CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC
1.1. Lý luận về quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
1.1.3. Nội dung quản lý nguồn nhân lực
Hoạch định NNL là quá trình dự đoán nhu cầu nhân sự, đề ra các chính sách, các biện pháp và các bước thực hiện nhằm đảm bảo cho DN có đủ số lượng nhân sự với các kỹ năng và phẩm chất cần thiết đáp ứng yêu cầu từng hoạt động và đem lại hiệu quả cao cho DN (Trần Thị Thu, Vũ Hoàng Ngân, 2016).
Hoạch định NNL bao gồm:
Thứ nhất, Xác định số lượng, phẩm chất nhân sự cần thiết cho DN ở các bộ phận và các ngành nghề để có thể thực hiện các mục tiêu đã đề ra (hay xác định cầu về nhân lực).
Thứ hai, Ước tính khả năng cung cấp nhân sự theo nhu cầu của DN (Cung về nhân lực).
Thứ ba, Đưa ra các chính sách, biện pháp để có thể cân đối cung - cầu về nhân lực cho DN trong các thời điểm tương lai.
Hoạch định NNL xem xét nhu cầu về nhân lực và khả năng cung ứng nhân lực cho DN, để từ đó nhà quản lý vạch ra kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển NNL hợp lý, hiệu quả cho DN.
Hoạch định NNL giữ vai trò trọng tâm trong QL NNL, có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc của DN. Công tác này đảm bảo sự tương thích giữa tiềm năng NNL với các mục tiêu DN cần đạt được. Hoạch định NNL luôn hướng tới việc DN có thể dựa vào các cá nhân có phẩm chất và năng lực làm việc tốt thực hiện được nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.
Hoạch định NNL được cụ thể hoá bằng Quy hoạch, Kế hoạch hay Dự án phát triển NNL của DN. Thông thường, DN xây dựng các kế hoạch NNL ngắn hạn, vì kế hoạch này có thể điều chỉnh linh hoạt, phù hợp với sự thay đổi của DN.
Lập kế hoạch là một trong những chức năng cơ bản của công tác quản lý DN. Nhà quản lý DN xác định những việc cần phải làm? Làm như thế nào? Khi nào phải làm và ai sẽ là người làm việc đó. Kế hoạch hóa NNL phải dựa trên những mục tiêu của DN (được xác định trong chiến lược phát triển của DN) và phải trả lời được các câu hỏi như: mô hình bộ máy DN nhân lực là như thế nào?
Cần tới loại nhân lực nào? Số lượng là bao nhiêu? Bao giờ cần?...
Trong công tác kế hoạch hóa của DN, kế hoạch hóa NNL là một trong những công tác quan trọng, vì:
Một là, Lập kế hoạch NNL tốt tạo ra sự liên kết giữa việc tuyển chọn kỹ hơn, đào tạo nhiều hơn cho người lao động, trả lương hợp lý hơn, thu nhập ổn định hơn…cho người lao động. Điều đó lại giúp cho DN đạt được năng suất lao động do mọi người có thể và hứng thú hơn với công việc của mình.
Hai là, Lập kế hoạch NNL liên kết các hành động với các kết quả. Nếu không có kế hoạch, DN sẽ không thể biết được có đi đúng hướng không? Các chi phí của công tác này là cần thiết trong hoạt động của DN.
Ba là, Lập kế hoạch NNL cho phép nhìn nhận rõ các bộ phận hoạt động
có ăn khớp với nhau không, đồng thời giải đáp cho DN những vấn đề như:
NNL có phù hợp với việc thực hiện mục tiêu chiến lược của DN không?
Như vậy, hoạch định NNL hay kế hoạch hóa NNL là nhân tố góp phần quan trọng tạo nên sự thành công của DN.
1.1.3.2. Tuyển dụng nhân lực
Tuyển dụng nhân lực là một tiến trình nhằm thu hút những người có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến tìm việc làm. Để có hiệu quả, quá trình tuyển dụng cần theo sát các chiến lược và kế hoạch NNL.(Trần Thị Thu, Vũ Hoàng Ngân, 2016).
Phân tích và xác định các yêu cầu của công việc cần tuyển dụng
Quá trình này thu thập thông tin nhằm xác định rõ trách nhiệm cụ thể của từng vị trí làm việc. Quá trình phân tích công việc từng vị trí được tiến hành khá phức tạp bao gồm các bước sau:
Bước 1. Phỏng vấn nhân lực hiện tại đang thực hiện công việc để thu được những thông tin mô tả cụ thể về công việc sẽ cần tuyển dụng thêm nhân lực. Những mô tả này sẽ được sử dụng trong các bước chọn lọc nhân lực.
