Khuôn khổ kiểm soát nội bộ tron đơn vị hành chính công

1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH

1.2.2. Khuôn khổ kiểm soát nội bộ tron đơn vị hành chính công

Chuẩn mực chung: Bao gồm các quy định về tinh thần tuân thủ; năng lực

và phẩm chất; bảo đảm hợp lý; mục tiêu kiểm soát và giám sát.

Chuẩn mực cụ thể: đi vào các quy định về tổ chức hồ sơ, tài liệu; phân chia trách nhiệm; ghi chép kịp thời và đúng đắn các nghiệp vụ; tiếp cận và báo cáo về nhân lực và sổ sách.

Mặt khác, một hệ thống KSNB theo INTOSAI cần đáp ứng các yếu tố đó là:

a. Môi trường kiểm soát

- Khái niệm: Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nề nếp kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ chức cũng như hình thành nên một sắc thái chung cho tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên.

Trong một môi trường kiểm soát, có năm nhân tố dưới đây:

- Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo: Đƣợc thể hiện qua cá tính, tƣ cách và thái độ khi điều hành công việc của người lãnh đạo. Nhận thức về KSNB của các thành viên trong tổ chức tùy thuộc rất nhiều vào sự quan tâm nhà lãnh đạo để xây dựng hệ thống KSNB tốt. Ngƣợc lại, nếu các thành viên trong tổ chức nhận thức rằng KSNB không quan trọng thì cũng có thể hiểu là lãnh đạo chƣa quan tâm đúng mức đến KSNB. Điều này cho thấy KSNB chỉ là hình thức chứ không có ý nghĩa thực sự, dẫn đến nhiệm vụ và mục tiêu của đơn vị, của tổ chức không còn đạt kết quả nhƣ mong đợi.

- Cơ cấu tổ chức: Bao gồm hệ thống báo cáo phù hợp với tổ chức, thiết lập quy trình báo cáo kịp thời và kết quả thực hiện để đạt mục tiêu đề ra; Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo. Mỗi cấp quản lý ý thức đƣợc quyền hạn của mình tới đâu, ở mức độ nào. Trong cơ cấu của một tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, đƣợc tổ chức độc lập đối với các đối tƣợng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.

- Chính sách nhân sự: Thể hiện về sự tuyển dụng, đánh giá, bổ nhiệm,

khen thưởng hay kỷ luật,…Mỗi một cá nhân trong một tổ chức đều có vai trò hết sức quan trọng trong KSNB. Do đó, việc thực hiện về chính sách nhân sự của một tổ chức có thể nói là một phần quan trọng trong môi trường kiểm soát. Theo đó, khi ra quyết định tuyển dụng đòi hỏi phải đảm bảo về tƣ cách đạo đức, kinh nghiệm thực tiễn để thực hiện công việc đƣợc giao. Nhƣ vậy, nhà lãnh đạo cần thực hiện chính sách khen thưởng kịp thời hay kỷ luật nghiêm minh để việc KSNB mang lại hiệu quả tốt.

- Sự liêm chính và giá trị đạo đức cá nhân, chuyên môn của nhà lãnh đạo và của đội ngũ nhân viên: Cung cách điều hành và thái độ của người quản lý sẽ quyết định toàn bộ tổ chức trong việc thiết lập các chính sách về tài chính và kế toán đối với một đơn vị. Đồng thời, phải cho nhân viên thấy đƣợc tinh thần này trong sứ mệnh, trong tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức thông qua hình thức bằng các văn bản chính thức.

Sự liêm chính, tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và của đội ngũ nhân viên trong công việc đƣợc thể hiện qua thái độ cƣ xử chuẩn mực của họ.

Việc chấp hành các điều lệ, quy định và đạo đức về cách ứng xử của họ thể hiện qua tinh thần đạo đức trong công việc.

