CHƯƠNG 3 QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT ĐƠN HÀNG 8TH19S022
1.4 CÔNG TÁC TRIỂN KHAI SẢN XUẤT
1.4.5 Hoàn tất sản phẩm
1.4.5.6 Quy định về xếp dỡ, lưu kho, bảo quản và xuất nhập sản phẩm
Để đảm bảo tất cả sản phẩm để được bảo toàn chất lượng trong suốt thời gian quản lý của công ty. Nay, tổng giám đốc quy định về xếp dỡ, bảo quản và giao sản phẩm như sau:
Quy tắc xếp dỡ
- Xếp: từ trong ra ngoài, từ thấp lên cao.
- Dỡ: từ trên xuống dưới, từ ngoài vào trong.
- Hàng hóa có trọng lượng < 40kg: được xếp dỡ bằng tay nhưng không được
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 113
quăng, ném.
- Hàng hóa có trọng lượng > 40kg: phải sử dụng công cụ nâng/đẩy để xếp dỡ và vận chuyển.
- Xếp dỡ theo đúng yêu cầu trên bao bì (nếu có). Ví dụ như các sản phẩm dễ vỡ, tránh ẩm ướt, không được lật ngược, không được câu móc, tránh ánh nắng mặt trời.
Lưu kho và bảo quản sản phẩm
Sử dụng kho hàng và các nơi tồn trữ khác:
- Phải có các công cụ xếp hàng hóa: Kệ, balet, hoặc giá treo.
- Phải có ít nhất một lối đi chính xuyên suốt kho để vận chuyển hàng hóa nhập/
xuất kho.
- Kho của xí nghiệp: Tối thiểu là 50m.
- Các kho công ty: Tối thiểu 1,2m.
- Phải thông thoáng đủ ánh sáng và không bị mưa dột hoặc bị nắng chiếu trực tiếp vào sản phẩm.
- Phải có bình chữa cháy gần các cửa ra vào và có biển chỉ định cụ thể.
- Được che chắn an toàn, không gây cản trở cho các hoạt động khác.
Thủ tục giao nhận tại kho
Nhập kho:
Khi nhập sản phẩm vào kho, thủ kho phải có tối thiểu các chứng từ liên quan như:
- Sản phẩm nhập khẩu trực tiếp: Lệnh điều động vật tư, packing list.
- Sản phẩm nhập khẩu ủy thác: Phiếu xuất kho ở nơi nhấp ủy thác.
- Sản phẩm nhập từ nguồn nội địa: Hóa đơn bán hàng, hay phiếu xuất kho của nơi giao
- Sản phẩm nhập " Xách tay". Biên bản giao nhận.
- Sản phẩm nhập từ đơn vị khác trong nội bộ công ty: Lệnh điều động vật tư và phiếu xuất kho.
- Đối với các sản phẩm do nơi khác tạm gửi về để chờ nhập xuất thì phải có biển báo ghi rõ: Đơn vị cá nhân gửi, chủng loại/ số lượng sản phẩm/ ngày gửi.
- Giám định sản phẩm nhập kho: Thực hiện theo quy định NPL.
Xuất kho:
- Xuất cho đơn vị cá nhân không trực thuộc công ty: Tối thiểu là phải có hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho do phòng cung tiêu phát hành.
- Xuất cho đơn vị/ cá nhân trực thuộc công ty.
- Nếu là NPL: Tối thiểu phải có lệnh điều động/ lệnh cấp phát/ hoặc văn bản cho phép xuất có sự phê duyệt của công ty
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 114
- Nếu là thành phẩm: Tối thiểu phải có hóa đơn bán hàng/ hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do cung tiêu phát hành/ hoặc văn bản cho phép suất có phê duyệt của lãnh đạo công ty.
Lưu ý:
- Nguyên phụ liệu của công ty mua vào hoặc thành phẩm của đơn hàng kinh doanh chỉ được xuất kho khi có xác nhận kiểm tra của phòng QA hoặc xí nghiệp.
- Nếu lô sản phẩm (theo từng chứng từ) chưa giám định hoặc kiểm tra hoàn tất cả lô nhủng do yêu cầu sản xuất gấp thì có thể được phép xuất kho đối với những loại số lượng sản phẩm đã được giám định hoặc kiểm tra nhưng phải đảm bảo: thủ tục xuất kho phải tuân thủ theo đúng quy định
- Số lượng sản phẩm đã giám định/kiểm tra và xuất kho phải được ghi nhận lại bằng văn bản thể hiện rõ chủng loại, quy cách, số lượng và ngày xuất.
Quản lý xuất, nhập và tồn kho Theo dõi xuất nhập kho hàng ngày
Nhập kho:
- Số liệu sản phẩm nhập kho phải được cập nhật vào sổ theo dõi nhập kho.
- Sổ theo dõi nhập kho phải thể hiện rõ nội dung: chủng loại/quy cách/ngày/số lượng nhập.
Xuất kho:
- Sản phẩm xuất kho đến đâu phải được cập nhật ngay vào sổ theo dõi nhập kho đến đó.
- Sổ theo dõi xuất kho phải đảm bảo thể hiện rõ nội dung tối thiểu:
- Chủng loại/quy cách sản phẩm/ngày/số lượng xuất.
- Nơi nhận và ký nhận của người nhận.
Theo dõi xuất/nhập/tồn hàng tháng
- Mọi chứng từ xuất nhập từng tháng bao gồm: Biên bản giám định/hóa đơn xuất nhập kho/biên bản giao nhận các lô nguyên phụ liệu nhập/xuất phải được chuyển giao cho Phòng cung tiêu và đảm bảo.
- Nhân viên nghiệp vụ phòng cung tiêu phải tổng hợp, kiểm tra các chứng từ nhận từ các xí nghiệp và phát hành phiếu xuất/nhập kho.
- Căn cứ theo phiếu xuất/nhập kho, các thủ kho phải cập nhật số liệu xuất/nhập/tồn sản phẩm và thẻ kho bao gồm tối thiểu các nội dung: Mã/tên sản phẩm và số lượng nhập/xuất/tồn.
Bảo quản sản phẩm
- Sản phẩm tối thiểu phải để cách mặt sàn 5m. Có thể để sản phẩm dưới sàn
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 115
nhà không quá 7 ngày với điều kiện:
- Sản phẩm có bao gói hoặc tấm lót ở bên dưới.
- Nơi để sản phẩm không ẩm ướt và nước ngập.
- Khoảng cách với tường/ vách kho.
- Sản phẩm không được phép tiếp xúc với tường (xây).
- Đối với các bức tường/ vách mà tiếp xúc với môi trường bên ngoài hoặc bị thấm dột/ thì phải để sản phẩm cách tối thiểu 5m.
- Sản phẩm nặng (vải, giấy cuộn, bìa cứng) không được đặt đè trực tiếp lên các loại sản phẩm khác.
- Chiều cao sắp đặt sản phẩm không quá 5m (nếu có kệ, rọ).
- Đặc biệt các sản phẩm như: Vải tráng nhựa, dây thun, bao mà tồn trữ trong kho trệt (không có tầng trên) phải cách mái kho > 2m.
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP