CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN QUỐC TẾ RỒNG XANH
2.2 Quy trình giao nhận cho một lô hàng thực tế
2.2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu hàng lẻ (LCL) của CÔNG TY TNHH
2.2.1.1 Nhận thông tin khách hàng.
Nhà nhập khẩu: Công ty TNHH lighting & electronic (Việt Nam)
o Lô 13/13, đường số 1, KCN AMATA, Phường Long Bình, Tp. Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai, Việt Nam
o Fax: +84 251 3685 699 o Mã số thuế: 3603484318
o Email: info@lighting&electronic.com.vn
Người bán: Lighting & electronic Public Company Limited
o 539/2, 16-17/F Gypsum metropolitan Tower, Sri-Ayudhya Road, Thanon Phaya Thai, Rajthevee, Bangkik 10400, Thailand.
Số vận đơn chính: PCS-HCM0007/0321
Số vận đơn phụ: ACCAT21030184/01
Tàu- số chuyến: SITC JAKATA V.2107N
Số container/số seal: SITU2808818 / SITW690195
Cập cảng: CANG CAT LAI
Vận chuyển từ: BANGKOK
Ngày dự kiến đến: 19/03/2021
Mặt hàng nhập khẩu: Bóng đèn LED
Sau khi nhận thông tin từ khách hàng thì phía Công ty Cổ phần tiếp vận quốc tế Rồng xanh sẽ yêu cầu khách hàng gửi một bộ chứng từ bao gồm:
- Sale contract.
- Commercial invoice - Packing list.
- Bill of Lading.
- Giấy phép nhập khẩu.
2.2.1.2 Kiểm tra bộ chứng từ.
- Kiểm tra hợp đồng ngoại thương (sale contract).
• Nhân viên kiểm tra chi tiết hợp đồng ngoại thương với các chi tiết như sau:
Số hợp đồng: 65/LE/00061
Ngày ký hợp đồng: 08/01/2021
Tên công ty nhập khẩu: Công ty TNHH lighting & electronic (Việt Nam)
Tên công ty xuất khẩu: Lighting & electronic Public Company Limited
Mặt hàng: Bóng đèn LED
Số lượng: 1ZZ
Tổng giá trị: 26,544.00 USD
Điều kiện giao hàng: CIF HOCHIMINH Port, Incoterms 2010 (điều kiện giao hàng trên hợp đồng phải trùng với điều kiện giao hàng ghi trên invoice)
Thời gian giao hàng: giao hàng bằng đường biển, ngay lập tức
Nơi bốc hàng: BANGKOK, THAILAND.
Nơi dỡ hàng: CAT LAI, VIET NAM
Đóng gói: đóng gói phù hợp với tiêu chuẩn hàng xuất khẩu.
Đồng tiền thanh toán: USD.
- Kiểm tra hóa đơn thương mại (INVOICE)
• Số hóa đơn: EI2103/000007
• Thông tin các bên mua bán phải trùng với hợp đồng
• Mô tả hàng hóa:
Số lượng kiện: 1 WOODEN CRATE.
Loại hàng: Bóng đèn LED
Số lượng: 222 PCS
Tổng giá trị: 26,544.00 USD
Xuất xứ: Thái Lan
• Phương thức thanh toán: KC = TT
- Kiểm tra vận đơn (BILL OF LADING)
• Loại vận đơn: vận đơn gốc, đường biển.
• Thông tin các bên mua bán phải trùng với hợp đồng.
• Số vận đơn: PCS-HCM0007/0321
• Địa điểm nhận hàng: HCM
• Tên tàu – số chuyến: SITC JAKATA V.2107N
• Hãng tàu vận chuyển: ACCORD PILOT LOGISTICS CO., LTD
• Số container/seal: SITU2808818 / SITW690195
• Cảng bốc hàng: BANGKOK/THAILAND
• Cảng dỡ hàng: CAT LAI, VIET NAM
• Tên hàng: Bóng đèn LED
• Ngày lên tàu: 13/03/2021
- Kiểm tra phiếu đóng gói (packing list)
• Thông tin các bên mua bán phải trùng với hợp đồng.
