3.1. Lãnh đạo tập đoàn cần nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của việc ứng dụng ISO trong hoạt động văn phòng
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt Nam, bộ phận văn phòng có tầm quan trọng rất lớn đối với sự phát triển của các doanh nghiệp nói riêng và Tập đoàn FLC nói chung.
• Bộ phận văn phòng tham gia trực tiếp vào hoạt động của công ty và của lãnh đạo doanh nghiệp, thực hiện các công tác hành chính đồng thời tham gia vào hoạt động sản
xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộ doanh nghiệp. Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân. Phối hợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể.
• Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất - kinh doanh. Xây dựng phương án về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật của doanh nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. Lập kế hoạch, chương trình đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ thực hiện. Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức.
• Tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Theo dõi, giải quyết các chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai
nạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế độ chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân.
• Xây dựng các định mức đơn giá về lao động. Lập và quản lý quỹ lương, các quy chế phân phối tiền lương, tiền
thưởng theo các quy định của nhà nước và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng hợp báo cáo quỹ lương doanh nghiệp.
• Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của doanh nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Có trách nhiệm đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo.
Theo dõi, nhận x t cán bộ, công nhân để đề xuất việc xét nâng lương, thi nâng bậc hàng năm.
Như vậy ban Lãnh đạo tập đoàn cần phải nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của bộ phận văn phòng cũng như tầm quan trọng của việc ứng dụng ISO trong công tác văn phòng.
Nhờ việc áp dụng các quy trình ISO trong công tác văn phòng của Tập đoàn FLC, mà hiệu quả công việc của tập đoàn đã nâng lên rõ rệt. Cụ thể như sau:
• Thứ nhất, Ban lãnh đạo công ty có thể điều hành công việc nội bộ trôi chảy và có hiệu quả hơn nhờ thiết lập cơ chế giải quyết công việc rành mạch và thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của lãnh đạo và công chức trong quy trình xử lý công việc; kiểm soát được toàn bộ quá trình xử lý công việc tại công ty; nắm rõ công việc ai đang làm và có đúng tiến độ hay không; hạn chế được cách thức giải quyết công việc tuỳ tiện theo chủ quan của nhân viên cấp dưới; có thể đánh giá được mức độ hoàn thành công việc của nhân viên , từ đó làm căn cứ cho công tác bình bầu thi đua khen thưởng, đánh giá nhận xét cuối năm đối với nhân viên một cách công bằng, khách quan, xác thực hơn.
• Thứ hai, nhờ áp dụng các quy trình ISO, đã góp phần giúp nhân viên công ty tổ chức thực hiện công việc khoa học hơn; bước đầu tạo sự chuyển biến trong nhận thức
về vai trò của công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ.
• Thứ ba, các đơn vị, phòng ban thuôc công ty đã có ý thức hơn trong việc tổ chức thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản, dữ liệu làm căn cứ thực hiện công việc theo chức năng, nhiệm vụ được phân công, để tham chiếu khi cần; hồ sơ tài liệu được sắp xếp ngăn nắp và có hệ thống theo từng lĩnh vực công việc. Áp dụng ISO là tiền đề, góp phần tạo điều kiện thuận lợi để triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý và tác nghiệp hồ sơ.
• Thứ tư, nhân viên của công ty đã được đào tạo, tập huấn hoặc bắt buộc phải tự tìm hiểu để nâng cao về kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ nhằm đáp ứng yêu cầu công việc theo các quy trình ISO; do được phân công rõ ràng trách nhiệm nên việc đánh giá năng lực chuyên môn, kết quả công việc khách quan hơn.
3.2. Tăng cường hoạt động đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, bồi dưỡng kiến thức về ISO cho toàn bộ nhân viên nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng Nhận thức của các nhân viên trong tập đoàn là một trong
những yếu tố đảm bảo cho sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Do vậy việc mở rộng giáo dục, đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, bồi dưỡng kiến thức về ISO cho toàn bộ nhân viên là điều hết sức cần thiết.
Từ khi triển khai hệ thông quản lý chất lượng, tập đoàn cũng đã tiến hành đào tạo những kiến thức về ISO cho phần lớn các nhân viên trong công ty, tuy nhiên số lượng đào tạo vẫn chưa đáp ứng được hoàn toàn nhu cần thực tế, vẫn có người nhiều khi không biết ISO là gì, họ vẫn làm theo thói quen cũ. Như vậy để cả hệ thống được vận hành tốt thì từng thành viên trong hệ thống đó cũng phải hiểu được rõ về hệ thống như vậy sẽ làm việc tốt hơn. Vì vậy mà đào tạo là việc cần phải làm và phát huy mạnh hơn nữa.
Lãnh đạo tập đoàn cũng phải nhận thức được tầm quan trọng của việc đào tạo đối với hoạt động cải tiến chất lượng của công
ty. Bên ngoài việc cho nhân viên tham gia các khoá học về kiến thức cơ bản của ISO thì ban lãnh đạo công ty cần tổ chức các buổi học, các đợt tập huấn nhằm nâng cao ý thức làm việc, ý thức thay đổi phù hợp với xu thế cho nhân viên.
