CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
4. Tổ chức công việc
4.1. Phương pháp tổ chức công việc
Để thực hiện tốt công tác tổ chức, đương nhiên ngay từ đầu bạn phải làm tốt công tác hoạch định kế hoạch. Một công cụ hiệu quả sẽ giúp bạn có được những bước đi vững chắc ngay từ ban đầu và xuyên suốt cả quá trình thực hiện công việc. Đó chính là phương pháp 5W1H2C5M được mô tả như sau:
5W 1H 2C 5M
What Why Where
When Who
How Control
Check
Manpower Money Material Machines
Methods
Các yếu tố trên chính là các câu hỏi gợi ý để giúp bạn hoàn thành tốt công tác tổ chức công việc. Cụ thể là bạn sẽ phải trả lời thật rõ cho các câu hỏi sau:
• What: Công việc gì mà bạn phải làm (càng cụ thể càng tốt)?
• Why: Mục đích/Mục tiêu của công việc đó?
• Where: Công việc này sẽ được tiến hành cụ thể ở đâu?
• When: Khi nào thì bạn bắt đầu làm và hạn chót hoàn thành của công việc?
• Who: Ai sẽ làm người chịu trách nhiệm thực hiện chính và ai sẽ là người chịu trách nhiệm giám sát tiến độ thực hiện công việc này?
48
• How: Công việc này sẽ được thực hiện như thế nào? Bằng cách nào?
• Control: Bạn sẽ đặt ra hình thức nào để kiểm soát tiến độ công việc?
• Check: Bạn sẽ dùng cách nào và khi nào để kiểm tra kết quả công việc?
• Manpower: Những ai sẽ được huy động thêm để hỗ trợ thực hiện công việc?
• Money: Ngân sách dành cho việc thực hiện công việc là bao nhiêu?
• Material: Những nguyên vật liệu nào được phép sử dụng?
• Machines: Các loại máy móc, phương tiện nào được dùng?
• Methods: Gợi ý hoặc chỉ định phương pháp thực hiện công việc?
Lưu ý: Tất cả những yếu tố liên quan đến con người nên trình bày cụ thể bằng tên, chức danh, vị trí công tác, tránh trường hợp ghi chung chung …
4.1.2. Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)
Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?
Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên.
Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
4.1.3. Xác định nội dung công việc (What?) 1W = what? Nội dung công việc đó là gi?
49
Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.
Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng, là bước kế thừa kết quả của bước công việc trước.
4.1.4. Xác định 3W
• Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
- Công việc đó thực hiện tại đâu?
- Giao hàng tại địa điểm nào?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Kiểm tra những công đoạn nào?…
• When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
- Có 4 loại công việc khác nhau:
§ Công việc quan trọng và khẩn cấp,
§ Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,
§ Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
§ Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
• Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:
- Ai sẽ là người làm việc đó - Ai sẽ là người kiểm tra
50 - Ai sẽ là người hỗ trợ.
- Ai sẽ là người chịu trách nhiệm, … 4.1.5. Xác định phương pháp 1H
H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
4.1.6. Xác định phương pháp kiểm soát (Control) Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:
- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
(Nếu bạn muốn biết kỹ hơn chi tiết, bạn hãy đọc thêm những tài liệu khác nói về MBP – Management By Process: Phương pháp quản lý theo quá trình)
4.1.7. Xác định phương pháp kiểm tra (check)
Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
51 - Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
- Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).
- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.
4.1.8. Xác định nguồn lực (5M)
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
- Man - nguồn nhân lực.
- Money - Tiền bạc.
- Material - nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
- Machine - máy móc/công nghệ.
- Method - phương pháp làm việc.
Ta hãy xem xét từng yếu tố cụ thể:
• Man, bao gồm các nội dung:
- Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
- Ai hỗ trợ?
- Ai kiểm tra?
52
- Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?
• Material, nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:
- Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu.
- Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
- Xác định phương thức cung cấp dịch vụ - Thời hạn hoàn tất công việc.
• Machine, máy móc/công nghệ
- Máy móc có tốt không, có được bảo dưỡng thường xuyên không.
- Máy có được kiểm tra, hiệu chỉnh định kỳ không.
- Thông số máy có phù hợp không.
• Method, phương pháp làm việc - Có tiêu chuẩn làm việc không.
