CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN
2.2. KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG
2.2.2. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp
2.2.2.1. Thực trạng cơ cấu tổ chức công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung
● Giám đốc: Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao.
Giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau: Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty. Tổ chức thực hiện các
quyết định của Tổng công ty; Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty.
● Kiểm soát viên: có nhiệm vụ giám sát đánh giá công tác điều hành, quản lý của Ban Giám Đốc theo đúng các quy định trong Điều lệ Công ty, các Nghị quyết, Quyết định của Tổng công ty. Có quyền yêu cầu Ban Giám Đốc cung cấp mọi hồ sơ và thông tin cần thiết liên quan đến công tác điều hành quản lí Công ty.
● Văn phòng:
▪ Quản trị hành chính: tổ chức các cuộc họp, các sự kiện diễn ra trong và ngoài nước. Quản lý, lưu trữ công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý, điều hành hoạt động của công ty. Đảm bảo an ninh trong phạm vi cơ quan. Phối hợp với các cơ quan chức năng, chính quyền địa phương thực hiện công tác bảo vệ, phòng chống tệ nạn xã hội và an toàn cháy nổ tại nơi làm việc.
▪ Quản trị nhân lực: tham mưu cho hội đồng quản trị và tổng giám đốc xây dựng chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực đồng thời nghiên cứu chính sách đề xuất về nhân sự. Tham mưu, xây dựng mô hình tổ chức của công ty phù hợp với nhu cầu, giai đoạn phát triển của công ty. Công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, sử dụng, đãi ngộ, đánh giá nhân sự. Lưu, cập nhật, bảo mật hồ sơ cán bộ theo quy định. Áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý công tác cán bộ. Thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định của pháp luật. Giải quyết khiếu nại, tố cáo có liên quan đến việc thực hiện chế độ chính sách người lao động.
● Phòng tổ chức và nhân sự:
▪ Bộ phận tổ chức cán bộ và chế độ: là bộ phận chịu trách nhiệm trong việc đăng ký kinh doanh, tăng cường công tác đào tạo và bồi dưỡng CBCNV.
Hướng dẫn, kiểm tra các xí nghiệp, các phòng ban thực hiện tốt chính sách và qui định của Nhà nước, quy định của Công ty. Trực tiếp quản lý và giải quyết khâu lao động, tiền lương, tiền thưởng…
▪ Bộ phận hành chính quản trị: là bộ phận phụ trách công tác hành chính, pháp chế trong Công ty, quản lý nội bộ, khu làm việc, các thiết bị , máy móc …
● Phòng kế toán tài chính: tổ chức hoạch toán các hoạt động kinh doanh, thanh toán tiền lương, thưởng cho công nhân viên, hoạch toán số tiền phải trả cho Nhà nước như các loại thuế, các bảo hiểm theo nghĩa vụ, giải quyết các vấn đề liên quan đến tài chính.
● Phòng kế hoạch – vật tƣ: có nhiệm vụ giúp Ban Giám Đốc lập kế hoạch SXKD, lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, điều độ SXKD đảm bảo cho sản xuất ổn định, giao hàng kịp thời không có sai sót, quản lý thành phẩm sản xuất ra. Đồng thời phụ trách mảng xuất nhập khẩu hàng hóa.
● Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ quản lý công nghệ, thiết bị, đôn đốc theo dõi các phân xưởng thực hiện quy trình công nghệ trong sản xuất, tìm ra các biện pháp nâng cao chất lƣợng sản phẩm, cải tiến công nghệ trang thiết bị sao cho hạ giá thành sản phẩm và kết hợp cùng với các phân xưởng tổ chức triển khai thực hiện đúng tiến độ mà Công ty đã đề ra.
● Các phân xưởng và trung tâm trực thuộc: trong công ty gồm có 5 phân xưởng và 13 trung tâm trực thuộc với các nhiệm vụ sản xuất khác nhau.
Trong các phân xưởng và trung tâm đều có một Quản đốc, một Phó quản đốc, một thống kê phân xưởng, một thủ kho và các tổ trưởng sản xuất. Quản đốc và Phó quản đốc sẽ trực tiếp điều hành sản xuất chung ở trong phân xưởng của mình, các kế toán thống kê có nhiệm vụ ghi chép số sản phẩm, số công nhân trong từng ngày, từng tháng và hàng năm. Thủ kho có nhiệm vụ bảo quản và theo dõi cũng nhƣ xuất nhập vật tƣ đầu vào cho sản xuất và thành phẩm sản xuất ra. Các tổ trưởng trong phân xưởng trợ giúp Quản đốc trong việc quản lý công nhân trong tổ mình và đốc thúc sản xuất.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện tại thuộc mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng và sản phẩm.
