CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN TẢI QUỐC TẾ HẢI KHÁNH
2.11 Tìm hiểu quy trình chung về giao nhận hàng xuất tại doanh nghiệp
2.11.2 Chi tiết các bước trong quy trình giao nhận hàng xuất
*Sơ đồ quy trình:
Hình 2.7 Sơ đồ quy trình chung giao nhận hàng xuất Nguồn: Tác giả
Bước 1: Báo giá: (áp dụng đối với hàng xuất đại lý nước ngoài chỉ định Hải Khánh làm giá và hàng từ sale của Hải Khánh)
Đại lý/Sale Hải Khánh tiếp nhận yêu cầu hỏi giá từ khách hàng sau đó gửi email, chuyển cho CUS Hải Khánh yêu cầu báo giá.
BÁO GIÁ LẤY
BOOKING
SI
LÀM B/L VGM
LẬP PHƯƠNG ÁN KINH
DOANH
THANH TOÁN
DUYỆT VÀ GỬI DEBIT NOTE
HOÀN CHỨNG TỪ THEO DÕI
LÔ HÀNG
BỘ PHẬN KHAI THÁC TIẾN HÀNH LÀM HÀNG
26
CUS Hải Khánh sẽ hỏi giá (cước biển, phụ phí,...) của các bên liên quan (hãng tàu, vận tải), lựa chọn giá tốt nhất sau đó báo giá cho đại lý (đã cộng với lợi nhuận theo từng tuyến mà công ty đề ra; bao gồm cả lịch tàu, hiệu lực giá và ghi chú khác nếu có) để đại lý báo lại với khách hàng của họ. Sau khi khách hàng xác nhận giá, đại lý sẽ báo lại kèm thông tin của shipper (người gửi hàng) để CUS tiến hành lấy booking và làm hàng theo chỉ định.
Hình 2.8 Các bên liên quan trong bước báo giá Nguồn: Tác giả
Bước 2: Lấy Booking:
Đối tượng làm việc: Liên hệ hãng tàu để lấy booking theo giá đã thỏa thuận (hoặc theo S/C đối với hàng chỉ định Hải Khánh không làm giá).
Thời điểm lấy booking: Sau khi đại lý/Sale xác nhận khách hàng của họ đồng ý với báo giá, họ sẽ cung cấp thông tin (người gửi hàng, người nhận hàng) để CUS Hải Khánh liên hệ nhằm điền thông tin vào booking và làm vận đơn sau này.
Cách lấy booking: Gửi email cho sale/cus hãng tàu.
Sau khi lấy booking, người gửi hàng sẽ nhận booking từ CUS Hải Khánh, nắm được thông tin về cảng xếp, địa điểm lấy container rỗng, thời gian tàu chạy và thời gian cut-off (cắt máng) chính xác, cập nhật thông tin xem hàng hoá sẵn sàng hay chưa và những thủ tục cần Hải Khánh xử lý. Nếu người gửi hàng có thay đổi gì về số kiện, số cân hàng hoá,… thì họ sẽ yêu cầu với Hải Khánh để Hải Khánh gửi thông tin thay đổi cho hãng tàu và nhận lại booking mới.
Bước 3: Bàn giao một số công việc cho bộ phận Khai thác:
CUS HẢI KHÁNH
SHIPPING LINE’S / FWD’S SALE
AGENT / SALE’S HẢI KHÁNH
27
Tuỳ theo yêu cầu của phía người gửi hàng mà sẽ phát sinh các công việc như khai hải quan, điều động vận tải, … mà CUS sau khi lấy booking sẽ bàn giao cho bộ phận Khai thác của công ty thực hiện (với chi phí đã báo theo yêu cầu từ trước). Tất cả diễn biến cũng như những rắc rối phát sinh cần được tất cả các bộ phận cập nhật để cùng nhau nắm được và đưa ra phương án xử lý nhằm tối ưu quyền lợi cho tất cả các bên.
