2.1. Giới thiệu về Công ty Cé phần Quan ly và Khai thác tòa nhà VNPT.
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Cổ phan Quản lý và Khai thác
tòa nhà VNPT:
Tên công ty: CÔNG TY CO PHAN QUAN LY VÀ KHAI THAC TOA NHA VNPT
Tén quéc té: VNPT PROPERTY AND MANAGEMENT JOINT STOCK
COMPANY
Tén viét tat: VNPT PMC.,JSC Mã số thuế: 0103984997
Loại hình hoạt động: Công ty cổ phan
Trụ sở:
- Ha Nội (chính): Tầng 21, Tòa nhà VNPT số 57 phố Huỳnh Thúc Kháng, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội.
- Pandang: 36 Tran Quốc Toản, Quận Hải Châu.
- TP. Hồ Chí Minh: P505, 42 Phạm Ngọc Thạch, Quận 3.
Điện thoại: 02437738686
34
Fax: 0437737777
Ngày hoạt động: 22 — 6 — 2009 Website: https://pmcweb.vn/
Công ty Cô phần Quan lý và Khai thác Toa nhà VNPT (PMC) được thành lập vào thang 6 năm 2009 trên cơ sở hợp tác góp vốn giữa Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) cùng với Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam (VNPost) và Công ty TNHH Quản lý và Kinh doanh Bat động sản Hà Nội (HPM).
Thang 3 năm 2016, theo nghị quyết của Chính phủ, Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam đã thoái vốn khỏi PMC, phần vốn góp này được mua lại bởi Công ty
Biken Techno - Nhật Bản.
PMC hiện có trụ sở chính tại Hà Nội và Chi nhánh tại Da Nẵng và Thành
phố Hồ Chí Minh.
2.1.2. Tâm nhìn, sứ mệnh và giá trị cot lõi của công ty PMC Tâm nhìn
Sự khiêm nhường, lòng bao dung, và khát khao học hỏi luôn được nuôi
dưỡng, lan tỏa ở mỗi thành viên PMC. Công ty không ngừng nỗ lực trong việc áp
dụng các chuẩn mực quốc tế về lòng mến khách phù hợp với Việt Nam nhằm mang lại cho khách hàng, đối tác và thành viên PMC từng khoảnh khắc hạnh phúc, sự an nhiên dé bù đắp một phần mà cuộc sống đã lấy mat của mỗi con người.
Su mệnh
Trở thành công ty đi đầu trong việc duy trì các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, các giá trị và cam kết đã được tuyên bố với khách hàng, đối tác và thành
viên PMC.
Giá trị cốt lõi
Giá trị cốt lõi là nền tảng vững chắc cho mọi thành công của PMC. Đó chính là những nguyên tắc làm việc, hành vi ứng xử trong cộng đồng cũng như trong môi
trường làm việc.
Những chuẩn mực này không chỉ góp phần xây dựng đội ngũ nhân sự của công ty ngày càng lớn mạnh và chuyên nghiệp, mà còn là những yếu tố quyết định
35
dé PMC không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, nỗ lực tìm kiếm các giải pháp
quản lý phù hợp và hiệu quả.
Công tâm: là tiêu chuẩn cao nhất trong đạo đức nghề nghiệp, là sự chính trực, tận tâm, chân thành trong từng niềm tin, suy nghĩ và hành động mà mỗi nhân viên PMC mang đến cho cộng đồng nhăm gìn giữ niềm tin vào những giá trị sống tốt đẹp.
Vượt qua thách thức: Với mỗi loại hình bất động sản công ty luôn sử dụng kinh nghiệm, tiêu chuẩn, chuẩn mực và sự linh hoạt để tạo ra những giải pháp và chiến lược nhằm đạt hiệu quả cao cho khách hàng.
Tôn trọng: Là sự trân trọng, quan tâm tới con người, là tài sản, môi trường và
chính bản thân mình. PMC luôn nhận thức sâu sắc rằng đằng sau mỗi khách hàng, đối tác, đồng nghiệp là một con người với những giá trị và sự khác biệt. Vì vậy, trong bất kỳ hoàn cảnh nào, công ty luôn coi trọng việc đảm bảo những nhu cầu và
quyên lợi cơ bản nhất của mỗi khách hang và mỗi cá nhân.
Không thỏa hiệp với chất lượng: Chú trọng đến từng chỉ tiết, hướng đến sự
hoàn hảo trong chất lượng dịch vụ; PMC luôn tìm tòi, học hỏi và nỗ lực phan dau
dé trở thành sự lựa chon đầu tiên của khách hàng.