2.2.2.2. Phân tích đặc điểm và sự đảm bảo các nguyên tắc của cơ cấu tổ chức của công ty
a. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung
Tính tập trung hóa:
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung đƣợc tập trung hóa theo các phòng ban chức năng. Mọi quyền lực trách nhiệm đều do Giám đốc nắm giữ, trách nhiệm trong các phòng ban thuộc về Trưởng phòng kế hoạch vật tư, Trưởng phòng tài chính kế toán, Trưởng phòng kỹ thuật. Các trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo mọi việc cho Giám đốc.
Tính phức tạp:
Trong công ty có 7 phòng ban, 5 phân xưởng và 13 chi nhánh. Các công việc ở các phân xưởng đều được nhân viên phòng ban tương ứng của
công ty tổng hợp lại và báo cáo cho cấp trên. Trong cấu trúc của công ty nhƣ vậy tạo nên sự phức tạp cho cấu trúc tổ chức.
Tính tiêu chuẩn hóa:
Các nhân viên của công ty đều bị ràng buộc với công ty về “hợp đồng lao động, giấy cam kết, và tài chính thế chấp”. Nếu một trong hai sai với quy định đó thì phải chịu bồi thường thiệt hại. Tính ràng buộc này có thể làm cho nhân viên cố gắng làm việc cho công ty, không nghỉ việc sai theo hợp đồng nhƣng cũng tạo nên sự khó chịu cho nhân viên công ty.
b. Tình hình đảm bảo các nguyên tắc của cơ cấu tổ chức
Theo cơ cấu tổ chức này cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung đã đảm bảo đƣợc các nguyên tắc nhƣ:
Thống nhất chỉ huy: tập trung quyền lực và quyền ra quyết định vào các nhà quản trị cấp cao, trách nhiệm và quyền hạn của Giám đốc và Phó giám đốc rất rõ ràng, do đó họ có thể đƣa ra quyết định nhanh chóng kịp thời. Các trưởng phòng ban chỉ đóng góp ý kiến, xây dựng kế hoạch thực hiện, truyền đạt mệnh lệnh của cấp trên giao xuống cho nhân viên phòng ban mình và có trách nhiệm báo cáo tiến độ và kết quả thực hiện công việc cho cấp trên.
Nguyên tắc gắn với mục tiêu: với mục tiêu chung đề ra của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung thì Giám đốc sẽ xây dựng và giao nhiệm vụ cho các trưởng phòng ban thực hiện công việc nhằm đạt chỉ tiêu đã đề ra mức doanh thu phải đạt đƣợc, về số lƣợng hàng đƣợc hoàn thành.
Nguyên tắc hiệu quả: với mục tiêu chung của toàn công ty thì các nhân viên trong Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung phải biết tận
dụng tối đa nguồn nhân lực sẵn có và sử dụng sao cho có hiệu quả tốt nhất để giảm chi phí về quản lý.
Nguyên tắc cân đối: Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung đảm bảo nguyên tắc cân đối lấy thu bù chi, đảm bảo cho hiệu quả kinh doanh có lãi.
Nguyên tắc linh hoạt: linh hoạt với những thay đổi về môi trường kinh doanh. Khi nước ta gia nhập WTO ngày càng có nhiều công ty cạnh tranh với Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung, nhân viên có nhiều lựa chọn công việc tốt cho họ, nên cơ cấu tổ chức của công ty cũng phải linh hoạt, hiệu quả hơn.
2.2.2.3. Ƣu nhƣợc điểm cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung
Với cơ cấu tổ chức theo chức năng Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung đã phát huy những ƣu nhƣợc điểm sau:
► Ƣu điểm: Hiện tại, với mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng đã thể hiện tính chuyên môn hóa cao trong công việc. Mỗi phòng ban sẽ thực hiện chức năng nhiệm vụ riêng, cho nên hiệu quả làm việc sẽ cao và kích thích đƣợc sự sáng tạo và nhiệt tình của mỗi phòng ban.
Với việc đào tạo huấn luyện nhân sự sẽ trở nên đơn giản hơn. Nhân viên trong các phòng ban có cơ hội nâng cao kỹ năng nghề trong lĩnh vực chuyên môn của họ và gia tăng hiệu quả hoạt động thông qua phối hợp hoạt động với các đồng nghiệp.
► Nhƣợc điểm
Với cơ cấu tổ chức theo chức năng thì mỗi phòng ban trong Công ty chỉ chú trọng tới chức năng nhiệm vụ của mình đƣợc giao, chỉ tập trung vào thực hiện mục tiêu của phòng ban mình mà không quan tâm tới các phòng ban khác cũng nhƣ mục tiêu chung của Công ty.
