Cán bộ ngân hàng thường xuyên thực hiện giám sát các hành vi của người vay, mục đích sử dụng tiền vay, quá trình hoạt động kinh doanh, quá trình trả nợ và giám sát các đảm bảo tín dụng nhằm tránh tình trạng người vay vi phạm các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Việc phát hiện và xử lý kịp thời những khoản vay có vấn đề, những khoản vay có nhiều khả năng không thu hồi được là biện pháp hữu hiệu góp phần hạn chế rủi ro trong hoạt động tín dụng. Công tác giám sát có thể được tiến hành dưới nhiều hình thức:
- Kiểm tra định kỳ theo báo cáo quyết toán tài chính của khách hàng. - Kiểm tra thường xuyên, đột xuất tại cơ sở của khách hàng.
- Kiểm tra việc đánh giá tài sản thế chấp theo giá trị và hiện vật ở thời điểm hiện tại.
- Theo dõi tình hình ngành sản xuất của khách hàng.
- Kiểm tra thông qua các thông tin thu thập được từ các nguồn khác nhau.
Việc theo dõi nợ của khách hàng phải được tiến hành một cách thống nhất và có hệ thống theo nội dung đã dược quy định trong chế độ, thể lệ cho vay. Việc cho vay, các khoản nợ có vấn đề cũng như kết quả kiểm tra nợ cần được thông báo kịp thời cho các cấp lãnh đạo có liên quan để có biện pháp xử lý kịp thời theo đúng chức năng nhiệm vụ đã được phân tích.
Mục tiêu của giám sát các khoản nợ của khách hàng: - Tuân thủ chính sách, thủ tục cho vay.
- Giá trị tài sản thế chấp, sự đảm bảo của hồ sơ tín dụng. - Tính hiện thực về khả năng trả nợ của khách hàng.
- Hồ sơ phân tích tình hình tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh mới nhất của khách hàng.
- Tính phù hợp của quỹ dự phòng tổn thất.
Việc giám sát được thực hiện bằng nhiều phương pháp khác nhau:
- Phương pháp dùng bảng so sánh: xây dựng một bảng theo dõi các nội dung đã được thống nhất với khách hàng (bao gồm các nội dung đã cam kết trong khế ước nhận nợ và các chỉ số tài chính tối thiểu cần duy trì). Bảng theo dõi tiến hành theo dõi các chỉ tiêu từng tháng của trong suốt thời kỳ vay. Qua bảng này chúng ta có thể thấy việc tăng hay giảm về chất lượng của khoản vay. Kết cấu của bảng có thể như sau:
Tháng 1 Tháng 2 … … Tháng 12
Chỉ tiêu
KH TH KH TH KH TH KH TH KH TH
Cột chỉ tiêu cần theo dõi có thể là: doanh số bán hàng so với kế hoạch; hàng tồn kho so với kế hoạch; tỷ lệ % tổng lợi nhuận; tỷ lệ % lãi ròng; khoản phải thu, phải trả…
Sau khi lập bảng sẽ thấy được mức độ so sánh giữa các chỉ tiêu theo 2 chiều: so với kế hoạch ban đầu và so với thời gian trước đó. Từ đó giải thích được nếu sự sai biệt này quá một mức độ nào đó (5 đến 10%), đồng thời có hướng giải quyết tiếp theo nếu không giải thích được.
- Phương pháp kiểm tra tại chỗ: các nội dung xem xét cũng được xác định như trên nhưng bằng phương pháp kiểm tra tại chỗ. Khi kiểm tra sẽ xuất hiện các dấu hiệu cảnh báo rủi ro tín dụng để từ đó có được những nhận định trong việc giám sát xếp hạng. Khi kiểm tra tại chỗ ngân hàng sẽ thu thập được những thông tin quan trọng, giúp hiểu rõ công việc kinh doanh của khách hàng đầy đủ hơn.