Cân bằng cuộc sống: PMC hiểu rằng nhịp sống hiện đại, hối ha với những lo toan thường nhật đã lấy đi của con người những giây phút bình yên. Công ty luôn
nỗ lực hết mình trong từng dịch vụ dé tạo nên những khoảnh khắc riêng của PMC
nhằm bù đắp cho quý khách một chút những gì cuộc sống đã lay mat. Cân bằng cuộc sống, hòa thuận với thiên nhiên không chỉ là giá trị mà đã trở thành lý tưởng
của PMC.
Khiêm nhường: Sự khiêm nhường thể hiện ở tinh thần bao dung và thái độ cầu thị. PMC đề cao việc hành xử đúng mực, tôn trọng đồng nghiệp, đối tác và khách hàng. Nhờ đó, PMC có thể tạo dựng văn hóa học hỏi lẫn nhau, môi trường
làm việc khuyến khích sự tự chủ và tinh thần trách nhiệm của mỗi thành viên. Công
ty mong muốn tri túc và biết ơn luôn được nuôi dưỡng trong tâm tri mỗi thành viên
PMC.
36
Từ những giá trị đó, PMC mong muốn cùng xây dựng nên các phương trình lòng tin đó là: Sự thấu cảm + Giá trị được chia sẻ + An tòan và bền vững = Lòng tin
theo thời gian
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phan Quản lý và Khai thác tòa nhà VNPT.
BAI HỘI BONG Dổ BONG
BAN KIỂM SOAT
CHỦ TICH HOOT
TONG GAM BOC
h
1 KHOI VAN HANH BAO DUONG
GIAM DOC KHOI XÂY DUNG TIỂU CHUAN
VATUAN THO KIEM TRUNG TAM
‘BAO TAO VA PHAT TRIEN NHÂN LYC
KINH OOANH QUAN LÝ XÂY DỤNG VÀ PHÁT TREN h 2
HAH CHÍNH NHẪN S/ TAL ci ra Bata ea wT MTSE PHÙNG C06 $TRATEBIE VẬN(HÀNH 6BẢ0 DUONG
KIỂU TOAN BOS (UÄN LY ic NHÀ TRẤU
Ca HIẾN NAM (HINHÁNHBÀ NẴND (HINHẢNH QUAN ME
Pay TRAC
an a Bo HUỮNG
5 3 R PHU TRACH PHUTRACH
E ToAN TR aT TEN ÁN ĐIùTÁP AN vas BẢN UN VÂN HÀNH Bio NE
TweNDUNG VÀ.
KHI THAG NHÂN LỤC
PHJTRÁD
‘que HẠT DŨNG.
PHU TRAC PHỤTRẢDH
KE Ton số tát TRỤ SÌtŨN5 9 Tic LÂM SN SiIU7!818Ệ® Să"LÌIBIỂNTHĂNG TIẾN NHI BỘ QUAN LÝ VẬN HN
PHJ THÁO
HN THỈNH NHÂN SY PHO TRACH PAU TRACH
q : pak rã
Qui LÝ HỢPBỐNô LAD BONG ve soar HOt Ou ARH CHiNH HHA SU ARH CHÍ NHÂN SUTRINKHA DỰ ÁN 3
visu BÌNH
Ci CH PVA CE Độ BẪI Hộ Kiếu SOAT UF Huns cu .ITÁP RÁP THA HC TẬP BẦN TaD i TRACH KE TORN PHU TRÁCH KẾ THÂN PHY TRACH KẾ TOA
‘Quay HE LAO BONG VÀ SUCKHGE ATED
'ITÍP van Him BAD TH
BAO DUONG KỸ THUAT DAD TAO 6 PHAT TRIENaie
AO TAO & CP CHING CHÍ VẬNHÀNH NHÀ CHUM 0Í
BỊ PIẬN
ĐẦU TAO PRAT TRIEN QUAN LY VON CO DONG KHACHSAN
‘QUA HE HANH CHÍNM KHU CONG NửHIỆP CẮP Bi Tae KHÁC mua shiva QUAN LY
NHÀ THẤU DICH VU ĐỆNH VIỆN
BẠN THU Ke? TOD - HOOT
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty PMC
Nguồn: pmcweb.vn 2.1.4. Hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phan Quản lý và Khai thác tòa nha
VNPT:
PMC là một trong những công ty lớn nhất trong hoạt động quản lý Bất động
sản tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên gia đông đảo và dày dặn kinh nghiệm cùng
với sự hợp tác của các chuyên gia Nhật Bản, PMC đưa đến cho khách hàng dịch vụ quản lý Bat động sản theo chuẩn quốc tế cùng hệ thống Pháp luật và kỹ thuật ngày
càng hoan thiện. Theo đó, PMC mang theo phương châm trong mọi hoạt động của
37
mình: Chuyên nghiệp, tinh thần cầu thị và chuẩn mực đến từng chi tiết trong quy
trình quản lý.
