MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS 3.1. Cơ sở đề xuất các giải pháp
- Do yêu cầu tất yếu khách quan cần phải nâng cao chất lượng công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản. Có rất nhiều các văn bản được ban hành nhưng lại chưa đáp ứng được yêu cầu: nhiều lỗi sai gây ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của Công ty
- Đáp ứng yêu cầu khai thác thông tin văn bản của Công ty ngày càng cao.
Do tính chất đặc thù về hoạt động kinh doanh của Công ty trong quá trình hoạt động sản sin ra nhiều văn bản: dự án, công văn, quyết định, hồ sơ thầu ,.. các văn bản trên là những nguồn tài liệu quan trọng, phong phú, chứa đựng những nguồn thông tin mang tính xác thực, tính chiến lược, phán ánh toàn diện quá trình hoạt động của Công ty
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty CP Công nghệ SAVIS
Sau quá trình tham gia thực tập tại Công ty, tôi có đưa ra một số giải pháp như sau để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
3.2.1. Xây dựng Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty
Công ty, đặc biệt là phòng HC – NS kết hợp với lãnh đạo và các bộ phần có liên quan xây dựng các quy định rõ về thẩm quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của lãnh đạo các cấp, của các phòng về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản. Để tạo nên sự thống nhất, đồng bộ cả về thẩm quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, của các phòng trong toàn Công ty về công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
3.2.2. Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác văn thư nói chung và soạn thảo, ban hành văn bản nói riêng.
Để làm tốt công tác này, phòng HC – NS cần tham mưu với lãnh đạo về các nội dung như sau:
- Thứ nhất: tuyển dụng cán bộ, nhân viên có chuyên môn vào các vị trí công việc hành chính, văn thư, lưu trữ của Công ty.
Ví dụ như các trường: Đại học Nội vụ, Học viện Hành chính, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn,… với các chuyên ngành như: Văn thư – lưu trữ, Quản trị văn phòng
- Thứ hai: chọn, cử cán bộ có khả năng về công tác văn bản đi học tập, đào tạo tại các nhà trường đào tạo chuyên môn về nghiệp vụ soạn thảo văn bản.
- Thứ ba: mở các lớp tập huấn hướng dẫn nghiệp vụ về công tác soạn thảo văn bản tại Công ty cho các đối tượng: cán bộ quản lý các cấp; cán bộ làm công tác hành chính.
Khi mở lớp tập huấn Công ty cần phân loại từng đối tượng để xây dựng chương trình và mở lớp tập huấn cho phù hợp với từng đối tượng, cụ thể. Như thế sẽ nâng cao hiệu quả của
3.2.3. Kiểm tra thường xuyên, đột xuất công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Có nhiều phương pháp kiểm tra, tập trung vào 02 phương pháp chủ yếu sau:
- Kiểm tra thường xuyên
Lãnh đạo Công ty có thể trực tiếp kiểm tra hoặc uỷ quyền cho Trưởng phòng HC – NS kiểm tra công tác văn bản của các phòng trong Công ty; Lãnh đạo các phòng trực tiếp kiểm tra công tác soạn thảo và ban hành văn bản của đơn vị mình.
Nội dung kiểm tra gồm: Kiểm tra về quy trình soạn thảo, ban hành văn bản; kiểm tra thể thức văn bản; kiểm tra thẩm quyền ban hành văn bản; kiểm tra văn phong văn bản. Sau khi kiểm tra phải có văn bản đánh giá kết luận về công tác văn bản theo phân cấp trách nhiệm giữa người kiểm tra và đối tượng được kiểm tra và lưu hồ sơ kiểm tra của đơn vị.
- Kiểm tra đột xuất
Nội dung kiểm tra bao gồm việc nhận thức về công tác soạn thảo và ban hành văn bản; kiểm tra trình độ soạn thảo, kiểm tra việc thực hiện các quy trình
về soạn thảo, ban hành văn bản, kiểm tra thể thức, văn phong và kỹ thuật trình bày văn bản, kiểm tra trình độ ứng dụng công nghệ tin học trong soạn thảo và ban hành văn bản.
Thông qua kiểm tra đột xuất, kịp thời biểu dương các cá nhân, tập thể thực hiện tốt, đồng thời phê bình và khắc phục kịp thời những sai sót, tồn tại để nâng cao chất lượng công tác văn bản của đơn vị được kiểm tra và của Công ty .
3.2.4. Lựa chọn đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo, ban văn bản.
- Lựa chọn cán bộ có trình độ chuyên môn sâu về văn bản, để đảm bảo văn bản ban hành phải đúng pháp luật, đúng thể thức, có tính hệ thống, thống nhất và phù hợp với thực tiễn, có như vậy thì công tác ban hành văn bản của Công ty mới đi vào nề nếp và đảm bảo được chất lượng, hiệu quả mong muốn.
Để thực hiện có hiệu quả việc lựa chọn cán bộ làm công tác soạn thảo, ban hành văn bản của Công ty đáp ứng được với yêu cầu nhiệm vụ cần thực hiện nghiêm túc việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ như đã nêu ở phần trên, đồng thời lãnh đạo các cấp cần chú trọng thường xuyên đến công tác lựa chọn cán bộ, chú ý đến việc đào tạo và đa dạng các loại hình đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ nhân viên ngay trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của họ theo chuyên môn được giao, có như vậy mới từng bước nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác này trong cơ quan
3.2.5. Nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ
Bất kì tổ chức nào cũng cần nâng cao công tác lưu trữ, công tác văn thư và công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với nhau, được thể hiện qua quá trình soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ và đưa vào lưu trữ.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, tài liệu đã xử lý làm căn cứ là rất quan trọng, lưu trữ cung cấp cho người soạn thảo những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác nhất cho người soạn thảo. Để đưa ra quyết định quản lý đúng đắn, kịp thời và sát với thực tế thì cần những tài liệu lưu trữ. Như vậy việc nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ sẽ góp phần nâng cao chất lượng văn bản.
3.2.6. Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Để công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của Công ty cần đảm bảo được chất lượng, đáp ứng được yêu cầu trước mắt và lâu dài các hoạt động của Công ty thì việc đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất là rất quan trọng. Cơ sở hạ tầng dành cho công tác này bao gồm: hệ thống máy tính (máy tính để bàn, máy tính xách tay), hệ thống mạng Internet, việc bố trí phòng làm việc, trang thiết bị kỹ thuật đồng bộ và các vật tư đảm bảo khác (hệ thống điện, giấy, mực in v.v…).
[Xem phụ lục số 07]
- Xây dựng, bổ sung, hoàn chỉnh hệ thống văn bản đảm bảo tính pháp lý trong việc giao tiếp giữa các đơn vị, cá nhân qua mạng;
- Hiện nay, Công ty đa triển khai việc sử dụng chữ ký số TRUSS CA, hệ thống lưu trữ điện tử việc áp dụng các phần mềm này giúp việc soạn thảo, ban hành văn bản, số hóa tài liệu giúp cho việc quản lý hiệu quả quy trình công việc điều hành của đơn vị. Trao đổi dữ liệu văn bản điện tử giữa các đơn vị khác nhau,… Công ty cần tang cường các buổi đào tạo để toàn thể nhân viên Công ty nắm rõ.
Tiểu kết:
Tại Chương 2, trên những cơ sở tôi đã phân tích thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn bản tại Công ty CP Công nghệ SAVIS . Từ đó tôi đã đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác này trong điều kiện thực tế của Công ty CP Công nghệ SAVIS tại chương 3.Các giải pháp này có thể ứng dụng vào các cơ quan khác.