PHO TONG GIAM ĐÓC
GIÁM BOC KHÓI XÂY DUNG TIÊU CHUAN VÀ TUẦN THU KIÊM
TRUNG TAM BAO TẠO VA PHAT TRIEN NHAN
HOAN
VẬN HANH & BẢO DƯỠNG | ` CHI NHANH MIEN NAM CHÍ NHÁNH QUANG NINH
quan LÝ ĐÔI TÁC NHÀ THAU
PHÁP CHE KE TOÁN TRƯỜNG (CAN NAM KIÊM TOÁN 80
TUYẾN DUNG VÀ KH.
NGUÔN NHÂN LỰC, KE TOÁN SỐ CAI ĐÔI TÁC LÀM SẠCH THANG TIÊN NỘI BỘ. (QUAN LÝ VẬN HANH
KIEM SOÁT NỘI BỘ. ĐÔI TÁC CÔN TRÙNG. TRIÊN KHAI DỰ AN
TĨNH TUAN
HO SƠ BẢN ĐÔ, HỌC TẬP & DÀO TẠO.
8B CHI PHÍ VÀ CHE 09 ĐÀI NGỌ,
1001 TAC VAN HANK BẢO TRÌ 5 BẢO DUONG
KỸ THUẬT
BỘ PHAN
DAO TẠO 8 PHAT TRIEN
Ac BOI TAC KHAC
BỆNH VIỆN
Hình 2. 1. Sơ đô cơ cầu tổ chức Công ty Cổ phan Khai thác và Quản lý vận hành tòa nhà
VNPT(PMC)
Cán bộ chủ chốt của PMC:
Ông Nguyễn Hồng Minh Chức vụ: Tổng giám đốc
28
Ông xuất thân từ con đường kỹ thuật, tiếp đó đào tạo tại Đại học Solvay Brussels chuyên
ngành Quan tri kinh doanh trước khi sáng lập nên công ty PMC vào năm 2009. Với hơn 20
năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý bat động san, đích đến mà ông mong muốn là xây dựng hệ thống quản lý bất động sản chuyên nghiệp chuẩn quốc tế, mang lại nhiều giá trị gia tăng cho khách hàng, chủ đầu tư tại Việt Nam.
Ong là đại biểu tham dự Đại hội Apec đồng thời là thành viên Hiệp hội bat động sản Việt
Nam.
Ông Nguyễn Hoàng Thanh
Chức vụ: Phó Tổng giám đốc — Phụ trách vận hành & bảo dưỡng — Phát triển Hệ sinh thái
— Kiêm Giám đốc chi nhánh Đà Nẵng.
Đam mê nghiên cứu sáng tạo ngay từ khi còn là sinh viên của Trường Đại học Bách Khoa, ông đã sớm nghiêm túc với việc tim tòi thực hành những công nghệ kỹ thuật mới. Năm
2009 là dấu mốc quan trọng khi từ một kỹ sư, ông nhận nhiệm vụ “thợ cả” — Phụ trách Khối vận hành & bảo đưỡng của Công ty PMC, quản lý gần 1000 nhân viên kỹ thuật trên khắp
cả nước.
Hiện nay, ông tham gia vào dự án chuyên đổi số cùng các đối tác công nghệ lớn, tư van xây dựng Quy trình cho đội ngũ kỹ thuật vận hành các dự án Bất động sản có quy mô trên
20.000m2.
Ông Nguyễn Quang Huy
Chức vụ: Phó Tổng giám đốc — Phụ trách Quản lý hoạt động
Sau chương trình thạc sĩ tại Đại học Greenwich — Anh Quốc chuyên ngành thương mại, phát triển quốc tế và toàn cầu hóa, ông thé hiện thế mạnh trong quản trị doanh nghiệp, áp dụng theo tiêu chuẩn quốc tế, tư vấn triển khai dự án, quản lý tài chính.
Bằng khả năng khéo léo trong giao tiếp, cùng nhiều năm sống tại Anh, Malaysia, ông là nhà thương thuyết tốt nhất của PMC trong các cuộc gặp gỡ với đối tác, đặc biệt là khách hàng người nước ngoài. Phương châm của ông là mang đến cho khách hàng không chỉ một căn nhà, mà là niềm tin xây dựng trên sự thấu hiểu và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, kết hợp văn hóa của người Việt và tiện nghi theo chuẩn quốc tế. Đặc biệt là giá trị sản phâm
luôn bên vững.