2.2.1.3 Nhận thông báo hàng đến.
Item no Description Quantity N.W
(KGS) G.W.
(KGS)
Demension (CMS)
L&E T-Shirt 20 PCS
Driver LED L&E #SPC-040N 160X024/40WW/240mA/110-160Vdc 60 PCS LED Linear Module, L&E# LM 69 LED, 840, 69V, 130mA, for LBCL 10W 2 PCS LED Linear Module, L&E# LM 115 LED, 840, 69V, 270mA, for LBCL 20W 20 PCS LED Linear Module, L&E# LM 72 LEDX2, 840, 54V, 220mA, for LBCL 1.5m 8 PCS LED Driver, SPS 10-130, 59-73V, 130mA, for LBCL 10W 0.8m 2 PCS LED Driver, SPS 20-270,80V, 270mA, for LBCL 20W 110 PCS
TOTAL 222 PCS 32.00 62.00 1.04 CBM
32.00 62.00 108X124X78
Trước ngày dự kiến tàu cập cảng đến từ 1 đến 2 ngày, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến (arrival notice) cho người nhận hàng, người nhận kiểm tra thông tin trên thông báo hàng đến về số container, số seal, tên người nhận hàng, số vận đơn... đúng với các thông tin trên vận đơn chưa. Nếu có bất kì sai sót nào, liên hệ trước ngày về để tránh tình trạng mất mát, rắc rối về sau.
Sau khi nhận thông báo hàng đến qua email, ta kiểm tra các thông tin như sau
Nhà nhập khẩu: Công ty TNHH lighting & electronic (Việt Nam) o Lô 13/13, đường số 1, KCN AMATA, Phường Long Bình, Tp.
Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai, Việt Nam o Fax: +84 251 3685 699
o Mã số thuế: 3603484318
o Email: info@lighting&electronic.com.vn o Số vận đơn chính: PCS-HCM0007/0321 o Số vận đơn phụ: ACCAT21030184/01 o Tàu- số chuyến: SITC JAKATA V.2107N
o Số container/số seal: SITU2808818 / SITW690195 o Cảng bốc hàng: BANGKOK, THAILAND
o Cảng dỡ hàng: CAT LAI, VIET NAM o Ngày dự kiến đến: 19/03/2021
2.2.1.4 Khai thủ tục hải quan điện tử.
Sau khi đã có bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ, ta tiến hành khai báo hải quan trên ECUS 5.
Hình 2.1 Giao diện chương trình khai báo hải quan (nguồn ECUS-VNACC/VICIS) Sau khi đã thực hiện khai báo hải quan và nhận kết quả phân luồng vàng thì nhân viên hiện trường tiến hành mang theo bộ chứng từ đến chi cục hải quan dể kiểm tra và thông quan.
- Bộ chứng từ đầy đủ để được thông quan gồm:
+ Giấy giới thiệu: 01 bản chính.
+ Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (thông báo kết quả phân luồng): 1 bộ gồm 3 trang có một mục hàng.
+ Hóa Đơn thương mại: 01 sao y bản chính.
+ Vận đơn: 01 sao y bản chính.
+ Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
+ Giấy chứng nhận xuất xứ: 01 bộ gốc.
- Sau khi đến nơi nộp tờ khai cho chi cục phó phân kiểm, sau khi chi cục phó phân kiểm xong, trả tờ khai có đánh số quầy.
- Viết tên và số điện thoại lên tờ khai, để hải quan được phân có thể dễ dàng liên lạc với nhân viên giao nhận.
- Nộp toàn bộ hồ sơ cho hải quan đã được phân, để kiểm tra, xác nhận sự chính xác của bộ chứng từ.
- Sau khi hải quan kiểm tra xong bộ chứng từ, thì thông quan tờ khai.
2.2.1.5 Nộp thuế tờ khai và in mã vạch.
Nộp thuế tờ khai.
+ Tờ khai muốn thông quan thì cần phải nộp thuế thì tờ khai mới thông quan được. Vì vậy cần liên hệ khách hàng để khách hàng nộp thuế cho lô hàng. Sau khi khách hàng nộp thuế, sẽ chủ động liên hệ với nhân viên hiện trường.
