CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH
VII. Sự tham gia của các thành viên vào quá trình ra quyết định
Có sự khác nhau giữa những người tham gia để đi đến quyết định, những người tham gia quá trình thực hiện quyết định và ghi chép lại các quyết định.
Hiện nay có nhận thức cho rằng mặc dù việc ra quyết định có sự tham gia của nhiều người là có giá trị trong nhiều tình huống, nhưng trong các tình huống khác nó có thể thực sự phản tác dụng. Chúng ta sẽ giải thích ngắn gọn một số suy nghĩ liên quan đến việc khi nào thì cho phép nhân viên cùng tham gia.
Nếu nhân viên có thể chấp nhận quyết định của bạn mà không liên quan gì vào việc ra quyết định, thì quyết định được xem như nằm trong “vùng chấp nhận
được” của họ. Nếu họ không thể chấp nhận quyết định của bạn, thì quyết định nằm ngoài “vùng chấp nhận được” của họ.
Làm thế lào để nhận biết tình huống rơi vào “vùng chấp nhận được” của nhân viên ? Ở đây có 2 thử nghiệm :
- Thử nghiệm về sự liên quan: Trong kết quả của quyết định, nhân viên của bạn có đóng góp cá nhân gì ?
- Thử nghiệm về trình độ chuyên môn: Nhân viên của bạn có tài chuyên môn nào để có thể hỗ trợ việc đưa ra một quyết định đúng đắn ?
Nếu nhân viên của bạn có đóng góp cá nhân và có thể đóng góp kiến thức chuyên môn nào đó vào tình huống quyết định, khi đó quyết định rơi vào ngoài vùng chấp nhận của họ. Trong trường hợp như thế nhân viên nên được tham gia vào quá trình ra quyết định. Ngược lại, nếu nhân viên không có đóng góp cá nhân trong quyết định và không có tài chuyên môn gì đưa ra thì quyết định rơi trong vùng chấp nhận của họ. Trong những tình huống quyết định như thế, nhân viên không nên được tham gia vào quá trình quyết định. Để nhân viên tham gia vào những quyết định nằm trong vùng chấp nhận là không có ý nghĩa, và thậm chí có thể phản tác dụng và gây ra sự bực bội.
Những vấn đề khác cần quan tâm liên quan đến việc cho phép nhân viên tham gia vào việc ra quyết định là chất lượng của quyết định và, một lần nữa, mức độ chấp nhận quyết định của nhân viên. Thời gian cần có để ra quyết định cũng ảnh hướng đến sự tham gia của rthững người khác vào quyết định. Khi xem xét sự tham gia của người khác vào quyết định hay không bạn nên nghĩ đến chất lượng của quyết định quan trọng như thế nào đến bạn và tổ chức của bạn. Bạn cũng nên lưu ý đến mức độ chấp nhận của nhân viên quan trọng như thế nào đến việc thực hiện quyết định có hiệu quả.
Áp lực của thời gian cũng ảnh hưởng đến mức độ tham gia của nhân viên vào việc ra quyết định. Chúng ta phải xem xét hai vấn đề :
- Để đạt được một quyết định thì đòi hỏi cần phải có bao nhiêu thời gian ? - Những người dự kiến tham gia thực hiện quyết định cần bao nhiêu thời
gian để thông hiểu kết quả của quyết định này ?
Thường thì bạn muốn có nhiều thời gian hơn để ra quyết định nhưng điều này không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được. Nếu bạn gặp phải những hạn chế về thời gian thì bạn sẽ thấy khó mà thuyết phục người khác tham gia vào quá trình ra quyết định. Rất đơn giản, khi bạn tự quyết định thì có thể bạn sẽ không mất nhiều thời gian để lấy quyết định, nhưng bạn sẽ phải mất nhiều thời gian hơn để giải thích, để có được sự tham gia của nhân viên vào thực hiện quyết định. Ngược lại, càng có nhiều người tham gia vào việc ra quyết định thì càng mất nhiều thời gian hơn, nhưng sau đó thì việc thực hiện sẽ dễ dàng hơn và nhân viên sẽ sốt sắng thực hiện nhanh hơn.
Tóm tắt chương
Hoạt động ra quyết định là một hoạt động không tách rời khỏi hoạt động giải quyết vấn đề. Khi giải quyết vấn đề bạn phải ra quyết định, và bạn cũng phải ra quyết định xem có phải giải quyết vấn đề hay không.
Để ra quyết định một cách hợp lý bạn cần phải chú ý đến những nguyên tắc cơ bản của một quyết định tốt trong chương này. Bên cạnh đó mô hình ra quyết định cũng là nội dung bạn cần nhớ và áp dụng khi đưa ra những quyết định cho mình.