29
Ông Okonogi Kohei
Chức vu: Giám đốc Công ty TNHH Leben Community Việt Nam
Leben Community là công ty quan lý tong hợp bat động san, đã được thành lập trên 30 năm
lịch sử tại Nhật.
Quản lý tại thị trường Việt Nam, phương châm của ông gói gọn trong 3 chữ “Nhanh chóng,
An tâm, Thành thật”; Nâng cao tiêu chuẩn quản lý toàn diện chung cư tại Việt Nam, cùng với việc thực hiện nâng cao giá trị tài sản, môi trường sống từ việc dụng những kỹ năng
dịch vụ nuôi dưỡng tại Nhật.
Là một người bản lĩnh vững vàng, dám đương đầu với thử thách và có năng lực quản lý tốt, ông kỳ vọng sẽ đưa Leben Community phát triển mạnh tai thị trường Việt Nam.
2.1.3. Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh
PMC là công ty chuyên cung cấp các dịch vụ liên quan đến Bất động sản. Điều làm
PMC trở nên khác biệt là niềm tin về định hướng công ty với hơn 2.000 nhân viên giàu kinh nghiệm và sự linh hoạt trong quản lý cung cấp các dịch vụ.
2.1.3.1. Dịch vụ cốt lõi
a) Dịch vụ Quản lý và khai thác Bất động sản
PMC cung cấp các dịch vụ quản lý chuyên nghiệp cho các loại hình bất động sản ở
Việt Nam với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp. Trong quá trình quan
lý, công ty áp dụng kinh nghiệm và tiêu chuẩn quốc tế dé thiết lập quy trình quản lý hiện đại, được điều chỉnh theo yêu cầu của khách hàng cũng như điều kiện của môi trường Việt
Nam.
Là công ty dịch vụ Bắt động sản lớn, PMC là đơn vị quản lý, tư vấn cho nhiều dự án
Chung cư, Trung tâm thương mại, Văn phòng, Tòa nhà hỗn hợp, Tòa nhà trụ sở, khu biệt thự... Cụ thể một số loại hình tiêu biểu như:
VỀ quản lý văn phòng — trụ sở:
Dịch vụ quản lý của PMC chia làm 2 loại là Quan lý văn phòng thương mại và Quan lý văn phòng trụ sở. PMC sẽ mang tới cho khách hàng làm việc tại văn phòng cũng như
khách đến thăm một môi trường làm việc sang trọng, hiện đại và tiện nghi.
30
Gói dịch vụ mà công ty cung cấp bao gồm: Quản lý và vận hành; Chăm sóc khách hàng và điều phối quan hệ giữa Chủ đầu tư - Khách thuê; Quản lý rủi ro; Quản lý tài chính, mua sam, bảo hiểm; Quản lý hình anh dự án; Các dich vụ khác.
Về quản lý trung tâm thương mai:
PMC ngoài cung cấp dịch vụ cơ bản như quản lý và vận hành; tiếp thị và cho thuê;
quan lý khách thuê, quan lý tài chính, quản lý rủi ro, còn tư vấn cho Chủ đầu tư việc bố trí, sắp xếp, chọn gian hàng, hoạt động quảng bá và tiếp cận khách hàng để trung tâm thương mại hoạt động hiệu quả nhất có thé.
Về quan lý khu căn hộ cao cấp
Đối với phân khúc này, PMC lựa chọn áp dụng hệ thống quy trình quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, đã điều chỉnh phù hợp với điều kiện của Việt Nam. Các dịch vụ công ty cung cấp gồm có quản lý và vận hành; Tư vấn, hỗ trợ thành lập ban quản trị; Điều phối quan hệ giữa Chủ đầu tư, Ban quản trị và Cư dân; Chăm sóc khách hàng: Quản lý dịch vụ tiện ích; Giám sát thi công/ sửa chữa/ lắp đặt nội thất; Quản lý tài chính, mua sắm, bảo hiểm; Quản lý hình ảnh dự án.
Với khu căn hộ cao cấp, các dịch vụ tiện ích vô cùng được chú trọng, thé hiện được vị thế của khu cao cấp, thé hiện một cuộc sống đầy đủ tiện nghi, hiện đại và lành mạnh.
