CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY
1.2 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BÌNH PHÚ
1.2.2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty
Sơ đồ 1.1 Tổ chức bộ máy Công ty CP Bình Phú
1.2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Tổng giám đốc
Tổng Giám đốc: là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty.
Tổng giám đốc có những quyền hạn và nghĩa vụ sau
- Tổ chức điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng kế hoạch đã được Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Tổng công ty 28 phê duyệt.
- Thiết lập quan hệ giao dịch đối với khách hàng và kí kết các hợp đồng kinh tế, chịu trách nhiệm trước Pháp luật về những tổn thất do hoạt động tổ chức kinh doanh gây ra làm hao hụt, tổn thất, lãng phí tài sản, nguồn vốn.
- Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn và kế hoạch hàng năm thông qua Đại hội công nhân viên chức, trình cấp trên phê duyệt.
- Xây dựng cơ sở chất lượng, mục tiêu chất lượng và cung cấp đủ nguồn lực cho hệ thống quản lý chất lượng để thực hiện cơ sở chất lượng và mục tiêu chất lượng.
- Chỉ đạo trực tiếp Phòng tài chính kế toán, Phòng tổ chức hành chính, Phòng kế Phó Tổng Giám Đốc
P. Kỹ Thuật
Phân xưởng P. Lean
P. Kế hoạch Tổng hợp P. Tổ
Chức Hành chính P. Tài
chính Kế toán
Tổng Giám Đốc
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 9
hoạch tổng hợp, Phòng lean.
Phó Tổng giám đốc
Phó Tổng giám đốc: Phó Tổng giám đốc là người có trách nhiệm giúp Tổng giám đốc, đồng thời trực tiếp chỉ đạo Phòng kỹ thuật, Phân xưởng.
Phó tổng giám đốc có những quyền hạn và nghĩa vụ sau
- Giúp Tổng Giám đốc điều hành hoạt động sản xuất – kỹ thuật của công ty.
- Thay mặt Tổng Giám đốc giải quyết, điều hành công việc theo giấy ủy quyền của Tổng Giám đốc trong thời gian Tổng Giám đốc đi vắng.
Phòng kế hoạch tổng hợp
Chức năng
Phòng kế hoạch tổng hợp là cơ quan tham mưu cho Ban Tổng giám đốc trong công tác xây dựng và quản lí kế hoạch, điều hành sản xuất kinh doanh, quản lý lực lượng lao động là công nhân - nhân viên.
Nhiệm vụ
- Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh hàng năm, quý, tháng theo nhiệm vụ được công ty giao.
- Lập kế hoạch sản xuất - kinh doanh, kế hoạch giá thành sản phẩm, đồng thời tổ chức triển khai, theo dõi và điều phối các hoạt động thực hiện kế hoạch đó.
- Tổng hợp, báo cáo Ban Tổng giám đốc toàn bộ mọi hoạt động thực hiện kế hoạch của công ty.
- Phối hợp cùng với phòng Tài chính kế toán tổ chức, thực hiện công tác phân tích hoạt động kinh tế trong công ty theo định kỳ cũng như đột xuất.
- Phối hợp các Phòng, Phân xưởng để tham mưu cho Ban Tổng giám đốc trong việc xây dựng các phương án sản xuất, kinh doanh, gia công.
- Là cơ quan tham mưu cao nhất cho Ban Tổng giám đốc công ty về công tác điều hành sản xuất, kinh doanh.
- Theo dõi, quản lí toàn bộ hạng ngạch xuất khẩu của xí nghiệp và báo cáo công tác xuất nhập khẩu theo định kì cũng như đột xuất.
- Thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập khẩu bao gồm: làm thủ tục, lập hồ sơ, chứng từ xuất nhập khẩu, giao nhận vật tư, hàng hóa của công ty, thanh toán…
Phòng kỹ thuật
Chức năng
Phòng kỹ thuật là cơ quan tham mưu cao nhất cho Ban Tổng giám đốc công ty trong công tác kỹ thuật - công nghệ để đảm bảo chất lượng sản phẩm. Triển khai theo dõi, kiểm tra toàn bộ các hoạt động kỹ thuật - công nghệ của công ty.
Nhiệm vụ
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 10
- Xây dựng kế hoạch quản lí chất lượng sản phẩm của công ty.
- Kiểm tra, theo dõi chất lượng sản phẩm, vật tư hàng hóa trong suốt quá trình sản xuất.
- Kiểm tra lại toàn bộ sản phẩm trước khi đóng gói đảm bảo sản phẩm đúng yêu cầu kỹ thuật.
- Theo dõi tình hình chất lượng của hàng hóa trên từng dây chuyền, thông qua KCS kiểm tra để báo cáo và phối hợp với phân xưởng may có biện pháp ngăn ngừa, chỉnh sửa.
