Diễn giải quy trình

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN QUỐC TẾ RỒNG XANH

2.1 Lưu đồ tổng quan quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng FCL và hàng LCL nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần tiếp vận quốc tế Rồng Xanh

2.1.1 Diễn giải quy trình

2.1.1.1 Nhận thông tin hồ sơ từ khách hàng

Sau khi hai bên thống nhất nội dung hợp đồng dịch vụ, công ty Cổ phần tiếp vận Quốc tế Rồng Xanh với tư cách là bên thực hiện dịch vụ sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp bộ chứng từ của lô hàng nhập khẩu do bên xuất khẩu cung cấp, nhân viên chứng từ sẽ phụ trách việc tiếp nhận các chứng từ cần thiết, đồng thời làm biên bản ký nhận các chứng từ đã nhận. Sau đó khách hàng gửi cho công ty Cổ Phần Tiếp Vận Quốc Tế Rồng Xanh các chứng từ bao gồm:

 Giấy giới thiệu của Công Ty khách hàng: 02 bản chính, có dấu mộc đỏ của giám đốc.

 Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): 01 bản sao.

 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản chính và 01 bản sao.

 Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản chính.

 Phiếu đóng gói (Packing list): 1 bản sao y bản chính.

2.1.1.2 Nhận thông báo hàng đến.

Trước ngày dự kiến tàu cập cảng đến từ 1 đến 2 ngày, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến (arrival notice) cho người nhận hàng, người nhận kiểm tra thông tin trên thông báo hàng đến về số container, số seal, tên người nhận hàng, số vận đơn... đúng với các thông tin trên vận đơn chưa. Nếu có bất kì sai sót nào, liên hệ trước ngày về để

tránh tình trạng mất mát, rắc rối về sau. Sau khi nhận thông báo hàng đến qua email, ta kiểm tra kỹ các thông tin quan trọng.

2.1.1.3 Khai thủ tục hải quan điện tử.

Sau khi đã có bộ chứng từ, ta tiến hành khai báo hải quan trên ECUS 5 với các bước như sau:

Bước 1: Khai báo hải quan điện tử rồi click vào chọn “đăng nhập” ở góc phải màn hình sẽ hiện công ty khai hải quan.

Hình 2.2: Giao diện chương trình khai báo hải quan (nguồn ECUS-VNACC/VICIS)

Bước 2: Chọn hệ thống -> doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

- Nhập mã số thuế của doanh nghiệp.

- Sau đó sẽ xuất hiện bảng thông tin đầy đủ của Công Ty như là địa chỉ, số điện thoại/fax, tên doanh nghiệp...

Hình 2.3: Chọn doanh nghiệp khai báo trên hệ thống ECUS5

Bước 3: Chọn hệ thống -> thiết lập thông số khai báo VNACCS.

- Sau đó, ở hàng đầu tiên là Chi cục Hải quan (VNACCS): nhập mã chi cục hải quan rồi bấm tab.

- Sau đó nhấn vào “ghi” và “đóng” ở cuối góc phải màn hình.

Hình 2.4: Chọn chi cục hải quan Vnaccs

Bước 4: Trên thanh công cụ, chọn tờ khai hải quan->đăng kí mới tờ khai nhập khẩu (IDA).

- Xuất hiện bảng mã loại hình:

- Sau đó lựa chọn tiếp cơ quan hải quan.

- Tiếp theo là chọn ở mục phân loại cá nhân/tổ chức: hàng hóa từ tổ chức tới tổ chức. Chọn 4 vì đây là hàng hóa nhập khẩu từ tổ chức tới tổ chức.

- Kế tiếp là lựa chọn mã bộ phận xử lý tờ khai: 01 (đội thủ tục hàng nhập khẩu)

- Kế đó chọn mã hiệu phương thức vận chuyển: Tùy theo phương thức vận chuyển đi bằng đường gì sẽ chọn mã hiệu phương thức vận chuyển tương ứng.

Hình 2.5: Nhập thông tin chung trên phần mềm khai báo.

Bước 5: Ở mục vận đơn ta nhập các thông tin dựa trên Bill of Lading như:

- Số vận đơn - Ngày vận đơn

- Số lượng kiện

- Tổng trọng lượng hàng - Mã địa điểm lưu kho

- Phương tiện vận chuyển - Tên tàu, số chuyến - Ngày hàng đến - Địa điểm dỡ hàng - Địa điểm dỡ hàng - Số lượng container

Hình 2.6. Khai vận đơn trên phần mền khai báo hải quan.

Bước 6: Điền thông tin của hóa đơn thương mại như:

- Mã văn bản pháp quy khác:

- Giấy phép nhập khẩu:

- Phân loại hình thức hóa đơn:

- Số hóa đơn: xem trên commecial invoice.

- Ngày phát hành:

- Mã phân loại hàng hóa:

- Phương thức thanh toán:

- Điều kiện giá hóa đơn: điều kiện incoterm.

- Mã đồng tiền của hóa đơn: USD - Mã phân loại theo giá trị:

Hình 2.7: Khai thông tin hóa đơn thương mại.

Bước 7: điền thông tin vào phần ghi chú, file đính kèm (nếu có) - Tạo 1 file excel gồm số bill, số cont, số seal.

