PHẦN 2. HOẠT ĐỘNG CỦA BOXME TRONG LĨNH VỰC THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TẠI VIỆT NAM
2.2. Những giải pháp Boxme cung cấp
2.2.1. Quản lý hoàn tất đơn hàng (Fulfillment)
Dịch vụ hoàn tất đơn hàng không còn quá mới đối với các doanh nghiệp đã và đang có kế hoạch kinh doanh trên sàn Thương mại điện tử. Đây là quá trình của nhận, chuẩn bị và phân phối vận chuyển các đơn hàng TMĐT, bắt đầu ngay khi khách hàng đặt đơn, và bao gồm mọi hoạt động liên quan đến đưa một đơn hàng hoàn thiện vào tay khách hàng, bao gồm xử lý đơn hàng, xác nhận, chọn hàng, đóng gói và vận chuyển.
Hoàn tất đơn hàng là một phần quan trọng trong việc vận hành công việc kinh doanh TMĐT, có ý nghĩa to lớn đối với người mua sắm thương hiệu, tài chính và tương lai của nhãn hàng. Hoạt động này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng, chiếm một vị trí quan trọng trong cơ cấu chi phí của nhãn hàng và đặc biệt đó là một phần không thể thiếu trong việc mở rộng quy mô kinh doanh.
b. Nhu cầu của doanh nghiệp thương mại điện tử về quản lý hoàn tất đơn hang Chìa khóa của việc hoàn tất đơn hàng của mỗi nhãn hàng có thể khác nhau, nhưng hầu hết đều gồm 5 bước chính bắt buộc:
Hình 2.4. Các bước hoàn tất đơn hàng
Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bước 5
Nhận đơn
Nhặt hàng Đóng gói Vận chuyển Hoàn hàng hàng
13
ỉ Bước 1: Nhận đơn hàng
Nhãn hàng cần phải có hàng tồn để bắt đầu thực hiện các đơn đặt hàng. Nếu nhãn hàng tự hoàn tất đơn hàng thì cần có trách nhiệm trong việc nhận và lưu trữ hàng tồn kho được chuyển đến từ nhà cung cấp hoặc nhà máy. Ngoài ra, đối với nhiều loại hàng hoá đặc biệt cần được bảo quản ở một nhiệt độ nhất định, nhãn hàng cũng cần đầu tư chi phí duy trì nhiệt độ ở kho bãi. Tuy nhiên, để các công việc này được tổ chức bài bản với thời gian chính xác nhằm giúp các đơn hàng được bắt đầu bán sớm hơn, doanh nghiệp cần tới những bên thứ ba với hệ thống cơ sở hạ tầng sẵn có cũng như những quy trình đã được được chuyên nghiệp hoá.
Ngoài ra, đa phần những người bán trên các sàn thương mại điện tử là những nhãn hàng nhỏ hoặc các cá nhân, họ không có đủ điều kiện để xây dựng hệ thống kho bãi chứa hàng hay thuê nhân viên vận hành kho hàng. Chính vì vậy, nhu cầu thuê kho chứa là vô cùng lớn trong khu vực này.
ỉ Bước 2: Nhặt hàng
Đặc thù của các đơn hàng thương mại điện tử là những đơn hàng nhỏ, nhưng với số lượng đơn hàng vô cùng lớn trong một ngày. Việc nhặt hàng trong kho để đi đóng gói theo đúng với yêu cầu trong đơn hàng là một điều khá khó khăn và tốn kém thời gian, đặc biệt với những loại mặt hàng tiêu dùng và mỹ phẩm có nhiều chủng loại, kiểu dáng khác nhau. Chính vì vậy, các nhãn hàng mong muốn có một hệ thống chuyên nghiệp, ứng dụng công nghệ thông tin nhằm đảm bảo việc nhặt hàng chính xác ở mức độ cao nhất để không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm mua hàng của khách hàng.