Các công việc quản lý Bất động sản mà PMC cung cấp:
- Các quy định về quản lý tòa nhà
- Các dịch vụ hỗ trợ quản lý tòa nhà
- Cơ sở đữ liệu vê nhà ở
- Danh mục cẩm nang quy trình quản lý tòa nhà
- Hệ thống form mẫu, báo cáo liên quan đến QLVH - Tư vấn hỗ trợ thành lập ban quản trị
Thành quả đạt được: tính đến tháng 1 năm 2023, PMC đã thực hiện tư vấn thành công cung cấp giải pháp quản lý cho hơn 250 tòa nhà, 4 triệu m2 căn hộ với
đội ngũ lên tới hơn 200 chuyên gia.
Các loại hình Bat động sản mà PMC cung cấp dịch vụ và khai thác bao gồm:
Khu đô thị, Trung tâm thương mại, chung cư, trụ sở - văn phòng, nhà ở xã hội, khu công nghiệp — nhà máy.
2.2. Tổng quan tòa nhà VNPT
2.2.1. Thông tin chung
Tòa nhà VNPT là trụ sở văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt
Nam, bao gồm 25 tầng nổi và 02 tang ham được sử dụng làm gara ôtô, xe máy.
Bang 2.1. Thông tin phân bỗ sử dung tại các tang Tang ham BI Gara ôtô va các phòng kỹ thuật
Tang ham B2 Gara xe may
Tang trét Sanh giao dich, phòng trưng bay, hành chính, tiếp khách và lễ tân Tang 1 Cac phòng hop báo, làm việc, đội xe van phòng
Tầng 2 Hội trường lớn, các sảnh hội thảo, phòng làm việc của trung tâm
điều hành mạng AVMS (Audio Visual Management Solutions),
38
OMC, Trung tâm thông tin và quan hệ công chúng.
Tầng 3 Hội trường thông tầng với tầng 2, các sảnh hội thảo, phòng làm
việc, thư viện, kho lưu trữ
Tầng 4-8 Phòng kỹ thuật và phòng làm việc các Ban Quản lý Dự Án, Công
Đoàn Bưu Điện Việt Nam
Tầng 9-10 Ban Viễn Thông, Trung tâm tính cước và chăm sóc khách hàng
Tầng II Ban Thanh tra, Ban Bảo vệ, Công doan cơ quan Tập đoàn, Doan Thanh niên, Văn phòng Đảng Ủy
Tầng 12 Ban Thống kê Tài chính, Ban Kế hoạch
Tầng 13 Ban Thi đua Truyền thống, Ban Khoa học Công nghệ, Phòng Tin học Văn phòng Tập đoàn, Ban Kiểm toán nội bộ
Tang 14 Ban Thi đua Truyền thống, Ban Khoa hoc Công nghệ, Phòng Tin học Văn phòng Tập đoàn, Ban Kiểm toán nội bộ
Tang 15 Ban Đầu tư Phát triển, Ban Tổ chức Cán bộ Lao động Tang 16 Phong hop co quan Tap doan
Tang 17 Van phong Tap doan Tang 18 Van phong Tap doan Tang 19 Van phong Tap doan Tang 20 Van phong Tap doan
Tang 21 Phòng Tin hoc, Văn phòng Công ty Quan ly Tòa nha Tang 22 Phong lưu trữ
Tang 23 Nhà hàng
Tầng 24 Quán bar cà phê và các phòng ăn Tầng 25 Khu kỹ thuật vận hành Tòa nhà
Tâng áp mái Buong kỹ thuật thang máy
Nguồn: Công ty PMC
39
VNPT là tòa nhà văn phòng với chức năng chính là trụ sở làm việc của Tập
đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Khác với những tòa nhà văn văn phòng cao ốc cho thuê, VNPT không diễn ra hoạt động thuê mua văn phòng. Tòan bộ tòa nhà thuộc sở hữu của Tập đoàn VNPT và cũng chịu sự chi phối bởi bộ máy lãnh đạo của
tập đoàn này.
