CHƯƠNG 1: KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
II. Quy trình 6 bước giải quyết vấn đề
2.4 Bước 4: Lựa chọn phương án tối ưu
Xây dựng tiêu chí đánh giá giải pháp. Khi xây dựng các tiêu chí đánh giá cần xem xét những câu hỏi sau đây:
- Những phương tiện vật chất của tổ chức của bạn có làm cho các phương án trở nên không thực hiện được?
- Tổ chức của bạn có khả năng đáp ứng chi phí theo phương án này không?
- Lãnh đạo của bạn có nói rằng một số phương án nào đó không thể chấp nhận được hay không?
Xây dựng các tiêu chí đánh giá cho các phương án là việc làm khó, tùy từng vấn đề khác nhau mà người ta thiết kế các tiêu chí đánh giá khác nhau. Tổng quan nhất có thể có các tiêu chí sau:
- Lợi ích: Liệu giải pháp này sẽ hiệu quả như thế nào, mức độ mong muốn thay đổi khi thực hiện giải pháp. Liệu vấn đề được cải thiện tới mức nào khi thực hiện giải pháp này.
- Nguồn lực: nguồn lực khi thực hiện giải pháp cao hay thấp. Các nguồn lực này bao gồm: Kinh phí, nhân lực, …
- Thời gian: thời gian thực thi giải pháp sẽ nhanh hay chậm, cần bao lâu thời gian để thực hiện giải pháp, những tác nhân nào có thể gây trì hoãn.
- Tính khả thi: Phương án này có dễ thực hiện không, liệu có các rào cản nào có thể ngăn trở khi thực hiện phương án hay không?
- Rủi ro: xem xét những rủi ro liên quan đến kết quả mong đợi, những rủi ro có thể xảy ra và mức độ thiệt hại được đo lường như thế nào?
- Khía cạnh đạo đức khi thực thi, liệu có vấn đề về luật pháp hay vấn đề đạo đức cần xem xét không?
Tùy từng vấn đề khác nhau mà mức độ quan trọng các tiêu chí cũng được đánh giá khác nhau. Tùy vào cơ cấu, nguồn lực của tổ chức và mức độ đặc trưng của từng vấn đề mà chúng ta cho trọng số nhất định.
2.4.1 Đo lường lựa chọn giữa các giải pháp
Chúng ta đưa ra ưu nhược điểm của giải pháp hay còn gọi là nghiên cứu tính khả thi của giải pháp. Một giải pháp bao giờ cũng có hai mặt của nó: mặt mạnh và mặt yếu.
Cần xác định rõ từng giải pháp:
- Giải quyết được mặt nào của vấn đề và chưa giải quyết được vấn đề?
- Giải pháp có tính khả thi đối với vấn đề đưa ra hay không?
- Giải pháp có giải quyết được trọng tâm của vấn đề hay không?
- Lựa chọn giải pháp có rủi ro thấp nhất.
Sau khi liệt kê các lựa chọn, hãy đánh giá một cách khách quan cho dù hay hay dở. Cân nhắc mọi tiêu chí, kể cả khi có một giải pháp tường chừng thích hợp nhưng khả năng hạn chế, hoặc khó được mọi người chấp nhận hoặc là giải pháp đó có thể lại tạo ra những vấn đề khác mà ta không lường trước được hết, thì giải pháp đó vẫn chưa phải hay nhất.
2.4.2 Lường trước những rủi ro khi chọn giải pháp
Bất kì một giải pháp nào được lựa chọn đều chứa đựng rủi ro, rủi ro là điều bình thường mà chúng ta phải biết chấp nhận. Có những rủi ro mà chúng ta không thể kiểm soát được, tuy nhiên cách tốt nhất là chúng ta liệt kê hết các rủi ro và các giải pháp giải quyết khi gặp rủi ro.