ỉ Bước 3: Đúng gúi
Trong đóng gói, điều quan trọng nhất chính là vật liệu cách nhiệt và vật liệu bảo vệ để hàng hóa không bị biến đổi hay vỡ trong quá trình vận chuyển. Các đơn vị bên thứ ba sẽ có đa dạng các vật liệu này bao gồm hộp, xốp nổ hoặc túi, băng dính dán, màng bọc, túi khí hay nhiều vật liệu khác. Chính vì vậy, các đơn vị 3PL có thể lựa chọn vật liệu phù hợp nhất với sản phẩm của nhãn hàng để bảo vệ sản phẩm nhưng vẫn tối ưu chi phí hợp lý nhất.
14
ỉ Bước 4: Vận chuyển
Sau khi đơn hàng được đóng gói sẽ được mang đi vận chuyển. Nhà bán hàng cần có nhãn vận chuyển, dán đúng nhãn cho mỗi đơn đặt hàng được đóng gói và gửi chúng cho các đơn vị vận chuyển như Viettel Post, GHN, GHTK, DHL,.. Hầu hết các đơn vị 3PL đều sẽ có các nhãn vận chuyển từ các đơn vị vận chuyển trên tài khoản của nhà cung cấp hàng hóa. Một số nhà cung cấp dịch vụ thường hợp tác với các đơn vị vận chuyển để nhận được ưu tiên về cả thời gian và chi phí, trong khi những người tự làm cần so sánh chi phí vận chuyển từ nhiều đơn vị vận chuyển khác nhau. Các đơn vị 3PL luôn giúp đảm bảo mức giá vận chuyển phù hợp nhất có thể cho bất kỳ tùy chọn vận chuyển cụ thể nào.
Một trong những lợi ích to lớn nhất của việc thuê các đơn vị hoàn tất đơn hàng chính là việc các đơn vị này sẽ chuyển trực tiếp hàng cho hãng vận chuyển, tiết kiệm tiền vận chuyển từ văn phòng của bạn đến địa điểm vận chuyển (đối với những người tự vận hành).
Khi đơn hàng của bạn được vận chuyển, bạn sẽ có thể truy cập vào thông tin đơn hàng. Phụ thuộc vào công nghệ 3PL, bạn có thể tự động hóa chia sẻ thông tin này đến với khách hàng của mình.
ỉ Bước 5: Hoàn hàng
Mặc dù không ai mong muốn trường hợp hoàn hàng xảy ra, vẫn có trường hợp khách hàng đôi khi vẫn sẽ hoàn một vài hoặc nhiều sản phẩm trong đơn hàng của họ. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp kinh doanh TMĐT cần một kế hoạch đối phó với việc khách hàng trả lại hàng và làm thể nào để các thương hiệu có thể trơn tru đưa chúng về làm hàng tồn hoặc tiêu hủy chúng nếu hỏng hóc.
Thương hiệu của bạn sẽ cần quyết định xem liệu bạn có cho phép hoàn hàng tại cửa hàng hay không, hay trả lại hàng qua đơn vị vận chuyển. Bạn cũng cần có chính sách hoàn hàng phù hợp ( 7 ngày hoặc 2 tuần), và liệu bạn có thể cáng đáng các chi phí phát sinh vận chuyển khi hoàn hàng hay không. Các đơn vị 3PL sẽ giúp bạn điều phối hàng hoàn và bổ sung các mặt hàng đủ điều kiện trong kho của bạn để bán lại.
15
c. Giải pháp của Boxme về quản lý hoàn tất đơn hàng (Dịch vụ Fulfillment) Nhằm đáp ứng triệt để, chính xác và nhanh chóng nhu cầu của các doanh nghiệp về quy trình Hoàn tất đơn hàng đã được nêu ở trên, Boxme đã và đang đề ra những giải pháp vô cùng cụ thể, chính xác và đúng trọng tâm:
ỉ Giải phỏp kho vận:
Boxme Việt Nam sở hữu hệ thống kho bãi hậu cần tại 2 thành phố lớn là Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh với diện tích lưu trữ hàng hoá lên tới 18.000km2 và năng lực xử lý đơn hàng khoảng 70.000 đơn trong ngày. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên kho vận được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp cùng với việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc vận hành kho bãi. Boxme cung cấp giải pháp kho vận và dịch vụ hậu cần chuyên nghiệp, toàn diện cho các nhãn hàng.