Một nội dung khác rất quan trọng được đề cập trong chương này là các phương pháp ra quyết định. Bạn hãy chú ý phân biệt giữa tính cách, phong cách làm việc của bạn với phương pháp ra quyết định. Hai vấn đề này cần được ghi nhớ và tách biệt với nhau thì bạn mới có thể linh hoạt khi ra quyết định và chỉ khi đó quyết định của bạn mới là quyết định tốt nhất. Bạn cần biết trong những hoàn cảnh nào thì nên áp dụng phương pháp ra quyết định nào để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất.
PHỤ LỤC: BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
Bài tập 1:
Bình quản lý một nhóm thợ chuyên sửa chữa máy tính xách tay. Anh tâm sự các vấn đề của mình với một người bạn khi cùng nhau uống bia sau giờ làm việc:
“Công việc ngày càng chất đống lên và tôi bắt đầu cảm thấy stress. Tôi phải chia nhóm của mình ra cho việc sửa chữa những sai sót từ khâu lắp ráp và các hỏng hóc do khách hàng trả lại sản phẩm. Ông sếp cứ liên tục bảo tôi rằng: Ông khách hàng này hay bà khách hàng kia than phiền về công việc sửa chữa chậm chạp nhưng không cho tôi tuyển thêm nhân công. Ông chỉ bảo rằng tôi cần sắp xếp công việc hợp lý hơn.
Bên lắp ráp chuyển cho chúng tôi ngày càng nhiều sản phẩm hư do quá trình lắp ráp và cũng luôn hối thúc chúng tôi. Mọi người đều mệt mỏi. Tôi cũng mệt mỏi.
Và chúng tôi ngày càng cảm thấy khó đương đầu với tất cả những chuyện như thế này”
Giả sử bạn là Bình, bạn sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?
Yêu cầu cho bài tập:
1. Làm việc theo nhóm, áp dụng quy trình giải quyết vấn đề để xác định một giải pháp khả thi có thể áp dụng cho 6 tháng tới
2. Phát triển các giải pháp khả thi
3. Xác định tiêu chí và đánh giá các giải pháp 4. Đề xuất một kế hoạch để thực thi các giải pháp
Bài tập 2:
An được giao phụ trách bộ phận kế toán cho một công ty có hệ thống một số cửa hàng bán và cung cấp dịch vụ sửa chữa xe máy. Cô phải tổng hợp số liệu từ các cửa hàng vào mỗi tuần. Cô nhận thấy rằng việc này tốn nhiều thời gian. Những người quản lý cửa hàng rất bận rộn và hầu như họ gửi các số liệu về số xe bán hay các bảng báo cáo khác khi cô gọi điện thoại nhắc nhở. Những báo cáo này bao gồm các số liệu về hiệu quả làm việc trong việc bán phụ tùng xe và các dịch vụ sửa chữa, nhân sự, số giờ làm, xử lý thông tin khách hàng yêu cầu, giảm giá và các chi phí vặt khác.
Khi An có được tất cả báo cáo này, cô phải nhập vào máy tính và thực hiện một số tính toán nhất định. Những con số riêng lẻ và tổng hợp được đưa lên ban giám đốc và có 1 người sẽ tổng kết và trình cho giám đốc điều hành.
Do còn mới mẻ công việc, An thường hỏi tại sao.
Yêu cầu cho bài tập:
1. Giả sử bạn là An, bạn sẽ hỏi những câu gì?
2. Bạn hãy trả lời hết các câu hỏi mà bạn đưa ra. Áp dụng quy trình giải quyết vấn đề, bạn hãy nêu ra một vài lời khuyên cho An (các bạn có thể giả định các câu trả lời)
Bài tập 3:
Nam làm việc tại công ty A từ khi mới ra trường. Sau 2 năm làm việc bằng khả năng tốt về chuyên môn, Nam được cất nhắc vào vị trí trưởng phòng kỹ thuật.
Nam rất hào hứng với công việc hiện tại và tỏ ra chăm chỉ trong suốt quá trình làm việc.
Từ khi Nam lên trưởng phòng, anh cảm thấy rất stress với công việc. Một trong những vấn đề là cách các nhân viên trong phòng đối xử với anh. Một vài nhân viên lớn tuổi có thái độ không hợp tác và họ tỏ ra không phục Nam. Nam đoán, họ cho anh là quá trẻ để đảm nhận vị trí trưởng phòng. Họ thường không phát biểu hay phản biện các ý kiến của Nam trong các cuộc họp phòng. Nam còn nghe nói họ nói xấu và bình luận không tốt về mình với các phòng ban khác hay là cấp trên.
Nam cảm thấy chán nản và bất lực. Bạn hãy cho Nam một số giải pháp để cải thiện tình hình trên.
