn nhiều chi phí, thời gian sữa chữa, ảnh hưởng đến quá trình xử lý công việc. Mặt khác, theo quy định hồ sơ giải quyết các thủ tục hành chính về đất đai phải lưu trữ vĩnh viễn, nhưng công tác văn thư lưu trữ tại Chi nhánh chưa được chú trọng do không có biên chế riêng, đúng chuyên ngành đào tạo đảm nhiệm công việc này.
3.3.1.2. Thực trạng hồ sơ địa chính a. Thực trạng công tác lập hồ sơ địa chính
- Thực trạng việc lập hệ thống bản đồ:
Hệ thống bản đồ dạng giấy bao gồm bản đồ địa giới hành chính và hồ sơ địa giới hành chính được thiết lập theo Chỉ thị 364/CT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ngày 06 tháng 11 năm 1991. Bản đồ hiện trạng sử dụng đất, bản đồ quy hoạch sử dụng đất, bản đồ địa chính và bản đồ hành chính. Trong đó, hệ thống bản đồ địa chính năm 1998-2000 của 14/15 xã đã được số hoá, sử dụng trong phần mềm Microstation phục vụ công tác in ấn sơ đồ thửa đất trên giấy chứng nhận và cập nhật các trường hợp đủ điều kiện đăng ký biến động thường xuyên, riêng xã Phổ Văn hiện nay vẫn sử dụng bản đồ dạng giấy (nhiều tờ bản đồ đã bị rách, nát), chưa được số hóa, gây khó khăn trong công tác đo đạc, kiểm tra việc cập nhật biến động, trích lục các thửa đất, ...
Bảng 3.3. Hiện trạng hệ thống bản đồ địa chính huyện Đức Phổ
STT Đơn vị (xã, thị trấn)
Năm đo vẽ Tổng số tờ
Tỷ lệ
1:500 1:2000
1 Thị trấn Đức Phổ 2000 34 22 12
2 Phổ Châu 2006 41 41
3 Phổ Thạnh 2006 36 36
4 Phổ Khánh 2006 17 17
5 Phổ Cường 2006 44 44
6 Phổ Hòa 2006 35 35
7 Phổ Ninh 1999 28 28
8 Phổ Văn 1998 15 15
STT Đơn vị (xã, thị trấn)
Năm đo vẽ Tổng số tờ
Tỷ lệ
1:500 1:2000
9 Phổ Thuận 2006 31 31
10 Phổ Nhơn 2006 52 52
11 Phổ Phong 2006 43 43
12 Phổ Quang 2006 17 17
13 Phổ An 2006 36 36
14 Phổ Vinh 2006 29 29
15 Phổ Minh 2006 28 28
Tổng số toàn huyện 486 22 464
(Nguồn: Văn phòng ĐKĐĐ tỉnh Quảng Ngãi – Chi nhánh huyện Đức Phổ 2017) Theo kết quả điều tra, thu thập các số liệu, tài liệu ở bảng 3.3 thì tất cả các bản đồ đo vẽ năm 1998, 1999, 2000, 2006 và năm 2013 trên địa bàn huyện Đức Phổ đều được sử dụng làm cơ sở kiểm tra và phục vụ công tác cấp Giấy CNQSDĐ, đăng ký biến động đất đai của các xã, thị trấn. Công tác cập nhật, chỉnh lý biến động nhưng chưa có sự thống nhất với hệ thống sổ sách, hồ sơ địa chính ở các cấp theo quy định pháp luật.
- Thực trạng việc lập Hệ thống sổ sách
Thực hiện Luật Đất đai năm 2003, Hệ thống sổ sách địa chính gồm 4 loại: Sổ Mục kê, Sổ Địa chính, Sổ cấp giấy chứng nhận, Sổ theo dõi biến động đất đai của 15 xã, thị trấn thuộc huyện đã được lập ở dạng giấy và cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính theo đúng qui định. Sự thay đổi cán bộ trong công tác quản lý làm ảnh hưởng nhiều đến hệ thống sổ sách. Bắt đầu từ năm 2016, việc cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính đã được lập thêm ở dạng file số, giúp cho công tác tìm kiếm các biến động, sao lục hồ sơ một cách dễ dàng.
Ngoài ra tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai còn lập hệ thống sổ phục vụ công tác chuyên môn như: Sổ theo dõi giao dịch đảm bảo, sổ tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đai, sổ cấp giấy chứng nhận lần đầu, sổ luân chuyển thông tin địa chính với cơ quan thuế, sổ luân chuyển hồ sơ cho Văn phòng ĐKĐĐ tỉnh.