- Tiêu chuẩn công việc hay hướng dẫn công việc có phê duyệt chưa.
- Có làm theo phương pháp hay tiêu chuẩn công việc không.
Bài tập ghi nhớ: (làm theo nhóm)
Bạn hãy sử dụng công cụ 5W1H2C5M nêu trên để lập kế hoạch tổ chức công việc cụ thể cho đợt tuyển dụng nhân sự sắp tới của công ty mình.
4.1.9. Giao việc, Phân công công việc
Theo các chuyên gia quản trị, việc “đặt đúng người” vào “đúng vị trí” là yếu tố cực kỳ quan trọng, nó quyết định 50% thành công trong công việc, 50% thành công còn
53
lại sẽ phụ thuộc vào “cách đặt” và sự nỗ lực của “người được đặt”; Ngược lại, nếu ta
“không đặt đúng người” hoặc “không giao đúng việc” thì 99% là công việc đó sẽ thất bại, tiềm năng nhân sự đó sẽ hao tổn, ý chí & niềm tin sẽ bị sụt giảm!
Vậy, làm thế nào để có thể “đặt đúng người” vào “đúng vị trí” và “đúng cách”? Làm thế nào để “người được đặt” luôn phấn đấu và nỗ lực hết mình cho mục tiêu công việc được giao?...
Câu trả lời nằm ở kỹ năng “phân công phân nhiệm” và “ủy thác công việc” cho nhân viên. “Phân công phân nhiệm” và “ủy thác công việc” phù hợp thì sẽ tạo được hiệu quả công việc rất cao. Vì thế, kỹ năng phân công phân nhiệm và ủy thác công việc luôn được xem là kỹ năng quan trọng của bất cứ một nhà quản lý nào, cho dù chỉ
“nắm” trong tay một vài nhân viên hay điều hành “thiên binh vạn tướng”
a) Phân công công việc là: Giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện công việc nào đó
Song song với phân công công việc, người quản lý cần cung cấp những phương tiện*, nguồn lực** cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người được phân công hoàn thành công việc.
b) Lợi ích của việc phân công công việc Đối với người được phân công:
- Cơ hội phát triển chuyên môn
- Cơ hội phát triển các kỹ năng: xử lý tình huống, giải quyết vấn đề, thương lượng và thuyết phục, quản lý thời gian, giao tiếp, ra quyết định, …
- Tạo cho họ sự hài lòng về bản thân khi hoàn thành công việc - Nâng cao giá trị của họ với doanh nghiệp
- Cơ hội thử thách và chinh phục
54
- Tính tham gia cao hơn, dẫn đến sự tinh thần làm việc ngày càng tốt hơn - Điều hòa được công việc của phòng ban
- Có thêm nhiều thời gian hơn cho việc quản lý và kiểm soát công việc
- Củng cố được quyền hạn và trách nhiệm trong việc quản lý, giám sát, đánh giá Đối với doanh nghiệp:
- Tăng năng suất lao động - Tiết kiệm chi phí
- Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm - Tập thể có năng lực
c) Nguyên tắc giao việc:
Khi giao việc ta cần chý ý những nguyên tắc cơ bản sau:
- Đúng người, đúng việc, đúng thời điểm - Rõ ràng, công khai, minh bạch
- Công bằng, hợp lý - Có công tác giám sát
- Yêu cầu báo báo phản hồi kết quả d) Cách thức giao việc:
Bước 1: Nhận dạng công việc - Sổ tay công việc
- Dành 5-15 phút đầu để hình dung tất cả công việc phải làm
55
- Sắp xếp trình tự công việc theo tính chất ưu tiên và quan trọng - Nhóm công việc theo các tiêu chí đặc thù
Bước 2: Đối chiếu năng lực
- Phải nắm vững thông tin về tay nghề, năng lực của nhân sự - Phải nắm rõ tính tình, cách hành xử của từng của nhân sự - Nắm rõ mảng công việc chính của từng người
- Nắm rõ lượng công việc hiện tại của từng người Bước 3: Ráp nối công việc và con người
- Xác định công việc gì cần phải phân công - Ai là người phù hợp để giao việc
- Giao việc với việc cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết
- Nêu rõ yêu cầu, mong đợi và ước lượng thời gian hoàn thành e) 4 điều cần lưu ý khi phân công công việc:
- Bạn phải là một “người nói” tập trung
Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ rằng mình làm tốt việc phân công nhiệm vụ cho nhân viên nhưng cuối cùng nhân viên đó lại không thành công; và sau đó, khi mổ xẻ nguyên nhân thất bại, bạn nhận ra rằng đó là do nhân viên không thực sự hiểu hết những kỳ vọng của bạn. Bạn có từng vừa nói chuyện với đồng sự vừa vội vàng chạy đến một cuộc họp khác, hay làm nhiều việc cùng một lúc, thậm chí là kiểm tra email và nhắn tin trong buổi họp không? Người nói phải luôn tập trung vào người nghe và gạt đi mọi thứ khác để có thể truyền tải thông điệp hiệu quả. Nếu việc bạn đang nói tới có rủi ro cao hay ngược lại, có thể mang lại lợi ích lớn thì bạn càng cần phải ngưng lại mọi thứ khác để TẬP TRUNG vào vai trò của mình là người truyền đạt và giao nhiệm vụ.
56 - Lắng nghe nhiệt tình
Hãy đọc qua phần trước với quan điểm của người nhận thông tin. Nhân viên có tập trung vào những gì bạn hỏi không? Họ có đang vội và không thực sự lắng nghe bạn không? Thế nhưng có một vấn đề quan trọng hơn cả khả năng tập trung – Họ có đủ trình độ, có đáng tin cậy và có khả năng hoàn thành nhiệm vụ không?
- Trình độ: Họ có đủ trình độ cho công việc này không?
- Mức độ tin cậy: Họ có đáng tin hay không?
- Khả năng: Họ có sẵn sàng học hỏi không?
Hãy nghĩ đến 3 yếu tố này khi quyết định nên giao công việc cho nhân viên nào. Đã bao nhiêu lần bạn giao nhiệm vụ cho những người không đủ độ tin cậy hoặc không đủ khả năng để hoàn thành công việc?
- Truyền đạt rõ ràng thời gian thực hiện công việc
Giả sử bạn đã hoàn thành những điều trên, bước kế tiếp là hãy đảm bảo rằng bạn truyền đạt rõ khung thời gian và thời hạn hoàn thành. Gợi ý cho bước này là: Nếu đó là việc không khẩn cấp, hãy nói rõ với nhân viên nhưng vẫn phải cho họ biết ngày kiểm tra tiến độ hay thời hạn hoàn tất công việc. Bên cạnh đó, hãy ghi chú vào lịch làm việc của bạn để tiện kiểm tra và theo dõi. Việc theo dõi sẽ bảo đảm trách nhiệm đối với công việc của cả đôi bên.
- Thông báo điều kiện hoàn thành công việc
Kết quả đạt được là gì? Cần đạt được những thành quả như thế nào? Phải như thế nào mới gọi là thành công? Kinh nghiệm của tôi cho thấy bạn hãy cố gắng hết sức, hãy vẽ ra cho nhận viên thấy những kết quả bạn muốn đạt được và yêu cầu nhân viên diễn tả những kết quả họ muốn đạt được bằng chính từ ngữ của họ. Trong bước cuối cùng này, lượng thời gian mà hai bên phải bỏ ra cho việc đối thoại sẽ tỉ lệ thuận với mức độ phức tạp của công việc. Và cũng như ở bước
57
đầu tiên, mức độ rủi ro hay lợi ích của công việc càng cao thì bạn càng phải thảo luận kĩ lưỡng về vấn đề và nhất trí về những yêu cầu thành công
4.1.10. Ủy quyền a) Khái niệm
Ủy quyền (delegation) là giao phó quyền hạn và trách nhiệm cho người khác để họ thay quyền thực hiện một nhiệm vụ riêng biệt.