Thứ nhất, Boxme cung cấp cho khách hàng hệ thống kho bãi hiện đại, toàn bộ hệ thống kho đều được trang bị kho lạnh, kho mát và kho thường để phù hợp nhất với điều kiện bảo quản của từng loại mặt hàng.
Thứ hai, hệ thống kho của Boxme được trang bị hệ thống công nghệ thông tin hiện đại. Tại mỗi vị trí đặt hàng hoá trên giá, kệ đều có mã QR và mã sản phẩm để nhãn hàng và nhân viên theo dõi tình trạng hàng hoá trên một hệ thống. Hệ thống này không chỉ cung cấp thông tin chính xác về tồn kho mà còn tối ưu hóa quy trình xử lý hàng hoàn và giám sát số lượng sản phẩm thông qua việc sử dụng công nghệ và lịch trình kiểm kho đều đặn.
• Cập nhật thời gian thực: Thực hiện cập nhật tồn kho và số lượng sản phẩm ngay lập tức trên tất cả các kênh bán hàng. Sử dụng hệ thống theo dõi tình trạng tồn kho để đảm bảo thông tin là chính xác và được cập nhật theo thời gian thực. Từ đó đem lại cho khách hàng một trải nghiệm nhanh chóng, chính xác và tối ưu nhất.
• Giám sát chặt chẽ số lượng: Thiết lập lịch trình kiểm kho đều đặn hoặc kế hoạch kiểm soát cụ thể để đảm bảo sự chính xác của số lượng sản phẩm. Sử dụng công nghệ để tự động hóa quy trình kiểm kho và giảm thiểu sai sót. Số
16
lượng của tất cả các mặt hàng từ mọi kho có thể được theo dõi chỉ qua một ứng dụng duy nhất
Thứ ba, Boxme định hướng Doanh nghiệp tới những thành công trong tương lai xa hơn khi cung cấp một Hệ thống Quản lý dữ liệu tiên tiến. Boxme tiến hành phân tích một cách kỹ lưỡng và chuẩn xác những dữ liệu về khách hàng, cũng như kết quả kinh doanh, và dữ liệu tồn kho để có cái nhìn toàn diện về hiệu suất kinh doanh. Từ đó sử dụng thông tin này để đưa ra quyết định chiến lược và hỗ trợ quá trình phát triển của doanh nghiệp.
• Phân phối Sản phẩm: Công ty giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển tới khách hàng bằng phương án tối ưu hóa việc lưu trữ sản phẩm gần khách hàng nhất có thể. Bên cạnh đó Boxme còn áp dụng chiến lược thu thập và lưu trữ thông minh của mình để có thể dựa trên dữ liệu đó và tối ưu hóa quá trình phân phối sản phẩm.
• Báo cáo và Phân tích: Boxme lựa chọn thời điểm và địa điểm phù hợp để bổ sung hoặc phân phối sản phẩm lưu kho dựa trên những dữ liệu được tính toán, phân tích một cách có hệ thống và chọn lọc trên hệ thống.
• Dữ liệu Thời gian thực: Đảm bảo vận hành kinh doanh suôn sẻ thông qua việc sử dụng dữ liệu thời gian thực. Tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu để đảm bảo tính chính xác, kịp thời và đáng tin cậy của thông tin.
Có thể kết luận, quản lý dữ liệu thông minh không chỉ hỗ trợ quyết định chiến lược mà còn giúp tối ưu hóa quy trình lưu trữ và phân phối sản phẩm, đồng thời đảm bảo sự chính xác và thực tế của dữ liệu thông tin.
Thứ tư, Boxme xóa nhòa nỗi lo về vấn đề hàng hoàn khi giúp Doanh nghiệp xử lý nhanh chóng và kịp thời vấn đề hàng hoàn bằng phương pháp Tích hợp quy trình xử lý hàng hoàn vào hệ thống quản lý tồn kho. Boxme sẽ tiến hành phân loại hàng hoàn trả vào loại D2, D3 tương ứng dựa vào đánh giá của nhân viên xử lý. Nhãn hàng có thể rút các hàng hoá hoàn trả này định kỳ để tiến hành kiểm tra, phân loại lại để quyết định thanh lý, nhập kho hoặc tiêu huỷ. Ngoài ra, các sản phẩm hoàn về đến kho bị vỡ hỏng không có khả năng lưu trữ sẽ được Boxme lập biên bản và tiêu huỷ
17
ngay tại thời điểm nhận. Mọi thông tin sẽ được ghi nhận trên hệ thống nhằm giúp khách hàng kiểm tra, ghi nhận.
ỉ Giải phỏp tựy chỉnh thiết kế:
Ngay sau khi đơn hàng đã được nhặt, chính là thời điểm để đóng gói các sản phẩm đó. Đối với các nhà bán hàng tự hoàn tất đơn hàng, điều này có chỉ đơn giản là đặt các mặt hàng đã chọn vào hộp hoặc túi nhiều lớp để gửi cho khách hàng.
Nhưng đến với Boxme, Doanh nghiệp sẽ hiểu rằng Đóng gói không chỉ dừng lại ở việc bảo vệ sản phẩm trong quá trình vận chuyển đến với người tiêu dùng. Để nâng tầm quy trình này, Boxme tự tin đưa ra những cải tiến mới mẻ:
ỉ Giải phỏp đúng gúi đặc biệt và độc quyền:
Với sứ mệnh đem lại một trải nghiệm thương hiệu độc đáo, bắt mắt, một trải nghiệm không chỉ dừng lại ở quá trình mua sắm đơn thuần, mà còn là một hành trình thú vị, kỳ diệu mang đến những cảm xúc không thể nào quên cho quý khách hàng, Boxme đưa ra một Quy cách đóng gói cẩn thận không chỉ là biểu tượng của chất lượng mà còn tạo ra những xu hướng mua sắm mới và khuyến khích tính trung thành.
Khi khách hàng mở hộp sản phẩm, trải nghiệm "unboxing" không chỉ là việc nhận diện sản phẩm, mà là một chuyến phiêu lưu tinh tế và sang trọng. Boxme cam kết tạo ra những trải nghiệm khó quên, biến những khoảnh khắc này thành cơ hội để thương hiệu bạn ghi điểm với khách hàng. Qua việc đầu tư vào quy cách đóng gói chất lượng và độc đáo, nhãn hàng của bạn không chỉ nổi bật giữa đám đông mà còn tạo ra một ấn tượng mạnh mẽ. Điều này không chỉ thúc đẩy tính cạnh tranh mà còn tạo ra một đà thu hút khách hàng quay trở lại. Việc chăm chút đến từng chi tiết, từ hộp đựng đến cách bố trí sản phẩm bên trong, đều đánh dấu sự quan tâm của bạn đối với trải nghiệm của khách hàng.
Với Boxme, họ không chỉ đóng gói sản phẩm, họ tạo ra câu chuyện, một trải nghiệm tận hưởng sản phẩm mà khách hàng sẽ nhớ mãi. Điều này không chỉ là nâng cao giá trị của sản phẩm mà còn xây dựng một liên kết đặc biệt giữa thương hiệu và khách hàng
18
ỉ Bao bỡ thương hiệu:
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng 55% người mua sắm có nhiều khả năng quay lại trang web của một thương hiệu hơn nếu đơn đặt hàng của họ được đóng gói trong bao bì cẩn thận, có thương hiệu rõ ràng. Chính vì vậy, Boxme có thể dễ dàng giúp bạn kết hợp bao bì thương hiệu được thiết kế riêng nhưng vẫn đảm bảo độ an toàn khi giao nhận. Chúng tôi có nhiều loại hộp với đa dạng kích thước, phù hợp với thiết kế và trọng lượng sản phẩm dành cho riêng doanh nghiệp bạn.
ỉ Đúng gúi sản phẩm thành bộ:
Boxme cho phép khách hàng tạo các yêu cầu đóng gói các sản phẩm thành set/bộ theo hướng dẫn và kiểm soát chất lượng trên từng sản phẩm. Khách hàng cũng có thể dễ dàng ước tính chi phí thông qua hệ thống và theo dõi kết quả minh bạch trên từng yêu cầu.