Mặc dù không có hoạt động thuê, mua văn phòng, những tòa nhà VNPT vẫn mang đầy đủ đặc điểm của một tòa nhà cao tầng. Các công tác QLVH của BQL vẫn được xây dựng và triển khai hoạt động theo đúng quy chuẩn của vận hành tòa nhà
thông thường.
Tòa nhà VNPT được hoàn thiện và bắt đầu bàn giao triển khai dịch vụ quản lý tòa nhà với công ty PMC từ tháng 7 năm 2009. Tòa nhà có quy mô 27 tầng (trong đó có 2 tầng hầm để phương tiện đi lại) với tổng diện tích sàn lên tới khoảng
40.000m2.
Tập đoàn VNPT là một trong những tập đoàn lớn nhất cả nước, lượng cán bộ
nhân viên lên tới hàng nghìn người. Do vậy, việc QLVH tòa nhà văn phòng nơi làm
việc chính của Tập đoàn hết sức quan trọng. PMC đã được giao trọng trách thiết lập quy trình và đưa tòa nhà vào hoạt động sao cho đảm bảo an ninh an tòan tuyệt đối cho con người và tài sản của tòa nhà. Bên cạnh đó, để đáp ứng những nhu cầu khác
của các cán bộ nhân viên công tác và làm việc tại tòa nhà, PMC cũng chú trọng
cung cấp những dịch vụ khách như chăm sóc cảnh quan, kiểm soát côn trùng, làm sach,.. nhằm mang tới môi trường làm việc hiện đại, tiện nghỉ và thoải mái nhất tới
cho các nhân viên của Tập đoàn.
2.3. Hoạt động quản lý vận hành tòa nhà VNPT của công ty Cé phần Quản lý
và Khai thác tòa nhà PMC.
2.3.1. Chức năng và nhiệm vụ của ban Quản lý tòa nhà VNPT
Được giao nhiệm vụ quản lý và vận hành một tòa nhà văn phòng lớn như VNPT, công ty PMC thực hiện thành lập BQL cho toa nhà dựa trên chính các cán
bộ chủ chốt của công ty. Tiếp đó, để việc hoạt động và khai thác tòa nhà đảm bảo an
tòan và hiệu quả, PMC xây dựng bộ quy trình QLVH tòa nhà VNPT dựa trên các
tiêu chuẩn quốc tế đồng thời được điều chỉnh dé phù hợp với môi trường và văn hóa
tại Việt Nam cũng như của những người của tập đoàn VNPT.
40
Nhiệm vụ và chức năng chính của BQL tòa nhà đó là đảm bảo tòa nhà hoạt động bình thường, liên tục và đảm bảo an ninh an tòan cho con người trong tòa nhà.
Tòa bộ HTKT, cơ sở vật chất và những dịch vụ tại tòa nha sẽ do BQL kiểm soát và
chịu trách nhiệm
Bộ máy quản lý và khai thác tòa nhà VNPT gồm các cán bộ cấp cao và đứng đầu ở PMC, đây là những cán bộ có tri thức và chuyên môn cao, có kinh nghiệm nhiều năm trong công việc QLVH tòa nhà (đã được đề cập đến ở mục 2.1.3). Bên cạnh những người đứng đầu bộ máy quản lý, không thé thiếu và cũng nắm vai trò vô cùng quan trọng, đó là nguồn nhân lực của công ty. Đại đa số nhân viên và lao động pho thong cua cac khối an ninh, dich vụ làm sạch trong tòa nhà đều có trình
độ THPT, được đảo tạo nghiệp vụ từ 2 -3 tháng và được công ty chỉ tay đào tạo thực
tế công việc ít nhất 1 tuần trước khi chính thức là nhân viên cùng làm việc với BQL.
Bên cạnh đó, các nhân viên bộ phận hành chính hoặc kỹ thuật sẽ đòi hỏi nghiệp vụ
cao hơn, các nhân viên phải có trình độ cao đăng trở lên, và cũng phải trải qua thời gian đào tạo trực tiếp từ những cán bộ có kinh nghiệm trong BQL.
2.3.2. Hoạt động quản lý vận hành — bảo dưỡng Nhiệm vụ
BQL tòa nhà VNPT có nhiệm vụ chịu trách nhiệm trong công tác vận hanh và khai thác các HTKT trong tòa nhà. Các nhân viên trong bộ phận kỹ thuật phải
luôn lên kế hoạch phòng ngừa rủi ro và đảm bảo các thiết bị kỹ thuật và cơ sở vật
chất trong tòa nhà còn hoạt động tốt và nguyên vẹn, đồng thời lên kế hoạch bảo
dưỡng đúng va kip thời thời gian quy định.
