Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS
2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS
2.2.6. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Trên cơ sở các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản. Quy trình soạn thảo tại SAVIS được xác định gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản - Căn cứ vào thẩm quyền ban hành văn bản
- Căn cứ vào yêu cầu thực tiễn, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty, từng bộ phận phòng
Sau khi xác định yêu cầu đề xuất văn bản, công việc tiếp theo là thu thập và xử lý dữ liệu.
Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo
- Lập đề cương
Đề cương văn bản là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện trong nội dung văn bản
Trên cơ sở những vấn đề được xác định trong mục đích ban hành và phạm vi của văn bản, cán bộ soạn thảo xây dựng đề cương chi tiết( hoặc đề cương sơ thảo)
- Lấy ý kiến cho dự thảo: Dự thảo văn bản được đưa ra thảo luận hoặc lấy ý kiến các đơn vị, cá nhân có liên quan. Tuỳ thuộc vào nội dung văn bản là đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo để xác định phạm vi lấy ý kiến. Việc lấy ý kiến tham gia dự thảo văn bản ở Công ty được thực hiện thông qua các hình thức sau:
Tổ chức họp góp ý( với những văn bản có tính chất quan trọng, vấn đề phức tạp) hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.
Bước 3: Trình, duyệt dự thảo - Tờ trình về dự thảo văn bản
- Bản tổng hợp các ý kiến đóng góp, giải trình việc tiếp thu hoặc không tiếp thu ý kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân liên quan.
- Tài liệu có liên quan( nếu có).
Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành
- Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, thể thức văn bản, ký nháy/ tắt vào cuối nội dung văn bản sau dấu “ ./.” trước khi trình Ban Tổng Giám đốc ký và ban hành-Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm giúp Tổng Giám đốc tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và ký nháy/ tắt vào vị trí cuối cùng ở “ Nơi nhận”.
- Trình ký văn bản
Bước 5: Ban hành và phát hành văn bản
+ Ban hành các văn bản do chuyên viên của các đơn vị soạn thảo trình Lãnh đạo, đã được HC – NS kiểm tra và đảm bảo về hình thức, kỹ thuật trình bày. Sau khi Lãnh đạo ký văn bản, cán bộ được phân công giải quyết công việc
hoặc Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển đến HC – NS để làm thủ tục ban hành. Trong quá trình nhân bản để phát hành, căn cứ vào đối tượng nhận văn bản và số trang của văn bản để nhân bản số lượng văn bản phù hợp, kịp thời, chính xác.
+ Nhân viên hành chính có trách nhiệm trả lại 01 bản cho đơn vị chủ trì soạn thảo hoặc cá nhân được chỉ định giải quyết công việc, cùng với Phiếu trình và hồ sơ để lưu hồ sơ công việc của cá nhân đó.
- Các bước ban hành và phát hành văn bản:
+ Cấp số văn bản, ghi ngày tháng năm ban hành văn bản + Đóng dấu toàn bộ các bản của văn bản cần ban hành
+ Lưu 01 bản gốc tại phòng Hành chính – Nhân sự ( bản có chữ ký tắt) + Chuyển trả cho đơn vị chủ trì hoặc cá nhân soạn thảo 01 bản để lưu hồ sơ công việc.
+ Để lại phòng HC – NS những bản cần gửi đi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân.
+ Nhân viên Hành chính nhập và lưu trữ tài liệu qua việc scan văn bản, - Phát hành văn bản
+ Sau khi hoàn tất các thủ tục đối với việc ban hành văn bản, Phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm phát hành
+ Đối với văn bản gửi đi trong nội bộ cơ quan, có thể gửi thấy hoặc chuyển bản scan qua gmail, SKYPE, WHATSAPP
+ Đối với văn bản gửi đi tổ chức, cá nhân ở ngoài, lễ tân hành chính thực hiện các thủ tục đóng bì, ghi số trên bì, tên cơ quan đơn vị, địa chỉ nơi nhận, ghi các thông tin cần theo dõi vào sổ văn bản đi và làm thủ tục để gửi đi với nhân viên Bưu điện.
- Lưu văn bản
+ Phòng Hành chính – nhân sự lưu bản gốc của văn bản ban hành và các phụ lục kèm theo( nếu có)
+ Cán bộ, nhân viên chịu trách nhiệm giải quyết công việc lưu văn bản và hồ sơ công việc.
Trên đây là quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS. Tùy thuộc vào tích chất công việc và đặc thù của Công ty các bước này có thể được đơn giản hóa hơn