3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công
3.2.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh
Dựa trên những hạn chế đã nêu ra và các kiến thức đã đ-ợc học em xin đ-a ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần và đầu t- xây dựng Hải An nh- sau:
3.2.2.1. Hoàn thiện về hệ thống sổ kế toán
*Thứ nhất
Theo dõi các khoản phải thu là công việc quan trọng trong mỗi công ty vì thế công ty nên mở sổ theo dõi chi tiết phải thu khách hàng theo mẫu quy định để theo dõi tình hình phát sinh tăng giảm các khoản thanh toán nợ phải thu một cách cụ thể rõ ràng. Đồng thời kế toán lập bảng tổng hợp phải thu khách hàng để dễ dàng cho việc theo dõi, đối chiếu.
Công ty nên mở Sổ chi tiết thanh toán với ng-ời mua( ng-ời bán)( Biểu số:43), Bảng tổng hợp thanh toán với ng-ời mua( ng-ời bán) ( Biểu số:44) theo mẫu của bộ tài chính.
Ví dụ: Lập Sổ chi tiết thanh toán với ng-ời mua, đối t-ợng là ban quản lý dự
án nâng cấp đô thị Hải Phòng tháng 12/ 2008 ( Biểu số: 45), đồng thời ghi bảng tổng hợp thanh toán với ng-ời mua( ng-ời bán)( Biểu số:46)
Đơn vị:... Mẫu số S31 – DN
Địa chỉ:... (Ban hành theo QĐ số 15/ 2006/ QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tr-ởng TBC)
Sổ chi tiết thanh toán với ng-ời mua( ng-ời bán) (Dùng cho TK: 131,331)
Tài khoản:...
Đối t-ợng:... Loại tiền: VNĐ
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng
Thời hạn đựơc chiÕt khÊu
Số phát sinh Số d- Số hiệu
Ngày,
tháng Nợ Có Nợ Có
A B C D E 1 2 3 4 5
Sè d- ®Çu kú
Số phát sinh trong kỳ
……….
Cộng số phát sinh x x x x
Sè d- cuèi kú x x x x
- Sổ này có...trang, đánh số từ trang số 01 đến trang...
- Ngày mở sổ:....
Ng-ời ghi sổ Ngày...tháng...năm...
(Ký, họ tên) Kế toán tr-ởng
Đơn vị:...
Địa chỉ:... Bảng tổng hợp thanh toán với ng-ời mua( ng-ời bán) TK : 131
Tháng ...năm ....
STT Đối t-ợng Số d- đầu kỳ
Số phát sinh trong
kú Sè®- cuèi kú
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Céng
Ngày... tháng ... năm Ng-ời lập Kế toán tr-ởng Giám đốc (ký,họ tên) (ký, họ tên) (Ký, họ tên)
BiÓu sè: 44
Đơn vị: Công ty cổ phần đâu t- XD Hải An Mẫu số S31 – DN
Địa chỉ: Phòng TC- KT (Ban hành theo QĐ số 15/ 2006/ QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tr-ởng TBC)
Sổ chi tiết thanh toán với ng-ời mua( ng-ời bán) Tài khoản: 131
Đối t-ợng: BQLDA đô thị HP
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
TK
đối ứng
Thêi hạn
đựơc chiÕt khÊu
Sè tiÒn Sè d-
Số Ngày Nợ Có Nợ Có
A B C D E 1 2 3 4 5
D- đầu tháng 12 35,455,600
22/12/2009 GBC 22/12/2009
Ban QLDA đô thị HảI Phòng
thanh toán tiền bảo hành 112 9,169,000 26,286,600
23/12/2009 GBC 23/12/2009
Ban QLDA đô thị HảI Phòng
thanh toán tiền bảo hành 112 7,762,000 18,524,600