Công việc
Thực hiện các công việc dé dam bảo công tác VH — BD dién ra lién tuc va đúng theo tiêu chuẩn, quy định, hợp đồng, đưa tòa nha vào hoạt động tron tru. Các
công việc bao gôm:
- Thiết lập, lên kế hoạch kiểm tra cơ sở vật chất, HTKT thường xuyên
- _ Xem xét lại các đầu mục, số sách công việc hàng ngày. Kiểm tra những công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành và phân bố nhân sựu phù hợp
hoàn thành công việc.
41
Kiểm tra và đánh giá sự hoạt động của các HTKT trong tòa nhà, theo dõi thường xuyên và khắc phục ngay lập tức khi có sự cố.
Xem xét, đánh giá các rủi ro của HTKT. Ghi chép và đưa ra những phương án xử lý dự trù.
Quản lý, lập báo cáo hàng ngày về các chương trình hoạt động trong tòa
nhà
Kiểm soát và giám sát các trang thiết bị nội thất trong tòa nhà về số
lượng, tình trạng, sự hư hại.
Quản ly và giám sát các van đề liên quan đến dich vụ nhà thầu
Xem xét và lập kế hoạch cho công tác bảo trì được diễn ra thường xuyên
Thời gian làm việc
Đối với kỹ sư trưởng và người phụ trách kỹ thuật, làm việc 44 giờ/ tuần, làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, thời gian từ 8h00 — 17h30 và thứ bảy từ 9h00 đến 12h00.
Đối với người giám sát kỹ thuật, làm việc theo ca, mỗi ngày 1 ca, chia 3
ca một ngày: sáng, chiều, đêm.
Đối với kỹ thuật viên: làm việc 24/7 vào các ngày tuần
Yêu cau
Năm rõ quy trình công việc QLVH và bảo dưỡng HTKT, bao gồm các kế
hoạch VH — BD, các hướng dẫn vận hành kỹ thuật dành cho kỹ thuật viên, các tải
liệu về cơ sở vật chất và kỹ thuật trong tòa nhà.
Bảng 2.2. Một số thông tin chung về HTKT tòa nhà VNPT
Thang máy
a/ Thang máy P7: thang tải trọng lớn, các thông số kỹ
thuật chính như sau:
+ Số lượng thang : 01 thang
+ Tải trọng : 1600 Kg
+ Tốc độ : 2.5m/s + Số điểm dừng :26
+ Hành trình : 103.200m
+ Kích thước phòng thang : 2100 (W) x 2050 (D)
42
+ Kích thước cửa : 1200 (W) x 2100 (H)
b/ Thang máy P1: thang tải khách, các thông số kỹ thuật
chính như sau:
+ Số lượng thang : 06 thang
+ Tải trọng : 1050 Kg (14 người)
+ Tốc độ : 2.5m/s
+ Số điểm dừng : 27
+ Hành trình : 106.800m
+ Kích thước phòng thang : 1600 (W) x 1500 (D) + Kích thước cửa : 900 (W) x 2100 (H)
Thang bộ
Bao gồm 2 thang bộ thoát hiểm chính từ tang ham đến tang 25, từ tang trệt đến tang 3 có thêm 2 thang
bộ phục vụ hội thảo, hội nghi.
Hệ thống điều hòa
Tòan bộ hệ thống điều hoà không khí được sử dụng là các máy điều hòa thuộc hệ: VRV III
Các dàn nóng của máy điều hoà không khí thuộc hệ VRV đặt trực tiếp trên sàn các tầng 4 và tầng 24.
Gồm: Giàn nóng đặt trên sàn tang 4 và 24
An ninh
- Hệ thống camera quan sát bán cầu treo trần,
tường có khả năng quay, quét, zoom cho phép theo đõi
được trên diện rộng và bao quát được lắp đặt trong tòan bộ 25 tầng Tòa nhà, 02 tầng ham, thang máy và hành
lang.
- Hệ thống kiểm soát ra vào (Access Control) bằng thẻ không tiếp xúc với các dấu hiệu cá nhân, kiểm soát cửa ra vào, quản lý thang máy theo tầng, mỗi người với chức năng nhiệm vụ khác nhau, tại các tầng, thời gian khác nhau và đặc biệt các trung tâm truyền thông.
Hệ thống báo cháy và Theo tiêu chuẩn quốc tế, hệ thống PCCC tự động