Bước 4: Đề xuất phương án kinh doanh:
Sau khi có booking và xác nhận của agent/sale/khách hàng, CUS sẽ lập phương án kinh doanh gồm doanh thu, chi phí, lợi nhuận dự kiến và đề xuất tạm ứng với thời hạn deadline là trước ETD để giao cho kế toán trình trình lãnh đạo duyệt. Phương án kinh doanh này lãnh đạo (CEO của công ty) sẽ duyệt, nếu nhận thấy lợi nhuận không cao sẽ yêu cầu CUS trao đổi lại về giá với các bên liên quan.
Bước 5: Làm chứng từ HBL/MBL:
Sau khi CUS Hải Khánh gửi booking cho khách hàng, họ sẽ lấy container rỗng của hãng tàu dựa vào booking về đóng hàng hoặc mang hàng tới kho CFS để đóng hàng đối với hàng LCL.
Cơ sở làm chứng từ: SI, VGM do khách hàng cung cấp và booking.
Đối với HBL: CUS Hải Khánh dựa vào SI của người gửi hàng (tùy trường hợp có thể là Packing List) để tiến hành làm HBL trên phần mềm SMS (phần mềm logistics của công ty), gửi lại người gửi hàng kiểm tra và xác nhận thông tin trên BL cũng như loại BL sẽ lấy.
Đối với MBL: Dựa trên HBL, CUS Hải Khánh làm SI của Hải Khánh để gửi cho hãng tàu kèm VGM để lấy MBL. Việc khai báo VGM và trình SI cần phải trước thời gian cut- off của hãng tàu nếu không hàng sẽ không lên được tàu.
Sau khi gửi HBL cho khách hàng và nhận được MBL từ hãng tàu, tiến hành gửi chứng từ cho đại lý phía nhập gồm cả HBL và MBL.
Đối với hàng chỉ định của đại lý: Yêu cầu họ kiểm tra và xác nhận thông tin trên B/L.
Đối với hàng xuất sale (chưa có đại lý phía nhập): Gửi chứng từ cho một đại lý hợp tác yêu cầu họ giao nhận giúp mình lô hàng này.
Bước 6: Đề xuất duyệt Debit note (hóa đơn thanh toán) để gửi cho các bên:
28
Debit note cho đại lý:
Đối với hàng chỉ định: Debit note bao gồm cước biển (đối với hàng Hải Khánh làm giá) và lợi nhuận (hay phí làm lô hàng này) đã thỏa thuận với đại lý. Bên cạnh đó còn có một số chi phí khác thu từ đại lý (chi phí EXW đối với các lô hàng EXW xuất chỉ định: kéo container rỗng về đóng hàng và kéo trở lại ra cảng, mở tờ khai, làm thủ tục hải quan để xếp được hàng lên tàu).
Đối với hàng sale: Debit note cho đại lý trong trường hợp cước biển trả sau (collect), Hải Khánh nhờ đại lý phía nhập thu hộ cước biển từ consignee.
Debit note cho người gửi hàng:
Debit note/hóa đơn nháp phí local charge yêu cầu người gửi hàng thanh toán trước khi phát hành B/L gốc, B/L telex release. Thanh toán xong Hải Khánh mới gửi Bill cho người gửi hàng để họ chuyển cho người nhận hàng thực tế ở phía bên kia.
Hình 2.9 Các hoạt động chính trong bước làm Debit note Nguồn: Tác giả
Bước 7: Thanh toán:
Mục đích: Thanh toán phí để lấy điện rời hàng cho MBL, tránh phạt trả chậm. Giống như MBL, người gửi hàng cũng phải thanh toán cho Hải Khánh thì mới có điện rời hàng của HBL.
Kế toán gửi Debit note cho đại lý/người gửi hàng Đề xuất duyệt Debit note
Làm Debit note cho đại lý/người gửi hàng
29
Thời gian thanh toán: Sau khi nhận được debit note/hóa đơn của hãng tàu, trong thời hạn thanh toán cho phép của hãng tàu.
Bước 8: Theo dõi, cập nhật thông tin lô hàng:
Sau khi hàng đã lên tàu, thường xuyên theo dõi và update lộ trình hàng cho đại lý/sale cũng như cập nhật thông tin lô hàng cho đại lý/sale nếu có các vấn đề mới, trục trặc phát sinh.
Theo dõi việc thanh toán của kế toán cho hãng tàu tránh bị phạt trả chậm.