25/12/2009 PT 25/12/2009
Ban QLDA đô thị HảI Phòng
toán tiền công trình 111 14,043,000 4,481,600
Céng SPS 30,974,000
D- cuèi kú 4,481,600
Ng-ời ghi sổ Ngày 31 tháng 12 năm 2008 (Ký, họ tên) Kế toán tr-ởng
Công ty CP đầu t- xây dựng Hải An 139 Tôn Đức Thắng - Lê Chân
Bảng tổng hợp thanh toán với ng-ời mua( ng-ời bán) TK : 131
STT Đối t-ợng Số d- đầu kỳ
Số phát sinh
trong kú Sè d- cuèi kú
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
1 BQLDA nâng cấp đô thị HP 30,974,000 30,974,000
2 BQLDA công trình Trì An 46,200,000 46,200,000
3 Công ty TNHH Nakas 46,198,000 46,198,000
4 Cty Becken và Hufang 33,460,000 33,460,000
5 Công ty Quang Minh và Shell gas 120,405,000 120,405,000
6
BQLDA nâng cấp CSHT ph-ờng Máy
Chai 79,595,000 79,595,000
Céng 310,632,000 0 46,200,000 30,974,000 325,858,000
Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Ng-ời lập Kế toán tr-ởng Giám đốc
(ký,họ tên) (ký, họ tên) (Ký, họ tên) BiÓu sè: 46
* Thứ hai
Công ty nên lập sổ chi tiết bán hàng( Biểu số:47) theo mẫu quy định của bộ tài chÝnh.
Mục đích: Sổ này mở theo từng sản phẩm mà doanh nghiệp đã cung cấp đ-ợc khách hàng trả ngay bằng tiền mặt hay chấp nhận thanh toán.
Ví dụ: Mở sổ chi tiết bán hàng cho công trình cấp thoát n-ớc Thành Tô ( Biểu sè: 48)
Đơn vị:... Mẫu số S37 – DN
Địa chỉ:... (Ban hành theo QĐ số 15/ 2006/ QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tr-ởng TBC)
Sổ chi tiết bán hàng
Tên sản phẩm (hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu t-):...
N¨m:...
QuyÓn sè:...
- Sổ này có...trang, đánh số từ trang số 01 đến trang...
- Ngày mở sổ:....
Ng-ời ghi sổ Ngày...tháng...năm...
(Ký, họ tên) Kế toán tr-ởng Biểu số: 47 (Ký, họ tên)
Ngày tháng ghi
sổ
Chứng từ
Diễn giải
Tài khoản
đối ứng
Doanh thu Các khoản giảm
trõ Sè
hiệu
Ngày
tháng Số l-ợng Đơn giá Thành
tiền Thuế Khác(521, 531,531)
A B C D E 1 2 3 4 5
Cộng số phát sinh
trong kú
Doanh thu thuÇn
Giá vốn hàng bán
Lãi gộp
Đơn vị: Công ty CP ĐT XD Hải An Mẫu số S35 – DN
Địa chỉ: Phòng TC - KT (Ban hành theo QĐ số 15/ 2006/ QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tr-ởng TBC)
Sổ chi tiết bán hàng
Tên sản phẩm: Công trình cấp thoát n-ớc Thành Tô
N¨m: 2008 QuyÓn sè:...
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Tài khoản
đối ứng
Doanh thu Các khoản giảm trừ
Số hiệu
Ngày
tháng Số l-ợng Đơn giá Thành tiền Thuế
Khác(521, 531,531)
A B C D E 1 2 3 4 5
16/12 H§099691 16/12
Quyết toán công trình cấp
thoát n-ớc Thành Tô 111 1 35,815,455 35,815,455
Cộng số phát sinh trong kỳ 35,815,455
Doanh thu thuÇn 35,815,455
Giá vốn hàng bán 20,000,000
Lãi gộp 15,815,455
- Sổ này có...trang, đánh số từ trang số 01 đến trang...
- Ngày mở sổ:....