Bước 2. Điều tra NNL hiện tại đang thực hiện công việc về mức độ và tầm quan trọng các nhiệm vụ, yêu cầu công việc cần tuyển dụng.
Bước 3. Lập ma trận kiến thức, kỹ năng, khả năng cần thiết đối với các nhiệm vụ cụ thể của công việc cần tuyển dụng.
Nguồn tuyển dụng nhân lực đa dạng nhưng bao gồm các nguồn chính sau:
Một là, NNL bên trong DN.
Việc tuyển dụng được thực hiện với những đối tượng đang làm việc ngay trong DN. Khi DN cần bổ sung, thay thế nhân lực cho một vị trí nào đó, họ sẽ hướng đến những thành viên trong DN có đủ khả năng, trình độ và có nguyện vọng sẵn sàng làm việc ở vị trí công viêc mới.
Hai là, NNL bên ngoài DN.
Các nguồn tuyển dụng từ bên ngoài DN tùy từng yêu cầu của vị trí tuyển
dụng mà nhà tuyển dụng có thể hướng đến một nhóm đối tượng cụ thể khác nhau.
Các hình thức tuyển dụng
Hình thức tuyển dụng nhân lực của DN rất đa dạng. Cụ thể: Thông qua bản thông báo tuyển dụng; Thông qua sự giới thiệu của nhân viên trong DN;
Tuyển dụng từ bạn bè, người thân của NNL trong nội bộ; Thông qua hội chợ việc làm; Tuyển dụng từ các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp hay các trường đào tạo bồi dưỡng nghề; Tuyển dụng từ nhân viên cũ;
Tuyển dụng từ khách hàng; Tuyển dụng từ các nguồn khác.
Tuyển chọn nhân lực
Tuyển chọn là quá trình đánh giá các mặt của các ứng viên theo các tiêu chí khác nhau dựa căn cứ vào yêu cầu công việc để tìm ra ứng viên phù hợp nhất với công việc. Quá trình tuyển chọn nhân lực gồm các bước cơ bản như:
Sàng lọc qua hồ sơ; Thi viết; Phỏng vấn; Thử việc.
1.1.3.3. Bố trí và sử dụng nguồn nhân lực
Bố trí lao động bao gồm các hoạt động định hướng (hội nhập vào môi trường làm việc), bố trí lại lao động thông qua điều động, bổ nhiệm, giáng chức và cho nghỉ việc.
* Định hướng
Định hướng là một chương trình được thiết kế và thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện giúp người lao động mới làm quen với doanh nghiệp và bắt đầu công việc một cách có hiệu quả (Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân, 2004).
Chương trình hội nhập môi trường làm việc mới được thiết kế và thực hiện tốt sẽ giúp người lao động dễ dàng hoà nhập vào môi trường làm việc mới, nhanh chóng nắm bắt được công việc; đồng thời nó sẽ có ảnh hưởng tích cực đến đạo đức và hành vi của người lao động, góp phần lôi cuốn họ thực hiện mục tiêu của tổ chức, tạo ra sự đồng lòng, tự nguyện giữa người lao động và doanh nghiệp; giúp giảm bớt những người nghỉ việc trong những tháng đầu tiên
vào làm việc tại tổ chức.
* Quá trình bố trí lại lao động bao gồm các hoạt động thuyên chuyển, đề bạt, xuống chức và cho nghỉ việc.
Thuyên chuyển: Thuyên chuyển là việc chuyển người lao động từ công việc này sang công việc khác hoặc từ vị trí công việc này sang vị trí công việc khác. Căn cứ vào tình hình thực tế sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà sẽ có kế hoạch điều động lao động phù hợp cho từng bộ phận, từng giai đoạn với từng loại lao động. Thuyên chuyển điều động cũng có thể được xuất phát từ phía người lao động hoặc từ phía doanh nghiệp. Thuyên chuyển có thể được điều động ngắn hạn, tạm thời hoặc thuyên chuyển lâu dài (Trần Kim Dung, 2000).
Đề bạt: Đề bạt (thăng tiến) là việc đưa người lao động vào một vị trí làm việc cao hơn: tiền lương cao hơn, quyền hạn và trách nhiệm nhiều hơn, có các điều kiện làm việc tốt hơn và cơ hội phát triển nhiều hơn. Đề bạt nhằm bố trí người lao động vào một vị trí việc làm còn trống mà vị trí đó được doanh nghiệp đánh giá là có giá trị cao hơn vị trí làm việc cũ của họ nhằm đáp ứng nhu cầu của người lao động và phát triển doanh nghiệp, đồng thời để đáp ứng nhu cầu cá nhân của người lao động (Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân, 2004).