PMC chú trọng kiểm soát, quan ly và khai thác tối ưu các tiện ích của tòa nhà như bể bơi,
phòng gym, khu vui chơi trẻ em, phòng sinh hoạt chung, ...
b) Dịch vụ tư vấn, đào tạo và chuyền giao quy trình quản lý
Với những chủ đầu tư có mong muốn tự thành lập Ban quản lý tòa nhà, PMC cung cấp các dịch vụ tư vấn, đào tạo, chuyền giao quy trình quản lý.
Đặc trưng của dịch vụ gồm:
e Thời gian: phụ thuộc vào yêu cầu và quy mô dự án;
e Nhân sự: bộ máy nhân sự cần hoàn thiện trong khoảng 6 đến 8 tháng sau khi ký hợp
đồng;
e Quy trình PMC xây dựng: theo tiêu chuẩn quốc tế và điều chỉnh cho phù hợp e Hình thức đào tạo, chuyên giao: đào tạo thực tế ứng các công việc hàng ngày
c) Quản lý kỹ thuật
31
Quản lý và vận hành hệ thống kỹ thuật: với mỗi một dự án, chuyên gia kỹ thuật soạn riêng bộ quy trình vận hành và quản lý cho từng hệ thống và chuẩn hóa tiêu chuẩn quốc tế theo môi trường nước ta. Hệ thống kỹ thuật gồm có Điều hòa không khí và thông gió; Thang máy; Hệ thống điện nặng: Hệ thống điện nhẹ; Hệ thống phòng cháy chữa cháy; Hệ thông bơm, đường ống; Hệ thống xử lý và cấp, thoát nước sinh hoạt; Hệ thống khác.
Dich vụ bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật và trực hỗ trợ sự có 24/7. Dé hệ thống hoạt động hiệu quả thì việc vận hành phải kết hợp với bảo trì, điều này có thé ngăn chặn sớm các rủi ro có thé xảy ra đồng thời nâng cao năng suất của thiết bị cũng như tăng tudi thọ của chúng. Dịch vụ này còn đem lại lợi ích lớn về mặt tài chính, cụ thể PMC thực hiện kiểm tra định kỳ, sửa chữa và thay thế vật tư kịp thời sẽ giúp giảm các chi phí sửa chữa hoặc thay mới thiết bị khi máy móc bị hỏng hoàn toàn. Hơn nữa, thông qua các kiểm tra sẽ đánh giá rủi ro dé sẵn sang có phương án bảo trì tốt nhất giúp Bat động sản hoạt động ồn định. Các gói dịch vụ là công tác bảo trì, bảo đưỡng từng hệ thống kỹ thuật đã được nêu ở
trên.
d) Thiết lập hệ thống phần mềm quản lý
Nam bắt xu hướng phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 — sự phát triển của Công nghệ thông tin, PMC triển khai Phần mềm quản lý tài sản và Phần mềm quản lý tòa nhà, việc này sẽ giúp giảm thiếu sai sót, giảm thiểu khối lượng công việc thủ công.
Phần mềm quản lý tài sản thực hiện các nghiệp vụ trong công tác quản lý kho — quỹ bao gồm: tạo kho; quản lý danh mục tài sản, vật tư theo mã QR; quản lý nhập, xuất kho, lịch sử đơn hàng mua sắm; tạo lập hợp đồng dịch vụ, các chứng từ liên quan; ...
Hệ thống phần mềm quản lý tòa nhà đồng bộ sẽ thực hiện chức năng giám sát, quản ly và điều khién các thiết bị kỹ thuật một cách hiệu quả nhất, đảm bảo tối ưu hóa hoạt động tòa nhà. Phần mềm này có thể quản lý nhiều hệ thống như thang máy, âm thanh công cộng, thẻ kiểm soát ra vào, an ninh, quan lý nhân sự.,...
2.1.3.2. Dịch vụ khác - Quản lý canteen
- Dịch vụ Giá tri gia tăng
32
- Dịch vụ Tư vấn: Tư vấn giám sát lắp đặt hệ thống kỹ thuật và Tư vấn quản lý vận hành
và quản lý kinh doanh
- Dịch vụ Kiểm toán Bất động sản: Báo cáo kiểm tra đánh giá công tác quản lý tòa nhà 2.1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh
Với hon 10 năm hoạt động trong lĩnh vực Quan lý Bat động sản, PMC đã gặt hái được nhiều thành công cũng như mở rộng dịch vụ quản lý và khai thác vận hành BĐS tại nhiều tỉnh thành trên toàn quốc như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Quảng
Ninh, Binh Duong, Nha Trang, Long An, ...