Ng-ời ghi sổ Ngày 31 tháng 12 năm 2008 (Ký, họ tên) Kế toán tr-ởng
Biểu số: 48 (Ký, họ tên)
* Thứ ba
Công ty có mở sổ chi tiết các tài khoản nh-ng chi tiết theo nghiệp vụ, sổ chi tiết giống với sổ cái gây ra sự trùng lập không cần thiết. Vì thế công ty nên mở sổ chi tiết theo khoản mục nh- vậy có thể theo dõi chi tiết hơn, rõ ràng hơn giúp cho việc kiểm tra đối chiếu dễ dàng. Kế toán nên mở sổ chi phí sản xuất kinh doanh ( Biểu số: 49) theo mẫu quy định chủa bộ tài chính
Ví dụ: Lập sổ chi tiết cho Tài khoản 642 tháng 12/2008( Biểu số: 50) Mở theo các khoản mục:
TK 6421: Chí phí nhân viên quản lý( Tiền l-ơng và các khoản trích theo l-ơng theo quy định)
TK 6424: Chi phÝ khÊu hao TSC§
TK 6425: Thuế môn bài
TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài( tiền địên thoại,..) TK 6428: Chi phí khác( Chi tiền tiếp khách,..)
Đơn vị:... Mẫu số S36 – DN
Địa chỉ:... (Ban hành theo QĐ số 15/ 2006/ QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tr-ởng TBC)
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
( Dùng cho các TK 621,622,623,627,154,631,641,642,142,242,632) - Tài khoản:...
- Tên phân x-ởng:...
- Tên sản phẩm, dịch vụ:...
Ngày, tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
TK
đối ứng
Ghi nợ tài khoản Sè
hiệu
Ngày,
tháng Tổng số tiền Chia ra
A B C D E 1 2 3 4 5 6 7 8
Sè d- ®Çu kú
Số phát sinh trong kỳ
Cộng số phát sinh
Ghi cã TK
Sè d- cuèi kú
- Sổ này có...trang, đánh số từ trang số 01 đến trang...
- Ngày mở sổ:....
Ng-ời ghi sổ Ngày...tháng...năm...
(Ký, họ tên) Kế toán tr-ởng
Công ty CP đầu t- xây dựng Hải An 139 Tôn Đức Thắng - Lê Chân
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Chứng từ
Diễn giải
TK
đối ứng
Ghi nợ Tài khoản
Tổngsố tiÒn
Chia ra Số hiệu
Ngày
tháng 6421 6424 6425 6427 6428
Sè d- ®Çu kú
PKT1 01/12/2008 Thuế môn bài phải nộp 338 1,500,000 1,500,000
PC 17/12/2008 Chi c-ớc điện thoại di động 111 106,181 106,181
PC6 17/12/2008 Chi c-ớc điện thoại di động 111 371,330 371,330
PC8 21/12/2008 Chi tiếp khách 111 958,182 958,182
PC10 24/12/2008 Chi c-ớc dịch vụ điện thoại 111 127,503 127,503
PC11 24/12/2008 Chi c-ớc dịch vụ điện thoại 111 291,323 291,323
GBN 31/12/2009 Thu phí dịch vụ Mobi Banking 112 20,000 20,000
PKT93 31/12/2008
BHYT và BHXH phảI nộp cho
CNV 338 616,000 616,000
PKT109 31/12/2008 L-ơng phảI trả CNV 334 14,680,000 14,680,000
PKT111 31/12/2008 Các khoản trích theo l-ơng 338 2,789,200 2,789,200
PKT91 31/12/2008 Phân bổ khấu hao TSCĐ 214 5,091,664 5,091,664
Cộng số phát sinh 26,551,383
Ghi cã TK 642 26,551,383
D- cuèi kú
Ng-ời ghi sổ Ngày...tháng...năm...