Sự phối hợp giữa các phòng ban chƣa tốt còn thả lỏng, buông trôi do quá trình truyền đạt thông tin và phản hồi thông tin trong công ty còn chậm trễ, không tạo được sự gắn kết trong toàn Công ty ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc.
Phòng kinh doanh chƣa thực hiện tốt chức năng của mình là tìm kiếm, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, mở rộng thị trường, mới chỉ dừng lại ở việc đáp ứng và khai thác trên thị trường hiện tại.
2.2.2.4. Trách nhiệm, quyền hạn của các phòng ban a. Trách nhiệm và quyền hạn của ban lãnh đạo Công ty
Giám đốc: là người điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm chung về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trước pháp luật, là người có quyền ra quyết định quản lý, các quy định, các chính sách mà mọi thành viên trong công ty phải tuân thủ.
Phó Giám đốc: là người tham mưu cho Giám đốc về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và thay mặt cho Giám đốc của Công ty trong thời gian đi vắng, đồng thời đƣợc Giám đốc giao nhiệm vụ, phụ trách theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm về những công việc mình đƣợc giao.
b. Chức năng, nhiệm vụ của các xí nghiệp:
Chức năng
Thí nghiệm các thiết bị từ 0,4KV đến 500 KV
Thí nghiệm hiệu chỉnh các thiết bị trong NMTĐ, NMNĐ Kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm các phương tiện đo Thí nghiệm xác định đặc tuyến NMNĐ
Kiểm toán năng lƣợng
Thử nghiệm các nồi hơi công nghiệp Sản xuất, lắp ráp tủ, bảng điện
Thiết kế, lắp đặt và thí nghiệm hiệu chỉnh các hệ thống tự động hóa trên lưới điện
c. Trách nhiệm, quyền hạn của các phòng ban chức năng
Phòng tổ chức: gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 06 nhân viên Chức năng
Xây dựng phương án kiện toàn bộ máy tổ chức trong Công ty, quản lý nhân sự, thực hiện công tác hành chính quản trị.
Tham mưu các lĩnh vực lao động, tiền lương, đào tạo, xây dựng cơ bản, y tế và thực hiện các chính sách với người lao động.
Nhiệm vụ
Giúp Giám đốc trong việc cải tiến tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý, sắp xếp, bố trí cán bộ, xây dựng quy hoạch và đào tạo cán bộ.
Tổ chức việc đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tay nghề cho người lao động, tổ chức việc thi nâng bậc và xét nâng lương hàng năm.
Tuyển dụng, tiếp nhận, chuyển công tác và điều động lao động.
Giải quyết các chế độ, chính sách có liên quan đến người lao động như nghỉ hưu, nghỉ chế độ.
Hướng dẫn và kiểm tra việc thanh toán lương thưởng hàng tháng và làm báo cáo về lao động, tiền lương.
Phòng tài chính – kế toán: Gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 04 nhân viên
Chức năng:
Tham gia quản lý tài chính và kiểm soát hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Huy động và đảm bảo nguồn vốn kịp thời cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
Tổ chức quản lý vốn tiết kiệm hiệu quả.
Quản lý chi phí, thu nhập và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ:
Tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán mà nhà nước đã ban hành.
Báo cáo số liệu chính xác, trung thực, kịp thời với lãnh đạo Công ty và các nghành chủ quản.
Ghi chép, phản ánh với lãnh đạo công ty về tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản vật tƣ cho sản xuất kinh doanh.
Kiểm tra và báo cáo kịp thời với lãnh đạo Công ty về việc giữ gìn tài sản, tiền vốn kinh phí, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những việc trái với pháp luật.
Thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản thu nhập khác cho người lao động trên nguyên tắc quy định của Công ty và Nhà nước.
Phòng kế hoạch – vật tư: gồm 01 trưởng phòng, 03 phó phòng và 10 nhân viên
Chức năng:
Tham mưu giúp Ban Giám đốc về việc kinh doanh, tổ chức xuất hàng nội địa, quản lý hệ thống tiêu thụ sản phẩm, tiêu thụ sản phẩm của Công ty.
Theo dõi các hợp đồng mua bán sản phẩm, nguyên liệu để phục vụ cho xuất khẩu và bán hàng nội địa.
Nhiệm vụ:
Xây dựng giá bán hàng xuất khẩu và hàng nội địa.
Theo dõi, quản lý hệ thống tiêu thụ sản phẩm của Công ty.
Quản lý các tổ sản xuất hàng nội địa.Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của ban lãnh đạo công ty.