Một số dự án quản lý tiêu biéu của PMC:
Khu vực miễn Bắc:
Chủ yếu là Chung cư - Tổ hợp chung cư — Cụm chung cư với khoảng 56 dự án, tiêu biểu như: Keangnam Palace Landmark, Hoàng Thành Tower, Dolphin Plaza, Hyundai
Hillstate, D’.Le Pont D’or, Mon City, Golden Westlake, Trang An Complex, Ciputra G02- G03...
Ngoài ra còn có: Văn phòng - trụ sở; Trung tâm thương mại, Bệnh viện; Khu đô thị;
Biệt thự, nhà thấp tầng; Khu nhà ở xã hội; Kho bãi và lưu trữ hàng hóa.
Khu vực miễn Trung
Có 9 dự án chung cư - Tổ hợp chung cư: Nest Home, Sơn Trà Ocean View,
Monarchy, F Home, Azura Tower, Lapaz Tower, Hoang Anh Gia Lai — Lakeview, Da Nẵng
Plaza, Nera Garden Hué.
Ngoài ra có Tòa nha văn phòng (Trung tâm hành chính Da Nang, SHB Da Nẵng),
Khu đô thị sân golf và resort, quảng trường công viên.
Khu vực miễn Nam:
Bao gồm 27 các dự án Tổ hợp khu căn hộ cao cấp — Chung cư - Tổ hợp chung cư, tiêu biểu như: Vinhome Central 1 (Khu đô thị Vinhomes Central Park), Cove Residences,
Tropical Garden, Orchard Garden, Cantavil Hoan Cau, Opal Riverside, Viva Riverside ...
Ngoài ta có Tòa nhà văn phòng, Trung tâm kho van, BĐS công nghiệp
33
2.2. Công tác quản lý vận hành tòa nhà chung cư tại PMC 2.2.1. Bộ máy quản lý tòa nhà
Trưởng ban quản lý
Lis ly quan ly
B6 phan dich vu Bộ phan van Bộ phận kế Bộ phận dịch
khách hàng hành và bảo trì toán vụ tòa nhà
Nhóm an ninh
Nhóm làm sạch
Nhóm cảnh quan
Nhóm hồ bơi
Hình 2.2. Bộ máy quản lý tòa nhà 2.2.2. Nội dung quản lý vận hành tòa nhà
2.2.2.1. Quản lý địch vụ
Trong nội dung quản lý dịch vu, PMC bao gồm 5 nội dung: quản lý an ninh, quản lý
làm sạch, quản lý tiện ích, quản lý rủi ro và quản lý các dịch vụ khác.
a) Quản lý an ninh
Về công tác quản lý an ninh, PMC có thê lựa chọn một công ty có nghiệp vụ an ninh
có trụ sở trên cùng một khu vực với tòa nhà, dự án mà PMC thực hiện quản lý vận hành, và kêt hợp quản lý hoặc tự mình thực hiện tùy vào quy mô của dự án.
PMC tât coi trọng công tác an ninh này, công ty mong muôn đem đên cho cư dân một môi trường sông an toàn, lành mạnh.
Nội dung các công tác quản lý an ninh bao gôm:
- Kiém soát luông người ra/ vào tòa nha:
Mục đích: kiểm soát lượng người ra vào tòa nhà, kiểm soát lý lịch, ngăn chặn kịp thời
những người có hành vi khả nghị, tránh mat mát vê người cũng như tài sản của toàn bộ tòa nha cũng như cư dân.
34
Đối tượng có thể là cư dân, khách hàng ghé thăm tòa nhà hoặc các nhà cung cấp.
Công tác này có thé thực hiện kết hợp giữa bảo vệ an ninh và bộ phận quản lý sảnh: đầu
tiên, đê vào được tòa nhà phải có sự cho phép, giám sát của bộ phận an ninh, bảo vệ tại công ra vào; với khách hang muôn lên căn hộ thì yêu câu quản lý sảnh phải hỏi rõ thông tin khách hàng; với các nhà cung câp dịch vụ hay nhà thâu dịch vụ cân có kỹ thuật giám sát cũng như phải có giây đăng ký làm việc.