Bảng 3.4. Hiện trạng công tác lập hồ sơ địa chính của huyện Đức Phổ
Số
TT Tên xã, thị trấn
Hồ sơ địa chính lưu trữ tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Đức Phổ
Sổ địa chính
Sổ mục kê
Sổ theo dõi biến động
đất đai
Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất
1 Thị trấn Đức Phổ 46 3 2 4
2 Phổ Châu 7 2 2 3
3 Phổ Thạnh 25 4 2 4
4 Phổ Khánh 16 3 2 3
5 Phổ Cường 24 4 2 3
6 Phổ Hòa 14 2 2 3
7 Phổ Ninh 23 3 2 3
8 Phổ Văn 24 3 2 3
9 Phổ Thuận 26 4 2 3
10 Phổ Nhơn 17 4 2 3
11 Phổ Phong 29 4 2 3
12 Phổ Quang 21 2 2 3
13 Phổ An 22 4 2 3
14 Phổ Vinh 20 2 2 3
15 Phổ Minh 11 2 2 3
Tổng cộng 325 46 30 45
(Nguồn: Văn phòng ĐKĐĐ tỉnh Quảng Ngãi – Chi nhánh huyện Đức Phổ 2017)
Kết quả nghiên cứu cho thấy, số liệu điều tra tại bảng 3.4 thì từ khi được lập cho đến nay, tất cả các sổ địa chính, sổ mục kê, bản đồ các tỷ lệ của các xã, thị trấn được sử dụng làm cơ sở pháp lý phục vụ cho việc quản lý nhà nước về đất đai và công tác cấp Giấy CNQSDĐ trên địa bàn huyện Đức Phổ.
b. Thực trạng công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính
Công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính dạng giấy được Văn phòng đăng ký thường xuyên cập nhật, chỉnh lý biến động theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường tại Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007 về hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính và Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính, gồm các công việc sau:
+ Cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính địa chính đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền cấp mới Giấy chứng nhận do UBND huyện cấp;
+ Trong thời gian chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu địa chính điện tử thì thực hiện việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính trên giấy theo quy định của các thông tư này.
+ Khi nhận được thông báo chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền có nội dung cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, Uỷ ban nhân dân cấp xã, thị trấn chịu trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý vào hồ sơ địa chính trên giấy đang quản lý đối với tất cả các trường hợp đủ điều kiện chỉnh lý biến động về sử dụng đất theo qui định.
Thực tế công tác thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng từ đất nông nghiệp sang đất công nghiệp, đất công trình công cộng, giao thông có rất nhiều thiếu sót và không đạt yêu cầu do hầu hết chưa cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính, sổ mục kê, sổ đăng ký biến động đất đai. Nguyên nhân là do tình hình thực tế phức tạp trên địa bàn và do lịch sử để lại việc đo vẽ bản đồ địa chính đối với đất nông nghiệp không chi tiết theo từng thửa ruộng của từng hộ gia đình tại thời điểm giao chia ruộng giai đoạn 1993-1995, vì vậy khi thực hiện thu hồi đất nông nghiệp để chuyển sang sử dụng vào mục đích khác khó thực hiện chỉnh lý biến động.
c. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ địa chính
Trước đây, hồ sơ địa chính được lập theo mẫu cũ và theo Thông tư 29/2004/TT- BTNMT ngày 01/11/2004 của Bộ tài nguyên và Môi trường gồm: Bản đồ đo đạc năm 1995 - 1997; Sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập theo đơn vị xã giai đoạn 1995- 1997; Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Sổ địa chính; Sổ theo dõi biến động đất đai. Thực hiện các Thông tư của Bộ Tài nguyên và Môi trường: số 17/2009/TT- BTNMT ngày 21/10/2009, số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính. Văn phòng đăng ký đã xây dựng hồ sơ địa chính theo mẫu mới và hướng
dẫn các xã cập nhật hệ thống sổ theo các Thông tư này để vệc quản lý được đồng bộ, đầy đủ, đúng qui định.
Công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính: Cán bộ Văn phòng đăng ký được phân công thụ lý hồ sơ thực hiện đồng thời nhiệm vụ chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với hồ sơ được giao thụ lý theo đúng quy định và soạn thảo thông báo biến động trình lãnh đạo ký ban hành, gửi về UBND cấp xã nơi có đất để kịp thời chỉnh lý. Đồng thời, Văn phòng có riêng một bộ phận cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với các hồ sơ: giao dịch đảm bảo, chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng đất.
Năm 2016, Văn phòng đăng ký đã thực hiện chỉnh lý hồ sơ địa chính trên phần mềm dùng chung SVN của 15 xã, thị trấn trên địa bàn huyện để thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin, đăng ký đất đai. Tuy nhiên, lực lượng cán bộ còn mỏng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ địa chính xã, thị trấn trên địa bàn huyện còn hạn chế, cán bộ địa chính phải kiêm nhiệm nhiều việc khác như giải phóng mặt bằng, xây dựng, giao thông, môi trường... dẫn đến việc lập sổ sách, cập nhật chỉnh lý biến động chưa thường xuyên. Hệ thống văn bản quy định của việc chỉnh lý hồ sơ địa chính còn thay đổi nhiều lần về mẫu sổ sách. Chính vì vậy, việc theo dõi biến động về sử dụng đất gặp nhiều khó khăn.