- Năng lực nhân viên: Năng lực nhân viên thể hiện ở trình độ hiểu biết, kỷ năng làm việc để đảm bảo cho công việc đƣợc thực hiện trôi chảy, có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm và hữu hiệu, thể hiện sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của mình trong việc xây dựng hệ thống KSNB. Đào tạo là để nâng cao trình độ cho các nhân viên trong tổ chức, đó là hướng dẫn về mục tiêu KSNB và là phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc. Lãnh đạo và nhân viên cần có những kỹ năng cần thiết để đánh giá, phân tích những rủi ro nảy sinh trong thực hiện công việc. Đồng thời, mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai trò trong hệ thống KSNB, vì đó là trách nhiệm của họ và họ phải luôn duy trì trình độ để đảm bảo việc xây dựng thực

hiện, duy trì của KSNB.

b. Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro, không lệ thuộc vào qui mô, cấu trúc loại hình của bất kỳ tổ chức nào, tất các loại hình tổ chức khi hoạt động đều phải đối mặt với các rủi ro, để hạn chế những thiệt hại do rủi ro gây ra, các nhà quản lý cần tuân thủ qui trình đánh giá rủi ro được thể hiện theo từng bước như sau: Nhận dạng rủi ro; Đánh giá rủi ro và các biện pháp đối phó.

Hình 1.1: Khái quát quy trình đánh giá rủi ro

Với qui trình này nhà quản lý cần phải nhận dạng mục tiêu, mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro, xác định rủi ro làm cho mục tiêu đó khó thực hiện đƣợc, nhận dạng rủi ro bao gồm rủi ro từ bên ngoài và bên trong, rủi ro đƣợc xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị.

 Nhận dạng rủi ro

Nhận dạng rủi ro bao gồm rủi ro từ bên ngoài và bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị và từng hoạt động, rủi ro đƣợc xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị.

Liên quan đến khu vực công, các cơ quan Nhà nước phải quản trị rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó, bao gồm cả các chỉ tiêu được giao trong kế hoạch của đơn vị.

NHẬN DẠNG BIỆN PHÁP

- Phân tán rủi ro;

- Chấp nhận rủi ro;

- Tránh né rủi ro;

- Xử lý hạn chế rủi ro ĐÁNH GIÁ

- Thiệt hại;

- Xác suất xảy ra.

- Xác định mục tiêu;

- Thiết lập cơ chế nhận dạng rủi ro.

 Đánh giá rủi ro

Để kiểm soát đƣợc rủi ro, vấn đề quan trọng không chỉ là nhận ra các rủi ro tồn tại, mà còn là đánh giá tầm quan trọng, tác hại mà rủi ro gây ra và khả năng xảy ra rủi ro.

Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống. Thí dụ phải xây dựng các tiêu chí đánh giá rủi ro, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro, dựa vào đó nhà lãnh đạo sẽ phân bổ nguồn lực đối phó rủi ro.

 Phát triển các biện pháp đối phó

Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: Phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh né rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro. Trong phần lớn các trường hợp rủi ro phải đƣợc xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp.

Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhƣng nếu nhận dạng đƣợc và đánh giá đƣợc rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn.

Khi môi trường thay đổi như các điều kiện về kinh tế, chế độ của Nhà nước, công nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng nên thường xuyên xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kỳ.

Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhƣng nếu nhận dạng đƣợc và đánh giá đƣợc rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn.

c. Hoạt động kiểm soát

- Khái niệm: Hoạt động kiểm soát là những chính sách, những thủ tục nhằm hạn chế rủi ro và đảm bảo đạt đƣợc mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đạt đƣợc hiệu quả cao đòi hỏi hoạt động kiểm soát phải phù hợp, dể hiểu, nhất quán giữa các thời kỳ, có hiệu quả, đáng tin cậy và có liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát.

Trong một tổ chức, hoạt động kiểm soát có ở từ bộ phận, từng khâu và ở các mức độ và các chức năng. Hoạt động kiểm soát bao gồm: hoạt động kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro, việc cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa thường là sự phối hợp các hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát, hoạt động kiểm soát đƣợc thể hiện nhƣ sau:

- Về thủ tục phân quyền và xét duyệt: Khi thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện từ người được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ.

Việc ủy quyền là cách thường gặp để đảm bảo là chỉ có những nghiệp vụ là có thực mới được phê duyệt đúng như mong muốn của người lãnh đạo. Tuân thủ chi tiết các quy định của sự ủy quyền nói trên, nhân viên thực hiện theo đúng hướng dẫn và trong giới hạn được quy định của nhà lãnh đạo và luật pháp. Các thủ tục ủy quyền phải đƣợc công bố rõ ràng, tài liệu hóa và phải đƣợc thể hiện bằng những điều kiện cụ thể.