Quy trình kiểm soát lượng cư dân và khách hàng ra/vào toà nhà tại sảnh gồm 3 bước:
Bước 1: Chào đón khách
Bước 2: Chào khách khi đang bận
Bước 3: Ghi lại những thông tin cá nhân của khách
- Kiểm soát hàng héa/ tài sản ra vào tòa nhà:
Mục đích: ngăn chặn hành vi bao lực, tình huống nguy hiểm như đánh bom, xả súng, ...
Kiểm soát hàng hóa ra/ vào tòa nhà là một van đề tế nhị và khó khăn. Người vận chuyền có thé là cư dân, cũng có thé là người lạ, hàng hóa được vận chuyền cũng đa dang vì vậy mà chỉ khi cảm thấy khả nghi thì bộ phận an ninh mới thực hiện nhiệm vụ này. Hàng hóa vật dụng nguy hiểm như dao, súng, thuốc nô ... dùng cho mục dich không chính đáng cần được phát hiện kịp thời và xử lý nhanh gọn trước khi phát sinh ra vấn đề.
- Tuan tra tòa nhà:
Mục đích: phát hiện kịp thời vấn đề, tìm nguyên nhân và xử lý nhanh gọn; ngăn ngừa rủi
ro có thê xảy ra.
Phạm vi: tuân tra bên trong, bên ngoài tòa nhà và các khu vực đặc biệt.
Phương án tuần tra bao gồm: Kiểm tra giám sát công nhân thầu phụ, nhắc nhở công nhân
làm việc thực hiện theo đúng nội quy toà nhà; Trong khi tuần tra khi phát hiện cửa vỡ, mất dụng cụ vệ sinh cần thông báo gấp cho đội trưởng và BQL tòa nhà lập biên bản làm cơ sở giải quyết; Phát hiện kẻ gian đột nhập kịp thời thông báo cho các vị trí theo dõi ngăn chặn;
Phát hiện có bat kỳ gói bọc kín dé trong toà nhà tuyệt đối không được mở, khan trương báo cáo cấp trên kịp thời theo dõi xử lý.
- Kiém soát quá trình vận chuyên rác thải ra khỏi tòa nhà - _ Xử lý các tình huông khan cap.
- Kiém soát nhân sự nội bộ.
Quy trình kiêm soát nhân sự nội bộ:
35
e Đối tượng: Nhân viên BQL tòa nhà (PMC).
e Nội dung kiểm soát: diện mạo bề ngoài: tóc, móng tay, trang phục,...
- __ Kiểm soát nhân viên nhà thâu.
Quy trình quản lý công nhân nhà thầu:
e Đối tượng: tất cả công nhân thầu phụ làm việc trong tòa nhà (nhà thầu thi công lắp đặt thiết bị nội thất cho căn hộ, nhà thầu công trùng, nhà thầu rác thải)
¢ Quy định riêng về trang phục, giao tiếp ứng xử, các thủ tục làm việc, ...
¢ Quy trình giám sát gồm có: Đăng ký thi công — Giám sát thi công — Kết thúc công
viéc.
- Gidm sát lam sạch.
Quy trình giám sát làm sạch gôm các công viéc:
e Dam bảo công tác duy trì vệ sinh làm sạch tại tòa nhà
e Kiểm tra duy trì phương án làm sạch từng khu vực e Kiểm tra— giám sát các khu vực xử lý phát sinh
e Thiết lập kế hoạch định kỳ, kế hoạch tông vệ sinh e Kiém soát nhân sự
e Kiểm soát công cụ làm việc e Kế hoạch đào tạo nhân sự e Tổng hợp báo cáo
b) Quản lý làm sạch
Đối với một khối lượng công việc làm sạch lớn, thông thường PMC sẽ lựa chọn một đơn vị nhà thầu làm sạch có uy tín thực hiện công tác làm sạch và đồng thời giám sát quá
trình làm sạch từng khu vực.
Nội dung công tác làm sạch:
- _ Thực hiện làm sạch từng khu vực của tòa nhà theo đúng yêu cầu theo quy trình như
Sau:
Quy trình làm sạch khu vực thang máy:
Bước 1: Chuẩn bị công cụ, dụng cụ
Bước 2: Gọi thang