1. Các nguyên tắc quản lí của KFC:
a. Nhập hàng: Khi có nhu cầu nhập một số hàng hóa mới, nhân viên kinh doanh cần lập một đơn hàng nhập gồm mã đơn hàng nhập, tên mặt hàng cần nhập và các thông tin về mặt hàng như nhà sản xuất, số lượng, giá nhập. Sau khi hàng được nhập về kiểm tra các thông tin của mặt hàng và cần lưu trữ các thông tin về mặt hàng đã nhập vào kho dữ liệu. Đơn hàng nhập cũng được lưu trữ để thuận tiện cho việc thanh toán.
Chức năng “Nhập hang” gồm:
- Lập đơn nhập hàng: khi cửa hàng có nhu cầu nhập hàng thì quản lí trưởng sẽ lập 1 hóa đơn nhập và gửi đơn nhập đến nhà cung cấp.
- Kiểm tra hàng hóa: quản lí trong ca sẽ tiến hành đối chiếu hàng với đơn nhập xem có phù hợp hay không.
- Lập phiếu nhập hàng: quản lí trưởng sẽ lập phiếu nhập hàng bao gồm: loại hàng, tên hàng, số lương, đơn giá và gửi tiền cho nhà cung cấp.
- Ghi sổ nhập hàng hóa: quản lí ca sẽ ghi sổ nhập hàng khi nhà hàng nhập hàng từ nhà cung cấp.
b. Bán hàng: Khi nhận được yêu cầu mua hàng nhân viên của cửa hàng trong quầy tiếp tân sẽ báo cáo, ghi thu dữ liệu vào máy tính và xuất ra hóa đơn để tính tiền cho khách hàng ngay tại quầy tiếp tân, sau đó nhân viên sẽ sẽ truyền thông tin xuống bộ phận làm thức ăn xem có thức ăn đó không ,nếu có sẽ có liền cho khách và không sẽ hoàn thành cho khách trong thời gian sớm nhất
Chức năng Bán hàng gồm:
- Tiếp nhận yêu cầu món: nhân viên cashier sẽ tiếp nhận order món ăn của khách hàng ngay tại quầy.
- Lập hóa đơn bán: sau khi tiếp nhận order món, nhân viên cashier sẽ tiến hành nhập món ăn vào hệ thống thông qua máy counter. Món ăn sẽ được kí hiệu bằng mã. Sau đó máy sẽ in hóa đơn và cashier thu tiền của khách.
Chức năng xuất hàng gồm:
- Lập phiếu xuất: khi cần xuất 1 mặt hàng nào đó từ kho ra để chế biến, quản lí ca sẽ dựa vào số lượng còn trong kho để lập phiếu xuất.
c. Thanh toán: Các nhân viên kế toán dựa trên các đơn hàng được lưu trữ trong một quyển sổ của công ty gồm cả đơn hàng nhập và đơn hàng xuất. Thanh toán đơn hàng nhập được thực hiện với nhà sản xuất trong đó sẽ tính toán và đưa ra các số liệu cần thanh toán đối với nhà thanh toán như số lượng hàng, đơn giá, số tiền đã thanh toán.
d. Thống kê: Theo thời gian định kỳ trong một tháng, việc kinh doanh cần thống kê lại các số liệu về hàng hóa cũng như các hóa đơn mua bán được lưu lại mỗi , sau đó đưa ra những con số cụ thể như số lượng hàng tồn kho..., dựa trên các số liệu thống kê được đưa ra tình hình kinh doanh trong thời gian đó. Dựa trên các số liệu thống kê, và tình hình kinh doanh trong một khoảng thời gian định kỳ để lập các báo cáo về tình trạng kinh doanh cho người quản lý. Bảo quản: Gà được bảo quản sau khi nhập hàng về được đưa vào tủ đông của cửa hàng trữ trong 1 tháng. Sau khi thực phẩm được xả đông chỉ được sử dụng trong vòng 15 ngày, sau khi ướp nguyên liệu thì chỉ sử dụng được 2 ngày và mất 4 tiếng mới có thể sử dụng được .
Chức năng báo cáo gồm:
- Báo cáo nhập hàng: quản lí ca sẽ lập báo cáo về tình hình nhập hàng hóa gửi cho quản lí trưởng.
- Báo cáo bán hàng: khi giao ca, quản lí ca sẽ lập báo cáo về tình hình bán hàng giao cho ca sau, quản lí ca của ca sau có nhiệm vụ lập báo cáo tình hình bán hàng của cả ngày gửi cho quản lí trưởng.
- Báo cáo hàng tồn: quản lí ca sẽ lập báo cáo hàng tồn gửi cho quản lí trưởng - Báo cáo doanh thu: quản lí ca cuối ngày sẽ phải lập báo cáo doanh thu để gửi cho quản lí trưởng.
2. Các quy trình được thể hiện trong sơ đồ sau:
Cửa hàng gà rán KFC
1.Nhập hàng 2.Bán hàng 3. Thanh toán 4. Báo cáo Lập đơn mua
hàng Nhập theo yêu
cầu của KH Kiểm tra thực
phẩm trong quầy Lập bảng báo cáo mỗi tháng Kiểm tra đơn Kiểm tra hóa
đơn
Lắp hóa đơn cho KH
Tạo phiếu nhập Tạo hóa đơn
thanh toán Kiểm tra hóa đơn thanh toán Nhập hàng vào
kho
Lập phiếu thu Tạo hóa đơn
thanh toán Kiểm tra dư nợ
3. Quản lý và sắp xếp trong kho:
Nhập kho
Quản lý kho nhận phiếu nhập kho do kế toán lập. Kiểm tra các hàng hóa theo phiếu nhập kho, cả về chất lượng và số lượng. Nếu hàng hóa đáp ứng về số lượng và chất lượng thì cho nhập hàng vào kho. Nếu hàng hóa không đáp ứng về số lượng và chất lượng thì không thực hiện nhập và yêu cầu giải quyết.
Sau khi kiểm tra về số lượng và chất lượng hàng hóa, Quản lý kho thực hiện nhập hàng vào kho. Sau đó Quản lý kho sẽ xác nhận vào phiếu nhập kho chuyển cho kế toán.
Xuất kho
Quản lý kho căn cứ vào định mức nguyên liệu, hàng hóa đã quy định trong kế hoạch của nhà hàng để xuất kho. Giám sát số lượng cấp phát. Lập phiếu xuất kho khi xuất kho.
- Khi xuất hàng cho bộ phận bếp, bộ phận bếp phải điền đầy đủ các thông tin vào phiếu nhận nguyên vật liệu và phiếu xuất kho: bộ phận, mặt hàng cần cấp, số lượng, đơn vị tính…đặc biệt phải có chữ ký xác nhận của các trưởng bộ phận - Quản lý kho phải kiểm tra kỹ các thông số ngày xuất kho (lập danh sách phiếu xuất kho)
- Xuất hàng đúng số lượng, chất lượng loại hàng đã duyệt. Thường xuyên cập nhập số liệu, sổ sách kho, kiểm kê chu đáo, đúng kỳ.
4. Kết luận
- Hàng tồn kho của KFC là nguyên vật liệu đầu vào - KFC phân loại hàng tồn kho theo sản lượng và giá trị.
- Kiểm soát theo chu kì
+ Nhóm A: (thường xuyên/ ngày): Gà được nhập về theo miếng (1 con gà phân thành 9 miếng), rau xà lách, cà chua, khoai tây, bột-hương vị, nước ngọt các loại…
+ Nhóm B: (dài hơn/ tuần): Tương ớt, hộp giấy đựng gà và nước, tương các loại, bánh ốc quế…