Xuống chức: Xuống chức là đưa người lao động đến một vị trí làm việc thấp hơn: tiền lương thấp hơn, quyền hạn ít hơn và ít có cơ hội thăng tiến hơn. Xuống chức thường áp dụng cho các trường hợp không đáp ứng được yêu cầu của vị trí làm việc hiện tại, hoặc do bị kỷ luật hay giảm biên chế (Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân, 2004).
Thôi việc: Thôi việc là việc chấm dứt quan hệ lao động giữa người lao động với doanh nghiệp. Thôi việc có thể xuất phát từ phía doanh nghiệp (giảm quy mô sản xuất, tổ chức lại sản xuất, kỷ luật lao động hoặc sa thải theo luật lao động,…), hoặc xuất phát từ phía người lao động (tự thôi việc do nguyên nhân cá nhân của người lao động, hoặc hưu trí) (Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn
Ngọc Quân, 2004).
Bố trí lao động là một trong những nội dung quan trọng để nâng cao hiệu quả sử dụng lao động của doanh nghiệp bằng việc bố trí lao động đúng người, đúng việc, tránh các lãng phí lao động ở các bộ phận, sử dụng hết khả năng của người lao động.
1.1.3.4. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Phát triển NNL bao gồm việc đào tạo, bồi dưỡng và tạo điều kiện phát triển nghề nghiệp cho NNL của DN.
Đối với DN, phát triển NNL giúp DN thu hút và giữ được nhân tài; duy trì và nâng cao chất lượng của NNL; DN có điều kiện, khả năng vận dụng những tiến bộ khoa học, kỹ thuật công nghệ vào quản lý; hình thành những mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ, tạo ra sự gắn bó giữa DN và người lao động; phát triển hình ảnh trong mắt các đối tác.
Đối với người lao động, tạo ra sự thích ứng giữa người lao động và công việc ở hiện tại cũng như tương lai; làm người lao động có cách nhìn mới, thay đổi tư duy mới trong công việc, đây là cơ sở để phát huy tính sáng tạo của người lao động; đáp ứng thỏa mãn nhu cầu và nguyện vọng phát triển của người lao động.
Đào tạo, bồi dưỡng NNL là hoạt động nhằm mục đích nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn cho người lao động để giúp họ làm việc có hiệu quả hơn, nâng cao được kỹ năng làm việc, tăng tầm hiểu biết và khả năng tư duy sáng tạo cho con người và từ đó đóng góp nhiều hơn nữa cho DN.
Có rất nhiều phương pháp để đào tạo bồi dưỡng NNL và mỗi một phương pháp lại có những ưu nhược điểm riêng.Xu hướng hiện nay là kết hợp nhiều các phương pháp khác nhau để đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác đào tạo bồi dưỡng. Cụ thể:
Đào tạo bồi dưỡng trong công việc: Đây là các phương pháp đào tạo bồi dưỡng mà người học được học ngay tại nơi làm việc dưới sự hướng dẫn của
người lao động lành nghề hơn thông qua quan sát, trao đổi thực tế, thực hành công việc.
Đào tạo bồi dưỡng ngoài công việc: Đây là nhóm phương pháp đào tạo bồi dưỡng mà người được đào tạo tách khỏi công việc để tham gia.
1.1.3.5. Đánh giá kết quả thực hiện công việc
* Đánh giá mức độ thực hiện công việc
Đây là hoạt động QL NNL quan trọng và luôn tồn tại trong mọi DN vì nó phục vụ được nhiều mục tiêu quản lý và tác động trực tiếp lên cả DN và người lao động. Để đánh giá thực hiện công việc trong DN cần thiết lập hệ thống đánh giá thực hiện công việc gồm các yếu tố cơ bản gồm: Các tiêu chuẩn thực hiện công việc; Đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu chí trong tiêu chuẩn; Thông tin phản hồi tới bộ phận QL NNL và người lao động.
*Xác định mục tiêu đánh giá công việc
Hệ thống đánh giá của DN không thể thực hiện được toàn bộ các mục tiêu đã đặt ra, như vậy các nhà quản lý phải tiến hành phân tích, đánh giá lựa chọn xem mục tiêu nào là quan trọng, thiết thực nhất trong từng thời điểm và hoàn cảnh cụ thể để đánh giá.
*Kỳ vọng công việc
Các nhà quản lý phải thể hiện đầy đủ và rõ ràng cho nhân viên và người lao động hiểu được những kỳ vọng của DN để họ thấu hiểu và đưa ra kỳ vọng của bản thân họ và DN tới tất cả người lao động.
*Kiểm tra sự thực hiện công việc
Các nhà quản lý quan sát sự thực hiện công việc của nhân viên và người lao động trong quá trình làm việc. Tiến hành kiểm tra trình độ chuyên môn và phạm vi hiểu biết của họ để phục vụ cho quá trình đánh giá.