- Về phân chia trách nhiệm: Trách nhiệm phải đƣợc giao cho từng cá nhân một cách có hệ thống để đảm bảo việc kiểm tra mang lại hiệu quả. Để giảm thiểu rủi ro về sai sót, cố ý làm sai và rủi ro không ngăn ngừa đƣợc thì một công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc không đƣợc giao cho một bộ phận hay một cá nhân nào.Có 05 trách nhiệm chủ yếu đó là: ủy quyền, phê chuẩn, ghi chép, xử lý và đánh giá các nghiệp vụ nhưng cần lưu ý sự thông đồng làm phá hủy hoặc làm giảm sự hữu hiệu của KSNB.

Với một tổ chức có quy mô nhỏ, trong một số trường hợp có quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia, phân nhiệm thì lúc này, người lãnh đạo phải nhận biết đƣợc rủi ro và bù đắp bằng những biện pháp kiểm soát khác chẳng hạn nhƣ luân phiên, luân chuyển nhân viên. Việc làm này đảm bảo rằng trong một thời gian dài một người không xử lý mọi mặt nghiệp vụ. Hay như, yêu cầu, khuyến khích nhân viên thực hiện nghỉ theo chế độ quy định hàng năm

cũng có nghĩa là giúp giảm rủi ro bằng cách tạm thời đem lại sự luân chuyển nhân viên.

- Kiểm soát việc tiếp cận tài sản và sổ sách: Việc tiếp cận tài sản và sổ sách của tổ chức phải được giới hạn cho những cá nhân mà họ được người lãnh đạo giao trách nhiệm bảo quản hoặc sử dụng tài sản. Trách nhiệm này đƣợc thể hiện qua chứng từ, hàng tồn kho, ghi chép sổ sách. Hạn chế việc tiếp cận tài sản làm giảm rủi ro làm thất thoát tài sản hoặc lạm dụng tài sản của Nhà nước. Việc giới hạn tùy thuộc vào rủi ro thất thoát tài sản và phải đƣợc xem xét nghiêm túc.

- Kiểm tra, đối chiếu: Chứng từ, sổ sách kế toán phải đƣợc đối chiếu thường xuyên và định kỳ theo quy định của đơn vị. Các nghiệp vụ, sự kiện phát sinh phải được kiểm tra trước, trong và sau khi xử lý.

- Giám sát nhân viên: Đối với nhân viên, khi tiến hành giao công việc cần phải thông báo rõ ràng, cụ thể về nghĩa vụ, về trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm công việc đƣợc giao cho mỗi nhân viên. Đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của nhân viên phải đảm bảo nguyên tắc là có các hệ thống công việc trong phạm vi và thời gian cần thiết.

Khi giao việc cần dựa theo những tiêu chuẩn cần thiết để đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng định hướng, đúng mục tiêu đã được xác định.

Nhân viên được hướng dẫn cần thiết để giảm thiểu sai sót đồng thời làm cho lãnh đạo trực tiếp hiểu đƣợc, đạt đƣợc kết quả nhƣ mong muốn.

- Rà soát việc thực hiện, xử lý và điều hành các hoạt động: Việc thực hiện, xử lý và điều hành các hoạt động đƣợc rà soát dựa trên nhiều chuẩn mực nguyên tắc cơ bản, đánh giá hiệu quả và tính thực thi. Nếu thấy không phù hợp với mục tiêu của tổ chức hoặc các chuẩn mực đã quy định thì cần phải rà soát lại để điều chỉnh cho phù hợp quy trình thực hiện để đạt đƣợc mục tiêu.

