CHƯƠNG 1. NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
1.1.3.1. Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa
Chuyên môn hóa là một người, một bộ phận, một phân hệ chỉ thực hiện một công việc, nhiệm vụ, chức năng vì thế chuyên môn hóa làm tăng năng suất lao động, làm cho công việc trở thành nhiệm vụ đơn giản để đào tạo, để thực hiện. Điều này thúc đẩy chuyên môn hóa lực lƣợng lao động làm xuất hiện nhiều các chuyên gia giỏi. Thế nhƣng chuyên môn hóa cũng có nhiều hạn chế. Khi nhiệm vụ, chức năng vị thế chuyên môn hóa làm tăng năng suất lao động, làm cho công việc trở thành nhiệm vụ đơn giản để đào tạo, để thực hiện. Điều này thúc đẩy chuyên môn hóa lực lƣợng lao động làm xuất hiện nhiều các chuyên gia giỏi. Thế nhƣng chuyên môn hóa cũng có nhiều hạn chế.
Khi nhiệm vụ bị chia cắt thành những khâu nhỏ tách rời nhau và mỗi người chỉ chịu trách nhiệm về một khâu thì công việc sẽ nhàm chán, giảm sự quan tâm cũng như động lực làm việc của con người. Bên cạnh đó tình trạng xa lạ, đối nghịch giữa những người lao động sẽ làm giảm khẳ năng phối hợp và sáng tạo. Vì thế rất khó có đƣợc những nhà quản trị tổng hợp giỏi.
1.1.3.2. Sự hình thành các bộ phận và phân hệ
Hiện nay có rất nhiều tiêu chí hình thành các bộ phận và phân hệ nên tồn tại nhiều mô hình tổ chức khác nhau.
Tổ chức theo chức năng.
Cơ sở: những hoạt động có mối quan hệ tương đồng hợp vào một bộ phận.
Ƣu điểm:
+ Phát huy lợi thế của chuyên môn hóa;
+ Chú trọng tiêu chuẩn nghề nghiệp;
+ Các nhóm làm việc gắn bó;
+ Tạo điều kiện cho kiểm soát chặt chẽ của cấp trên.
Nhƣợc điểm:
+ Tập trung vào các vấn đề phòng ban hơn là tổ chức;
+ Chỉ có các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm về lợi nhuận;
+ Khó phát triển những nhà quản trị tổng hợp.
Tổ chức theo sản phẩm/ khách hàng/ địa dƣ
Cơ sở: những hoạt động tham gia vào việc tạo ra cùng một loại sản phẩm, phục vụ một khách hàng, hoạt động trên cùng một khu vực địa lý hợp vào một bộ phận, phân hệ.
Ƣu điểm:
+ Cho phép tập trung vào các sản phẩm khách hàng, khu vực địa lý nhất định;
+ Có khẳ năng thích nghi nhanh với sự thay đổi.
Nhƣợc điểm:
+ Trùng lắp nguồn lực giữa các bộ phận;
+ Khó phối hợp;
+ Khó kiểm soát.
Tổ chức ma trận Cơ sở:
+ Hình thành những vị trí lãnh đạo đảm nhiệm việc thực hiện những mục tiêu mang tính độc lập rút người từ những bộ phận mang tính cơ sở.
Ƣu điểm:
+ Có thể đồng thời đạt đƣợc các mục tiêu trọn gói;
+ Các nhà quản lý tập trung vào hai “chiều” tổ chức, dẫn đến các kỹ năng nghề nghiệp cụ thể hơn;
+ Tận dụng đƣợc nguồn nhân lực kỹ năng cao.
Nhƣợc điểm:
+ Song trùng lãnh đạo;
+ Phức tạp, dẫn tới khó khăn trong thực hiện;
+ Mất nhiều thời gian xét từ góc độ lập kế hoạch, phối hợp.
1.1.3.3. Cấp và tầm kiểm soát
Phần lớn các tổ chức có cơ cấu hình tháp với nhiều cấp quản lý vì tầm (quản lý) kiểm soát của các nhà quản lý là hạn chế. Tầm kiểm soát là việc một nhà quản lý có thể quản lý (kiểm soát) đƣợc một cách có hiệu lực và hiệu quả bao nhiêu người (bộ phận) ?
+ Sự phức tạp của môi trường
+ Năng lực của người lao động và nhà quản lý + Công cụ quản lý
Phân loại: phụ thuộc vào số cấp quản lý, tồn tại những loại hình cơ cấu tổ chức khác nhau:
+ Cơ cấu tổ chức ít cấp quản lý (nằm ngang) + Cơ cấu tổ chức hình tháp
+ Cơ cấu tổ chức mạng lưới (không cấp quản lý)
Các nhà quản lý cần cố gắng giảm số cấp quản lý cao nhất có thể do đó cơ cấu tổ chức mạng lưới là chìa khóa cho sự linh hoạt vì càng ít cấp thông tin càng chính xác cơ cấu mạng lưới có 3 loại:
+ Mạng lưới nội bộ: phát triển cơ chế nội bộ với các đơn vị nội bộ hoạt động độc lập và đàm phán với nhau nhƣ bất kỳ đối tác bên ngoài nào.
+ Mạng lưới ổn định: tổ chức duy trì mối quan hệ hợp đồng ổn định với các đối tác chiến lƣợc bên ngoài, đầu tƣ vào các tổ chức đó khi cần thiết.
+ Mạng lưới năng động: tổ chức tập trung vào một số kỹ năng cơ bản và hợp đồng năng động ra bên ngoài hầu hết các hoạt động khác.
1.1.3.4. Mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm
Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Nói cách khác đó là quyền điều tiết và sử dụng các nguồn lực. Khi các nhà quản lý đƣợc trao quyền hạn họ sẽ phải chịu trách nhiệm đó là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động đƣợc phân công.
Đi kèm với quyền hạn luôn là trách nhiệm. Trách nhiệm là việc phải đạt đƣợc mục tiêu, sử dụng các nguồn lực một cách đúng đắn, tuân thủ theo chính sách của tổ chức và phải trả lời trước hành động của mình.
Các loại quyền hạn: có 3 loại
+ Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tuyến đối với cấp dưới.
+ Quyền hạn tham mưu là quyền hạn của những cá nhân hoặc nhóm trong việc cung cấp lời khuyên hay dịch vụ cho nhà quản lý trực tuyến. Họ thường được gọi là những nhà cố vấn, tham mưu, chuyên gia… Họ luôn phải nhận thức đƣợc rằng mình là nhân vật thứ 2 với trách nhiệm tạo ra đƣợc nhiều lời khuyên có giá trị sử dụng và phải đặc biệt trung thành luôn bảo vệ bí mật thông tin.
1.1.3.5. Tập trung và phi tập trung
- Tập trung: quyền ra quyết định do các nhà quản trị cấp cao nắm giữ.
- Phi tập trung: các nhà quản trị cấp cao chấp nhận trao cho các nhà quản trị cấp trung và cấp cơ sở quyền ra những quyết định nhất định.
- Tham gia: người lao động được tham gia rộng rãi vào quá trình quyết định.
Trong tổ chức phi tập trung đƣợc thực hiện nhờ chế độ:
+ Ủy quyền: chấp nhận cho ai đó nhân danh mình để thực hiện những hoạt động nhất định.
+ Trao quyền: trao cho ai đó nhiệm vụ quyền hạn và người đó phải tự chịu trách nhiệm về hành động của mình trước cấp trên.
Lợi ích: + Tăng tính chủ động sáng tạo
+ Tăng sự gắn bó, cam kết của người lao động + Tăng động lực