Uỷ quyền giúp cho người quản lý:
- Đưa ra những quyết định sáng suốt hơn - Tận dụng tối đa quỹ thời gian
- Quản lý được một nhóm có đông thành viên - Nâng cao hiệu quả công việc
b) Qui trình ủy quyền
Qui trình ủy quyền bao gồm những bước cơ bản sau:
- Xác định kết quả mong muốn. Việc giao quyền là nhằm cho người khác có khả năng thực hiện được công việc. Nếu việc giao quyền mà người được giao không thể thực hiện được thì công việc ủy quyền này là vô nghĩa. Do đó cần phải ủy quyền tương xứng với công việc và tạo điều kiện cho họ thực hiện công tác được giao.
- Chọn người và giao nhiệm vụ
- Giao quyền hạn để thực hiện các nhiệm vụ đó
- Yêu cầu người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm - Giám sát và đánh giá
58
c) Nguyên tắc ủy quyền: Để việc ủy quyền thật sự có giá trị và mang lại hiệu quả, khi ủy quyền cần phải tuân theo các nguyên tắc sau:
- Trong hệ thống tổ chức, việc ủy quyền thường là ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp, nghĩa là cấp trên ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp mà không được vượt cấp
- Sự ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người được ủy quyền
- Quyền lợi, nghĩa vụ trách nhiệm của người ủy quyền và người được ủy quyền phải bảo đảm và gắn bó với nhau. Nguyên tắc này đòi hỏi phải đảm bảo sự tương xứng giữa nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm
- Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải xác định rõ ràng - Ủy quyền phải tự giác không áp đặt.
- Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào việc - Luôn luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự ủy quyền Trong nhiều công trình nghiên cứu về những thất bại của công tác quản trị hầu như đều chỉ ra nguyên nhân là giao quyền không đúng mức hoặc thô thiển. Nói cách khác, về phương diện nào đó, ủy quyền là nghệ thuật của quản trị. Ủy quyền là tạo được cho cấp dưới được rèn luyện trong nhiệm vụ mới, đó là cơ sở để lựa chọn, bề bạt những người có năng lực vào những vị trí cần thiết trong bộ máy quản trị.
d) 5 bước ủy quyền hiệu quả:
Tận dụng tối đa thời gian và kỹ năng của tất cả mọi người với 5 lời khuyên cho việc ủy quyền hiệu quả các nhiệm vụ và trách nhiệm.
59
Bạn không thể tự mình làm tất cả mọi thứ. Khi doanh nghiệp của bạn càng phát triển lớn hơn, điều này càng đúng và rõ ràng hơn. Đó là lý do tại sao cần thiết để làm chủ kĩ năng ủy quyền.
Ủy thác công việc hằng ngày của doanh nghiệp giải phóng bạn tới những suy nghĩ lớn, tiếp cận tới khách hàng và làm những thứ chỉ có bạn có thể làm. Thêm vào đó, ủy quyền mang lại cho nhân viên của bạn kinh nghiệm thực tế họ cần để phát triển một phạm vi kĩ năng rộng hơn, đảm bảo họ sẽ sẵn sàng phát triển cùng với công ty. Điều này sẽ xây dựng lòng tin, thúc đẩy sự tham gia của nhân viên và cải thiện văn hóa doanh nghiệp, sự đoàn kết trong tổ chức của bạn.
Tất nhiên, có một cách làm đúng và một cách là sai khi ủy quyền. Đây là 5 bước để ủy quyền hiệu quả:
Bước 1: Hãy rõ ràng và chính xác
Rất rõ ràng về cả nhiệm vụ và kết quả mong đợi – nhưng tránh việc nói chính xác cho nhân viên của bạn làm thế nào với công việc được giao. Thay vào đó, miêu tả mục tiêu và để họ tìm ra cách giải quyết tốt nhất. Bằng cách cho phép nhân viên làm theo cách họ tin là hiệu quả nhất, bạn sẽ nâng cao tính sáng tạo, chủ động và sự tự tin ở họ.
Bước 2: Ban cho một quyền hạn cần thiết
Bất cứ lúc nào bạn ủy quyền một công việc, bạn cũng cần phải ủy quyền cả quyền hạn – quyền lực của tổ chức – cần thiết để hoàn thành công việc. Không có nó, nhân viên của bạn sẽ gặp khó khăn khi làm những gì bạn yêu cầu. Thậm chí họ có thể trở nên thất vọng và bực bội bởi bạn giao cho họ nhiệm vụ mà họ không thể hoàn thành.
Bước 3: Chắc chắn