Yêu cầu cho bài tập:
1. Làm việc theo nhóm, áp dụng quy trình giải quyết vấn đề để xác định một giải pháp khả thi có thể áp dụng cho 6 tháng tới
2. Phát triển các giải pháp khả thi
3. Xác định tiêu chí và đánh giá các giải pháp 4. Đề xuất một kế hoạch để thực thi các giải pháp
Bài tập 4:
Bạn là bí thư đoàn của một trường đại học. Ban giám hiệu chỉ thị rằng trong năm tới đoàn thanh niên phải có trách nhiệm trong việc nâng cao kỹ năng mềm cho sinh viên với hỗ trợ tài chính cụ thể. Bạn hãy đề xuất một số giải pháp cho vấn đề này.
Yêu cầu cho bài tập:
1. Làm việc theo nhóm, áp dụng quy trình giải quyết vấn đề để xác định một giải pháp khả thi có thể áp dụng cho 1 năm tới
2. Phát triển các giải pháp khả thi
3. Xác định tiêu chí và đánh giá các giải pháp 4. Đề xuất một kế hoạch để thực thi các giải pháp
Bài tập 5:
Công ty VietNam Cement hoạt động được 5 năm ở Bình Dương. Công ty chuyên sản xuất các loại gốm sứ như dĩa và lọ gốm để xuất khẩu qua Châu Âu
Trong 3 năm vừa qua, tuy hoạt động sản xuất và bán hàng gia tăng nhưng tỹ suất lợi nhuận lại giảm. Sự cạnh tranh gia tăng đều đặn trong thị trường xuất khẩu trong 3 năm qua.
Ban quản lý phân tích vấn đề và cảm thấy khó khăn chính ở chỗ giá thành sản phẩm của công ty. Đặc biệt chi phí đầu vào từ các nhà cung cấp nội địa, chi phí cố định tăng 15% và chi phí thuê mặt bằng cũng tăng 20%. Các tiêu chí đảm bảo chất lượng men tráng cũng đòi hỏi chi phí nhiều hơn.
Công ty đang cần đưa ra giải pháp và kế hoạch hành động giúp họ cắt giảm chi phí sản xuất
Các tiêu chí cho các giải pháp là
- Phải cắt 10% chi phí trong năm đầu tiên - Phải được thực thi trong 6 tháng
- Phải có sự cam kết và ủng hộ của nhân viên Yêu cầu cho bài tập:
1. Làm việc theo nhóm, áp dụng quy trình giải quyết vấn đề để xác định một giải pháp khả thi có thể áp dụng cho 1 năm tới
2. Phát triển các giải pháp khả thi
3. Xác định tiêu chí và đánh giá các giải pháp 4. Đề xuất một kế hoạch để thực thi các giải pháp
Phụ lục: Các câu hỏi tư duy
1. Tại sao các nắp cống lại hình tròn?
2. Có ba công tắc đèn trong một căn phòng không có cửa sổ, 3 công tắc này được nối với ba bóng đèn bên trong căn phòng. Làm thế nào để bạn có thể biết công tắc nào nối với bóng đèn nào mà chỉ đi vào phòng một lần?
3. Một anh muốn cầu hôn một cô gái. Anh ta cầm trên tay một chiếc túi bằng lụa và nói rằng sẽ để vào đó một hòn đá màu đen và một hòn đá màu trắng. Nếu cô gái không nhìn vào chiếc túi mà bốc được viên đá màu trắng thì sẽ thắng, còn nếu bốc phải viên đá màu đen thì sẽ thua và phải lấy anh ta làm chồng. Tuy nhiên, cô gái trẻ xinh đẹp lại thấy anh ta cho cả hai viên đá màu đen vào túi. Vậy nếu bạn là cô gái xinh đẹp và thông minh này thì bạn sẽ làm gì?
4. Làm thế nào để biết trọng lượng của một chiếc máy bay mà không dùng đến cân?
5. Tại sao khi soi gương, vị trí trái phải đổi chỗ cho nhau mà không phải là trên dưới?
6. Mỗi giờ có bao nhiêu lít nước chảy từ sông Mississippi ngang qua New Orleans?
7. Tất cả băng trên sân hockey (sân chơi khúc côn cầu) nặng bao nhiêu kg?
8. Làm thế nào để chỉ với một nhát cắt thẳng bạn có thể cắt làm hai phần đều nhau một chiếc bánh gatô hình chữ nhật đã bị khoét mất một miếng bên trong cũng hình chữ nhật ở một chỗ bất kỳ với độ lớn bất kỳ và hướng trục bất kỳ?
9. Bạn có thể đưa ra mẫu thiết kế như thế nào dành cho phòng tắm của Bill Gates?
10. Bạn làm thế nào để có thể tìm thấy cuốn sách mình cần trong một thư viện lớn, nếu tại đây không có hệ thống thư mục, và cũng không được nhờ vào sự hỗ trợ của nhân viên thư viện.