(Ký, họ tên) Kế toán tr-ởng Biểu số: 50 (Ký, họ tên)
3.2.2.2.Hoàn thiện về hiện đại hoá công tác kế toán
Trong điều kiện khoa học phát triển nh- hiện nay thì tin học đ-ợc vận dụng một cách rộng rãi . Công ty cổ phần và đầu t- xây dựng Hải An cũng đã vận dụng tin học vào công tác quản lý cũng nh- công tác kế toán nh-ng ch-a triệt để . Ch-a
áp dụng các phần mềm kế toán dẫn tới ch-a tiết kiệm lao động, báo cáo số liệu chậm, độ chính xác không cao.
Vì vậy công ty nên áp dụng các phần mềm kế toán thông dụng nh- phần mềm kế toán việt nam,... để trợ giúp cho việc hạch toán, ghi sổ kế toán. Các phần mềm rất dễ sử dụng phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán trong công ty đồng thời theo kịp đựơc sự tiến bộ của khoa học công ty .
3.2.2.3.Hoàn thiện về quá trình luân chuyển chứng từ
Thao tác trong quá trình luân chuyển chứng từ từ kho sang phòng tài vụ để xử lý. Chứng từ chậm trễ gây ra rất nhiều khó khăn và ảnh h-ởng tới việc tính giá
thành thành phẩm hoàn thành, gây dồn ứ công việc sang tháng sau làm ảnh h-ởng không tốt cho công tác kế toán và khiến nhân viên phải vất vả trong công việc. Vì
vậy công ty cần có những biện pháp quy định về định ngày luân chuyển chứng từ trong tháng để việc tập hợp chứng từ đ-ợc thực hiện một cách đầy đủ kịp thời.
Chẳng hạn doanh nghiệp có thể quy định đến các ngày nhất định trong tháng các phòng, ban , kho,... phải tập hợp và gửi toàn bộ chứng từ phát sinh về phòng kế toán
để kế toán xử lý các chứng từ đó một cách cập nhật nhất 3.2.2.4. Một số giải pháp khác
* Thứ nhất: Phân tích báo cáo kết quả kinh doanh
Để tăng hiệu quả kinh tế, công ty nên tiến hành tổ chức kế toán quản trị một cách đầy đủ, kịp thời. Tiến hành phân tích, đánh giá tình hình lợi nhuận năm nay thông qua các chỉ tiêu năm tr-ớc để thấy rõ sự biến động tăng giảm về hoạt động kinh doanh năm nay có những tiến bộ và hạn chế nào. Từ đó kế toán tr-ởng có thể tham m-u với giám đốc để nâng cao hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp.
Kế toán viên thực hiện kế toán quản trị doanh nghiệp phân tích Báo cáo tài chính thông qua Báo cáo kết quả kinh doanh
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
N¨m 2008
Chỉ tiêu Năm tr-ớc Năm nay Chênh lệch
Sè tiÒn %
1.Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ 2,046,231,520 3,077,043,446 1,030,811,926 33.500
2.Các khoản giảm trừ doanh thu
3.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
(10 = 01 - 02) 2,046,231,520 3,077,043,446 1,030,811,926 33.500 4.Giá vốn hàng bán 1,523,051,000 2,343,250,337 820,199,337 35.003 5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và
cung cấp dịch vụ 523,180,520 733,793,109 210,612,589 28.702
(20 = 10 - 11)
6.Doanh thu hoạt động tài chính 956,230 642,718 -313,512
- 48.779
7. Chi phí tài chính
8.Chi phí bán hàng
9.Chi phí quản lý doanh nghiệp 245,800,000 325,742,550 79,942,550 24.542 10.Lợi nhuận thuần từ hoạt động
kinh doanh 278,336,750 408,693,277 130,356,527 31.896
(30 = 20 + (21 - 22) - (24 + 25)
11.Thu nhập khác
12. Chi phí khác
13.Lợi nhuận khác
14.Tổng lợi nhuận kế toán tr-ớc
thuÕ 278,336,750 408,693,277 130,356,527 31.896
15.Chi phí thuế TNDN hiện hành 77,934,290 114,434,117 36,499,827 31.896
16.Chi phí thuế TNDN hoãn lại
17.Lợi nhuận sau thuế TNDN 200,402,460 294,259,160 93,856,700 31.896
(60 = 50 - 51 - 52 )
Qua báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh có thể đ-a ra nhận xét về kết quả
hoạt động kinh doanh của công ty năm 2008.