- Lập sổ báo cáo tình hình nhập kho và chất lượng hàng hóa gửi phòng kế hoạch hàng ngày để cùng theo dõi.
- Trực tiếp giải quyết các phát sinh liên quan đến kỹ thuật, chất lượng sản phẩm trong xí nghiệp, gia công ngoài với khách hàng. Đồng thời nghiên cứu, đề xuất các biện pháp khắc phục, phòng ngừa.
- Chịu trách nhiệm may mẫu, ra mẫu, làm sơ đồ và duyệt định mức với khách hàng.
- Xây dựng quy trình công nghệ cho từng mã hàng, làm bảng hướng dẫn nguyên phụ liệu, xây dựng sơ đồ cho phân xưởng cắt.
- Xây dựng định mức thời gian, nguyên vật liệu, dự kiến năng suất cho từng mã hàng.
- Triển khai hướng dẫn chuyền may từ khâu đầu cho đến khi sản phẩm hoàn chỉnh.
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển kỹ thuật - công nghệ. Nghiên cứu và ứng dụng các thiết bị - kỹ thuật công nghệ vào sản xuất.
- Ban hành các qui định về công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng vật tư, hàng hóa sản phẩm, máy móc, thiết bị.
- Lưu trữ, quản lý các hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác kỹ thuật – công nghệ.
Phân xưởng
Chức năng
Thực hiện ráp may, hoàn tất sản phẩm và đóng thùng theo tiến độ kế hoạch của Công ty.
Nhiệm vụ
- Chịu trách nhiệm tổ chức triển khai sản xuất nhằm đạt năng suất, chất lượng, thời gian giao hàng.
- Tiếp nhận kế hoạch sản xuất, kế hoạch giao hàng, mẫu mã, văn bản kỹ thuật bán thành phẩm từ phòng kế hoạch và phòng kỹ thuật. Trên cơ sở đó cân đối nhu cầu lao động, máy móc thiết bị của từng tổ sản xuất để tổ chức triển khai cho từng tổ và từng mã hàng cụ thể.
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 11
- Chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng sản phẩm, năng suất theo kế hoạch tác nghiệp sản xuất và hoàn tất nhập hàng theo kế hoạch giao hàng.
- Phối hợp với phòng kỹ thuật sử dụng rộng rãi, cải tiến thao tác và bố trí chuyền sản xuất hợp lí nhằm đáp ứng các yêu cầu về năng suất và chất lượng sản phẩm.
- Phối hợp và báo cáo với phòng kế hoạch tổng hợp để giải quyết các vướng mắc về bán thành phẩm (BTP), phụ liệu, thiết bị và thời gian giao hàng.
- Phối hợp với phân xưởng cắt và kho BTP để giải quyết kịp thời về tiến độ cung cấp và chất lượng BTP.
- Kiểm tra thường xuyên chất lượng sản phẩm từng tổ, từng công đoạn.
- Quản lí chặt chẽ, thống kê chính xác tình hình cấp phát, sử dụng vật dụng nguyên phụ liệu. Lập kế hoạch nhu cầu và thanh toán vật tư hàng tháng với phòng kế hoạch.
- Theo dõi quản lí toàn bộ sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất từ khi nhận bán thành phẩm cho đến khi xuất hàng bằng hệ thống sổ sách và máy vi tính.
Phòng tài chính kế toán
Chức năng
Phòng tài chính kế toán là cơ quan tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc tổ chức hoạt động quản lý tài chính và hạch toán kế toán của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ
- Quản lý tài sản của công ty trên cơ sở chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ và nguyên tắc tài chính. Xây dựng kế hoạch tài chính và thực hiện các chế độ báo cáo quyết toán từng tháng chính xác, kịp thời theo qui định của công ty. Thanh toán tiền hàng nhanh chóng, đòi nợ đúng hạn và hạn chế đến mức thấp nhất thất thoát do chiếm dụng vốn. Thực hiện chính sách phân phối lợi nhuận và thu nhập theo qui định của Nhà nước, quân đội và của công ty.
- Theo dõi tình hình kinh doanh và hiệu quả sử dụng vốn đề xuất cho Tổng giám đốc các biện pháp sử dụng vốn có hiệu quả, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của công ty.
- Hướng dẫn thực hiện chế độ lập bảng biểu, ghi chép lưu trữ chứng từ hạch toán quyết toán, thống kê và quản lí chứng từ thanh toán đúng chế độ của Nhà nước.
- Cung cấp kịp thời hệ thống các số liệu kế toán trong từng thời điểm. Tổ chức quyết toán và phân tích hoạt động kinh tế của công ty sau một niên độ kế toán.