- Vì đây là hàng nhập khẩu nên phải phân loại đính kèm: ETC (khác), - Sau đó trên thanh công cụ chọn “nghiệp vụ khác”, tiếp đến chọn

“đăng ký file đính kèm HYS)

Hình 2.8: Điền thông tin chung 2 trên phần mền khai báo hải quan Bước 8: qua tab danh sách hàng điền các thông tin như:

- Mã số hàng hóa - Mô tả hàng hóa - Mã nước xuất xứ

- Mã biểu thuế nhập khẩu - Số lượng

- Trị giá hóa đơn - Đơn giá hóa đơn - Thuế GTGT

Hình 2.9. Nhập thông tin danh sách hàng trên phần mềm khai báo hải quan.

Bước 9: khai trước thông tin tờ khai (IDA).

Hình 2.10: Khai trước thông tin tờ khai(IDA) trên Phần mền khai báo hải quan.

Bước 10: Khai chính thức tờ khai (IDC).

Sau khi đăng ký thành công bản khai trước thông tin tờ khai và kiểm tra đúng thông tin hệ thống trả về, ta tiến hành khai chính thức tờ khai (IDC)

Bước 11: Lấy kết quả phân luồng thông quan.

- Khai báo thành công tờ khai này sẽ được đưa vào tiến hành các thủ

tục thông quan hàng hóa. Doanh nghiệp tiếp tục nhấn vào bước 4. Lấy kết quả phân luồng, thông quan”, lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế và chấp nhận thông quan của tờ khai.

- Hệ thống sẽ trả về 3 kết quả phân luồng là xanh, vàng và đỏ.

• Trường hợp luồng xanh thì có nghĩa là đã thông quan, nhân viên giao nhận tiến hành chuẩn bị chứng từ để nhận hàng.

• Trường hợp luồng vàng thì nhân viên giao nhận phải chuẩn bị các chứng từ gồm: C/O gốc, packing list, invoice, tờ khai và mã vạch để mang ra chi cục hải quan nơi mở tờ khai để nhân viên hải quan tiến hành đối chiếu thông tin hàng hóa, nếu không có vấn đề gì thì hải quan sẽ cho thông quan hàng hóa. Còn nếu thông tin sai lệch hoặc hàng có vấn đề thì hải quan sẽ cho chuyển kiểm (luồng đỏ) để kiểm tra tính thực tế của hàng.

• Trường hợp luồng đỏ thì nhân viên giao nhận tiến hành chuẩn bị

bộ hồ sơ gồm ... để đến chi cục hải quan tiến hành phân kiểm, sau đó cùng với hải quan tiến hành kiểm hóa hàng, nếu số lượng và tính chất hàng đúng như trong tờ khai và paking list thì hải quan sẽ cho thông quan hàng.

- Sau khi nhận được các kết quả thông quan tờ khai tôi vào mục “Kết quả xử lý tờ khai” để in tờ khai và các thông báo của tờ khai để tiến hành

các bước tiếp theo.

Lưu ý: những tiêu chí không được phép sửa trong tờ khai cần hết sức thận trọng:

- Tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã bưu điện.

- Số bill, số cont, seal ngày hàng đến, tên tàu chặng cuối, địa điểm dỡ hàng.

- Số ngày invoice, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, mã

phân loại hàng hóa, mã phân loại tờ khai trị giá.

- Địa điểm lưu kho.

2.1.1.4 Làm thủ tục nhận hàng từ cảng.

2.1.1.4.1 Hàng FCL

Để giảm các chi phí như phí hạ rỗng, cũng như chi phí vận chuyển của xe đầu kéo mắc hơn xe tải nên thường khách hàng sẽ chọn phương án rút ruột hàng tại bãi và chất lên xe tải.

Ta tiến hành mang bộ hồ sơ gồm D/O, phiếu đăng kí rút ruột, công văn, tờ khai và mã vạch đến hải quan giám sát để đóng dấu cho phép rút ruột. Sau đó tiến hành lấy vị trí container trên trang https://eport.saigonnewport.com.vn/ và tiến hành các thủ tục rút ruột container và chất xếp hàng lên xe tải.

2.1.1.4.2 Hàng LCL

Mang bộ chứng từ gồm D/O gốc, tờ khai, mã vạch tới phòng thương vụ ở cảng và làm thủ tục xuất kho. Sau khi đã có phiếu xuất kho thì tiến hành đưa xe vào kho và lấy hàng.

2.1.1.5 Giao hàng cho khách hàng.

Sau khi đã lấy hàng thì chuẩn bị 2 biên bản bàn giao hàng theo mẫu của rồng xanh cho tài xế, để tài xế tiến hành giao hàng về kho cho khách.

Lưu ý: trong biên bản bàn giao theo mẫu của Rồng Xanh, nếu là tài xế của công ty Rồng Xanh, thì chỉ cần 2 chữ kí, nếu tài xế của khách hàng thì phải có đầy đủ 3 chữ ký.

2.1.2 So sánh sự khác nhau giữa quy trình làm hàng nhập khẩu FCL và LCL.

- Hàng FCL

• Đi nguyên container.

• Phải mượn container nên có chi phí cược cont.

• Khi container tới cảng thì lưu tại bãi.

• Có nhiều phương án lấy hàng.

- Hàng LCL

• Phải kiếm được container có cùng điểm đến để đi chung.

• Không tốn phí cược cont vì không mượn cont, nhưng có phí handling charge.

• Khi hàng về tới cảng sẽ được rút khỏi cont và lưu kho.

• Thủ tục lấy hàng đơn giản.