3.3.1.3. Thực trạng việc đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất giai đoạn 2013-2017
a. Công tác đăng ký đất đai
Trên cơ sở quy trình theo cơ chế “một cửa” hiện đại tại UBND huyện Đức Phổ và các văn bản về lĩnh vực đất đai đã được quy định, UBND huyện Đức Phổ đã chỉ đạo phòng Tài nguyên và Môi trường; VPĐKĐĐ đất triển khai phối hợp thực hiện đồng bộ giữa các bộ phận với xã, thị trấn. Phối hợp giữa VPĐKĐĐ với các bộ phận chuyên môn liên quan xử lý, giải quyết hồ sơ, trình lãnh đạo ký hồ sơ đảm bảo thời gian theo quy định; đúng quy trình, có nhiều hồ sơ được giải quyết sớm cho công dân.
Trong quá trình thực hiện có nhiều trường hợp vướng mắc phát sinh và được VPĐKĐĐ chủ động tham mưu, đề xuất lãnh đạo phòng Tài nguyên và Môi trường phối hợp với các cơ quan liên quan hoặc có báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của UBND huyện Đức Phổ để giải quyết cho công dân theo quy định.
Để đảm bảo thực hiện tốt công tác quản lý, đăng ký đất đai và quản lý chặt chẽ hệ thống văn bản pháp luật đất đai, nâng cao chất lượng phục vụ công tác chuyên môn, hạn chế thấp nhất những sai sót liên quan trên lĩnh vực đất đai. UBND huyện Đức Phổ đã chỉ đạo Phòng TN&MT; VPĐKĐĐ nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế làm việc, nâng cao trách nhiệm của các bộ phận chuyên môn thuộc VPĐKĐĐ từ việc hướng dẫn tiếp nhận, tham mưu giải quyết hồ sơ đúng quy định để phục vụ yêu cầu chính đáng của công dân. Đồng thời, phục vụ đắc lực cho nhiệm vụ thường xuyên
cũng như phối hợp với các bộ phận chuyên môn kịp thời cung cấp thông tin chính xác cho lãnh đạo nhằm thực hiện tốt công tác quản lý đất đai trên địa bàn huyện Đức Phổ trong thời gian đến một cách khoa học, chặt chẽ theo quy trình.
Tính đến năm 2017, tổng số giấy chứng nhận đất ở đã cấp cho hộ gia đình cá nhân là 23.589 giấy chứng nhận đạt khoảng 95% tổng số thửa đất theo bản đồ địa chính năm 1998-2006 của toàn huyện. Tuy nhiên, hiện nay trên địa bàn huyện còn tồn khoảng 10.300 thửa đất ở không có trên bản đồ địa chính năm 1998-2006, chưa được cấp giấy chứng nhận do có nguồn gốc được giao đất không đúng thẩm quyền hoặc các chủ sử dụng đất tự chuyển đổi mục đích sử dụng đất, lấn chiếm đất đai nhưng chính quyền cơ sở xã, thôn chưa thực sự vào cuộc, còn né tránh, ngại khó, ngại va chạm do tranh chấp đất đai, giải quyết tồn tại trong quản lý, sử dụng đất do lịch sử để lại nên chất lượng hồ sơ cấp giấy chứng nhận gửi cơ quan thẩm định của một số xã không đảm bảo, có nhiều sai sót không đủ điều kiện xét duyệt để trình cấp trên.
Công tác cấp Giấy chứng nhận QSD đất còn chậm, nhiều nội dung về nguồn gốc sử dụng đất do người dân kê khai trong hồ sơ cấp giấy chứng nhận QSD đất không trùng khớp với sổ sách, hồ sơ địa chính… Mặt khác, có nhiều trường hợp công dân cũng chưa thực hiện đầy đủ trách nhiệm như hẹn ngày đo đạc nhưng chủ hộ đi vắng, trường hợp hồ sơ cần bổ sung và khi yêu cầu công dân bổ sung một số thủ tục có liên quan thì chậm thực hiện, phát sinh sai lệch diện tích, phát sinh các tài sản biến động trên đất, đất chưa chuyển mục đích… Ngoài ra, trong quá trình tác nghiệp của VPĐKĐĐ, cơ quan thuế và UBND các xã, thị trấn chưa đảm bảo thời gian quy định, kết quả dẫn đến trễ hẹn một số hồ sơ như chưa thống nhất trong cách hiểu và áp dụng các văn bản về đất đai, một số văn bản các cấp còn chồng chéo, khi xin ý kiến chỉ đạo cấp có thẩm quyền chậm được giải quyết.
b. Kết quả cấp giấy chứng nhận lần đầu cho hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất
Hiện nay, các thủ tục hành chính được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 418/QĐ-UBND, ngày 12 tháng 6 năm 2017 của UBND tỉnh Quảng Ngãi về việc quyết định ban hành quy chế phối hợp giữa các cơ quan liên quan trong việc tiếp nhận, giải quyết các thủ tục liên quan đến lĩnh vực đất đai trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi.
Việc đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận được chia làm 2 loại: Đăng ký lần đầu và đăng ký biến động.