- Tổng lợi nhuận tr-ớc thuế của doanh nghiệp năm 2008 tăng so với năm 2007 số tiền là 130,356,527 đồng t-ơng ứng với 31,986%. Doanh nghiệp cần phát huy trong kú tíi
- Tổng doanh thu năm 2008 tăng so với năm 2007 số tiền là 1,030,811,926
đồng t-ơng ứng với 33,5%. Chứng tỏ doanh nghiệp có thêm nhiều hợp đồng tạo dựng đ-ợc th-ơng hiệu của công ty.
- Doanh thu hoạt động tài chính năm 2008 giảm so với năm 2007 nh-ng so giảm không đáng kể
Bảng phân tích Chi phí - Lợi nhuận
Chỉ tiêu 2007 2008 Chênh lệch
Tỷ suất giá vốn hàng bán trên doanh thu
thuÇn 74,43 76,15 +1,72
Tỷ suất chi phí quản lý doanh nghiệp
trên doanh thu thuần 12,01 10,59 -1,42
Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu thuần 13,60 13,28 -0,32 Qua bảng phân tích lợi nhuận ta thấy đ-ợc:
- Tỷ suất giá vốn hàng bán trên doanh thu thuần năm 2008 là 76,15% nh- vậy cứ 100 đồng doanh thu thuần thu đ-ợc phải bỏ ra 76,15 đồng giá vốn. Tỷ suất này năm 2007 tăng 1,72% so với năm 2007. Có nghĩa là doanh nghiệp đã không làm tốt công tác chi phí sản xuất . Doanh nghiệp cần có biện phát khắc phục để đạt đ-ợc hiệu quả cao hơn trong kỳ tới.
- Tỷ suất chi phí quản lý doanh nghiệp trên doanh thu thuần năm là 10,59% có nghĩa là cứ 100 đồng doanh thu thu đ-ợc thì phải bỏ ra 10,59 đồng chi phí quản lý doanh nghiệp. Tỷ suất này năm 2008 giảm so với năm 2007 là 1,42%. Nh- vậy trong công tác quản lý doanh nghiệp đã tiết kiệm đ-ợc nhân công văn phòng, chi phí quản lý,.... Doanh nghiệp cần phát huy trong kỳ tới.
- Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu thuần năm 2008 giảm so với năm 2007 là 0,32% có nghĩa là doanh thu năm 2008 mang lại cho doanh nghiệp ít hơn năm 2007 là 0,32 đồng lãi. Nh- vậy doanh nghiệp cần đi sâu tìm hiểu nguyên nhân để có giải pháp phù hợp trong kỳ tới.