+ Để kiểm tra thuế đã vào hay chưa? ta thực hiện các thao tác sau:
Bước 1: đăng nhập trang https://www.customs.gov.vn Bước 2: tra cứu nộp thuế của tờ khai
Bước 3: nhập thông tin gồm (mã doanh nghiệp, số tờ khai, nhập mã xác thực)
+ Sau khi nộp thuế, ta sẽ tiến hành in mã vạch để nhận hàng các bước tiến hành như sau:
Bước 1: Đăng nhập trang https://www.customs.gov.vn Bước 2: Chọn in mã vạch
Bước 3: Nhập thông tin gồm (mã doanh nghiệp, tờ khai, mã hải quan) Bước 4: Chọn trang để in.
- Sau đó tiến hành in tờ mã vạch ra để làm thủ tục nhận hàng từ cảng.
2.2.1.6 Chuẩn bị phương tiện vận tải để lấy hàng.
Sau khi đã có đầy đủ chứng từ để nhận hàng từ cảng, nhân viên hiện trường giao nhận sẽ làm 1 lệnh điều xe để gửi bộ phận phương tiện vận tải tiến hành đặt xe đến địa điểm lấy hàng.
2.2.1.7 Làm thủ tục nhận hàng từ cảng.
Chuẩn bị hồ sơ gồm:
- D/O đại lý (bản gốc) (nếu có)
- D/O hãng tàu (bản gốc) - Tờ khai
- Mã vạch
Mang bộ hồ sơ vào phòng thương vụ. Tiến hành bốc số thứ tự và ghi số xe lên D/O. Sau khi tới số thì đưa hồ sơ cho nhân viên phụ trách -> sau khi nhân viên kiểm tra và nhập máy thì tiến hành in phiếu tải và phiếu xuất kho cho nhân viên hiện trường giao nhận.
Sau đó mang bộ hồ sơ, phiếu tải và phiếu xuất kho xuống kho để nhân viên kho scan mã vạch và đợi hàng ra.
Sau khi hàng đã ra thì nhân viên hiện trường tiến hành đưa hàng lên xe để xe chở hàng về kho cho khách hàng.
2.2.1.8 Giao hàng cho khách.
Sau khi hoàn thành tất cả các thủ tục thì nhân viên hiện trường kiểm tra kỹ hàng hóa, chụp hình các mặt hàng hóa để xác nhận tình trạng nguyên trạng của hàng hóa làm bằng chứng và ký biên bản giao nhận hàng cho tài xế chở hàng, sau đó xe chở hàng bắt đầu đưa hàng về kho của khách hàng.
2.2.1.9 Quyết toán và lưu chứng từ.
Sau khi hoàn tất thủ tục và giao hàng xong khách hàng, nhân viên giao nhận công ty Cổ Phần Tiếp Vận Quốc Tế sẽ soạn “Bảng quyết toán” kèm theo vào bộ chứng từ của lô hàng gồm: Bộ hồ sơ hải quan, các hóa đơn, biên lai các chi phí phát sinh chuyển qua phòng kế toán để kiểm tra và quyết toán cho nhân viên giao nhận các chi phí trong quá trình làm hàng.
Sau khi đã quyết toán xong thì nhân viên giao nhận photo lại các chứng từ của lô hàng để làm hồ sơ lưu trữ cho công ty Cổ Phần Tiếp Vận Quốc Tế Rồng Xanh, việc
này sẽ giúp ích rất nhiều cho việc kiểm tra mã số hàng hóa, thuế suất, tờ khai với các mặt hàng tương tự về sau. Các chứng từ sao lưu bao gồm:
Bộ tờ khai hải quan
Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Lệnh giao hàng (Delivery Order)
Các hóa đơn liên quan đến lô hàng
Đến đây, nhiệm vụ của nhân viên giao nhận coi như đã hoàn thành và đó cũng chính là toàn bộ quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty Cổ Phần Tiếp Vận Quốc Tế Rồng Xanh.