- Thực hiện chức năng tham mưu cho giám đốc về quản lí nguồn vốn, bảo toàn và phát triển vốn hoạt động của công ty.
Phòng tổ chức hành chính
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 12
Chức năng
Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện: Tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, xây dựng và kiện toàn cơ cấu tổ chức, lao động tiền lương, triển khai công tác pháp chế, quy chế quản lý, nội quy lao động, quản trị hành chính văn phòng, quản lý và chăm sóc sức khỏe người lao động, đảm bảo hậu cần, sửa chữa và xây dựng căn bản, công tác bảo vệ, dân vận, an ninh, an toàn đơn vị, làm việc với các cơ quan truyền thông về hoạt động của công ty, các cơ quan Nhà nước về các vấn đề hành chính, lao động…
Nhiệm vụ
- Hàng tháng lập kế hoạch công tác, phân công nhiệm vụ cho từng đồng chí trong Phòng và tổ chức theo dõi kết quả triển khai thực hiện.
- Lập kế hoạch, tổ chức triển khai thực hiện các công việc và theo dõi đánh giá kết quả thực hiện công tác hành chính hậu cần, doanh trại, công tác lao động tiền lương, tuyển dụng đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, các chế độ chính sách người lao động, công tác quân y, sửa chữa, xây dựng căn bản, công tác đảm bảo an ninh an toàn, diễn tập PCCC…trong toàn công ty.
- Tham mưu cho Tổng giám đốc về mô hình bộ máy tổ chức; trách nhiệm quyền hạn các vị trí chức danh, xây dựng và kiện toàn hệ thống nội quy, quy chế quản lý; xây dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc tại các Phòng ban, Phân xưởng, cá nhân.
- Tổ chức giám sát thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, cung cấp dịch vụ văn phòng cho các đơn vị trong công ty, quan hệ đối ngoại với cơ quan bên ngoài, tổ chức các sự kiện, chương trình tham quan học tập, hội nghị hội thảo, lễ hội.
- Triển khai chương trình kế hoạch quản lý và chăm sóc sức khỏe người lao động, lập và duy trì thực hiện kế hoạch bảo hộ lao động, phòng chống bệnh nghề nghiệp, quản lý và đề xuất cải thiện điều kiện môi trường làm việc cho người lao động, duy trì các hành động bảo vệ môi trường theo quy định của Pháp luật.
- Tổ chức triển khai và thực hiện các kế hoạch đánh giá nhà máy theo hệ thống quản lý chất lượng ISO9001-2008; Hệ thống quản lý trách nhiệm xã hội SA8000- 2014; Hệ thống quản lý trách nhiệm xã hội toàn cầu về sản xuất hàng may mặc theo tiêu chuẩn Wrap và của khách hàng.
- Tham mưu và đề xuất với Tổng giám đốc quản lý công tác pháp chế: Theo dõi, rà soát việc tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp, thẩm định, cập nhật, hệ thống văn hóa-văn bản quy phạm pháp luật phù hợp với hoạt động của công ty, xây dựng các quy chế quy định nội bộ và duy trì thực hiện.
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 13
Phòng Lean
Chức năng
Tham mưu cho Tổng giám đốc và duy trì tổ chức triển khai thực hiện toàn bộ công tác sản xuất tinh gọn.
Nhiệm vụ
- Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc và tổ chức duy trì thực hiện công tác sản xuất tinh gọn. Hàng tháng lập kế hoạch công tác, phân công nhiệm vụ cho từng đồng chí trong Phòng và tổ chức theo dõi kết quả thực hiện.
- Lập kế hoạch và tổ chức triển khai công tác đào tạo công nhân theo đúng kế hoạch năm/quý/tháng. Demo thao tác để công nhân lao động học tập, thay đổi thao tác, làm việc khoa học hơn...theo dõi đánh giá kết quả đào tạo vào cuối tháng, cuối năm hoặc theo từng đợt.
- Nghiên cứu, hình thành phương pháp áp dụng rập cữ và tổ chức áp dụng các loại cữ cuốn vào quá trình sản xuất kể từ khi may mẫu. Chế tạo cữ, đề xuất mua cữ nếu không chế tạo được, lắp chỉnh cữ cho các chuyền…
- Quản lý, xây dựng, xác định chính xác phút quy trình công nghệ; Tổ chức quay video để xây dựng bộ quy trình thời gian chuẩn để áp dụng trong toàn công ty.
- Viết quy trình công nghệ, lập thiết kế đường chuyền, phân công lao động;
xây dựng định biên lao động, định biên MMTB, cữ gá giao cho phân xưởng. Tổ chức bấm năng lực, theo dõi phát sinh, hao phí, lãng phí ghi nhận quy đổi ra thời gian thất thoát đề xuất Tổng giám đốc các biện pháp khắc phục, phòng ngừa.