* Thứ hai
Đối với những chỗ ghi chép sai trên sổ kế toán nên vận dụng những ph-ơng pháp chữa sổ theo quy định của Nhà N-ớc. Có 3 ph-ơng pháp chữa sổ kế toán:
+ Ph-ơng pháp cải chính: Gạch ngang chỗ ghi sai, dùng mực th-ờng ghi số
đúng vào khoảng trống phía trên chỗ bị gạch và ký tên bên cạnh chỗ ghi
+ Ph-ơng pháp ghi bổ sung: Dùng mực th-ờng ghi bổ sung số tiền còn thiếu theo đúng quan hệ đối ứng
+ Ph-ơng pháp ghi âm: dùng mực đỏ hoặc đặt số tiền trong ngoặc để điều chỉnh giảm số tiền đã ghi sổ
VD: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 1. Nợ TK 111: 100,000,00010.000.000
Cã TK 112:100,000,00010.000.000
2. Nợ TK 111:1,000,000 Nợ TK 111: 9,000,000 Cã TK 112: 1,000,000 Cã TK 11: 9,000,000 3. Nợ TK 111:100,000,000 Nợ TK 111: ( 90,000,000) Cã TK 112:100,000,000 Cã TK 112: ( 90,000,000)
* Thứ ba
Hiện nay công ty đang có một số khách nợ dài hạn, giá trị cũng khá lớn công ty nên đ-a ra ph-ơng thức khuyến khích khách hàng thanh toán sớm hoặc tr-ớc thời hạn để bổ sung nguồn vốn vào quá trình sản xuất kinh doanh, hạn chế các khoản đi vay của công ty. Công ty có thể cho khách hàng h-ởng chiết khấu th-ơng mại nếu khách hàng thanh toán ngay hoặc thanh toán tr-ớc thời hạn thoả thuận ban
đầu, có thể áp dụng đối với khách hàng thanh toán một nửa giá trị hoá đơn bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng,....
Công ty có thể hạch toán khoản chiết khấu th-ơng mại tính cho khách hàng nh- sau:
Nợ TK 521: Chiết khấu th-ơng mại Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK111,112: Trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 131: Trừ vào số nợ phải thu còn lại của khách hàng
Ví dụ : Trong kỳ công ty quyết toán công trình Thành Tô, tổng giá thanh toán là: 35,815,455( ch-a có thuế GTGT). Công ty có thể cho khách hàng h-ởng khoản chiết khấu thanh toán 1% , kế toán ghi:
Nợ TK 632: 20,000,000 Cã TK 154: 20,000,000 Nợ TK 111: 39,397,000 Cã TK 511: 35,815,455 Cã TK 3331: 3,581,545
Nợ TK 521: 358,154 Nợ TK 3331: 35,815 Cã TK 111:708,969
Đồng thời kế toán ghi sổ cái TK 521( Biểu số 39)
Công ty CP đầu t- xây dựng Hải An 139 Tôn Đức Thắng - Lê Chân
Sổ cái
Tháng 12 năm 2008
Tài khoản 521- Chiết khấu th-ơng mại Chứng từ
Diễn giải TK đối
ứng
Sè tiÒn
Số Ngày Nợ Có
Tháng12/2008 D- ®Çu k×
PKT 16/12 Chiết khấu thanh toán cho khách hàng
111 708,969
PKT 31/12 K/c khoản giảm trừ doanh thu 511 708,969
Céng SPS 708,969 708,969
D- cuèi kú
Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Ng-ời lập Kế toán tr-ởng Giám đốc
(ký,họ tên) (ký, họ tên) (Ký, họ tên)
BiÓu sè: 39
*. Điều kiện thực hiện các biện pháp hoàn thiện công tác kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh ở công ty.
Công ty cần có đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán không những nắm vững các nghiệp vụ kinh tế, luật kinh tế, tài chính doanh nghiệp, mà còn am hiểu thành tạo phần mềm kế toán trong phân tích, phản ánh xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị và lập Báo cáo tài chính. Hơn nữa cán bộ kế toán còn phải là ng-ời có trách nhiệm, hết lòng vì công việc hoàn thành tốt nhiệm vụ đ-ợc giao. Đảm bảo
cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ kịp thời về mọi mặt của hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp phục vụ kịp thời cho chỉ đạo quá trình kinh doanh
-Thực hiện đúng chế độ Nhà n-ớc ban hành
- Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc điểm tính chất kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt chú ý trang bị ph-ơng tiện kỹ thuật áp dụng kế toán máy trong thu thập xử lý các nghiệp cụ kinh tế.
- Tiếp cận các chuẩn mực quốc tế áp dụng phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.