ỉ Đớnh kốm cỏc sản phẩm quà tặng:
Boxme giúp bạn khiến khách hàng của mình cảm thấy thú vị hơn khi nhận một đơn hàng. Giống như việc nhận một món quà thực sự. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đưa thêm những quà tặng, sản phẩm dùng thử, phiếu giảm giá, thư cảm ơn…
vào đơn hàng một cách tự động thông qua cài đặt tự động trên hệ thống.
ỉ Tựy chỉnh lời chỳc theo khỏch hàng:
Những lời chúc gửi cho người bạn mừng đám cưới từ nơi xa, Thư cảm ơn cha mẹ của một sinh viên mới tốt nghiệp. Bất cứ lời chúc, thư cảm ơn nào cũng làm cho trải nghiệm mở hộp trở nên đáng nhớ hơn. Với Boxme, bạn hoàn toàn có thế giúp khách hàng của mình gửi tặng quà và lời chúc chân thành của họ cho người nhận. Nếu thương hiệu muốn gửi một thư cảm ơn? Bạn hoàn toàn có thể thêm ghi chú quà tặng tùy chỉnh cho từng khách hàng bằng cách chỉnh sửa, đăng ký dịch vụ thư cảm ơn cho đơn hàng trước khi đóng gói. Boxme cam kết thực hiện chính xác yêu cầu của bạn trong thời gian ngắn nhất.
ỉ Cung cấp vật liệu đúng gúi thõn thiện mụi trường:
Nhằm bảo vệ môi trường sống và giảm thiểu tối đa rác thải nhựa, Boxme luôn cải tiến từng ngày, thêm vào dịch vụ đóng gói của mình các nguyên vật liệu đóng gói,
19
bọc gói hàng (giấy chèn, túi hộp) “go green”. Thay thế air bubble, bubble wrap bằng các nguyên vật liệu thân thiện môi trường như giấy tổ ong, giấy rơm. Việc thay thế này không chỉ giúp góp phần vào việc bảo vệ môi trường mà còn cải thiện được cách nhìn của người tiêu dùng đối với nhãn hàng. Tuy nhiên đây là vật liệu đóng gói đặc biệt nên có phát sinh thêm chi phí nếu các thương hiệu, khách hàng đặc biệt yêu cầu.
ỉ Giải phỏp vận chuyển:
Sau khi đơn hàng được đóng gói sẽ được mang đi vận chuyển. Trong quy trình này, nếu Doanh nghiệp tự làm hoặc tự thuê ngoài sẽ dẫn đến nhiều vấn đề phát sinh như tăng chi phí hoặc mất hàng hóa, hàng hóa mất nhiều thời gian đến đích hơn dự kiến,... Chính vì vậy mà giải pháp quản lý giao hàng chặng cuối của Boxme đã được thiết kế chuyên biệt bởi các chuyên gia logistics, phù hợp với từng quốc gia trong khu vực Đông Nam Á nhằm đảm bảo mang đến cho bạn những dịch vụ tốt nhất.
ỉ Quản lý vận đơn:
Boxme cung cấp một nền tảng nhằm giúp bạn kết nối và tạo vận đơn với mức giá tối ưu nhất:
• Chọn hãng vận chuyển: Boxme tự động kết nối đơn hàng đang chờ xử lý với đơn vị 3PL phù hợp nhất dựa trên tính chất của sản phẩm và địa điểm giao hàng
• Thanh toán khi nhận hàng (CoD): Là phương thức thanh toán chủ yếu cho TMĐT tại Việt Nam, các doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ này và nhận tiền CoD hàng ngày qua Boxme.
• Giám sát vận chuyển: Khách hàng có thể dễ dàng theo dõi tình trạng của nhiều đơn hàng với nhiều hãng vận chuyển khác nhau trên hệ thống quản lý thông minh được tích hợp của Boxme.
• Tự động thiết lập giấy tờ: Boxme tự động tạo phiếu giao, nhãn dán bao bì và tờ khai hải quan, sẵn sàng cho bạn sử dụng giúp tránh những rắc rối gặp phải trong quá trình vận hành.
Boxme đã đưa ra nhiều giải pháp Quản lý vận đơn hiệu quả, đem lại sự tiện lợi và khả năng tùy biến cao, tiết kiệm thời gian cho khách hàng.
20