11. Chiếc chìa khóa cắm vào ổ khóa cửa xe ô tô nên được quay theo chiều nào khi mở khóa?
12. Tại sao trong khách sạn khi bạn mở vòi nước nóng thì nước nóng lập tức chảy ra (trong khi tại các khu nhà ở thì phải chờ một lúc)?
13. Kẹo sô-cô-la viên M&M được sản xuất như thế nào?
14. Nếu bạn đang bơi trên thuyền và ném một chiếc valy từ thuyền xuống nước thì mực nước sẽ dâng lên hay hạ xuống?
15. Có tất cả bao nhiêu người lên dây đàn dương cầm trên thế giới?
16. Có bao nhiêu trạm xăng ở nước Mỹ?
17. Giả thiết rằng bạn là một nhân viên thuế vụ. Việc bạn được giao làm đầu tiên – kiểm tra xem một công ty cung cấp dịch vụ trông trẻ có gian lận trong việc đóng thuế không? Bạn sẽ thực hiện công việc này như thế nào?
18. Bạn có tám viên bi-a, một trong số chúng bị lỗi khi sản xuất nên nặng hơn những viên còn lại. Làm thế nào để chỉ sau hai lần cân so sánh, không dùng quả cân mà bạn có thể tìm được viên bi-a bị lỗi đó?
19. Bạn có 5 lọ thuốc. Trong một lọ, tất cả các viên thuốc đều bị “hỏng”. Chỉ có bằng cách sử dụng bàn cân, bạn mới có thể xác định được đâu là viên thuốc “bình thường”, đâu là viên“hỏng”. Tất cả những viên bình thường”
đều nặng 10g mỗi viên, trong khi mỗi viên “hỏng” chỉ có trọng lượng 9g.
Làm thế nào sau chỉ một lần cân bạn có thể xác định được đâu là lọ thuốc hỏng?
20. Trên một hình tam giác đều ở 3 đỉnh có 3 con kiến. Mỗi con bắt đầu chuyển động thẳng theo một hướng bất kỳ theo cạnh tam giác đến một
góc khác. Xác suất của sự việc không có con kiến nào đụng nhau là bao nhiêu?
21. Có bốn con chó đứng tại 4 góc của một hình vuông. Mỗi con chó bắt đầu đuổi một con chó khác đứng gần nó theo chiều kim đồng hồ. Những con chó chạy với tốc độ bằng nhau và luôn đổi hướng để nhắm thẳng đến kẻ láng giềng theo chiều kim đồng hồ của mình. Hỏi sau bao nhiêu lâu thì những con chó gặp nhau? Và chúng gặp nhau ở đâu?
22. Bạn có b cái hộp và n tờ giấy bạc một đô la. Hãy chia tiền vào các hộp sau đó niêm phong hộp lại. Bạn chia thế nào để không cần mở hộp ra có thể lấy bất kỳ một số tiền nào từ 1 đến n đô la. Hỏi có những giới hạn ràng buộc nào dành cho b và n?
23. Bạn có 3 giỏ hoa quả. Giỏ thứ nhất chỉ toàn táo, giỏ thứ hai chỉ toàn cam, giỏ thứ ba lẫn lộn cam và táo. Bạn không nhìn thấy trong mỗi giỏ có loại quả gì. Mỗi giỏ đều có một nhãn hiệu nhưng các nhãn hiệu đều ghi sai.
Bạn được phép nhắm mắt thò tay vào một giỏ bất kỳ để lấy ra một quả và mở mắt nhìn quả đó. Làm thế nào có thể xác định được trong mỗi giỏ chứa loại quả nào?
24. Tại một làng quê có 50 cặp vợ chồng, các ông chồng đều phản bội vợ.
Bất cứ người phụ nữ nào trong làng cũng lập tức biết ngay nếu có ai đó trong số các ông chồng khác vừa phản bội vợ mình (bạn biết đấy, chuyện đồn đại lan đi rất nhanh ở các thị trấn nhỏ), nhưng lại không biết nếu đó là chồng mình (kẻ bị phản bội thường là người cuối cùng biết về nỗi đau khổ của mình). Luật của thành phố buộc người phụ nữ, nếu có bằng chứng về sự phản bội của chồng, phải giết anh ta ngay trong ngày hôm đó.
Không ai có thể trái lệnh này. Một lần, có nữ hoàng vốn nổi tiếng là người không bao giờ phán đoán sai, đến thăm làng này. Bà thông báo với dân chúng rằng, ít nhất có một người đàn ông của thành phố đã phản bội vợ.
Hỏi chuyện gì sẽ xảy ra?