Để đánh giá tốt một rủi ro, cần phải lưu ý 2 đặc điểm chính của nó là: Hậu quả mang lại và xác suất rủi ro xảy ra. Có những rủi ro có xác suất cực thấp, nhưng
hậu quả lại vô cùng to lớn, ngược lại có những rủi ro có xác suất cao, nhưng hậu quả thì không nghiêm trọng (trễ thời hạn trong một số trường hợp…)
2.4.3 Lựa chọn các giải pháp ra quyết định
Ma trận ra quyết định là một công cụ biến đổi dữ liệu từ dạng định tính sang định lượng, bằng cách sử dụng các tiêu chí đánh giá.
Để xây dựng một Ma trận ra quyết định, bạn phải:
- Xác định các phương án mà bạn có - Quyết định các tiêu chí sẽ sử dụng
- Lựa chọn mức độ quan trọng hay tỷ trọng cho từng tiêu chí
- Tính toán từng phương án theo các tiêu chí và tỷ trọng, sau đó quyết định phương án tốt nhất
Bảng ma trận ra quyết định Tiêu chí 1
(%)
Tiêu chí 2 Tiêu chí 3 Tổng cộng
Lựa chọn A
Lựa chọn B
Lựa chọn C
Lựa chọn D
2.4.4 Vượt qua những trở ngại để thực hiện quyết định
Vượt qua trở ngại thật là khó khăn, nhưng lại đem đến cảm giác hài lòng rất tuyệt vời. Dưới đây là bốn cách giúp bạn nhận diện và xử lý những trở ngại khắc nghiệt và bất ngờ nhất. Nếu như việc đạt được các mục tiêu là dễ dàng, thì mọi người đã có thể làm được điều đó một cách nhanh chóng và không chút khó khăn. Ngay cả khi tầm nhìn của bạn đã rõ ràng và bạn có thể đọc được số phận một cách chi tiết, thì vẫn luôn có những trở ngại trên đường.
Trước tiên, có 3 loại rào cản sau cần chú ý:
- Rào cản bên ngoài: Đây là những rào cản ngoài tầm kiểm soát của bạn như nền kinh tế, thiên tai, hạn chế về thể chất và bối cảnh chính trị.
- Rào cản bên trong: Những rào cản này nhìn chung chỉ là các vấn đề nhất thời nhưng bạn có thể trực tiếp kiểm soát chúng như các khoản nợ, dòng tiền mặt, sự sẵn có thời gian, tài năng hoặc kỹ năng cần có.
- Rào cản do thói quen: Những rào cản này phản ánh cách mọi người bắt đầu theo cách của họ. Chúng chỉ có thể bị xóa đi nếu họ thay đổi hành vi.
Để vượt qua các cản trở, những người giải quyết vấn đề cần thực hiện các chiến thuật sau:
- Làm rõ vấn đề: Bạn phải thật sự rõ ràng ngay từ trong suy nghĩ của riêng bạn về việc cần phải làm. Hãy chắc chắn rằng, bạn biết chính xác bạn sẽ đi về đâu trước khi bạn khởi hành.
- Thiết lập mục tiêu rõ ràng và thời hạn của quá trình thực hiện. Bởi vì trong quản lý mục tiêu, nhân viên phải biết chính xác điều họ cần đạt được và phải biết ngày hoàn thành nhiệm vụ.
- Trao đổi thông tin: Thông tin một cách rõ ràng cho người khác điều phải làm để đạt được quyết định. Nếu nhân viên cùng tham gia vào việc thực
hiện quyết định mà không thông hiểu những kết quả mong muốn đạt được và vai trò của họ, thì việc thực hiện sẽ khó có hiệu quả.
- Sự hỗ trợ: Bạn hãy chuẩn bị để xin được hỗ trợ về kinh nghiệm và tư vấn của người khác ngay từ khi bạn dự kiến làm thế nào để thực hiện một quyết định. Đừng nghĩ rằng bạn đã có sẵn tất cả các câu trả lời.
- Chấp nhận rủi ro: Hãy chuẩn bị chấp nhận rủi ro có tính toán, để làm cho sự việc xảy ra. Phải nhiệt tình, kiên quyết và sốt sắng khi thực hiện một quyết định. Một quyết định sáng tạo đòi hỏi sự thực hiện phải có tính sáng tạo. Đừng nên áp dụng một qui trình thực hiện duy nhất có tính “tiêu biểu” vào mọi quyết định.