CHƯƠNG 1. NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2. NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.2.3. Các mô hình cơ cấu tổ chức
a. Mô hình tổ chức đơn giản (Mô hình trực tuyến) Đặc điểm cơ cấu tổ chức đơn giản:
+ Quyền hành tập trung cao độ vào tay một người.
+ Có ít cấp quản trị trung gian, số lƣợng nhân viên không nhiều.
+ Mọi thông tin đều tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó.
Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản
Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức đơn giản
Ƣu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, chi phí quản lý thấp, kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng.
Nhƣợc điểm: Với mô hình tổ chức này, mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, có thể làm cho bộ máy quản lý rơi vào tình trạng quá tải. Do đó mô hình này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.( Bài giảng quản trị học – Đại học ngoại thương)
b. Mô hình tổ chức chức năng Đặc điểm cơ cấu tổ chức chức năng
+ Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó
của tổ chức. Mỗi bộ phận này được đặt dưới sự điều hành của một giám đốc chức năng.
+ Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau đƣợc tập trung lại trong một tuyến chức năng như hoạt động sản xuất, thương mại, nhân sự, tài chính, marketing…
Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng
Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức chức năng
Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận (đơn vị) đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức. Các chức năng giống hoặc gần giống nhau đƣợc tập trung lại trong một tuyến chức năng nhƣ hoạt động sản xuất, nhân sự, tài chính…
Ƣu điểm: Mô hình này thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình, đồng thời có điều kiện để tích lũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân.
Nhƣợc điểm: Chỉ có nhà quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận còn các nhà quản trị cấp thấp hơn chỉ có trách nhiệm với bộ phận, chức
năng do mình phụ trách. Điều này dẫn đến sự hạn chế về tầm nhìn của họ, làm giảm tính phối hợp giữa các bộ phận chức năng và tính linh hoạt của tổ chức kém.( Bài giảng quản trị học – Đại học ngoại thương)
c. Mô hình tổ chức theo sản phẩm Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm
Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức theo sản phẩm
Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “nhánh” mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định. Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc.
Ƣu điểm: Khác nhau với mô hình chức năng, với mô hình tổ chức này trách nhiệm lợi nhuận thuộc về các nhà quản trị cấp dưới, rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho họ. Mô hình này vừa giúp phối hợp tốt hơn giữa các bộ phận vừa linh hoạt trong việc đa dạng hóa.
Nhƣợc điểm: Cần nhiều hơn nhà quản trị tổng hợp, công việc có thể bị trùng lắp ở các bộ phận khác nhau. Thêm nữa mô hình này cũng có thể dẫn
đến tình trạng khó kiểm soát, cạnh tranh nội bộ về nguồn lực.( Bài giảng quản trị học – Đại học ngoại thương)
d. Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý Đặc điểm
+ Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của tổ chức theo từng khu vực địa lý.
+ Mỗi quản trị đại diện ở khu vực chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm và dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể.
Mô hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý
Sơ đồ 1.4: Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý Ƣu điểm:
+ Các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình, giảm bớt phạm vi công việc phải điều hành trực tiếp của nhà quản trị cấp cao.
+ Chú ý đến những đặc điểm của trị trường địa phương.
+ Tận dụng tốt các lợi thế theo vùng.
+ Quan hệ tốt với các thị trường địa phương.
+ Tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên.
Nhƣợc điểm:
+ Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp.
+ Công việc có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau.
+ Phân tán nguồn lực.
+ Khó kiểm soát. (Bài giảng quản trị học – Đại học ngoại thương) e. Mô hình tổ chức theo định hướng khách hàng
Đặc điểm
+ Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhiệm toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tƣợng khách hàng nào đó (ví dụ nhƣ các doanh nghiệp sản xuất các doanh nghiệp thương mại dịch vụ, chính phủ, người tiêu dùng trực tiếp…).
+ Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàng chuyên biệt.
Ƣu điểm
+ Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng khác nhau.
+ Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào kết quả cuối cùng.
+ Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.
Nhƣợc điểm
+ Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp.
+ Công việc có thể bị trùng lặp ở các bộ phận khác nhau.
+ Khó kiểm soát.
+ Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực.
Mô hình cấu trúc tổ chức theo khách hàng
Sơ đồ 1.5: Mô hình tổ chức theo khách hàng (Bài giảng quản trị học – Đại học ngoại thương) f. Mô hình tổ chức dạng ma trận
Đặc điểm
+ Cấu trúc ma trận là cấu trúc kết hợp các cấu trúc tổ chức trên để tận dụng các ƣu điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhƣợc điểm của chúng.
+ Cấu trúc ma trận có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi (theo chức năng và theo sản phẩm hoặc theo khu vực địa lý, theo khách hàng), vì vậy tồn tại cùng lúc hai tuyến chỉ đạo trực tuyến.
Mô hình cấu trúc tổ chức dạng ma trận
Sơ đồ 1.6: Mô hình tổ chức dạng ma trận Ƣu điểm
+ Cho phép tổ chức đạt đƣợc đồng thời nhiều mục đích.
+ Trách nhiệm của từng bộ phận đƣợc phân định rõ.
+ Phối hợp tốt giữa các bộ phận.
+ Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.
Nhƣợc điểm
+ Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến, vì vậy dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh.
+ Có sự tranh chấp quyền lực giữa các bộ phận.
+ Khó kiểm soát.( Bài giảng quản trị học – Đại học ngoại thương) g. Mô hình tổ chức hỗn hợp
Đặc điểm
+ Kết hợp logic các loại cấu trúc tổ chức để khai thác hiệu quả mọi nguồn lực trong tổ chức.
+ Cấu trúc hỗn hợp có thể tận dụng các ƣu điểm và hạn chế những nhƣợc điểm của các cấu trúc kết hợp.
Mô hình cấu trúc tổ chức hỗn hợp
Sơ đồ 1.7: Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp Ƣu điểm
+ Giải quyết đƣợc những tình huống phức tạp.
+ Cho phép chuyên môn hóa một số cấu trúc tổ chức.
+ Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.
Nhƣợc điểm
+ Cấu trúc tổ chức phức tạp.
+ Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp, tạo ra sự xung đột.