Đặc biệt đối với các thành viên của Phòng quản lý chất lượng cần được lãnh đạo quan tâm hơn, tạo điều kiện để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ hơn nữa.
Việc đào tạo trong tập đoàn phải được áp dụng rộng rãi cho toàn thể nhân viên, không chỉ tập trung đào tạo một số cán bộ đứng đầu mà còn cần phải đào tạo cho các nhân viên khác và đặc biệt là các nhân viên mới. Ai cũng cần biết về nó để thực hiện đúng công việc của mình và mặt khác để cải tiến chất lượng của công việc. Việc này không phải của riêng cá nhân ai mà đây là việc chung trong toàn bộ công ty từ cấp lãnh đạo cho đến cấp nhân viên.
Tập đoàn cũng nên thường xuyên đưa ra các chính sách khuyến khích và phát huy các sáng kiến của các nhân viên trong công tác cải tiến chuyên môn nghiệp vụ và phổ biến rộng các sáng kiến hay để nhằm mục đích tăng cường sự tham gia và tính chủ động của các nhân viên trong tập đoàn.
3.3. Hoàn thiện các quy chế hướng dẫn về quy trình ứng dụng ISO trong công tác văn phòng
Hoàn thiện các quy chế hướng dẫn về quy trình ứng dụng ISO trong công tác văn phòng là một nội dung quan trọng để làm chuyển biến hoạt động này. Cần phải thiết lập quy chế hướng dẫn cụ thể về quy trình ứng dụng ISO trong công tác văn phòng để nhân viên công ty có thể dễ dàng thực hiện chúng.
Rà soát lại các hoạt động ứng dụng ISO của công ty để thắt chắt sự quản lý của đơn vị có trách nhiệm quản lý ISO.
Tiếp tục cải cách thủ tục hành chính theo hướng dẫn đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện.
Nghiêm cấm việc các phòng ban tự ý ban hành các thủ tục hành chính.
Bên cạnh đó việc hoàn thiện các quy chế hướng dẫn về quy trình ứng dụng ISO trong công tác văn phòng cũng giữ một vị trí khá quan trọng. Từng bước tối ưu hoá quy trình ứng dụng là
một yêu cần nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc ứng dụng ISO.
3.4. Tăng cường công tác đánh giá chất lượng nội bộ
Đánh giá chất lượng nội bộ là một trong những hoạt động quan trọng và có ý nghĩa quyết định đến hoạt động và lợi ích của hệ thông quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 được ứng dụng trong công tác văn phòng. Việc đánh giá này nhằm xác định hệ thống quản lý chất lượng này đã phù hợp với những yêu cầu của tiêu chuẩn đề ra hay chưa. Hệ thống này đã thực sự vận hành và duy trì có hiệu quả không. Tập đoàn cần phải có những hoạt động gì để cải tiến hệ thống quản lý chất lượng đang áp dụng. Trong các cuộc họp báo cáo tình hình hoạt động của các phòng ban, các bộ phận cần đưa ra những kết quả của công tác đánh giá chất lượng nội bộ để ban lãnh đạo tập đoàn có thể nắm bắt được không chỉ những kết quả của hoạt động kinh doanh mà còn nắm bắt được cả tình hình hoạt động quản lý chất lượng của tập đoàn.
Công tác đánh giá chất lượng nội bộ cần được thực hiện ở tất cả các phòng ban, các bộ phận, trong mọi quy trình hoạt động của công ty nhằm tìm ra những điểm không phù hợp và chưa phù hợp với hệ thống văn bản, cách thức quản lý, ý thức trách
nhiệm của Ban lãnh đạo công ty. Đồng thời tìm ra nguyên nhân và trách nhiệm đối với những điểm không phù hợp và những điểm chưa phù hợp, những vướng mắc trong các quy trình hoạt động của công ty để có biện pháp khắc phục kịp thời.
Trong quá trình đánh giá chất lượng nội bộ các chuyên gia cần đánh giá phân loại mức độ không phù hợp để lãnh đạo có thể dễ dàng nắm bắt tình hình và có biện pháp điều chỉnh hợp lý.
Lãnh đạo xem xét báo cáo kết quả đánh giá chất lượng nội bộ đã thực hiện, đồng thời cùng với các đại diện của các đơn vị được đánh giá đưa ra những phướng hướng để thống nhất thực hiện hoạt động và khắc phục cải tiến.
PHẦN KẾT LUẬN
Việc áp dụng ISO 9000 trong các cơ quan hành chính doanh nghiệp nói chung và của Tập đoàn FLC nói riêng có một ý nghĩa rất quan trọng. Ngày nay các nhà quản lý đã xác định áp dụng ISO 9000 không phải là chi phí mà là sự đầu tư cho chất lượng.
Và cũng giống như mọi đầu tư, hiệu quả phải đặt lên hàng đầu.
Một sự đầu tư không hiệu quả, mang tính hình thức sẽ trở thành một gánh nặng, một sự lãng phí lâu dài của tổ chức. Hãy biến hệ thống chất lượng thành công cụ để tạo ra chất lượng.