Bên cạnh đó, đối với việc xử lý cũng nhƣ điều hành hoạt động cần đƣợc rà

soát thường xuyên và định kỳ để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc, chính sách, thủ tục và những quy định hiện hành khác của đơn vị.

d. Thông tin và truyền thông

Công tác thông tin và truyền thông rất quan trọng và thật sự cần thiết trong việc thực hiện mục tiêu KSNB, thông tin và truyền thông bao gồm:

Thông tin: Một hệ thống thông tin phù hợp phải tạo ra đƣợc các báo cáo về hoạt động kế toán tài chính theo đúng chuẩn mực quy định. Nó không những gồm các dữ liệu bên trong mà còn xem xét các thông tin bên ngoài cũng nhƣ những điều kiện và hoạt động cần thiết để phục vụ cho việc báo cáo và ra quyết định.

Khi đƣợc xác định là một thông tin thích hợp và đáng tin cậy tức là thông tin đó phải đƣợc phân loại đúng đắn các nghiệp vụ, sự kiện, ghi chép kịp thời, đƣợc chuyển tải thể hiện qua các biểu mẫu và lộ trình thông suốt bảo đảm cho nhân viên thực hiện chức năng trong KSNB. Vì vậy, CTKSNB đòi hỏi tất cả các nghiệp vụ phát sinh phải thiết lập đầy đủ, đúng thủ tục các chứng từ. Việc ra quyết định của người lãnh đạo thường bị ảnh hưởng do chất lƣợng của những thông tin nhƣ tính cập nhật kịp thời, tính chính xác, phù hợp và có thể sử dụng đƣợc.

Truyền thông: Một hệ thống truyền thông tốt, có hiệu quả tức là việc cung cấp thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại hoặc cùng cấp giữa các bộ phận đƣợc xuyên suốt trong toàn hệ thống của một tổ chức.

Khi nhận đƣợc công việc bằng tài liệu hóa từ nhà lãnh đạo về trách nhiệm của bản thân người nhân viên trong KSNB thì nhân viên phải hiểu đƣợc vai trò của bản thân đối với hệ thống KSNB cũng nhƣ đối với các nhân viên khác trong tổ chức. Mặt khác, các truyền thông nhận đƣợc từ bên ngoài cũng rất cần trong KSNB của tổ chức.

e. Hoạt động giám sát

Để đánh giá chất lƣợng hoạt động của hệ thống KSNB qua thời gian của một đơn vị thì cần phải giám sát hệ thống KSNB của đơn vị đó. Qua đó, phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai sót của hệ thống KSNB để đạt đƣợc mục tiêu đã định. Việc giám sát hệ thống KSNB được thực hiện thường xuyên, định kỳ hoặc kết hợp cả hai nhƣ sau:

- Giám sát thường xuyên: Những hoạt động thông thường và lặp lại của tổ chức được thường xuyên giám sát trong KSNB. Việc giám sát thường xuyên kể cả những hoạt động giám sát và quản lý mang tính định kỳ ngay trong quá trình thực hiện công việc hàng ngày của các nhân viên. Giám sát thường xuyên phải được thực hiện trên tất cả các yếu tố của KSNB và liên quan đến việc phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai sót, sai phạm xảy ra khi vận hành hệ thống KSNB.

- Giám sát định kỳ: Ngày nay, việc xây dựng một hệ thống KSNB phù hợp và hiệu quả là cần thiết và thường chưa được chú trọng đúng mức trong các đơn vị trong khu vực tài chính công. Trong quá trình hoạt động của mình, mặc dù các quy định, thủ tục quản lý và kiểm soát còn mang tính phân tán, chƣa đƣợc tập trung, chƣa phân loại và đánh giá có hệ thống theo các chuẩn mực nên các đơn vị khi thực thi nhiệm vụ khá vất vả trong việc tuân theo các quy định của pháp luật, các chính sách, chế độ chi tiêu nội bộ của đơn vị..., để quản lý và kiểm soát quá trình sử dụng kinh phí, tài sản. Mức độ rủi ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên tùy thuộc vào phạm vi và tầng suất giám sát định kỳ.

Giám sát định kỳ bao trùm toàn bộ việc đánh giá cũng nhƣ tính khả thi của hệ thống KSNB và dựa trên các phương pháp và thủ tục kiểm soát để đảm bảo KSNB đạt kết quả như mong đợi. Các nhà lãnh đạo thường xuyên phải nắm bắt đƣợc những sai sót của hệ thống KSNB. Việc giám sát này bao gồm