*Đánh giá mức độ thực hiện công việc
Là việc so sánh kết quả đạt được của người lao động cụ thể dựa trên các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra. Đây là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình
hình thực hiện công việc của người lao động trong mối quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động.
Đây là hoạt động QL NNL quan trọng và luôn tồn tại trong mọi tổ chức vì nó phục vụ được nhiều mục tiêu quản lý và tác động trực tiếp lên cả tổ chức và người lao động. Thông thường đánh giá thực hiện công việc là người lãnh đạo trực tiếp. Tuy vậy, một số cán bộ, nhân viên, cá nhân khác cũng thường được lựa chọn làm người đánh giá với nhiều phương án kết hợp với nhau như: bạn cùng làm việc, người dưới quyền của người được đánh giá, bạn hàng của người lao động… Trong sự kết hợp cho ý kiến đánh giá, ý kiến người lãnh đạo trực tiếp thường mang tính quyết định, còn ý kiến khác chỉ mang tính tham khảo.
Mục đích đánh giá:
Một là, Dựa vào kết quả đánh giá sẽ có quyết định đúng, chính xác về lương, thưởng cho nhân viên.
Hai là, Làm căn cứ xây dựng kế hoạch đào tạo, hoạch định nhu cầu nhân viên và kế hoạch tuyển dụng.
Ba là, Cung cấp thông tin cho nhân viên biết và mức độ hoàn thành công việc cũng như yêu cầu của nhà quản lý để họ tự điều chỉnh hành vi cho phù hợp.
Bốn là, Có tác dụng khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ vì được ghi nhân thành tích và chế độ đãi ngộ hợp lý.
Năm là, Tạo môi trường văn hóa hiểu biết lẫn nhau giữa nhân viên và cấp quản lý qua hoạt động đánh giá.
Sự đánh giá kết quả lao động sẽ giúp xác định khả năng và thành tích của người lao động đối với công việc. Chính vì vậy việc đánh giá chặt chẽ, khách quan chính là động lực để người lao động nỗ lực cố gắng trong công việc để đạt kết quả tốt.
Các phương pháp thường được sử dụng trong đánh giá thực hiện công việc:
Phương pháp cho điểm: Đây là hình thức được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Kết quả công việc của nhân viên được đánh giá, chấm điểm thông qua các mặt như: Khối lượng công việc hoàn thành, chất lượng công việc thực hiện, thái độ, tác phong công việc. Thang điểm, sử dụng có thể là thang điểm
10 hoặc 100. Sau đó sẽ tổng hợp lại để có kết quả đánh giá chung.
Phương pháp xếp hạng: Dựa trên kết quả công việc của nhân viên thông qua các mặt như: Khối lượng công việc hoàn thành, chất lượng công việc thực hiện, thái độ, tác phong công việc. Các nhân viên sẽ được xếp hạng từ người tốt nhất đến người kém nhất. Việc sắp xếp này thường chỉ tiến hành đối với các nhóm nhân viên làm cùng một công việc hoặc có tính chất công việc tương tự nhau.
Phương pháp phê bình lưu trữ: Khi nhân viên sai sót trong công việc, sẽ được bộ phân nhân sự nhắc nhở ghi lại khuyết điểm đó. Sau một khoảng thời gian nhất định, nhân viên nhân sự sẽ gặp trực tiếp nhân viên mắc khuyết điểm để trao đổi và kiểm tra xem họ đã khắc phục được khuyết điểm đó chưa.
Đánh giá thực hiện công việc là quá trình phức tạp và mang tính chủ quan cao vì chịu nhiều ảnh hưởng của tình cảm con người. Do vậy đánh giá thực hiện công việc là nguyên nhân gây ra nhiều loại lỗi thường vi phạm trong quá trình đánh giá dẫn tới kết quả các ý kiến đánh giá kết quả thực hiện công việc bị sai lệch. Vì vậy DN cần xây dựng và quản lý một hệ thống đánh giá tích cực, hiệu quả có tác dụng hoàn thiện sự thực hiện công việc và phát triển của người lao động. Để đánh giá thực hiện công việc trong DN cần thiết lập hệ thống đánh giá thực hiện công việc gồm các yếu tố cơ bản như: Các tiêu chuẩn thực hiện công việc; Đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu chí trong tiêu chuẩn; Thông tin phản hồi tới bộ phận QL NNL và người lao động…
* Thảo luận việc đánh giá với nhân viên
Sau khi thực hiện đánh giá năng lực của nhân viên, cấp quản lý và nhân viên tiến hành thảo luận kết quả đánh giá công việc, tìm ra những mặt mạnh, mặt yếu của người lao động, vạch ra các phương pháp cũng như cách làm việc